Kako digitalno potpisati dokumente u sustavu Windows: Office, PDF i još mnogo toga

Informatec Digital » Windows » Kako digitalno potpisati dokumente u sustavu Windows: Office, PDF i još mnogo toga

Infografika: Primjer snimke zaslona za potpisivanje dokumenata u sustavu Windows.

Potpisivanje dokumenata iz sustava Windows puno je više od pukog pisanja po PDF-u. Digitalni potpis autentificira autora, čuva sadržaj i može pružiti vremensku oznaku; dok rukom pisani potpis ili slika potpisa pružaju samo vizualni izgled. U ovom praktičnom vodiču vidjet ćete kako se prijaviti u Officeu (Word, Excel i PowerPoint) , kako to učiniti s AutoFirmom za PDF-ove i koje mogućnosti imate s Microsoft Edgeom, a ujedno ćete pokriti i certifikate, provjeru valjanosti i uklanjanje potpisa.

Ako već svakodnevno radite s dokumentima, htjet ćete razlikovati različite vrste potpisa i znati koja jamstva svaka od njih nudi. S digitalnim potpisom temeljenim na certifikatima , primatelj može potvrditi da datoteka nije izmijenjena i da je potpisnik onaj za koga se predstavlja; s jednostavnim vlastoručnim potpisom to nije slučaj. Prijeđimo na stvar, ali bez izostavljanja ičega.

Povezani članak:

Što je hashiranje? Potpuno objašnjenje, upotreba i kako funkcionira u digitalnoj sigurnosti.

Što je zapravo digitalni potpis?

Digitalni potpis je poput šifriranog elektroničkog pečata koji se primjenjuje na digitalni sadržaj (dokumente, makroe , e-poruke). Ovaj pečat potvrđuje dvije stvari: da dokument potječe od potpisnika i da nije mijenjan od potpisivanja. Ključno je razumjeti da sigurnost ne osigurava vizualni izgled potpisa, već kriptografija i validacija certifikata.

Za digitalno potpisivanje dokumenata potreban vam je valjani digitalni certifikat . Ovaj certifikat sadrži vaš javni ključ i izdaje ga pouzdano tijelo za certificiranje (CA) . Certifikat je sličan elektroničkom identifikacijskom dokumentu i ima datum isteka (obično godišnje), pa ćete ga morati obnoviti ili nabaviti novi kada istekne.

Digitalni potpisi pružaju četiri glavna jamstva: autentičnost (identifikacija potpisnika), integritet (sadržaj nije izmijenjen), neporecivnost (potpisnik ne može poreći da je potpisao) i, pod određenim uvjetima, ovjeru vremenskim pečatom ako je dokument vremenski označen s pouzdanog poslužitelja.

Da bi ovo povjerenje bilo učinkovito, mora biti ispunjeno nekoliko uvjeta: potpis mora biti valjan , certifikat ne smije biti istekao, izdavač mora biti pouzdan i certifikat mora biti izdan od strane akreditiranog CA. Bez ovih zahtjeva, provjera bi mogla propasti ili prikazati upozorenja u pregledniku dokumenata.

Nabavite digitalni certifikat u sustavu Windows

Ako ćete razmjenjivati ​​potpisane dokumente s trećim stranama, najbolje je da certifikat nabavite od priznatog tijela za izdavanje certifikata (CA) treće strane . Certifikate izdaju mnoge javne institucije, tvrtke i akreditirani pružatelji usluga, a postoje i besplatne opcije. Ovaj certifikat omogućit će drugima da provjere vaš potpis bez potrebe da vas koriste kao referencu.

Ako trebate odmah potpisati dokumente i ne želite ga kupiti, Windows i Office omogućuju vam izradu vlastitog certifikata za neposrednu upotrebu u vašem okruženju. Imajte na umu da je ovaj pristup namijenjen testiranju ili internim scenarijima jer provjera treće strane može zahtijevati certifikat koji je izdao vanjski pouzdani autoritet za univerzalnu validaciju.

U sustavu Windows možete pregledavati osobne certifikate iz sistemske pohrane certifikata. Na primjer, u starijim okruženjima bilo je uobičajeno pristupiti im putem Internet Explorera odlaskom na Alati > Internetske mogućnosti > Sadržaj > Certifikati > kartica Osobno. Iako se IE više ne koristi, pohrana certifikata ostaje aktivna i dijele je Edge, pa čak i Chrome.

Prijava u Microsoft Officeu: Vidljive i nevidljive linije

Office dodaje vrlo korisnu značajku: liniju za potpis . To je oznaka slična liniji koju biste vidjeli na ispisanom dokumentu, ali s dodatnim funkcijama. Omogućuje vam da odredite tko treba potpisati, koje upute slijediti i generira digitalni potpis kada primatelj dovrši postupak.

Kada umetnete redak za potpis u Wordu ili Excelu, autor može navesti podatke o namjeravanom potpisniku (ime, titulu, e-poštu) i upute poput "pregledajte sadržaj prije potpisivanja". Kada se elektronička datoteka pošalje ispravnoj osobi, vidjet će redak i obavijest kojom se traži potpis . Snimanjem njihovog vidljivog prikaza (otipkanog, rukom pisanog ili slikovnog), Office istovremeno dodaje digitalni potpis za provjeru autentičnosti njihovog identiteta.

Izradite liniju za potpis u Wordu ili Excelu

Da biste u dokument ili proračunsku tablicu umetnuli redak za potpis, postavite kursor tamo gdje ga želite prikazati i idite na Umetni > Redak za potpis unutar grupe Tekst. U okviru postavki možete ispuniti polja koja će se prikazati ispod retka.

1. Uđi ime predloženog potpisnika.
2. Dodajte, ako je primjenjivo, položaj ili titula profesionalni.
3. Uključuje poštanska adresa potpisnika (nije obavezno).
4. Opisati trokut instrukcije za potpisnika (npr. provjera točnosti sadržaja prije potpisivanja).
5. Aktivirajte ako želite ove opcije: dopusti komentari potpisnika i pokazati datum potpis uzduž crte.

Ako dokument zahtijeva više potpisa, ponovite postupak kako biste dodali više redaka na odgovarajućim mjestima. Na taj će način svaka osoba znati gdje treba potpisati, a tijek rada bit će jasan.

Potpišite liniju za potpis

Primatelj datoteke treba zadržati pokazivač iznad retka, kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Potpiši . Ako je dokument otvoren u zaštićenom prikazu i pouzdan je, treba kliknuti "Ipak uredi" za nastavak.

1. Možete napisati svoje ime za otkucani potpis pored X.
2. Ako imate uređaj ili tablet osjetljiv na dodir, možete izvući potpis na slici.
3. Ili možete koristiti jedan slika vašeg potpisa pomoću "Odaberi sliku" i odaberite datoteku s računala.
4. Za završetak odaberite ZnakOffice će dodati digitalni potpis i prikazati gumb "Potpisi" pri dnu.

Nakon dovršetka, dokument će naznačiti da sadrži digitalne potpise , a detalje možete pregledati s ploče za potpis kako biste provjerili valjanost, izdavatelja certifikata i druge pouzdane informacije.

Uklonite vidljive digitalne potpise

Ako ste pogriješili ili trebate ponoviti postupak, potpis možete ukloniti tako da desnom tipkom miša kliknete na redak za potpis i odaberete "Ukloni potpis". Sustav će zatražiti potvrdu; nakon potvrde, potpis će biti uklonjen, a dokument će se vratiti u stanje za uređivanje.

Nevidljivi digitalni potpisi u Wordu, Excelu i PowerPointu

Ako ne želite prikazivati ​​vidljivi okvir za potpis, Office vam također omogućuje nevidljivo potpisivanje . Potpis je ugrađen u datoteku i označen je gumbom "Potpisi" i informacijama u prikazu Datoteka > Informacije.

Da biste ga dodali, idite na Datoteka > Informacije , odaberite mogućnosti zaštite dokumenta i kliknite "Dodaj digitalni potpis". Office će prikazati obavijest s detaljima o postupku; zatim u okviru Potpis navedite svrhu potpisa i potvrdite s "Potpiši".

Kada se umetne potpis, datoteka postaje samo za čitanje kako bi se spriječile neovlaštene izmjene. Ako je ponovno trebate urediti, morate ukloniti potpis ili stvoriti novu verziju dokumenta.

Za uklanjanje nevidljivog potpisa, vratite se na Datoteka > Informacije i otvorite ploču za potpis. Pored imena potpisnika kliknite strelicu, odaberite "Ukloni potpis" i potvrdite s "Da". Time će se datoteka vratiti u stanje u kojem se može uređivati, što će omogućiti njezino kasnije ponovno potpisivanje.

Potpisivanje PDF dokumenata pomoću AutoFirma (Windows)

AutoFirma je besplatni alat Ministarstva gospodarstva i digitalne transformacije dizajniran za elektroničko potpisivanje dokumenata. Pouzdan je, kompatibilan s uobičajenim certifikatima (p12/pfx) i vrlo fleksibilan za vidljive potpise i vodene žigove.

Preuzmite i instalirajte AutoFirmu

Uvijek preuzimajte sa službene web stranice Elektroničkog upravnog portala: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html. Tamo ćete pronaći instalacijske programe za Windows (32/64 bita) , Linux i macOS. Odaberite onaj koji odgovara vašem sustavu.

Na 64-bitnom računalu sa sustavom Windows 10 preuzmite paket AutoFirma za 64-bitni Windows (datoteka AutoFirma64.zip). Raspakirajte datoteku, pokrenite instalacijski program (na primjer, AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe) i dovršite čarobnjaka. Nakon završetka, aplikacija će biti instalirana i spremna za potpisivanje.

Pripremite digitalni certifikat u sustavu Windows

Za potpisivanje vam je potreban valjani certifikat, instaliran u Windows spremištu certifikata ili dostupan u p12/pfx datoteci . Ako ga imate u datoteci, instalirajte ga dvostrukim klikom ili desnim klikom i odabirom "Instaliraj PFX".

Čarobnjak će vas pitati za odredišnu pohranu : Trenutni korisnik (samo za vašeg korisnika) ili Lokalno računalo (za sve korisnike). Unesite lozinku certifikata, omogućite zaštitu privatnog ključa i odaberite opciju izvoza ako želite da ga u budućnosti možete izdvojiti. Možete dopustiti sustavu Windows da automatski odabere "Osobnu" pohranu.

Nakon prihvaćanja, certifikat će biti instaliran i dostupan za Internet Explorer/Edge/Chrome . Ako koristite Firefox, imajte na umu da on upravlja vlastitom pohranom certifikata i morat ćete ga uvesti iz samog preglednika. AutoFirma detektira sistemske certifikate i omogućuje vam da ih odaberete iz datoteke ili Firefoxove pohrane certifikata.

Potpišite PDF s AutoFirmom

Otvorite AutoFirmu i kliknite " Odaberi datoteke za potpisivanje ". Odaberite PDF koji želite potpisati. Aplikacija će prepoznati da je to PDF i ponuditi vam dvije mogućnosti za vidljivi dio:

• Vidljiv potpis U PDF-u: dodajte okvir sa slikom (skeniranim potpisom) i tekstom.
• Vidljivi brend (vodeni žig): Umetnite sliku na jednu ili više stranica na poziciju koju odredite.

Možete aktivirati obje opcije. Kada kliknete "Potpiši", odaberite stranicu i područje gdje će se nalaziti okvir za potpis. AutoFirma vam omogućuje podešavanje koordinata, širine i visine , pa čak i stvaranje prazne stranice na kraju za postavljanje potpisa ako želite.

Dodajte sliku svog vlastoručnog potpisa (u formatima kao što su JPEG, GIF ili PNG ) i tekst koji želite prikazati. Imajte na umu da je ova slika samo u estetske svrhe; pravnu valjanost osigurava digitalni potpis na temelju vašeg certifikata . Pregledajte pregled i, ako sve izgleda ispravno, prihvatite. Ove postavke možete spremiti za kasniju upotrebu.

Ako uključite vidljivi brend, asistent će tražiti sliku (na primjer, logotip) i njezin položaj. To je korisno za isticanje autorstva ili identifikaciju organizacije u službenim ili korporativnim dokumentima.

Sada odaberite digitalni certifikat koji ćete koristiti za potpisivanje. AutoFirma prikazuje sistemske certifikate, ali možete promijeniti izvor (Firefox trgovina ili p12/pfx datoteka). Ovisno o sigurnosnim postavkama konfiguriranim tijekom instalacije, bit ćete upitani za potvrdu ili lozinku certifikata .

Na kraju odlučite gdje ćete spremiti potpisani PDF i naziv datoteke (AutoFirma obično dodaje nastavak "_potpisano"). Kada završite, vidjet ćete obavijest da je postupak uspješno završen i možete otvoriti dokument kako biste provjerili rezultat.

Kada otvorite PDF pomoću čitača (na primjer, Adobe Acrobat Reader), trebali biste vidjeti poruku o provjeri valjanosti koja pokazuje da je datoteka potpisana i da su potpisi valjani. Na ploči za potpis možete vidjeti "Detalje potpisa" i "Detalje certifikata" kako biste potvrdili izdavatelja, razdoblje valjanosti i druga svojstva.

Prijava pomoću Microsoft Edgea i drugih alata

Ako trebate brzo nacrtati potpis na PDF-u i ne želite ništa instalirati, Microsoft Edge uključuje alate za bilješke koji vam mogu pomoći. Imajte na umu da je ovo vizualni potpis, a ne kriptografski digitalni potpis.

• Otvorite PDF u Edgeu.
• Koristite gornju alatnu traku za uređivanje/pregled.
• odabrati izvući i prilagođava boju i debljinu poteza.
• Nacrtajte svoj potpis mišem, prstom ili olovkom na zaslonu osjetljivom na dodir.

Adobe Acrobat Reader vam također omogućuje dodavanje rukom pisanog potpisa uvozom slike ili crtanjem. Online usluge poput SmallPDF-a podržavaju ove opcije, pa čak vam omogućuju i snimanje rukom pisanog potpisa kamerom . Zapamtite: ovi potpisi su praktični i brzi, ali ne zamjenjuju digitalni potpis s certifikatom kada vam je potrebna pravna valjanost.

Aplikacije za potpis: Koju odabrati i koja su ograničenja?

Postoje svakodnevni programi (Word, Adobe Acrobat) koji mogu potpisivati ​​dokumente koje generiraju, ali imaju dva tipična nedostatka : ne potpisuju ih svi kreatori dokumenata, a primatelju je općenito potrebna ista aplikacija za ispravnu provjeru potpisa.

Namjenski alati za elektronički potpis (kao što je AutoFirma ) prevladavaju te prepreke: mogu potpisati gotovo svaku vrstu datoteke i besplatni su za preuzimanje. Za administrativne postupke ili formalnije tijekove rada s dokumentima, AutoFirma je obično najprikladnija opcija.

Provjerite, opozovi i razumite valjanost

Nakon potpisivanja, dobra je ideja provjeriti valjanost potpisa . Preglednici će pokazati je li certifikat valjan, je li lanac povjerenja ispravan i je li sadržaj izmijenjen od potpisivanja. Ako nešto nije u redu, vidjet ćete upozorenja o isteklom certifikatu ili nepoznatom izdavatelju.

Tijela za izdavanje certifikata mogu opozvati certifikate (na primjer, ako je ključ kompromitiran). Sustavi za provjeru konzultiraju popise opozvanih certifikata ili online usluge kako bi potvrdili da je certifikat i dalje pouzdan . Stoga je važno koristiti certifikate od akreditiranih tijela za izdavanje certifikata.

Kada Office datoteka primi vremensku oznaku sa sigurnog poslužitelja , taj potpis u određenim okolnostima dobiva atribute certifikacije, što pomaže u jačanju lanca povjerenja i nedvosmislenom datiranju vremena potpisivanja.

Praktični savjeti i uobičajene pogreške

Prije potpisivanja provjerite je li vaš certifikat valjan i pohranjen na ispravnoj lokaciji (Osobno, Korisničko ili Računalo). Ako koristite AutoFirmu, provjerite pojavljuje li se certifikat u njegovom selektoru ili pripremite datoteku p12/pfx i njezinu lozinku.

U sustavu Office odlučite trebate li vidljivu liniju koja će voditi potpisnika ili želite nevidljivi potpis kako biste izbjegli utjecaj na dizajn. Imajte na umu da nakon potpisivanja dokument može postati samo za čitanje, stoga prije potpisivanja izvršite sve promjene .

Ako primatelj ne može provjeriti potpis, certifikat možda ne dolazi od pouzdanog CA za njihov sustav. U zatvorenijim okruženjima jedno je rješenje distribuirati korijenski/posrednički certifikat organizacije radi uspostavljanja povjerenja . U otvorenim okruženjima uvijek koristite priznati javni CA.

Kada u PDF ugrađujete sliku svog potpisa, imajte na umu da je to isključivo kozmetička promjena . Ono što zaista potvrđuje potpis jest digitalni potpis temeljen na vašem certifikatu; to je ono što će primatelj vidjeti u ploči za potpis prilikom pregledavanja detalja.

Korisni resursi i reference

Za više detalja o digitalnim potpisima u sustavu Office možete se obratiti službenoj dokumentaciji i javnim resursima. Na primjer, praktični vodiči o potpisivanju PDF dokumenata pomoću popularnih čitača i materijali vladinih agencija koji objašnjavaju provjeru certifikata.

• FNMT vodič o PDF potpisima: Preuzmite PDF (verifikacija i panel potpisnika)
• Vodič za upravljanje Aragonom: Preuzmite PDF (opcije od elektronički potpis (u PDF-u)

Savladavanje ovih alata omogućit će vam da odgovorite na gotovo svaku potrebu: od traženja od nekoga da potpiše Word dokument linijom za potpis do sklapanja PDF ugovora s AutoFirmom ili dodavanja vlastoručnog potpisa u Edgeu kada vam je potreban samo vizualni znak . S važećim certifikatom, jasnim uputama i konačnom provjerom, digitalno potpisivanje u sustavu Windows postaje jednostavan i pouzdan proces.