Što su anonimne životinje na Google disku i kako ih kontrolirati

Informatec Digital » Resursi » Što su anonimne životinje na Google disku i kako ih kontrolirati

Ako ste ikada mirno radili na dokumentu, proračunskoj tablici ili prezentaciji i odjednom vidjeli ikonu životinje s čudnim imenom u gornjem desnom kutu , vjerojatno ste se malo uplašili. Ti znatiželjni posjetitelji su takozvane "anonimne životinje" Google diska i iako mogu privući pažnju, ne moraju nužno značiti da ste hakirani ili nešto slično.

Google je odlučio dodati dašak humora nečemu tako ozbiljnom kao što je upravljanje dozvolama prikazujući neidentificirane korisnike kao životinje sa slatkim imenima: Anonimni tvor, Anonimna koala, Anonimni zec, Anonimni kraken… Iza svakog od njih stoji stvarna osoba koja pregledava vašu datoteku, ali iz raznih razloga ne pojavljuju se sa svojim imenom ili Google računom. Pogledajmo pobliže što su točno, zašto se pojavljuju i kako možete sve držati pod kontrolom.

Što su anonimne životinje na Google disku?

Anonimne životinje su u biti korisnici koji pregledavaju ili uređuju Google datoteku (Dokumente, Tablice ili Prezentacije) bez da ih identificira račun vidljiv vama . Umjesto prikaza njihovog imena i profilne slike, Google ih predstavlja siluetom životinje i oznakom poput "anonimni morž" ili "anonimna vjeverica".

To se događa posebno kada se dokument dijeli putem javne poveznice ili poveznice dostupne svima koji imaju poveznicu . U tim slučajevima Google ne može uvijek povezati aktivnost korisnika s određenim imenom, pa koristi ovaj sustav anonimnih "ljubimaca" kako bi naznačio da netko drugi trenutno pristupa datoteci.

Iza svake životinje stoji korisnik koji možda jednostavno čita ili uređuje sadržaj, ovisno o konfiguriranim dopuštenjima datoteke . Sam sustav anonimnih životinja ne dodaje rizik; ono što čini razliku je vrsta pristupa koju ste odobrili dokumentu.

Neko je vrijeme Google koristio samo boje za razlikovanje svake osobe povezane s dijeljenim dokumentom . Kako su se alati za suradnju razvijali, tvrtka je odlučila učiniti ih vizualnijim i intuitivnijim te je počela povezivati ​​svakog neidentificiranog korisnika sa životinjom, uz to što im je davala vlastitu ikonu.

Popis je prilično dug i raznolik: planinska koza, iguana, koala, lemur, krokodil, mravojed, dinosaur, dupin, patka, slon, tvor, lisica, žaba, žirafa, jež, nilski konj, hijena, šakal, leopard, tigar, lama, morska krava, kuna, majmun, orangutan, vidra, panda, pingvin, pasanac, aksolotl, jazavac, šišmiš, dabar, bivol, deva, kameleon, gepard, vjeverica, činčila, čupakabra, kormoran, kojot, vrana, dingo, kljunač, piton, rakun, nosorog, ovca, rovka, tvor, kornjača, morž, vuk, džepni gofer… Svako od ovih imena može se pojaviti kao „anonimno“ u vašim dokumentima.

Zašto se pojavljuju nepoznati korisnici ili anonimne životinje?

Kada vidite korisnika kojeg ne prepoznajete, bilo da se radi o neobičnom imenu ili čak anonimnoj životinji , to je obično zbog načina na koji ste podijelili datoteku i kako joj je ta druga osoba pristupila. Google navodi nekoliko tipičnih situacija u kojima se to može dogoditi i korisno ih je biti svjestan kako biste izbjegli iznenađenja.

Jedan od najčešćih razloga je taj što je datoteka dijeljena s popisom za distribuciju ili popisom za slanje pošte . U tim slučajevima dokument se šalje cijeloj grupi (na primjer, radnom timu ili razredu), a kada netko s tog popisa pristupi datoteci putem opće poveznice, može se pojaviti kao anonimni korisnik ako nema pojedinačnog pozivnog broja ili ako nije prijavljen sa svojim uobičajenim računom.

Također je vrlo uobičajeno da se anonimna životinja pojavi jer je datoteka podijeljena s nekim tko nema Google račun ili nije prijavljen . Ako ta osoba otvori poveznicu, moći će pristupiti datoteci u skladu s dopuštenjima koja ste joj dali (pregled, komentiranje ili uređivanje), ali Google ne može prikazati njezino pravo ime na vrhu, stoga se prikazuje ikona životinje.

Drugi vrlo čest scenarij je da netko s dopuštenjima za uređivanje ili pristupom poveznici proslijedi istu trećim stranama . Zamislite da dijelite radni dokument s kolegom, a on zauzvrat proslijedi poveznicu drugoj osobi u svom timu bez da vam to kaže. Ta nova osoba može se prijaviti kao anonimni korisnik i vama se prikazivati ​​kao "anonimna lisica" ili bilo koja druga životinja dok pregledava sadržaj.

Također možete vidjeti nepoznato ime umjesto uobičajenog kontakta jer je ta osoba promijenila ime svog Google računa . Ako sumnjate da bi to mogla biti osoba koju poznajete, možete provjeriti njihovu adresu e-pošte u postavkama "Dijeljenje" unutar same datoteke.

U mnogim slučajevima, razlog ovog neovlaštenog pristupa je taj što je datoteka konfigurirana kao "javna na webu" ili "dostupna svima s vezom ". U tim načinima dijeljenja, svatko tko primi vezu, kopira je ili je pronađe može pristupiti i pregledati (ili čak urediti) datoteku prema odabranim opcijama, čak i ako je sustav prikazuje kao anonimnu datoteku.

Kako Google identificira anonimne životinje

Kada vidite ikone životinja u gornjoj traci Google dokumenata, tablica ili prezentacija, Google zapravo označava prisutnost korisnika koji su pristupili datoteci bez osobne pozivnice ili bez da vam je njihov profil vidljiv . To ne znači da sustav nije svjestan njih; to jednostavno znači da ćete ih vi, kao vlasnik ili urednik, vidjeti samo kroz ovaj generički prikaz.

Google jasno razlikuje pojedinačno pozvane korisnike i korisnike koji se pridružuju putem dijeljene poveznice . Osobe kojima ste poslali osobnu pozivnicu e-poštom prikazat će se s njihovim imenom i, ako je imaju, sa svojom profilnom slikom. Nasuprot tome, oni koji se pridruže isključivo putem opće poveznice, bez izravne pozivnice, prikazat će se kao anonimni korisnici.

Ovo se ponašanje primjenjuje i kada je dokument otvoren za "svatkoga s vezom" ili "svatko na internetu ga može pronaći i pregledati ". U tim slučajevima ne kontrolirate pojedinačno tko mu pristupa, pa Google ne navodi njihova prava imena, već ih grupira pod životinjskim pseudonimima kako biste mogli vidjeti koliko je ljudi istovremeno povezano i koje dijelove dokumenta pregledavaju.

Sustav boja i životinja omogućuje vam jednostavno prepoznavanje dijelova teksta koje svaki korisnik pregledava u stvarnom vremenu . Svaka anonimna životinja imat će vlastiti kursor, odabir i boju ikone, tako da čak i ako ne vidite njezino pravo ime, možete pratiti njezine radnje unutar datoteke.

Važno je napomenuti da prava imena ljudi možete vidjeti samo ako im izričito odobrite pristup putem personalizirane pozivnice ili ako su dio mailing liste povezane s određenim adresama e-pošte. U suprotnom, nastavit će se prikazivati ​​kao anonimne životinje, čak i ako iz konteksta možete pogoditi tko su.

Ako ikada želite provjeriti pripada li nepoznato ime u vašoj datoteci nekome koga poznajete, možete otvoriti dijaloški okvir "Dijeli" i pregledati adrese e-pošte koje imaju pristup . U tom odjeljku, zadržavanjem miša iznad imena korisnika prikazat će se njihova adresa e-pošte, što vam omogućuje da potvrdite je li to osoba koju ste tražili.

Tipične situacije u kojima se pojavljuju anonimne životinje

U praksi se anonimne životinje obično pojavljuju kad god se intenzivno koriste dijeljene poveznice i dokumenti konfigurirani za široki pristup . To je vrlo uobičajeno u okruženjima za učenje, kolaborativnim radnim okruženjima ili otvorenim projektima gdje je poželjno da više ljudi može istovremeno pregledavati ili uređivati.

Na primjer, ako ste učitelj ili trener i podijelite dokument s cijelim razredom putem poveznice na obrazovnoj platformi ili u masovnoj e-pošti , većina vaših učenika može mu pristupiti bez da ih morate pojedinačno pozivati. Kako počnu pristupati dokumentu, vidjet ćete "anonimnu pandu", "anonimnog dupina", "anonimnu ovcu" i druge kako paradiraju na vrhu dok konzultiraju ili ispunjavaju informacije.

U tvrtkama i radnim timovima također je uobičajeno koristiti generičke poveznice kako bi im svatko u timu mogao pristupiti. Možda netko iz odjela za ljudske resurse podijeli proračunsku tablicu s poveznicom u internom chatu kako bi je svatko kome je potrebna mogao pogledati. Ako se ljudi ne prijave sa svojim glavnim računom ili pristup nije ograničen na određene korisnike, te ćete kolege vidjeti kao anonimne korisnike.

U otvorenijim projektima, kao što su javni suradnički dokumenti, obrasci s dijeljenim rezultatima ili vodiči za zajednicu, anonimne životinje su praktički uobičajene. Svatko s poveznicom može se pridružiti, a osjećaj koliko ih sudjeluje dobit ćete samo zahvaljujući tim ikonama životinja koje se pojavljuju i nestaju u stvarnom vremenu.

Postoje i ležerniji slučajevi, poput kada dijelite dokument s prijateljem koji nema Gmail račun ili mu pristupa iz anonimnog prozora preglednika bez prijave . Čak i ako je to netko kome vjerujete, Google će ga vidjeti kao anonimnog posjetitelja i stoga mu dodijeliti jedan od ovih slatkih životinjskih pseudonima.

Rizici i nesporazumi: Jesu li anonimne životinje opasne?

Vidjeti "anonimnog krakena" ili "anonimnog tvora" kako luta vašim dokumentom može ostaviti dojam da je netko provalio, ali prisutnost tih anonimnih životinja sama po sebi ne podrazumijeva hakiranje ili kršenje sigurnosti . To je jednostavno Googleov način prikazivanja korisnika čiji identitet nije povezan s imenom koje vam je vidljivo.

Problem nije u samoj životinji, već u dopuštenjima dijeljenja datoteke . Ako je dokument postavljen kao javan ili dostupan svima putem poveznice, normalno je vidjeti anonimne životinje, jer to znači da ste dopustili takav široki pristup.

Međutim, ako počnete viđati neočekivane anonimne korisnike u datoteci za koju ste mislili da je privatna , to bi mogao biti znak da se dokument dijeli s više ljudi nego što ste mislili ili da ga je netko tko ima pristup proslijedio bez da vas je obavijestio. U tom slučaju trebali biste pregledati postavke dijeljenja i prilagoditi dopuštenja.

Još jedna uobičajena zabluda je da, budući da su anonimni, ti korisnici ne mogu ostaviti trag ili nemaju ograničenja. U stvarnosti, njihova sposobnost djelovanja unutar datoteke ovisi o tome što ste postavili: ako imaju samo dopuštenje za čitanje, neće moći ništa uređivati ​​ili brisati ; ako ste im dopustili uređivanje, moći će mijenjati sadržaj, ali kao i svaki drugi urednik.

S gledišta privatnosti, Google interno bilježi aktivnosti kako bi održao sigurnost usluge, ali vidjet ćete samo "životinju" kao takvu. Ako ste zabrinuti tko bi mogao pregledavati osjetljivi dokument, rješenje nije toliko u "lovu" anonimne životinje koliko u pravilnom ograničavanju tko može primiti vezu i što mogu učiniti unutar datoteke.

Kako ograničiti tko može pregledavati ili uređivati ​​vašu datoteku

Ako želite smanjiti ili ukloniti pojavu anonimnih životinja u svojim dokumentima, ključno je prilagoditi dopuštenja dijeljenja tako da im mogu pristupiti samo osobe koje odaberete . Google Drive nudi nekoliko opcija za kontrolu ovoga s priličnom preciznošću.

Najsigurniji način upravljanja pristupom je slanje personaliziranih pozivnica na određene adrese e-pošte . Umjesto dijeljenja javne poveznice, dodajete korisnike jednog po jednog koji bi trebali moći pregledavati, komentirati ili uređivati ​​datoteku. Na taj će se način, kada joj pristupe, prikazivati ​​sa svojim imenima, a ne kao anonimni korisnici.

Druga ključna mjera je izbjegavanje, kad god je to moguće, načina rada "svatko s vezom može pregledavati/uređivati" . Ova je postavka vrlo praktična za brzo dijeljenje, ali otvara vrata da veza cirkulira više nego što je predviđeno, što potencijalno može dovesti do toga da se u dokumentu nađu stranci - ili barem neidentificirani korisnici.

Ako ste već podijelili datoteku i počnete vidjeti previše nepoznatih korisnika, dopuštenja možete promijeniti u bilo kojem trenutku pomoću gumba "Dijeli" . Tamo možete opozvati opći pristup, ograničiti ga na određene osobe, promijeniti razinu pristupa s "urednika" na "čitatelja" ili čak potpuno prestati dijeliti datoteku.

U dokumentima u kojima želite da ljudi samo čitaju, ali ne i uređuju, preporučljivo je konfigurirati opciju samo za čitanje . Na taj način, čak i ako netko pristupi dokumentu putem široke poveznice i pojavi se anonimno, neće moći mijenjati sadržaj. To je posebno korisno za izvješća, priručnike ili informativne dokumente koji ne zahtijevaju suradničko uređivanje.

Konačno, dobra je ideja povremeno provjeriti napredne opcije dijeljenja Google diska . Tamo možete vidjeti tko može dijeliti datoteku, tko može dodavati nove korisnike i postoje li naslijeđena dopuštenja iz nadređenih mapa koja bi mogla utjecati na nju. Brzi pregled ovih opcija može vam uštedjeti mnogo problema s pristupom.

Najbolje prakse za izbjegavanje iznenađenja s anonimnim životinjama

Osim ispravnog konfiguriranja dozvola, postoji niz najboljih praksi koje će vam pomoći da držite svoje dokumente na Google disku pod kontrolom i smanjite pojavu neočekivanih korisnika . Ne radi se o životu u strahu, već o tome da budete jasni u vezi s tim tko pristupa vašim dokumentima i zašto.

Jedna od prvih preporuka je dobro razmisliti kome ćete dati pristup prije dijeljenja poveznice . Ako je sadržaj osjetljiv ili osoban, najbolje je odvojiti nekoliko sekundi za unos adresa e-pošte određenih osoba koje bi ga trebale vidjeti, umjesto da pribjegavate tipičnom "svatko s poveznicom može joj pristupiti".

Kad god je moguće, pokušajte slati datoteke putem personaliziranih pozivnica umjesto javnih poveznica . Ovaj jednostavan korak osigurava da kada otvorite dokument, vidite prava imena povezanih osoba, a ne skupinu životinja čiji identitet ne prepoznajete sasvim.

Još jedna dobra praksa je pregledati zadane dozvole koje dodjeljujete prilikom dijeljenja cijelih mapa . Ponekad je cijela mapa otvorena puno većem broju ljudi nego što mislite, a kada unutar nje stvorite novu datoteku, ona nasljeđuje tu konfiguraciju. To može rezultirati dokumentima koji su stvoreni s širim pristupom nego što je predviđeno.

Ako radite u timu, može biti korisno dogovoriti se o nekim internim pravilima o tome kako se poveznice dijele . Na primjer, odlučiti da se dokumenti ne prosljeđuju izvan grupe bez prethodnog savjetovanja s vlasnikom ili da se datoteke s osjetljivim podacima nikada ne ostavljaju u načinu rada "svatko s poveznicom". Ova mala pravila značajno smanjuju rizik od neovlaštenog pristupa.

Konačno, ako naiđete na anonimnu životinju u važnoj datoteci, shvatite to kao znak da ukratko pregledate postavke dijeljenja i potvrdite da je sve kako treba . Ne mora biti ništa ozbiljno, ali je dobar izgovor da se osigura da samo prave osobe mogu pregledavati ili uređivati ​​taj sadržaj.

Razumijevanje što su anonimne životinje, zašto se pojavljuju i kako njima upravljati omogućuje vam da u potpunosti iskoristite suradnju u stvarnom vremenu na Google disku bez ugrožavanja sigurnosti i privatnosti vaših datoteka . Uz pravilno konfigurirana dopuštenja i odgovorno korištenje poveznica, ove životinje prestat će biti misteriozna prijetnja i postati samo prijateljska znatiželja koja ukazuje na to da drugi rade s vama na istom dokumentu.