Kako ukloniti metapodatke i skrivene informacije iz PDF-a pomoću ONLYOFFICE Docs-a

Informatec Digital » sigurnosti » Kako ukloniti metapodatke i skrivene informacije iz PDF-a pomoću ONLYOFFICE Docs-a

Ponekad pretpostavljamo da će, kada pošaljemo datoteku, samo primatelj pročitati što smo napisali. Međutim, stvarnost je da digitalni dokumenti nose neku vrstu nevidljive prtljage koja se naziva metapodaci , a koji pohranjuju sve, od toga tko je stvorio datoteku do korištene verzije softvera. Ove informacije, iako nisu odmah vidljive, mogu biti prava glavobolja ako dospiju u pogrešne ruke.

Za one koji koriste alate poput ONLYOFFICE Docs ili uredskih paketa, ključno je znati kako izvršiti temeljito čišćenje. Ne radi se samo o uklanjanju imena autora, već o osiguravanju potpune privatnosti organizacije , sprječavanju da interne putanje poslužitelja ili povijesti uređivanja otkriju operativne tajne koje ne bi smjele napustiti ured.

Što su, zaboga, metapodaci i zašto predstavljaju rizik?

Jednostavno rečeno, metapodaci su podaci koji opisuju druge podatke. Ako snimimo fotografiju, sadržaj je sama slika, ali metapodaci su točne GPS koordinate mjesta gdje je snimljena ili model telefona. U PDF ili Word dokumentu to se prevodi u korisničko ime sustava Windows, datum stvaranja, organizaciju, pa čak i povijest revizija.

Prava opasnost nastaje kada šaljemo te datoteke klijentima ili dobavljačima. Ako ne sredimo te podatke, u biti odajemo vrijedne informacije. Klasičan primjer bio je britanski dosje o Iraku iz 2003. godine, gdje je ugrađena povijest revizija otkrila cijeli urednički lanac, uzrokujući značajan diplomatski incident zbog jednostavnog tehničkog propusta.

Kako očistiti metapodatke u PDF-ovima pomoću ONLYOFFICE-a i drugih alata

Ako radite s ONLYOFFICE dokumentima i želite upravljati informacijama u PDF-u, prvi korak je pogledati što se tamo nalazi. Da biste pregledali te podatke, idite na izbornik "Datoteka" i odaberite "Svojstva ". Nakon što ste tamo, ako želite izbrisati informacije, možete otići na "Dodatni metapodaci ", pristupiti načinu rada "Napredno" i izbrisati redak po redak podatke koje ne želite da itko vidi.

Ako tražite druge profesionalne alternative za PDF datoteke, postoji nekoliko opcija ovisno o razini kontrole koja vam je potrebna:

• Adobe Acrobat Pro: Ima moćnu funkciju pod nazivom "Zaštita" koja omogućuje uklonite skrivene informacije kroz detaljno skeniranje dokumenta.
• NitroPDF: Omogućuje vam brzo brisanje metapodataka s kartice zaštite u odjeljku sadržaj pisanja.
• Foxit PhantomPDF: Nudi jednostavan put kroz "Zaštiti", a zatim "Skriveni podaci" do označi i izbriši specifičnim metapodacima.
• Online alati: Postoje web stranice poput PDFYeah koje automatiziraju proces, iako morate imati Budite oprezni s povjerljivošću prilikom prijenosa osjetljivih datoteka na vanjske poslužitelje.

Inspektor dokumenata u paketu Microsoft Office

Ako je izvorni dokument Word, Excel ili PowerPoint datoteka, najbolje je očistiti podatke prije pretvaranja u PDF. Inspektor dokumenata ovdje je ključni alat. Omogućuje vam pronalaženje i uklanjanje komentara, praćenih promjena, svojstava poslužitelja dokumenata , pa čak i skrivenog teksta (iako ne prepoznaje bijeli tekst na bijeloj pozadini).

Da biste ga koristili, jednostavno idite na "Datoteka", odaberite "Informacije", a zatim "Provjeri ima li problema ". Nakon pokretanja skeniranja možete kliknuti "Ukloni sve" na svim stavkama koje smatrate problematičnima. U Excelu je ovo posebno korisno za brisanje skrivenih listova ili redaka i stupaca koji sadrže podatke koje ne želite da primatelj vidi.

Ključne razlike: Uklanjanje metapodataka u odnosu na precrtavanje sadržaja

Ovdje mnogi ljudi griješe. Važno je razjasniti da uklanjanje metapodataka nije isto što i precrtavanje teksta . Brisanjem metapodataka čiste se nevidljiva svojstva datoteke (autor, datumi, softver), ali se ne brišu riječi napisane na stranici. Ako imate vidljiv telefonski broj ili povjerljivo ime, potrebno vam je vizualno precrtavanje kako bi dokument bio manje uočljiv.

Ako izbrišete samo metapodatke, ali ostavite osjetljivi tekst, podaci će ostati. Suprotno tome, ako redigirate tekst crnim okvirom, ali ne izbrišete metapodatke, ime izvornog autora i dalje će se prikazivati ​​u svojstvima datoteke. Idealno bi bilo da se oba postupka izvrše kako bi se osigurala potpuna anonimizacija.

Napredni savjeti i tehnička upozorenja

Za one koji su tehnički potkovaniji, alati poput ExifToola su fantastični, ali imaju kvaku. Pokretanje naredbe za brisanje svega u PDF-u može se poništiti osim ako se ne koristi proces linearizacije s qpdf-om . Inače, netko s potrebnim vještinama mogao bi oporaviti izbrisane podatke.

Druga važna točka su digitalni potpisi . Ako je dokument elektronički potpisan, svaka izmjena metapodataka mogla bi poništiti potpis. Važno je provjeriti ima li datoteka potpis prije čišćenja i, ako je potrebno, ponovno potpisati dokument nakon što je očišćen.

Upravljanje podacima u proračunskim tablicama i drugim formatima

U slučaju ONLYOFFICE Workspacea, postoji vrlo korisna značajka pod nazivom Prilagođeni filtar za .xlsx datoteke. Ova značajka ne briše metapodatke, ali vam omogućuje dijeljenje proračunske tablice u kojoj korisnici vide samo podatke koje ste filtrirali, što im sprječava manipuliranje prikazom kako bi otkrili skrivene informacije u drugim ćelijama.

U Visiju je postupak sličan onome u Officeu: pristupate odjeljku "Informacije", odabirete "Provjeri probleme" i odabirete "Ukloni osobne podatke" , što briše komentare i putanje predložaka koje bi mogle biti osjetljive.

Održavanje digitalne higijene naših datoteka najbolja je obrana od slučajnih curenja podataka. Od korištenja inspektora dokumenata u Officeu do ručnog čišćenja svojstava u ONLYOFFICE-u ili korištenja specijaliziranog PDF softvera, cilj je uvijek isti: da primatelj primi samo vidljivi sadržaj, uklanjajući svaki trag identiteta ili interne infrastrukture koji bi se mogao zlonamjerno iskoristiti.