- Postoje specijalizirani alati i izvorne metode operacijskog sustava za upravljanje ekstenzijama više datoteka.
- Masovna pretvorba dokumenata u PDF ili promjene verzija u bazama podataka zahtijeva specifičan softver za sprječavanje gubitka podataka.
- Bitno je razlikovati preimenovanje ekstenzije datoteke od stvarne pretvorbe internog formata dokumenta.
Siguran sam da vam se to već dogodilo: imate mapu punu datoteka i shvatite da su u nekompatibilnom formatu ili ih jednostavno trebate sve pretvoriti u PDF kako biste ih poslali e-poštom. Raditi to jednu po jednu je muka i potpuno gubljenje vremena, stoga je pronalaženje načina za automatizaciju ovog procesa najpametnija stvar kako biste izbjegli pretjerano korištenje miša.
Ovisno o tome što tražite, možda ćete morati izvršiti stvarnu konverziju sadržaja ili jednostavno izmijeniti ekstenziju datoteke kako bi vaše računalo prepoznalo koji program treba koristiti za njihovo otvaranje. U tom smislu, postoji sve, od jednostavnih Windows trikova do profesionalnih programa za konverziju koji će za vas obaviti težak posao u sekundama.
Upravljanje ekstenzijama u sustavu Windows 10
Prije nego što pokušate bilo što promijeniti, prvo što trebate učiniti jest provjeriti možete li vidjeti koje datoteke zapravo imate. Prema zadanim postavkama, Windows skriva ekstenzije datoteka, pa morate otići na karticu "Prikaz" u Exploreru datoteka i označiti okvir "Ekstenzije naziva datoteka ". Nakon što to učinite, vidjet ćete da svaka datoteka završava točkom nakon koje slijede neka slova (poput .jpg ili .docx), što sustav koristi za dodjeljivanje ispravne aplikacije.
Ako trebate promijeniti samo nekoliko stvari, možete kliknuti desnom tipkom miša i ručno preimenovati datoteku. Međutim, ako pokušate odabrati više datoteka i promijeniti ih sve odjednom iz izbornika za preimenovanje, bit ćete razočarani. Windows ne dopušta masovne promjene ekstenzija datoteka na ovaj jednostavan način i tražit će potvrdu datoteku po datoteku, što je gnjavaža ako imate stotine slika, na primjer.
Konverzija baze podataka u FileMaker Pro programu
Kada govorimo o tehnički zahtjevnijem softveru, poput FileMaker Pro 15, stvari se mijenjaju. Nije dovoljno samo promijeniti naziv; to je migracija formata baze podataka . Ako imate strukturu sastavljenu od nekoliko povezanih datoteka, najbolji pristup je korištenje funkcije skupne pretvorbe kako ne biste morali preimenovati svaku datoteku pojedinačno i riskirati prekid veza među njima.
Da biste dovršili ovaj postupak bez pogrešaka, preporučuje se slijediti ove detaljne korake:
- Zatvorite sve datoteke koje su otvorene u staroj verziji.
- Stvoriti nova i prazna mapa gdje će se pohraniti pretvorene datoteke (ovo je ključno kako bi se izbjeglo miješanje originala s kopijama).
- Povucite datoteke ili cijelu mapu izravno na ikonu aplikacije ili upotrijebite izbornik Datoteka > Otvori odabirom dokumenata tipkom Ctrl ili Command.
- U dijaloškom okviru odaberite "Otvori sve datoteke i pretvori ih" i određuje odredišnu rutu.
Jedan važan detalj: ako izvorni naziv datoteke ima dodatnu točku uz ekstenziju, FileMaker bi mogao imati problema s dodavanjem sufiksa .fmp12 , stoga je dobro da ih prethodno uklonite. Također, ako je proces jako dug, možete odabrati preskočiti stvaranje indeksa kako biste poboljšali brzinu i učiniti to kasnije.
Skupna konverzija Worda u PDF
Pretvaranje tekstualnih dokumenata u univerzalni format poput PDF-a jedan je od najčešćih zadataka. Ako imate hrpu Word datoteka, korištenje alata poput PDFelementa najučinkovitija je opcija jer vam omogućuju pretvaranje serija dokumenata u pojedinačne PDF datoteke ili, ako želite, spajanje nekoliko Word dokumenata u jedan PDF.
Za one koji traže alternative, postoje opcije poput Wondershare PDF Converter Pro, koji nudi intuitivno sučelje za brzo pretvaranje Office datoteka u PDF. Ako ne želite ništa instalirati, postoje online usluge poput Online2PDF , iako je važno biti svjestan rizika povezanih s korištenjem besplatnih online pretvarača datoteka , jer uvijek trebate imati na umu privatnost podataka kada koristite besplatne web stranice.
Trikovi vizualizacije i organizacije riječi
Ponekad problem nije formatiranje, već način na koji upravljamo s više otvorenih dokumenata. U modernim verzijama Microsoft Worda možete koristiti značajku "Prikaz uz bok" unutar kartice Prikaz za istovremenu usporedbu dva teksta. Ako želite da se oba pomiču istovremeno, uključite "Sinkronizirano pomicanje ".
Za one koji upravljaju s više od dva dokumenta, alat "Organiziraj sve" je spas jer proporcionalno raspoređuje sve otvorene prozore po zaslonu. To ne mijenja format datoteke, ali optimizira učinkovitost tijeka rada kada trebate istovremeno izvlačiti informacije iz više izvora.
Održavanje datotečnog sustava
Prilikom rukovanja mnogim ekstenzijama datoteka ili premještanja datoteka u skupnom stanju, mogu se pojaviti pogreške pri čitanju. Alati poput EaseUS Partition Mastera korisni su za provjeru integriteta datotečnog sustava i ispravljanje pogrešaka na tvrdom disku. To je posebno korisno ako primijetite da se neke datoteke ne otvaraju ispravno nakon postupka pretvorbe ili ako trebate popraviti oštećeni vanjski tvrdi disk kako biste bolje organizirali svoje radne mape.
Savladavanje ovih alata omogućuje nam prelazak s zamornog ručnog upravljanja na potpunu kontrolu nad našim dokumentima . Bilo da se radi o korištenju specijaliziranog PDF softvera, tehničkoj migraciji baze podataka ili jednostavnom prilagođavanju postavki prikaza u operativnom sustavu, ključno je odabrati metodu koja jamči integritet podataka i štedi nam vrijeme na dnevnoj bazi.
