Guide complet des fonctionnalités et paramètres intelligents de Gmail

Informatec Digital » Internet » Guide complet des fonctionnalités et paramètres intelligents de Gmail

Gmail a révolutionné la façon dont nous gérons nos e-mails., et ce, en intégrant des fonctionnalités intelligentes qui vont bien au-delà de la simple envoi et réception de messages. Intégrées à l'ensemble de l'écosystème Google Workspace, ces fonctionnalités associent intelligence artificielle et expérience utilisateur pour offrir des outils d'organisation, des réponses rapides, une planification automatique et bien plus encore.

Au cours des dernières années, Google a affiné et étendu ces fonctionnalités intelligentes, Cela nous permet non seulement d'optimiser notre temps, mais aussi de personnaliser l'expérience en fonction de nos préférences de confidentialité et de nos besoins professionnels ou personnels. De plus, les nouvelles réglementations et politiques de confidentialité en Europe offrent aux utilisateurs un contrôle encore plus grand sur l'utilisation de leurs données dans ces services intelligents.

Quelles sont les fonctionnalités intelligentes de Gmail ?

Les fonctionnalités intelligentes de Gmail sont un ensemble d'outils avancés qui utilisent l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour faciliter la gestion des e-mails et améliorer la productivité. Ces fonctionnalités sont présentes non seulement dans Gmail, mais également dans d'autres applications Google comme Chat et Meet, et impactent le fonctionnement de produits comme Agenda, Drive, Google Maps, l'Assistant Google et d'autres services de l'écosystème.

Le but de ces outils est de vous faciliter la vie et de vous proposer des suggestions ou des automatisations personnalisées., comme la catégorisation automatique des e-mails, la création d'événements de calendrier à partir d'e-mails, des réponses rapides, des rappels contextuels, des cartes récapitulatives d'achats ou de voyages, et bien plus encore.

Parmi les fonctions les plus notables figurent :

• Filtrage et catégorisation automatiques du courrierGmail organise automatiquement les e-mails dans des onglets tels que Principal, Social et Promotions, afin que vous puissiez trouver ce qui est le plus important en un coup d'œil.
• Rédaction intelligente et réponses intelligentes: Des fonctionnalités qui suggèrent des phrases ou des réponses complètes en fonction du contenu du message, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts.
• Création d'événements et de rappelsLorsque vous recevez des e-mails contenant des informations sur des voyages, des réservations, des factures ou des événements, Gmail peut générer automatiquement des entrées dans votre calendrier ou des rappels dans l'Assistant Google.
• Fiches récapitulatives et suivi des colis:Vous recevrez des cartes d'information dans votre boîte de réception avec des détails sur les achats, les expéditions ou les vols, sans avoir à rechercher dans les e-mails.
• Extraction de données pour d'autres services GoogleGmail peut partager des informations pertinentes à partir de vos e-mails pour afficher les réservations dans Maps, les billets dans Wallet, les itinéraires groupés dans Google Travel, entre autres utilisations.

Comment fonctionnent les paramètres des fonctionnalités intelligentes ?

Google permet à chaque utilisateur de gérer indépendamment l'activation ou la désactivation des fonctions intelligentes. Dans Gmail, Chat et Meet, ainsi que dans d'autres produits Workspace, les paramètres de confidentialité et de personnalisation ont été affinés, notamment suite à l'arrivée de réglementations telles que le RGPD et la directive européenne sur la protection des données (LMD).

Chacun de ces contrôles affecte l’expérience différemment :

• Fonctionnalités intelligentes dans Gmail, Chat et Meet:Ils permettent l'utilisation des données de ces applications pour personnaliser l'expérience dans ces mêmes services.
• Fonctionnalités intelligentes dans Google Workspace:Ils utilisent l'activité et le contenu générés dans Workspace pour personnaliser l'expérience sur tous les outils Google pour les entreprises et l'éducation (Drive, Agenda, etc.).
• Fonctionnalités intelligentes dans d'autres produits Google:Ils utilisent les données de Workspace pour améliorer d'autres applications en dehors de Workspace, telles que Maps, Wallet ou l'Assistant.

Chaque paramètre peut être activé ou désactivé séparément. Par exemple, vous pouvez activer des fonctionnalités intelligentes dans Gmail, mais les désactiver dans Google Maps ou d'autres produits Google.

Exemples concrets de fonctionnalités intelligentes dans Gmail et l'écosystème Google

Pour mieux comprendre la portée de ces fonctions, Voici quelques utilisations courantes :

• Création automatique d'événements : Les réservations de vol ou les confirmations d'hôtel qui arrivent dans votre e-mail génèrent automatiquement un événement dans Google Agenda.
• Rédaction et réponse intelligentes : Lorsque vous rédigez un e-mail, Gmail suggère des phrases complètes en fonction de votre historique et du contenu du message que vous avez reçu, vous évitant ainsi de tout recommencer à zéro à chaque fois que vous répondez.
• Regrouper les e-mails et les trier par onglets : Les e-mails sont automatiquement triés par sujet ou par source (actualités, promotions, réseaux sociaux, etc.), vous aidant à maintenir une boîte de réception plus organisée.
• Rappels utiles dans l'Assistant : Si vous recevez une facture ou un billet électronique, l'Assistant peut vous avertir avant son expiration.
• Fiches récapitulatives d'informations : Gmail affiche des cartes contenant des informations précises sur les packages, les voyages ou les réservations au-dessus des e-mails associés afin que les informations les plus pertinentes soient immédiatement visibles.
• Liens vers les cartes, les voyages et les paiements : Les réservations de restaurant ou les billets d'événement que vous recevez par e-mail apparaissent automatiquement sur Google Maps ou dans vos applications de fidélité et de paiement.

Confidentialité : Quelles données Gmail utilise-t-il et comment pouvez-vous les gérer ?

L’une des préoccupations récurrentes concernant ces fonctionnalités intelligentes est la confidentialité. Toutes ces fonctionnalités nécessitent l'accès à certaines informations contenues dans vos e-mails et activités dans Workspace, mais Google a mis en place des contrôles très spécifiques pour vous permettre de garder le contrôle à tout moment.

Par défaut, Ces fonctions sont désactivées Si vous résidez dans des pays comme l'Espace économique européen, la Suisse, le Royaume-Uni ou le Japon, en raison de réglementations plus strictes, vous pouvez vous désinscrire. Pour les activer, vous devrez consentir explicitement à ce que Gmail, Chat et Meet utilisent votre contenu pour personnaliser votre expérience.

Lorsqu'il est activé, Les informations sont utilisées à la fois pour vous proposer des fonctionnalités intelligentes et pour améliorer leur fonctionnement., toujours dans les limites de confidentialité établies. Vous pouvez toutefois révoquer cette autorisation à tout moment depuis vos paramètres Gmail.

Quelle base juridique Google utilise-t-il pour traiter vos données ?

Google s'appuie sur le consentement des utilisateurs et leurs intérêts légitimes Pour traiter les informations des applications Workspace. En activant les fonctionnalités intelligentes, vous autorisez Google à utiliser votre contenu et vos activités pour :

• Personnalisez votre expérience dans Gmail, Chat et Meet avec des recommandations, des réponses et des automatisations.
• Améliorer Google Workspace grâce à des suggestions et des recherches personnalisées.
• Optimiser d'autres produits Google comme Maps, Wallet ou l'Assistant avec des informations pertinentes extraites de vos e-mails.

Ils peuvent également traiter des données sous forme agrégée pour développer de nouvelles fonctionnalités ou améliorer celles existantes, en garantissant toujours la protection de vos données et en privilégiant la confidentialité.

Durée et contrôle de l'utilisation de vos données

Le contenu et l'activité dans Workspace sont utilisés tant que vous maintenez les fonctionnalités intelligentes activéesSi vous choisissez de désactiver un paramètre, vos données ne seront plus utilisées pour personnaliser ces fonctionnalités maintenant ou à l'avenir.

Les informations précédemment extraites de ces données peuvent être conservées, mais les nouvelles informations ne seront plus traitées tant que le paramètre est désactivé. Vous pouvez modifier ces autorisations dans vos paramètres Google Workspace et Gmail.

Comment activer ou désactiver les fonctionnalités intelligentes dans Gmail

Google a rendu le contrôle de ces fonctionnalités beaucoup plus facile.Vous pouvez décider à partir des paramètres de votre compte si vous souhaitez qu'ils soient actifs ou non, tant au niveau personnel que professionnel, si vous êtes un super administrateur d'une organisation.

Les options de base sont :

• Ne définissez pas de valeur par défaut, permettant à chaque utilisateur de choisir ses propres paramètres.
• Définissez une valeur par défaut pour tous les utilisateurs, en activant automatiquement les fonctionnalités intelligentes (mais en laissant la possibilité de les désactiver ultérieurement).

Les modifications prennent généralement environ 24 heures pour s’appliquer à tous les comptes concernés.

Pour effectuer ces modifications, accédez simplement aux paramètres de Gmail, à la section « Fonctionnalités intelligentes et personnalisation », puis sélectionnez l'option souhaitée. Si vous avez déjà choisi une option et souhaitez la modifier, vous pouvez le faire à tout moment depuis ce même emplacement.

Modifications et mises à jour à venir du contrôle des fonctionnalités intelligentes

Google a annoncé des mises à jour de la gestion intelligente des fonctionnalités pour Gmail et Google Workspace, Spécialement conçu pour offrir des contrôles encore plus précis et une expérience utilisateur plus sécurisée. À partir du premier trimestre 2025, une nouvelle page de paramètres sera déployée. Elle permettra un contrôle plus précis de l'utilisation des données Gmail, Chat et Meet pour fournir des fonctionnalités intelligentes dans Workspace et d'autres applications Google. Ces modifications n'affectent pas les pratiques actuelles de traitement des données, mais offrent :

• Contrôles de données améliorés : Vous pouvez désormais décider plus précisément où et comment vos données sont utilisées.
• Chemins d'accès utilisateur supplémentaires : Vous pourrez contrôler si le contenu et l'activité de l'espace de travail alimentent les futures fonctionnalités intelligentes, y compris des outils comme Gemini pour l'espace de travail.

Si vous ne définissez pas les nouveaux paramètres par défaut en tant qu'administrateur, les utilisateurs seront invités dans Gmail à reconsidérer ces paramètres avancés. Si vous changez d'avis, vous pouvez facilement les modifier depuis les paramètres de Gmail, Drive, Chat et Meet. Pour mieux comprendre comment gérer ces paramètres, vous pouvez également consulter Comment utiliser Google Takeout.

Si vous avez des questions supplémentaires, Google vous recommande de consulter le centre d'aide ou de contacter l'assistance pour une assistance personnalisée.

L'intégration de fonctionnalités intelligentes dans Gmail et Google Workspace offre une expérience personnalisée, automatisée et bien plus productive, tout en vous permettant de contrôler votre confidentialité et la gestion de vos données. Grâce aux options de configuration actuelles et aux modifications à venir, vous pouvez désormais décider de l'utilisation de vos informations et du niveau de personnalisation et d'automatisation dont vous avez besoin au quotidien. Ces outils améliorent non seulement la gestion de vos e-mails et de votre agenda, mais vous permettent également d'optimiser tous les services associés de l'écosystème Google à votre guise.