Kako osloboditi prostor u Gmailu i izbjeći da vam nestane prostora za pohranu

Informatec Digital » Sredstva » Kako osloboditi prostor u Gmailu i izbjeći da vam nestane prostora za pohranu

Ako svakodnevno koristite Gmail, lako je da vam je pristigla pošta postala neka vrsta... ladica za digitalno smećeTisuće e-poruka, biltena koje nikada ne pročitate, ogromnih privitaka, a povrh svega, Google fotografije i Drive također smanjuju prostor u vašem prostoru za pohranu. Iako se može činiti da je 15 GB koje vam Google daje dovoljno za sve, kada se napuni, počinju upozorenja i problemi.

Kada se približite ograničenju pohrane, Google vas može prekinuti: Gmail prestaje slati i primati e-porukeDisk prestaje s prijenosom datoteka, a Fotografije prestaju s izradom sigurnosnih kopija. Prije nego što dođete do te točke, vrijedi naučiti kako osloboditi prostor u Gmailu (i ostatku vašeg Google računa) na organiziran, brz način i, prije svega, bez gubitka ičega važnog u tom procesu.

Kako funkcionira Googleova pohrana i zašto se Gmail puni

Prvo što treba shvatiti jest da tih 15 GB besplatnog prostora za pohranu nije samo za Gmail: Dijele se između Gmaila, Google diska i Google fotografijaUz sve to, postoje i drugi manje vidljivi elementi, poput sigurnosnih kopija WhatsAppa na Androidu ili podataka iz aplikacija koje također koriste isti prostor.

Kada je prostor za pohranu na granici, Google primjenjuje niz prilično ozbiljna ograničenjaU Gmailu ne možete slati niti primati poruke, a dolazne e-poruke vraćaju se pošiljatelju s obavijesti o punom poštanskom sandučiću. U Disku više ne možete sinkronizirati niti prenositi nove datoteke, a u Dokumentima, Tablicama, Prezentacijama i drugim Google Office aplikacijama ne možete stvarati nove dokumente niti dopustiti drugima da uređuju postojeće.

U Google fotografijama, blok znači da Ne stvaraju se nove sigurnosne kopije fotografija i videozapisa.Sve što ste spremili ostat će tamo, ali novi sadržaj neće se dodavati dok ne oslobodite ili kupite više prostora za pohranu. I imajte na umu: ako ništa ne poduzmete, mogli biste propustiti važne e-poruke danima, a da toga nećete ni biti svjesni.

Da biste provjerili koliko vam je prostora za pohranu preostalo, na dnu Gmaila vidjet ćete indikator koji pokazuje koliko je prostora iskorišteno. Odatle možete pristupiti stranici za upravljanje pohranom koja detaljno prikazuje koliko se prostora koristi. Gmail, Disk i Fotografije zasebnoTo je najjasniji način da se sazna gdje je zapravo problem.

Koristite Google One i službeni alat za oslobađanje prostora

Google je centralizirao gotovo sve vezano uz čišćenje prostora na platformi Google One. Možete je koristiti čak i bez plaćene pretplate. ploča za upravljanje pohranom provjeriti što zauzima prostor i skupno izbrisati ono što vam ne treba.

Na računalu otvorite Google One i idite na odjeljak Pohrana. Unutra ćete pronaći blok pod nazivom "Vratite svoj prostor"gdje su opcije za oslobađanje prostora grupirane po uslugama (Gmail, Drive, Fotografije) i po vrsti sadržaja (velike datoteke, neželjena pošta, stavke u smeću itd.).

U odjeljku "Oslobodite prostor na računu" možete pregledati kategorije kao što su stavke u smeću, neželjena pošta, vrlo velike datoteke ili sadržaj aplikacije. Ovisno o kategoriji, imat ćete mogućnosti za sortiranje, filtriranje ili promjena prikaza (popis ili mreža), tako da je praktičnije pregledati velike količine stavki prije brisanja.

U Google fotografijama, ista ova ploča prikazuje fotografije i videozapise spremne za brisanje; ako želite nešto zadržati, možete to preuzeti na računalo prije nego što to pošaljete u smeće. Nakon što odaberete što želite ukloniti, dodirnite Izbriši (ili "Premjesti u smeće" ako ste u Fotografijama) i, kada Google zatraži, potvrdite da prihvaćate trajno brisanje označavanjem okvira za pristanak.

Imajte na umu da ako brišete tisuće predmeta odjednomOslobođeni prostor može se ispravno prikazati na vašem računu u roku od 48-72 sata, stoga se ne brinite ako se traka u početku jedva pomiče.

Dijagnosticiranje problema: Disk, Gmail ili Fotografije

Prije nego što počnete brisati datoteke, dobro je saznati koja usluga koristi najviše resursa. Idite na drive.google.com/drive/quota Da biste vidjeli svoje datoteke na Disku sortirane od najveće do najmanje. To je vrlo jasan način da vidite zauzimaju li vam prostor videozapisi, velike sigurnosne kopije ili dokumenti koje imate godinama.

U tom prikazu jednostavno kliknite desnom tipkom miša na bilo koju veliku datoteku koja vam nije potrebna i upotrijebite opciju "Baci u smeće"Kada imate dobar broj datoteka poslanih u smeće, idite u mapu "Smeće" na Disku i kliknite "Isprazni smeće" kako biste učinkovito oslobodili prostor.

U slučaju Gmaila, dijagnoza se vrši izravno iz same e-pošte, korištenjem operatora pretraživanja kao što su veći: 10M Za pronalaženje poruka s velikim privitcima ili filtriranje po datumu za pronalaženje vrlo starih e-poruka. Nešto slično se događa u Fotografijama, gdje su videozapisi obično glavni krivci za prekomjernu pohranu.

Za poslovne ili školske račune (Google Workspace) ograničenje pohrane određuje vaša licenca ili administrator. U tim slučajevima, ako ne možete izravno kupiti dodatnu pohranu, morat ćete... obratite se svom administratoru za nadogradnju plana ili objavljivanje sadržaja s konzole organizacije.

Napredni trik: Oslobodite Gmail prebacivanjem svih e-poruka na drugi račun

Ako ste jedna od onih osoba koje nikada ništa ne brišu i vaš račun godinama skuplja poruke, najbrže rješenje možda nije slanje e-pošte putem e-pošte, već Premjestite cijelu povijest Gmaila na drugi računNa ovaj način praktički praznite pristiglu poštu bez gubitka e-poruka koje želite zadržati.

Postupak uključuje stvaranje novog Gmail računa i konfiguriranje istog za preuzimanje svih e-poruka sa starog računa putem POP3 protokola, brisanje kopije sa starog računa. Prije nego što bilo što poduzmete, preporučuje se korištenje Google Takeouta za... napraviti potpunu sigurnosnu kopiju provjerite svoje e-mailove u slučaju da dođe do problema tijekom prijenosa.

U izvornom računu idite na Postavke > "Prikaži sve postavke" > "Prosljeđivanje i POP/IMAP" i omogućite POP pristup za sve poruke. Ključno je odabrati opciju "Izbriši kopiju Gmaila prilikom pristupanja porukama putem POP-a"Na ovaj način, kako novi račun preuzima e-poruke, one će biti izbrisane s izvornog računa.

Zatim se prijavite na svoj novi Gmail račun i idite na Postavke > "Računi i uvoz". U odjeljku "Provjera pošte s drugih računa" dodajte svoj stari račun i slijedite korake za njegovu konfiguraciju putem POP3 protokola. Započet će skupno preuzimanje koje, ovisno o količini e-pošte, može potrajati znatno vrijeme.

Nakon što provjerite da su sve važne poruke uspješno preuzete na novi račun, možete onemogućiti POP upite s njega i s izvornog računa, isprazni smeće tako da je prostor zaista čist. To je drastična mjera, ali za račune sa sindromom digitalnog gomilanja izuzetno je učinkovita.

Čišćenje Gmaila korak po korak: veličina, starost, neželjena pošta i smeće

Osim drugog trika s računom, vrijedi naučiti kako kontrolirati Gmail iznutra. Prvi logičan korak je pronaći e-poruke s većim prilozimaJer brisanjem nekoliko poruka možete dobiti puno megabajta (ili čak gigabajta) odjednom.

Iz trake za pretraživanje Gmaila možete proširiti napredne opcije (strelica desno od trake za pretraživanje) i koristiti polje "Veličina" za pretraživanje poruka većih od X MB. Također možete izravno koristiti sintaksu size:20MB ili larger:10M u traci za pretraživanje. Važno je poštivati ​​format (bez razmaka i M za megabajte), inače će pretraga biti u bajtovima i neće raditi.

Nakon što vidite sve velike e-poruke, pregledajte one koje zaista trebate zadržati. Za one s važnim dokumentima, prvo preuzmite privitke na svoje računalo ili neku drugu uslugu u oblaku, a zatim... izbriši e-poštu i isprazni smećeTo osigurava da ne izgubite nikakve informacije i da oslobodite što više prostora.

Druga učinkovita taktika je ciljanje vrlo starih e-poruka. Pomoću operatora `older_than:1y` možete pronaći sve poruke starije od godinu dana; "y" za godine možete zamijeniti s "m" za mjesece ili "d" za dane po potrebi. Ponovno odaberite sve e-poruke koje više ne trebate čuvati i izbrišite ih.

Ne zaboravite provjeriti mape Neželjena pošta i Otpad. Iako se poruke automatski brišu nakon 30 dana, sve što se u njima nalazi bit će pohranjeno tamo. Nastavlja zauzimati prostor U međuvremenu, u obje mape naći ćete gumb za istovremeno pražnjenje svega ("Isprazni smeće sada" ili "Izbriši sve neželjene poruke sada").

Rješavanje problema u korijenu: bilteni, filteri i organizacija

Čišćenje je besmisleno ako se nakon dva mjeseca vratite na početak. Jedan od najboljih načina za držanje Gmaila pod kontrolom je Uklonite pretplate koje vam ne koriste.Većina biltena i marketinških e-poruka uključuje poveznicu "Odjava" na kraju poruke, a Gmail ponekad prikazuje sličan prečac pored pošiljatelja.

Ako ste zaista preopterećeni desecima biltena, vrijedi odvojiti trenutak za otvaranje nekoliko promotivnih e-poruka, odjaviti se i tako smanjiti stalni tok koji vam puni pristiglu poštu i prostor za pohranu. Manje dolaznih e-poruka znači manje e-poruka koje ćete morati izbrisati u budućnosti.

Također možete stvarati automatski filteri To vam omogućuje arhiviranje određenih poruka, slanje istih određenoj oznaci ili njihovo izravno premještanje u smeće. Iz trake za pretraživanje Gmaila, pomoću gumba s opcijama, možete filtrirati prema pošiljatelju, predmetu, veličini ili ključnim riječima, a zatim odlučiti što učiniti sa svim e-porukama koje odgovaraju tom uzorku.

Korištenje oznaka i kategorija pomaže u održavanju čistoće pristigle pošte bez potrebe za brisanjem svega. Gmailove kartice (Primarno, Društveno, Promocije, Obavijesti, Forumi) već pružaju početno filtriranje; ako steknete naviku povremeno provjeravati Promocije i Društveno kako biste ih gotovo potpuno ispraznili, utjecaj na skladištenje bit će ogroman.

I zapamtite da "arhiviranje" ne oslobađa prostor; samo uklanja e-poruke iz glavnog prikaza. Korisno je za organiziranje e-pošte, ali ako želite vratiti gigabajte, Stvarno ga moraš izbrisati, a zatim isprazniti smeće..

Videozapisi, fotografije i velike datoteke u Google fotografijama

Iako se pretraga fokusira na Gmail, vrlo velik dio problema često je s Google fotografijama. Videozapisi, posebno oni snimljeni u visokoj rezoluciji, Mogu potrošiti skladište u roku od nekoliko mjeseci ako napravite mnogo automatskih sigurnosnih kopija.

Za ciljanje samo videozapisa možete posjetiti poseban URL za Fotografije za ovu vrstu sadržaja: https://photos.google.com/search/_tv_video. Tamo ćete vidjeti sve svoje videozapise odjednom i možete odabrati one koje više ne trebate poslati u smeće.

Na https://photos.google.com/unsupportedvideos postoji još jedan koristan prikaz koji navodi videozapise koji nisu kompatibilni s Fotografijama i stoga se ne pojavljuju lako u drugim pretragama. Ove vrste datoteka također zauzimaju prostor, pa ako vam ne trebaju, Izbrišite ih bez straha.

Kartica Istraži u Google fotografijama grupira sadržaj prema osobama, mjestima, snimkama zaslona, ​​videozapisima ili kreacijama poput animacija i filmova. To je izvrsno mjesto za pronalaženje grupa starih ili repetitivnih fotografija (na primjer, putovanje od prije nekoliko godina koje već imate spremljeno na tvrdom disku) i oslobađanje nekoliko gigabajta odjednom.

Nakon što ste poslali mnogo fotografija i videozapisa u smeće, idite na odjeljak "Smeće" u Fotografijama i dodirnite "Isprazni smeće". Baš kao i u Gmailu i Disku, dok ne dovršite ovaj korak, prostor nije stvarno oporavljenI opet, ako izbrišete puno sadržaja, promjene se mogu pojaviti u traci za pohranu tek nakon nekog vremena.

Google Drive, sigurnosne kopije WhatsAppa i druge često zanemarene značajke

Osim e-pošte i fotografija, vaš Google račun može sadržavati i druge skrivene stavke koje zauzimaju puno prostora. Jasan primjer je... WhatsApp sigurnosne kopije na Androidukoji su pohranjeni na Disku i već neko vrijeme se uračunavaju u vaše ograničenje pohrane.

Da biste provjerili ove sigurnosne kopije s telefona, otvorite aplikaciju Google One, idite na odjeljak Pohrana i pod "Oslobodite prostor na računu" pronađite opciju "Izbriši ostale stavke" i odaberite WhatsApp. Tamo možete vidjeti dostupne sigurnosne kopije i izbrisati one koje vam više nisu potrebne.

Ako to radije radije učinite iz preglednika, možete posjetiti one.google.com/backup/management/whatsapp. Pored svake sigurnosne kopije imat ćete mogućnost "Izbriši sigurnosnu kopiju"Čak i ako izbrišete trenutnu sigurnosnu kopiju, WhatsApp će nastaviti izrađivati ​​sigurnosne kopije u budućnosti prema postavkama aplikacije, stoga provjerite i te postavke kako biste izbjegli često generiranje velikih datoteka.

Na Disku ćete, osim datoteka koje ste prenijeli, vidjeti i stavke koje su drugi ljudi podijelili s vama. Važno je znati da su datoteke u odjeljku "Dijeljeno sa mnom" Ne zauzimaju ti prostor (Vlasnik to radi), osim ako ne napravite kopiju ili prenesete vlastite datoteke u dijeljene mape. U tom slučaju, kopija ili nove datoteke uračunat će se u vašu kvotu.

Konačno, Disk za računala može prikazivati ​​drugačiju upotrebu pohrane od one koju vidite na webu, jer dijeljene datoteke koje sinkronizirate zauzimaju prostor na vašem lokalnom tvrdom disku, iako ne utječu na vašu pohranu u oblaku. To je normalno ponašanje i ne znači da vam Google uzima dodatne gigabajte.

Uobičajeni problemi pri oslobađanju prostora i kako ih riješiti

Jedna od najčešćih pogrešaka je mišljenje da se prostor oslobađa trenutno. Kada izbrišete mnogo stavki zaredom, Googleovim sustavima može trebati neko vrijeme. između 48 i 72 sati kako bi se ispravno ponovno izračunao prostor za pohranu. Tijekom tog vremena, brojač se može činiti zamrznutim iako ste već napravili svoju zadaću.

Ako ste kupili dodatnu pohranu putem usluge Google One i novi kapacitet se ne prikazuje, pričekajte do 24 sata. Ako se i dalje ne prikazuje nakon tog vremena, odjavite se sa svog Google računa, ponovno se prijavite i provjerite stranicu za plaćanje kako biste bili sigurni da je naplata provedena. Ako je vaša kartica terećena, ali se nova pohrana ne prikazuje, možda ste se pretplatili na plan. na drugom računuProvjerite imate li otvoreno više sesija.

Na iPhoneu ili iPadu ponekad pomaže prisilno zatvaranje aplikacije Google One i njezino ponovno otvaranje kako bi se sinkronizirala s poslužiteljima. Konkretni koraci za zatvaranje aplikacija razlikuju se ovisno o verziji iOS-a, stoga je, ako niste sigurni, najbolje obratiti se Appleovoj podršci.

Drugi čest problem je taj što nakon nadogradnje na veći ili manji plan pohrane, Gmail i dalje ne dopušta slanje ili primanje e-poruka. U tim slučajevima preporučljivo je čekati do 24 sataPokušajte se odjaviti i ponovno prijaviti, pa čak i pokušajte poslati e-poštu iz anonimnog prozora ili iz drugog preglednika (Edge, Firefox itd.) kako biste isključili probleme s predmemorijom.

Također postoji određena zbrka u vezi s fotografijama u odjeljku "Ušteda prostora" (prije "Visoka kvaliteta") prenesenim prije 1. lipnja 2021.: te slike i videozapisi ne zauzimaju prostor u vašoj kvotiAko izbrišete puno tog tipa sadržaja, možda nećete vidjeti promjene u svojoj pohrani upravo iz tog razloga.

Kada ima smisla platiti za Google One i kako njime upravljati

Ako vam nakon temeljitog čišćenja i dalje ponestaje prostora ili jednostavno ne želite živjeti s ograničenjem od 15 GB, mogli biste razmisliti o nadogradnji svoje pretplate na Google One. Postoje plaćene opcije već od 100 GB prostora za pohranu dodatne i povećavaju se u kapacitetu (i cijeni) prema vašim potrebama.

S vremena na vrijeme Google nudi besplatna probna razdoblja usluge Google One novim korisnicima. U tim slučajevima primit ćete pozivnicu za aktivaciju probnog razdoblja u kojem ćete ograničeno vrijeme besplatno uživati ​​u više prostora za pohranu. Morat ćete dodati način plaćanja, ali Neće vam se ništa naplatiti dok se test ne završi.Sve dok se sjetite otkazati prije isteka roka ako niste zainteresirani za nastavak.

Ako Google Oneom upravljate putem weba (ne putem Apple App Storea), možete promijeniti svoj plan, prebaciti se s mjesečnog na godišnje plaćanje ili otkazati pretplatu u odjeljku postavki Google Onea pod "Promjena plana pretplate". Na Androidu također možete upravljati pretplatom putem postavki aplikacije i Google Playa.

Na iPhoneu i iPadu stvari su kompliciranije: ako ste plan kupili putem web stranice, Nećete to moći promijeniti iz aplikacije.U tom slučaju, rješenje je otkazati trenutni plan s web stranice Google One i, ako njime želite u potpunosti upravljati s iOS-a, registrirati se za novi plan kao Apple pretplatu putem App Storea.

Suprotno tome, ako je vaš račun za posao ili školu, ne možete sami kupiti dodatnu pohranu. Morat ćete zamoliti administratora Google Workspacea da Povećajte limit ili promijenite licencujer se tim računima upravlja centralno.

U konačnici, oslobađanje prostora u Gmailu i vašem Google računu uključuje kombiniranje nekoliko strategija: korištenje službenog alata Google One, brisanje velikih i starih e-poruka (uvijek pražnjenje neželjene pošte i smeća), provjeravanje Diska, Fotografija i sigurnosnih kopija poput vaše sigurnosne kopije WhatsAppa te bolje upravljanje biltenima i sadržajem koji primate svakodnevno. Ako 15 GB i dalje nije dovoljno, nadogradnja na Google One mogla bi biti najprikladniji način da prestanete stalno imati problema s upozorenjem "memorija je gotovo puna".