Kako organizirati datoteke na računalu i održavati stvari urednima bez pretjeranog rada

Informatec Digital » Sredstva » Kako organizirati datoteke na računalu i održavati stvari urednima bez pretjeranog rada

Mnogi ljudi kupe novo računalo, tvrdi disk ili čak potpuno novi SSD, i u roku od nekoliko mjeseci sve se pretvori u potpuni kaos. Što više prostora za pohranu imamo, to više datoteka nakupljamo : fotografije, dokumente, preuzimanja, videozapise, radne projekte, bilješke s tečajeva… i tako pronalazak bilo čega postaje nemoguća misija kada smo u žurbi.

Dobra je vijest da organiziranje nije tako komplicirano ako znate odakle početi. Kombiniranjem ugrađenih opcija sustava Windows s nekim specijaliziranim softverom , možete prijeći s neurednog računala na logičan, čist i jednostavan sustav mapa, savršen i za vaš osobni život i za svakodnevni rad.

Zašto je toliko važno pravilno organizirati datoteke na računalu?

Osim opsesije urednošću, dobro strukturirane računalne datoteke praktički su nužne . Danas se velik dio naših života odvija na računalima: računi, ugovori, obiteljske fotografije, radni izvještaji, prezentacije, PDF-ovi s važnim dokumentima i tako dalje. Gubitak ključne datoteke ili 20 minuta traženja iste nije samo frustrirajuće; može uzrokovati propuštanje roka ili čak gubitak vrijednih informacija.

Nadalje, neorganiziran sustav mapa znatno usporava pretraživanje . Nije važno imate li vrlo snažno računalo: ako se svaki dokument nalazi na drugoj lokaciji, s nasumičnim nazivima poput "final_def_definitive2.docx", gubit ćete vrijeme i mentalnu energiju svaki put kada trebate nešto pronaći.

Druga ključna stvar je da vas dobra organizacija prisiljava da s vremena na vrijeme pregledavate svoje datoteke . To vam pomaže da izbrišete ono što vam više ne treba, oslobodite prostor na disku, vidite koje datoteke zauzimaju prostor i otkrijete duplikate ili ogromne datoteke koje nepotrebno troše gigabajte (stare sigurnosne kopije, nekomprimirani videozapisi itd.).

Konačno, ako dijelite računalo ili radite u timu, koherentan organizacijski sustav je razlika između toga da bilo tko može pronaći datoteku u sekundama ili da samo "vlasnik kaosa" zna manje-više gdje se sve nalazi.

Osnovne dobre prakse prije dodirivanja bilo čega

Prije nego što počnete stvarati mape kao da sutra ne postoji, važno je uspostaviti neka osnovna načela. Postoji nekoliko navika koje će vam uštedjeti mnogo glavobolja i koje biste trebali odmah usvojiti, čak i ako još niste napravili veliko čišćenje svog računala.

Za početak, zaboravite na korištenje radne površine kao "ladice za smeće" i naučite kako organizirati svoju digitalnu radnu površinu . Vrlo je praktično tamo baciti sve što preuzmete ili stvorite tijekom dana, ali za nekoliko tjedana imat ćete tepih ikona gdje se ništa ne može razaznati. Idealno bi bilo da vaša radna površina sadrži samo prečace do aplikacija koje svakodnevno koristite i koša za smeće.

Još jedna vrlo korisna početna točka je korištenje velike, generičke mape kao baze za sve . Windows već uključuje onu pod nazivom "Dokumenti", koja je obično savršeno mjesto za centralizaciju osobnih i poslovnih datoteka. Odatle možete izgraditi cijelu svoju internu hijerarhiju na slojevit način.

Također je važno ne ulaziti u previše detalja. Stvaranje mape za apsolutno sve jednako je loše kao i nestvaranje nikakve mape . Pokušajte učiniti strukturu logičnom, ali izbjegavajte zaglibljivanje u labirintima podmapa gdje spremanje dokumenta zahtijeva pet klikova i otvaranje deset različitih razina.

Kako najbolje iskoristiti Windows File Explorer

Windows uključuje neke vrlo korisne ugrađene alate za organiziranje sadržaja svake mape, iako je istina da izvorna organizacija ima svoja ograničenja . Postavke koje primijenite na jednu mapu ne primjenjuju se automatski na ostale, pa ako želite određeni sustav na nekoliko lokacija, morat ćete ga ručno podesiti.

Kada otvorite File Explorer, zadani prikaz je "Brzi pristup" (u novijim verzijama to se zove "Početna stranica Explorera"). Ovaj zaslon omogućuje vam da na prvi pogled vidite svoje nedavne i omiljene datoteke , i s računala i s mrežnih usluga poput Office.com, te je često praktičniji od izravnog odlaska na "Ovo računalo" i korištenja tehnika za brže pronalaženje datoteka na računalu.

Ako želite uvijek pristupati klasičnim pogonima i mapama, možete promijeniti zadano ponašanje programa File Explorer . Na vrhu, unutar izbornika s opcijama, pronaći ćete postavku "Otvori File Explorer u:", gdje možete odabrati da se otvara izravno u "Ovom računalu" umjesto u "Startu".

Jednom kada se nalazite u bilo kojoj mapi, desnim klikom miša na prazan prostor u području datoteke otvara se vrlo koristan izbornik za kontrolu prikaza sadržaja. Odatle možete, između ostalog, sortirati, grupirati i konfigurirati koje stupce informacija želite vidjeti.

Dvije ključne vizualne funkcije su "Sortiraj po" i "Grupiraj po". Pomoću "Sortiraj po" određujete kriterije sortiranja unutar mape (naziv, datum izmjene, vrsta, veličina itd.) i želite li je prikazati uzlaznim ili silaznim redoslijedom. U sustavu Windows 10 postoji i gumb "Više..." koji omogućuje pristup vrlo dugom popisu dodatnih polja za sortiranje.

U slučaju "Grupiraj po", sadržaj je podijeljen u blokove prema odabranom kriteriju (po datumu, po vrsti datoteke, po veličini, po oznakama itd.). Svaka grupa vizualno djeluje kao svojevrsna podmapa unutar trenutne mape, sa zaglavljem koje označava kategoriju i datoteke ispod.

Zanimljivo je da unutar svake grupe možete primijeniti vlastiti redoslijed . Na primjer, mapu "Preuzimanja" možete grupirati prema "Datumu" (danas, jučer, prošli tjedan itd.) i istovremeno unutar svakog bloka sortirati prema vrsti ili veličini kako biste brže pronašli ono što tražite.

U obje funkcije, gumb "Više" (prisutno u sustavu Windows 10 i u "Grupiraj po" također u sustavu Windows 11) otvara prozor u kojem možete odabrati koje detalje želite prikazati kao stupce za te stavke: datum stvaranja, autori, visina ili širina u slučaju slika, trajanje videa, godina, širina okvira i još mnogo toga.

Stvorite jednostavnu, ali učinkovitu hijerarhiju mapa

Ključ za izbjegavanje zabune je razumno strukturiranje sustava. Idealno bi bilo da glavni sadržaj računala pohranite u nekoliko mapa najviše razine , a zatim se od tamo granate samo kada je to potrebno.

Ako koristite isto računalo za osobne i poslovne stvari, dobra je početna točka stvoriti dvije velike mape unutar "Dokumenti" : jednu s vašim imenom (za osobne datoteke) i drugu s nazivom vaše tvrtke ili profesionalnog projekta (za poslovne stvari). Unutar svake mape možete dalje podijeliti po kategorijama: "Računi", "Klijenti", "Projekti", "Fotografije", "Tečajevi" itd.

Zamislite to kao stablo: od općeg do specifičnog, ali nemojte pretjerivati ​​s razinama . Na primjer, Fotografije → 2024 → Putovanja → Sevilla. Ne trebate podmapu za "Sevilla danju", "Sevilla noću" ili "Sevilla s prijateljima", osim ako zapravo ne rukujete tisućama slika i ta vam je razlika korisna.

Koristan trik je zapitati se: „Kako bih tražio ovu datoteku za šest mjeseci?“ Ako vam prvo padne na pamet naziv projekta, stavite ga na vrh popisa. Ako se sjećate datuma (polugodište, školska godina, godina), organizirajte ga po datumu. Važno je da su kriteriji dosljedni i da se uvijek ponavljaju.

Također izbjegavajte dupliciranje mapa za slične stavke. Što više paralelnih mapa imate sa sličnim nazivima, veća je vjerojatnost spremanja datoteke na pogrešno mjesto . Jedna, dobro organizirana mapa "Klijenti" bolja je od više mapa s "Novim klijentima", "Postojećim klijentima", "Mojim klijentima" itd., ispunjenih miješanim dokumentima.

Kako strateški imenovati mape i dokumente

Beskorisno je imati pristojnu strukturu mapa ako je nazive datoteka nemoguće interpretirati . Tu dolaze do izražaja konvencije imenovanja: dosljedan i ponovljiv sustav imenovanja koji vam omogućuje pronalaženje bilo kojeg dokumenta pomoću trake za pretraživanje sustava.

Idealno bi bilo da sve povezane datoteke slijede istu konvenciju imenovanja . Možete ga temeljiti na datumu, imenu projekta ili klijenta, vrsti dokumenta ili kombinirati nekoliko elemenata. Na primjer, za citate možete koristiti nešto poput: „2020-02-04_citat_KlijentAlpha.docx“. Ideja je da ćete samo čitanjem znati o čemu se radi.

Također imajte na umu da prikaz popisa u sustavu Windows obično prikazuje samo prvih nekoliko znakova naziva datoteke. Ako koristite vrlo duga, detaljna imena, bit će ih teško pročitati na prvi pogled. Kratko, ali informativno ime bolje je od cijelog odlomka.

Još jedna vrlo korisna strategija je korištenje malih "kodova" na početku naziva za promjenu abecednog redoslijeda . Na primjer, datoteke koje počinju s "_" pojavit će se na vrhu popisa unutar mape, tako da taj prefiks možete rezervirati za ono što otvarate svakodnevno ("_Trenutni-Projekt", "_Računi-Trenutni-Mjesec"...).

Slično tome, imena koja počinju s "@" obično se stavljaju odmah nakon onih s podcrtom . To možete koristiti za važne dokumente koje ne morate prvo vidjeti. Za sve ostalo možete koristiti brojeve na početku ("1_Opći-Plan", "2_Izvješća" itd.) ako vam to pomaže u održavanju logičnog redoslijeda.

Dnevne navike: izbjegavanje kaosa prije nego što se pojavi

Računalo se vrlo brzo zatrpa kada smo preopterećeni poslom. Preuzmemo PDF, ostavimo ga u Preuzimanja "za kasnije", brzo spremimo Word dokument na radnu površinu i prije nego što se osvijestimo, stotine datoteka nagomilane su na improviziranim mjestima.

Najučinkovitiji način za borbu protiv ovoga je usvajanje jednostavnog pravila: arhivirajte dokumente čim stvorite ili preuzmete datoteku. To jest, svaki put kada stvorite ili preuzmete datoteku, odvojite 10 sekundi da je spremite izravno u mapu u kojoj bi trebala trajno ostati, koristeći njezino ispravno ime.

Ta mala gesta sprječava vas da na kraju tjedna morate provesti sat vremena pokušavajući se sjetiti što je svaka neimenovana datoteka bila ili gdje ste, zaboga, spremili prezentaciju koja vam treba za sutra. „Organizirat ću to kasnije“ obično znači „nikada to neću organizirati . “

Unatoč tome, stvari uvijek promaknu. Zato je dobra ideja odvojiti određeno vrijeme, na primjer, petkom prije kraja dana, za brzi pregled problematičnih mapa : Radna površina, Preuzimanja, Privremeni dokumenti itd. Za samo nekoliko minuta možete premjestiti sve što nedostaje na pravo mjesto, izbrisati duplikate i isprazniti koš za smeće.

Ako vam je teško održavati radnu površinu čistom, možete isprobati DIY verziju metode "Desktop Zero". Napravite mapu pod nazivom nešto poput "Desktop Files" i kada vidite previše datoteka koje zatrpavaju radnu površinu, povucite ih sve u nju. Zatim otvorite tu mapu jednu po jednu i premjestite svaku datoteku natrag na njezinu konačnu lokaciju.

Bolje organizirajte svoje radne datoteke

U profesionalnom okruženju, nered je još uočljiviji. Vrlo je uobičajeno da radna površina bude prekrivena svakodnevnim dokumentima , različitim verzijama prezentacija, preuzetim izvješćima klijenata, resursima koje dijele kolege i tako dalje.

Praktičan savjet je da nikada ne spremate radne dokumente izravno na radnu površinu . Uvijek koristite mapu "Dokumenti" ili, ako vaša tvrtka ima internu mrežu ili sustav u oblaku, službene dijeljene lokacije (mrežne diskove, OneDrive, Google Drive itd.). Na taj način tim datotekama možete pristupiti i s drugih uređaja.

Unutar svoje profesionalne mape razmislite o tome kako zapravo radite. Možete imati odjeljak za datoteke "U tijeku", drugi za "Na čekanju" i treći za "Arhivirano ". Dokumenti se premještaju iz jednog odjeljka u drugi ovisno o njihovom statusu, što vam pomaže pratiti što je još aktivno, a što možete ostaviti na miru.

Ako dijelite dokumente s drugima, pokušajte se dogovoriti o zajedničkom načinu imenovanja. Nije isto imati mapu pod nazivom "Završno_izvješće", "Novo_izvješće" ili "Najnovije_izvješće" kao imati mapu pod nazivom "2024-03_Izvješće-klijentX_v1", "2024-03_Izvješće-klijentX_v2" itd. Na razini tima to štedi bezbroj pitanja putem e-pošte i chata.

Kad god je to moguće, iskoristite prednost rada izravno u oblaku . Mnoge platforme automatski spremaju verzije, omogućuju vam pretraživanje sadržaja unutar dokumenata i olakšavaju dijeljenje bez potrebe za dupliciranjem datoteka na više web-mjesta; pogledajte naš vodič za softver za pohranu u oblaku kako biste odabrali najbolju opciju.

Iskoristite programe trećih strana za automatizaciju procesa sortiranja

Ako želite ići korak dalje i prepustiti računalu da obavi dio posla umjesto vas, postoji nekoliko vrlo zanimljivih alata. Ovi programi analiziraju vaše datoteke i preuređuju ih prema pravilima koja definirate (prema vrsti, datumu, veličini itd.).

Jedna od najopsežnijih opcija je Organiziraj moje datoteke. Ovaj softver radi na Windowsima, Linuxu i macOS -u te se fokusira na automatsko klasificiranje datoteka prema raznim karakteristikama: ekstenziji, vrsti, datumu stvaranja, veličini i još mnogo toga.

Nakon preuzimanja i instaliranja s njegove službene web stranice, prilikom prve upotrebe, bit ćete upitani da odaberete koji pogon ili mapu želite organizirati. Druge lokacije možete dodati pomoću gumba "+ DODAJ MAPU" , koji će biti naveden na lijevoj strani sučelja. U sredini ćete vidjeti tortni grafikon koji koristi boje kako bi prikazao koje vrste datoteka zauzimaju najviše prostora.

Vrlo je jednostavan za korištenje: kada kliknete "Organiziraj", program će automatski premjestiti datoteke prema definiranim pravilima , stvarajući nove mape unutar izvorne lokacije, organizirane prema vrsti, datumu ili bilo kojem drugom kriteriju koji odaberete. Za samo nekoliko minuta možete transformirati kaotičan direktorij u nešto puno organiziranije.

Još jedna popularna aplikacija je Easy File Organizer. Dostupna je za Windows (čak i iz Microsoft Storea), Linux i macOS , a njezine snage leže u pametnim filterima i prilagođenim pravilima.

Pomoću Easy File Organizera možete definirati kriterije kao što su vrsta datoteke, ekstenzija, datum stvaranja ili naziv . Aplikacija analizira sav sadržaj i grupira datoteke koje odgovaraju svakom pravilu u mape. Unutar tih mapa možete stvoriti i dodatne podmape za još precizniju organizaciju.

Proces je prilično automatiziran: nakon skeniranja putanja koje navedete, program primjenjuje niz pravila (koja prethodno konfigurirate) za preimenovanje, premještanje ili čak brisanje određenih datoteka, održavajući sve u redu uz vrlo malo ručne intervencije.

File Juggler je još jedan alat usmjeren na automatizaciju tijeka rada s datotekama. Njegov je cilj eliminirati vrijeme koje biste inače gubili premještajući dokumente jedan po jedan . Neprekidno skenira određene mape i, čim se pojave nove datoteke koje ispunjavaju određene uvjete, obrađuje ih prema vašim unaprijed definiranim radnjama.

U ovom slučaju, pravila se mogu temeljiti na nazivu datoteke, ekstenziji ili čak njezinom sadržaju . Nakon što su konfigurirana, program može preimenovati dokumente, premjestiti ih u ispravnu mapu, stvoriti sigurnosne kopije ili ih očistiti ako više nisu potrebni. Može se preuzeti s njihove web stranice.

Za one koji upravljaju velikim multimedijskim bibliotekama, posebno glazbom, tu je TagScanner. To je besplatni program usmjeren na audio datoteke i njihove metapodatke (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes, itd.).

Pomoću TagScannera, prvi korak je pretraživanje i prijenos vaše kolekcije audio datoteka. Nakon toga možete skupno uređivati ​​oznake, preimenovati pjesme na temelju njihovih metapodataka i reorganizirati cijele mape slijedeći logičan obrazac imenovanja (izvođač, album, broj pjesme itd.).

Možete se čak povezati s online bazama podataka kako biste popunili nedostajuće informacije (na primjer, omote albuma ili detalje o albumu). To je moćan način organiziranja kaotičnih glazbenih biblioteka bez potrebe za pregledavanjem svake pjesme pojedinačno.

Organizirajte datoteke s oznakama u sustavu Windows zahvaljujući označavanju

Osim mapa, postoji još jedan vrlo zanimljiv način organiziranja: oznake . Windows ne nudi ovu značajku opširno prema zadanim postavkama, ali alati poput Označavanja dodaju ovu funkcionalnost izravno u File Explorer.

Označavanje nije samostalni program, već dodatna ploča koja se integrira s Windows Explorerom . Nakon instalacije, vidjet ćete da će desnim klikom na jednu ili više datoteka biti prikazane nove opcije povezane s oznakama.

Da biste ga počeli koristiti, morat ćete zatražiti besplatni licencni ključ na njihovoj web stranici. Jednostavno unesite svoje ime i adresu e-pošte : primit ćete prvu e-poštu za potvrdu računa i drugu e-poštu s vašim aktivacijskim ključem.

Kada uđete u mapu koju želite organizirati po oznakama, osnovni tijek rada je jednostavan. Odaberite datoteke koje želite označiti, kliknite desnom tipkom miša i odaberite opciju "Označi s" . Odatle možete otići na "Više oznaka" i otvorit će se prozor pod nazivom "Odaberi oznaku".

U tom prozoru, desnim klikom na „Oznake“ možete stvoriti „Novu grupu oznaka“ , odnosno novu grupu tematskih oznaka (na primjer, „Projekti“, „Osobe“, „Prioritet“). Unutar grupe, također desnim klikom, stvarate određene oznake („Hitno“, „Klijent X“, „2024“ itd.) i primjenjujete ih na odabrane datoteke.

Od tog trenutka nadalje, ploča s oznakama jasno će prikazivati ​​kojim je datotekama dodijeljena koja oznaka . Najbolje od svega je što nećete morati ponovno stvarati oznake: one će uvijek biti dostupne iz kontekstnog izbornika, što vam omogućuje označavanje novih dokumenata u samo nekoliko klikova.

Još jedna velika prednost je što jedna datoteka može imati više oznaka odjednom . To vam omogućuje kombiniranje pristupa: po projektu, po vrsti sadržaja, po godini, po prioritetu… bez potrebe za dupliciranjem datoteka u više mapa. U velikim zbirkama informacija, ova „paralelna“ organizacija je neprocjenjiva.

Specifični alati za kontrolu vaše radne površine

Ako ste jedna od onih osoba koje, koliko god se trudile, uvijek završe s pretrpanom radnom površinom, možete se osloniti i na programe posebno dizajnirane za tu svrhu. Na primjer, Windows nudi Fences , plaćeni softver koji stvara "blokove" ili kontejnere izravno na vašoj radnoj površini.

S Fencesima, svaki blok djeluje kao zasebno područje: možete imati jedan okvir za prečace aplikacija, drugi za mape, treći za nedavne dokumente i tako dalje. Program može automatski preurediti ikone prema glavnim kategorijama koje definirate.

Na ovaj način, čak i ako još uvijek imate stvari na radnoj površini, one neće biti razasute po cijelom ekranu , već grupirane i vizualno označene, što uvelike smanjuje osjećaj kaosa.

S druge strane, na macOS-u postoje alati poput Hazela koji vam omogućuju definiranje vrlo detaljnih pravila za premještanje datoteka između mapa na temelju imena, vrste, datuma ili čak sadržaja. Finderov sustav "pametnih mapa" radi poput živih filtera, automatski prikazujući datoteke koje ispunjavaju određene uvjete bez potrebe za njihovim dupliciranjem.

I na Macu i na Windowsima, kombiniranje malo osobne discipline s ovim automatizacijama čini održavanje reda gotovo transparentnim : vi nastavljate raditi, a sustav stavlja stvari na svoje mjesto.

U konačnici, pravilno organiziranje datoteka na računalu nije stvar opsesije, već olakšavanja života. Ako definirate logičku strukturu mapa, koristite dosljedna imena, arhivirate datoteke u hodu i sve to podržite pravim alatima (Windows Explorer, oznake, programi za automatsku organizaciju itd.), vaše računalo prestat će biti beskrajna jama izgubljenih dokumenata i postat će alat u kojem možete sve brzo pronaći, bez stresa i bez gubljenja sati tražeći stvari za koje znate da su "negdje".