Comment utiliser Copilot avec des fichiers OneDrive depuis l'Explorateur Windows 11

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Je suis sûr que cela vous est déjà arrivé des milliers de fois : votre espace de stockage cloud regorge de documents, de contrats ou de rapports, et lorsque vous avez besoin d’une information précise, vous devez ouvrir chaque fichier un par un, comme chercher une aiguille dans une botte de foin. C’est fastidieux et une perte de temps considérable. Pour remédier à cela, Microsoft a intégré Copilot à OneDrive . Cet outil d’intelligence artificielle lit vos fichiers à votre place et vous fournit la réponse via une simple conversation.

Ce qui est formidable avec ce système, c'est qu'il fonctionne non seulement sur le web, mais s'intègre aussi directement à l'Explorateur de fichiers de Windows 11. Fini les recherches interminables dans les dossiers : vous pouvez désormais interroger l'IA sur le contenu de vos documents PDF ou Word directement depuis votre ordinateur. Toutefois, pour que tout cela fonctionne, vous devez disposer d'une configuration correcte de l' écosystème Microsoft 365 et de la licence appropriée, car cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut pour tous les utilisateurs.

Comment exécuter Copilot depuis l'Explorateur Windows 11

Pour exploiter l'IA sans quitter vos dossiers locaux, la procédure est très intuitive. Commencez par localiser le fichier ou le groupe de documents souhaité. S'il n'y en a qu'un, faites un clic droit dessus. Pour analyser plusieurs fichiers, sélectionnez-en jusqu'à cinq à la fois, puis faites un clic droit sur l'un d'eux.

Dans le menu contextuel qui s'affiche, repérez l'option OneDrive et sélectionnez « Poser une question ». Si c'est la première fois que vous utilisez OneDrive, le système vous demandera probablement de vous connecter à votre compte Microsoft. Une fois connecté, une fenêtre de discussion latérale apparaîtra. Copilot vous proposera alors des pistes pour vous aider à démarrer, mais vous pourrez également saisir vos questions en bas de cette fenêtre et cliquer sur « Envoyer ».

Utilisation de Copilot via la version web de OneDrive

Il est parfois plus pratique de tout gérer depuis votre navigateur. Pour cela, connectez-vous à onedrive.com et accédez au dossier contenant vos documents. Comme sur votre ordinateur, vous pouvez sélectionner entre un et cinq fichiers , puis cliquer sur le bouton Copilot situé en bas à droite de l'écran.

Si un seul document vous intéresse, il existe une méthode plus rapide : survolez le fichier avec votre curseur, cliquez sur le bouton Copilot et sélectionnez « Poser une question ». La conversation s’ouvrira instantanément et vous pourrez poser votre question. Cette méthode est idéale pour ceux qui préfèrent l’ interface complète du navigateur et souhaitent un contrôle visuel plus étendu de leurs fichiers cloud.

Que peut-on faire concrètement avec cette IA ? Exemples pratiques

Copilot ne se contente pas de poser des questions simples ; c’est un puissant outil de productivité. L’une de ses utilisations les plus efficaces est la synthèse de documents volumineux . Si vous avez un PDF de 80 pages et que vous n’avez pas le temps de le lire avant une réunion, vous pouvez demander à l’IA d’en extraire les points clés en quelques secondes.

Une autre fonctionnalité très utile est la comparaison de fichiers . Imaginez que vous ayez trois versions d'un contrat et que vous souhaitiez connaître les clauses modifiées. Au lieu de lire les trois versions et de souligner les différences, vous pouvez demander à Copilot de créer un tableau comparatif ou un résumé des principales modifications. Cette fonctionnalité est également utile pour extraire des données spécifiques, comme par exemple demander « Quel est le budget marketing alloué ce mois-ci ? » à partir de plusieurs feuilles de calcul sélectionnées.

Exigences, licences et limitations importantes

Ces fonctionnalités ne sont pas encore disponibles pour tous. Pour activer Copilot dans OneDrive, un abonnement Microsoft 365 Personnel ou Famille est requis . Attention : avec l’abonnement Famille, seul le titulaire principal a accès aux fonctionnalités de Copilot ; les autres membres de la famille n’y ont pas accès.

Dans un contexte professionnel, vous devez disposer d'un compte étudiant ou professionnel avec une licence Copilot pour Microsoft 365. Si cette option n'apparaît pas, il est probable que l'administrateur de votre organisation l'ait désactivée dans le centre d'administration Microsoft 365.

Formats pris en charge et restrictions

• Documents de bureau : Prend en charge les formats DOC, DOCX, PPT, PPTX et XLSX.
• Formats universels : Il fonctionne avec les fichiers PDF, TXT, RTF et les fichiers web tels que HTML ou ASPX.
• Nouveaux formats : Il est désormais compatible avec les fichiers Loop et Fluid.

Malgré sa puissance, Copilot présente des limitations. Actuellement, il ne peut pas traiter les images , les vidéos ni les blocs-notes OneNote, bien que Microsoft travaille à l'ajout prochain de cette fonctionnalité. De plus, la taille des fichiers est limitée à 150 Mo pour que l'IA puisse les lire. Enfin, il est important de noter que l'analyse conjointe est limitée à cinq fichiers par requête.

Crédits en matière de confidentialité, de sécurité et d'IA

Nombreux sont ceux qui s'inquiètent du sort de leurs données. Copilot respecte scrupuleusement les autorisations d'accès ; il ne peut lire que les fichiers que vous sélectionnez ou ceux qui vous ont été explicitement communiqués. Si vous utilisez Microsoft Purview pour chiffrer les données avec des étiquettes de confidentialité, l'IA respectera ces droits d'utilisation et n'accédera pas aux informations confidentielles.

Par ailleurs, il est important de mentionner les crédits IA . Chaque fois que vous demandez un résumé ou comparez des documents, un crédit est déduit de votre abonnement. Ces crédits sont automatiquement déduits ; il est donc conseillé d'utiliser les notifications efficacement afin d'éviter une consommation prématurée.

L'utilisation de cette technologie révolutionne la gestion documentaire en passant d'une recherche manuelle à une requête directe. Grâce à l'intégration de la possibilité de synthétiser et de comparer plusieurs fichiers provenant de l'environnement Windows 11 et du Web, le temps d'analyse des données est optimisé, sous réserve de la disponibilité d'une licence Microsoft 365 appropriée et du respect des limites de format et de taille définies par la plateforme.