Kako osloboditi prostor u Gmailu i izbjeći da vam nestane prostora za pohranu

Informatec Digital » Sredstva » Kako osloboditi prostor u Gmailu i izbjeći da vam nestane prostora za pohranu

Ako svakodnevno koristite Gmail, vaša pristigla pošta vjerojatno je postala ladica za digitalni otpad : tisuće e-poruka, bilteni koje nikada ne čitate, ogromni privitci, a povrh svega, Google fotografije i Drive također dodaju gigabajte na hrpu. Iako se može činiti da je 15 GB koje vam Google daje dovoljno za sve, kada se napuni, počinju upozorenja i problemi.

Kada se približite ograničenju prostora za pohranu, Google bi vas mogao prekinuti: Gmail prestaje slati i primati e-poruke , Drive prestaje prenositi datoteke, a Fotografije prestaju izrađivati ​​sigurnosne kopije. Prije nego što dođete do te točke, vrijedi naučiti kako osloboditi prostor u Gmailu (i ostatku Google računa) na organiziran, brz i, prije svega, neprekidan način, bez gubitka ičega važnog.

Kako funkcionira Googleova pohrana i zašto se Gmail puni

Prvo što treba shvatiti jest da tih 15 GB besplatne pohrane nije samo za Gmail: dijele se između Gmaila, Google diska i Google fotografija . Osim toga, postoje i drugi manje vidljivi elementi, poput sigurnosnih kopija WhatsAppa na Androidu ili podataka iz aplikacija koje također koriste isti prostor za pohranu.

Kada je prostor za pohranu na granici, Google primjenjuje niz prilično ozbiljnih ograničenja . U Gmailu ne možete slati ili primati poruke, a dolazne e-poruke vraćaju se pošiljatelju s obavijesti o punom poštanskom sandučiću. U Disku se nove datoteke više ne sinkroniziraju niti prenose, a u Dokumentima, Tablicama, Prezentacijama i drugim Googleovim uredskim aplikacijama ne možete stvarati nove dokumente niti dopustiti drugima da uređuju postojeće.

U Google fotografijama, blokada znači da se neće stvarati nove sigurnosne kopije fotografija i videozapisa . Sve što ste spremili i dalje će biti tamo, ali novi sadržaj neće se dodavati dok ne oslobodite ili kupite više prostora za pohranu. I budite upozoreni: ako ništa ne poduzmete, mogli biste propustiti važne e-poruke danima, a da toga nećete ni biti svjesni.

Da biste provjerili preostali prostor za pohranu, pri dnu Gmaila vidjet ćete indikator korištenja. Odatle možete pristupiti stranici za upravljanje pohranom koja detaljno prikazuje koliko prostora Gmail, Disk i Fotografije zasebno koriste . Ovo je najjasniji način da se utvrdi gdje leži problem.

Koristite Google One i službeni alat za oslobađanje prostora

Google je centralizirao gotovo sve vezano uz čišćenje prostora za pohranu na platformi Google One. Čak i bez pretplate, možete koristiti ploču za upravljanje pohranom kako biste vidjeli što zauzima prostor i skupno izbrisali ono što vam ne treba.

S računala idite na Google One i pristupite odjeljku Pohrana. Tamo ćete pronaći odjeljak pod nazivom "Vratite svoj prostor " koji grupira opcije za oslobađanje prostora prema usluzi (Gmail, Disk, Fotografije) i prema vrsti sadržaja (velike datoteke, neželjena pošta, stavke u smeću itd.).

U odjeljku "Oslobodite prostor na računu" možete pregledati kategorije kao što su stavke u smeću, neželjena pošta, vrlo velike datoteke ili sadržaj aplikacije. Ovisno o kategoriji, imat ćete mogućnosti sortiranja , filtriranja ili promjene prikaza (popis ili mreža), što olakšava pregled velikih količina stavki prije brisanja.

U Google fotografijama, ista ova ploča prikazuje fotografije i videozapise spremne za brisanje; ako želite nešto zadržati, možete to preuzeti na računalo prije nego što to pošaljete u smeće. Nakon što odaberete što želite ukloniti, dodirnite Izbriši (ili "Premjesti u smeće" ako ste u Fotografijama) i, kada Google zatraži, potvrdite da prihvaćate trajno brisanje označavanjem okvira za pristanak.

Imajte na umu da ako brišete tisuće stavki odjednom , može proći i do 48-72 sata da se oslobođeni prostor ispravno odrazi na vašem računu, stoga nemojte paničariti ako se traka u početku jedva pomiče.

Dijagnosticiranje problema: Disk, Gmail ili Fotografije

Prije nego što počnete brisati stvari, dobro je saznati koja usluga koristi najviše prostora. Posjetite drive.google.com/drive/quota da biste vidjeli svoje datoteke na Disku poredane od najveće do najmanje. Ovo je vrlo jasan način da vidite zauzimaju li vam prostor videozapisi, velike sigurnosne kopije ili dokumenti koje imate godinama.

U tom prikazu jednostavno kliknite desnom tipkom miša na bilo koju veliku datoteku koja vam nije potrebna i odaberite "Premjesti u smeće ". Nakon što u smeću imate dobar broj datoteka, idite u mapu "Smeće" na Disku i kliknite "Isprazni smeće" da biste oslobodili prostor.

U slučaju Gmaila, dijagnoza se vrši izravno unutar same e-pošte, korištenjem operatora pretraživanja poput larger:10M za pronalaženje poruka s velikim prilozima ili filtera datuma za lociranje vrlo starih e-poruka. Nešto slično se događa u Fotografijama, gdje su videozapisi obično glavni krivci za prekomjeran prostor za pohranu.

Za poslovne ili školske račune (Google Workspace) ograničenje pohrane određuje vaša licenca ili vaš administrator. U tim slučajevima, ako ne možete izravno kupiti dodatnu pohranu, morat ćete se obratiti administratoru kako biste nadogradili svoj plan ili oslobodili pohranu iz organizacijske konzole.

Napredni trik: Oslobodite Gmail prebacivanjem svih e-poruka na drugi račun

Ako ste tip osobe koja nikad ništa ne briše i vaš račun godinama gomila poruke, najbrže rješenje možda nije slanje e-pošte e-poštom, već premještanje cijele povijesti Gmaila na drugi račun . Na taj način praktički praznite pristiglu poštu bez gubitka e-poruka koje želite zadržati.

Postupak uključuje stvaranje novog Gmail računa i konfiguriranje istog za preuzimanje svih e-poruka sa starog računa putem POP3 protokola, brisanje kopije sa starog računa. Prije nego što bilo što poduzmete, preporučuje se korištenje Google Takeouta za stvaranje potpune sigurnosne kopije vaših e-poruka u slučaju bilo kakvih problema tijekom prijenosa.

U izvornom računu idite na Postavke > "Prikaži sve postavke" > "Prosljeđivanje i POP/IMAP" i omogućite POP pristup za sve poruke. Ključno je odabrati opciju "Izbriši kopiju Gmaila prilikom pristupanja porukama putem POP-a ", jer će to osigurati da se e-poruke preuzete s novog računa automatski brišu s izvornog računa.

Zatim se prijavite na svoj novi Gmail račun i idite na Postavke > "Računi i uvoz". U odjeljku "Provjera pošte s drugih računa" dodajte svoj stari račun i slijedite korake za njegovu konfiguraciju putem POP3 protokola. Započet će skupno preuzimanje koje, ovisno o količini e-pošte, može potrajati znatno vrijeme.

Nakon što provjerite da su sve važne poruke uspješno preuzete na novi račun, možete onemogućiti POP upite s njega i, na izvornom računu, isprazniti smeće kako biste potpuno oslobodili prostor. To je drastična mjera, ali izuzetno učinkovita za račune s tendencijom digitalnog gomilanja.

Čišćenje Gmaila korak po korak: veličina, starost, neželjena pošta i smeće

Osim drugog trika s računom, vrijedi naučiti kako upravljati Gmailom iznutra. Prvi logičan korak je pronaći e-poruke s najvećim privitcima , jer brisanjem samo nekoliko poruka možete osloboditi puno megabajta (ili čak gigabajta) odjednom.

Iz trake za pretraživanje Gmaila možete proširiti napredne opcije (strelica desno od trake za pretraživanje) i koristiti polje "Veličina" za pretraživanje poruka većih od X MB. Također možete izravno koristiti sintaksu size:20MB ili larger:10M u traci za pretraživanje. Važno je poštivati ​​format (bez razmaka i M za megabajte), inače će pretraga biti u bajtovima i neće raditi.

Nakon što vidite sve velike e-poruke, pregledajte koje zaista trebate zadržati. Za one s važnim dokumentima, prvo preuzmite privitke na svoje računalo ili neku drugu uslugu u oblaku, a zatim izbrišite e-poruku i ispraznite smeće . To osigurava da ne izgubite nikakve informacije i oslobađa što više prostora.

Druga učinkovita taktika je ciljanje vrlo starih e-poruka. Pomoću operatora `older_than:1y` možete pronaći sve poruke starije od godinu dana; "y" za godine možete zamijeniti s "m" za mjesece ili "d" za dane po potrebi. Ponovno odaberite sve e-poruke koje više ne trebate čuvati i izbrišite ih.

Ne zaboravite provjeriti mape Neželjena pošta i Otpad. Iako se poruke automatski brišu nakon 30 dana, sve u njima i dalje zauzima prostor do tada. U obje mape pronaći ćete gumb za istovremeno pražnjenje svega ("Isprazni Otpad sada" ili "Izbriši sve neželjene poruke sada").

Rješavanje problema u korijenu: bilteni, filteri i organizacija

Čišćenje pristigle pošte je besmisleno ako se nakon dva mjeseca vratite na početak. Jedan od najboljih načina za držanje Gmaila pod kontrolom je odjava s e-poruka koje vam ne koriste . Većina biltena i marketinških e-poruka sadrži poveznicu "Odjava" na dnu poruke, a Gmail ponekad prikazuje sličan prečac pored imena pošiljatelja.

Ako ste zaista preopterećeni desecima biltena, vrijedi odvojiti trenutak za otvaranje nekoliko promotivnih e-poruka, odjaviti se i tako smanjiti stalni tok koji vam puni pristiglu poštu i prostor za pohranu. Manje dolaznih e-poruka znači manje e-poruka koje ćete morati izbrisati u budućnosti.

Također možete stvoriti automatske filtre za arhiviranje određenih poruka, slanje u određenu oznaku ili njihovo izravno premještanje u smeće. Iz trake za pretraživanje Gmaila, pomoću gumba s opcijama, možete filtrirati prema pošiljatelju, predmetu, veličini ili ključnim riječima, a zatim odlučiti što učiniti sa svim e-porukama koje odgovaraju tom uzorku.

Korištenje oznaka i kategorija pomaže u održavanju čistoće pristigle pošte bez potrebe za brisanjem svega. Gmailove kartice (Primarno, Društveno, Promocije, Obavijesti, Forumi) već omogućuju početno filtriranje; ako steknete naviku povremeno provjeravati Promocije i Društveno kako biste ih gotovo potpuno ispraznili, utjecaj na prostor za pohranu bit će ogroman.

I zapamtite da "arhiviranje" ne oslobađa prostor; samo uklanja e-poruke iz glavnog prikaza. Korisno je za organiziranje e-pošte, ali ako želite vratiti gigabajte, morate zapravo izbrisati e-poruke, a zatim isprazniti smeće.

Videozapisi, fotografije i velike datoteke u Google fotografijama

Iako se pretraga fokusira na Gmail, veliki dio problema često leži u Google fotografijama. Videozapisi, posebno oni visoke rezolucije, mogu brzo popuniti prostor za pohranu u roku od nekoliko mjeseci ako često automatski izrađujete sigurnosne kopije.

Za ciljanje samo videozapisa možete posjetiti poseban URL za Fotografije za ovu vrstu sadržaja: https://photos.google.com/search/_tv_video. Tamo ćete vidjeti sve svoje videozapise odjednom i možete odabrati one koje više ne trebate poslati u smeće.

Na https://photos.google.com/unsupportedvideos postoji još jedan koristan prikaz koji navodi videozapise koji nisu kompatibilni s Fotografijama i stoga se ne pojavljuju lako u drugim pretragama. Ove vrste datoteka također zauzimaju prostor, pa ako vam ne trebaju, slobodno ih izbrišite.

Kartica Istraži u Google fotografijama grupira sadržaj prema osobama, mjestima, snimkama zaslona, ​​videozapisima ili kreacijama poput animacija i filmova. To je izvrsno mjesto za pronalaženje grupa starih ili repetitivnih fotografija (na primjer, putovanje od prije nekoliko godina koje već imate spremljeno na tvrdom disku) i oslobađanje nekoliko gigabajta odjednom.

Nakon što ste poslali mnogo fotografija i videozapisa u smeće, idite na odjeljak "Smeće" u Fotografijama i dodirnite "Isprazni smeće". Baš kao i u Gmailu i Disku, prostor se zapravo ne vraća dok ne dovršite ovaj korak . I opet, ako izbrišete puno sadržaja, može proći neko vrijeme dok se promjene ne pojave u traci pohrane.

Google Drive, sigurnosne kopije WhatsAppa i druge često zanemarene značajke

Osim e-pošte i fotografija, vaš Google račun može sadržavati i druge skrivene stavke koje zauzimaju znatan prostor. Jasan primjer su sigurnosne kopije WhatsAppa na Androidu , koje se pohranjuju na Disku i već neko vrijeme se uračunavaju u vaše ograničenje pohrane.

Da biste provjerili ove sigurnosne kopije s telefona, otvorite aplikaciju Google One, idite na odjeljak Pohrana i pod "Oslobodite prostor na računu" pronađite opciju "Izbriši ostale stavke" i odaberite WhatsApp. Tamo možete vidjeti dostupne sigurnosne kopije i izbrisati one koje vam više nisu potrebne.

Ako to radije radije učinite iz preglednika, možete posjetiti one.google.com/backup/management/whatsapp. Pored svake sigurnosne kopije pronaći ćete opciju "Izbriši sigurnosnu kopiju ". Čak i ako izbrišete trenutnu sigurnosnu kopiju, WhatsApp će nastaviti stvarati sigurnosne kopije u budućnosti prema postavkama aplikacije, stoga provjerite i te postavke kako biste izbjegli često generiranje velikih datoteka.

Na Disku ćete, osim datoteka koje ste prenijeli, vidjeti i stavke koje su drugi ljudi podijelili s vama. Važno je znati da se datoteke u odjeljku "Dijeljeno sa mnom" ne uračunavaju u vašu kvotu pohrane (to čini vlasnik), osim ako ne napravite kopiju ili prenesete vlastite datoteke u dijeljene mape. U tom slučaju, kopija ili nove datoteke uračunat će se u vašu kvotu.

Konačno, Disk za računala može prikazivati ​​drugačiju upotrebu pohrane od one koju vidite na webu, jer dijeljene datoteke koje sinkronizirate zauzimaju prostor na vašem lokalnom tvrdom disku, iako ne utječu na vašu pohranu u oblaku. To je normalno ponašanje i ne znači da vam Google uzima dodatne gigabajte.

Uobičajeni problemi pri oslobađanju prostora i kako ih riješiti

Jedna od najčešćih pogrešaka je mišljenje da se prostor oslobađa trenutno. Kada izbrišete mnogo stavki zaredom, Googleovim sustavima može trebati između 48 i 72 sata da ispravno preračunaju prostor za pohranu. Tijekom tog vremena, brojač može izgledati zamrznut iako ste već obavili svoju zadaću.

Ako ste kupili više prostora za pohranu putem usluge Google One, a novi kapacitet se ne prikazuje, pričekajte do 24 sata. Ako se i dalje ne prikazuje nakon tog vremena, odjavite se sa svog Google računa, ponovno se prijavite i provjerite stranicu za plaćanje kako biste bili sigurni da je naplata provedena. Ako je vaša kartica terećena, ali se novi prostor za pohranu ne prikazuje, možda ste kupili plan na drugom računu ; provjerite imate li otvoreno više računa.

Na iPhoneu ili iPadu ponekad pomaže prisilno zatvaranje aplikacije Google One i njezino ponovno otvaranje kako bi se sinkronizirala s poslužiteljima. Konkretni koraci za zatvaranje aplikacija razlikuju se ovisno o verziji iOS-a, stoga je, ako niste sigurni, najbolje obratiti se Appleovoj podršci.

Drugi uobičajeni problem je taj što nakon nadogradnje na veći ili manji plan pohrane Gmail i dalje ne dopušta slanje ili primanje e-poruka. U tim slučajevima najbolje je pričekati do 24 sata , odjaviti se i ponovno prijaviti, pa čak i pokušati poslati e-poruku iz anonimnog prozora ili drugog preglednika (Edge, Firefox itd.) kako biste isključili probleme s predmemoriranjem.

Također postoji određena zbrka u vezi s fotografijama u "Uštedi prostora za pohranu" (prije "Visoka kvaliteta") prenesenim prije 1. lipnja 2021.: te slike i videozapisi ne uračunavaju se u vašu kvotu pohrane . Ako izbrišete puno ovog tipa sadržaja, možda nećete vidjeti nikakve promjene u korištenju prostora za pohranu upravo iz tog razloga.

Kada ima smisla platiti za Google One i kako njime upravljati

Ako vam nakon temeljitog čišćenja i dalje ponestaje prostora ili jednostavno ne želite živjeti s ograničenjem od 15 GB, razmislite o nadogradnji svoje pretplate na Google One. Postoje plaćene opcije koje počinju od 100 GB dodatne pohrane, a kapacitet (i cijena) se povećavaju prema potrebi.

S vremena na vrijeme Google nudi besplatna probna razdoblja usluge Google One novim korisnicima. U tim slučajevima primit ćete pozivnicu za aktivaciju probnog razdoblja u kojem ćete besplatno uživati ​​u više prostora za pohranu ograničeno vrijeme. Morat ćete dodati način plaćanja, ali nećete biti terećeni do kraja probnog razdoblja , pod uvjetom da se sjetite otkazati prije roka ako niste zainteresirani za nastavak.

Ako Google Oneom upravljate putem weba (ne putem Apple App Storea), možete promijeniti svoj plan, prebaciti se s mjesečnog na godišnje plaćanje ili otkazati pretplatu u odjeljku postavki Google Onea pod "Promjena plana pretplate". Na Androidu također možete upravljati pretplatom putem postavki aplikacije i Google Playa.

Na iPhoneu i iPadu stvari su kompliciranije: ako ste plan kupili putem web stranice, nećete ga moći promijeniti iz aplikacije . U tom slučaju morat ćete otkazati trenutni plan s web stranice Google One i, ako njime želite u potpunosti upravljati iz iOS-a, pretplatiti se na novi plan putem App Storea.

Suprotno tome, ako je vaš račun za posao ili školu, ne možete sami kupiti dodatnu pohranu. Morat ćete zamoliti administratora Google Workspacea da poveća vaše ograničenje ili promijeni vašu licencu jer se tim računima upravlja centralno.

U konačnici, oslobađanje prostora u Gmailu i vašem Google računu uključuje kombiniranje nekoliko strategija: korištenje službenog alata Google One, brisanje velikih i starih e-poruka (uvijek pražnjenje neželjene pošte i smeća), provjeravanje Diska, Fotografija i sigurnosnih kopija poput vaše sigurnosne kopije WhatsAppa te bolje upravljanje biltenima i sadržajem koji primate svakodnevno. Ako 15 GB i dalje nije dovoljno, nadogradnja na Google One mogla bi biti najprikladniji način da prestanete stalno imati problema s upozorenjem "memorija je gotovo puna".