Kako organizirati datoteke na računalu i održavati stvari urednima bez pretjeranog rada

Informatec Digital » Sredstva » Kako organizirati datoteke na računalu i održavati stvari urednima bez pretjeranog rada

Mnogi ljudi kupe novo računalo, tvrdi disk ili čak potpuno novi SSD, i u roku od nekoliko mjeseci to je potpuni kaos. Što više prostora imamo, to više datoteka gomilamoFotografije, dokumenti, preuzimanja, videozapisi, radni projekti, bilješke s tečajeva… i tako postaje nemoguća misija pronaći bilo što kada smo u najvećoj žurbi.

Dobra vijest je da organiziranje nije toliko komplicirano ako znate odakle početi. Kombiniranjem opcija samog sustava Windows s nekim specijaliziranim programimaMožete prijeći s katastrofalno lošeg računala na logičan, čist i jednostavan sustav mapa za održavanje, kako za osobni život tako i za svakodnevni posao.

Zašto je toliko važno pravilno organizirati datoteke na računalu?

Iznad opsesije redom, Dobro strukturirane datoteke na računalu gotovo su nužne.Danas se veliki dio naših života odvija na računalima: računi, ugovori, obiteljske fotografije, radni izvještaji, prezentacije, PDF-ovi s važnom dokumentacijom itd. Gubitak ključne datoteke ili 20 minuta traženja nije samo frustrirajuće; može vas zakasniti na rok ili čak uzrokovati gubitak vrijednih informacija.

Osim toga, Neorganiziran sustav mapa znatno usporava pretraživanje.Nije važno imate li vrlo snažno računalo: ako se svaki dokument nalazi na drugom mjestu, s nasumičnim nazivima poput "final_def_definitive2.docx", gubit ćete vrijeme i mentalnu energiju svaki put kada trebate nešto pronaći.

Druga ključna točka je ta Dobra organizacija zahtijeva da s vremena na vrijeme pregledate sadržajTo pomaže izbrisati ono što vam više ne treba, oslobađajući prostor na disku. znati koje datoteke zauzimaju prostor i otkriti duplikate ili ogromne datoteke koje zauzimaju gigabajte bez razloga (stare sigurnosne kopije, nekomprimirani videozapisi itd.).

konačno, Ako dijelite računalo ili radite u timu, koherentan organizacijski sustav je neophodan. To je razlika između toga da bilo tko može pronaći datoteku u sekundama ili da samo "vlasnik kaosa" zna manje-više gdje se sve nalazi.

Osnovne dobre prakse prije dodirivanja bilo čega

Prije nego što počnete stvarati mape kao da sutra ne postoji, važno je postaviti neke jednostavne temelje. Postoje neke navike koje će vam uštedjeti mnogo glavobolja. i preporučljivo ga je usvojiti sada, čak i ako još niste napravili veliko čišćenje računala.

Za početak Zaboravite na radni stol kao "sveobuhvatni" prostor i konzultacije Kako organizirati svoju digitalnu radnu površinuVrlo je praktično tamo baciti sve što preuzmete ili stvorite tijekom dana, ali za nekoliko tjedana imat ćete tepih ikona gdje se ništa ne može razaznati. Idealno bi bilo da vaša radna površina sadrži samo prečace do aplikacija koje svakodnevno koristite i koša za smeće.

Još jedna vrlo korisna početna točka je Koristite veliku generičku mapu kao osnovu za sveWindows već uključuje mapu pod nazivom "Dokumenti", koja je obično savršeno mjesto za centralizaciju osobnih i poslovnih datoteka. Odatle možete izgraditi cijelu svoju internu hijerarhiju na slojevit način.

Također je važno ne pretjerivati ​​s razinom detalja. Stvaranje mape za apsolutno sve jednako je loše kao i nestvaranje nikakve mape.Pokušajte da vaša struktura ima smisla, ali bez upadanja u labirinte podmapa gdje spremanje dokumenta zahtijeva pet klikova i otvaranje deset različitih razina.

Kako najbolje iskoristiti Windows File Explorer

Windows uključuje neke vrlo korisne ugrađene alate za organiziranje sadržaja svake mape, iako je istina da Izvorna organizacija ima svoja ograničenjaPostavke koje primijenite na jednu mapu ne nasljeđuju se automatski na ostale, pa ako želite određeni kriterij na nekoliko lokacija, morat ćete ga ručno podesiti.

Kada otvorite File Explorer, prema zadanim postavkama prikazuje se prikaz "Brzi pristup" (u novijim verzijama naziva se "Početna stranica Explorera"). Ovaj zaslon vam omogućuje da na prvi pogled vidite svoje nedavne i omiljene datoteke.i sa samog računala i s online usluga poput Office.com-a, a obično je praktičnije nego izravno otići na "Ovo računalo" i kombinirati ga s tehnikama za brže pretraživanje datoteka na računalu.

Ako vam je ugodnije uvijek pristupati klasičnim pogonima i mapama, Možete promijeniti početno ponašanje ExploreraNa vrhu, unutar izbornika s opcijama, imate postavku "Otvori Explorer u:", gdje možete odabrati da se otvori izravno u "Ovom računalu" umjesto u "Startu".

Jednom kada se nalazite unutar bilo koje mape, Desnim klikom na prazan prostor u području datoteke otvara se vrlo zanimljiv izbornik. za kontrolu načina prikaza sadržaja. Odatle možete sortirati, grupirati i konfigurirati koje stupce informacija želite vidjeti, između ostalog.

Dvije ključne funkcije na vizualnoj razini su "Sortiraj po" i "Grupiraj po". Pomoću opcije "Sortiraj po" određujete kriterije sortiranja unutar mape (naziv, datum izmjene, vrsta, veličina itd.) i želite li ga pregledati uzlaznim ili silaznim redoslijedom. U sustavu Windows 10 postoji i gumb "Više..." koji omogućuje pristup vrlo dugom popisu dodatnih polja po kojima se sortira.

U slučaju "Grupiraj po", Sadržaj je podijeljen u blokove prema odabranom kriteriju. (po datumu, po vrsti datoteke, po veličini, po oznakama itd.). Svaka grupa vizualno djeluje kao svojevrsna podmapa unutar trenutne mape, sa zaglavljem koje označava kategoriju i datoteke ispod.

Zanimljivost je ta Unutar svake grupe možete primijeniti vlastiti redoslijedNa primjer, mapu "Preuzimanja" možete grupirati prema "Datumu" (danas, jučer, prošli tjedan itd.) i istovremeno unutar svakog bloka sortirati prema vrsti ili veličini kako biste brže pronašli ono što tražite.

U obje funkcije, gumb "Više" (prisutan u sustavu Windows 10 i u "Grupiraj po" također u sustavu Windows 11) otvara prozor u kojem Možete odabrati koje detalje želite prikazati kao stupce Za te elemente: datum stvaranja, autori, visina ili širina u slučaju slika, trajanje videa, godina, širina kadra i duljina itd.

Stvorite jednostavnu, ali učinkovitu hijerarhiju mapa

Ključ da ne poludite je razmišljati o svojoj strukturi zdravim razumom. Idealno bi bilo da glavni sadržaj računala stavite u nekoliko mapa najviše razine.i odatle se granati samo kada je to potrebno.

Ako koristite isto računalo za osobne stvari i za posao, dobra početna točka je stvorite dvije velike mape unutar "Dokumenti"Jedan s vašim imenom (za vaše osobne stvari) i drugi s nazivom vaše tvrtke ili profesionalnog projekta (za poslovne stvari). Unutar svakog možete dodatno podijeliti po područjima: „Računi“, „Klijenti“, „Projekti“, „Fotografije“, „Tečajevi“ itd.

Zamislite drvo: od općeg prema specifičnom, ali bez pretjerivanja s razinamaNa primjer, Fotografije → 2024 → Putovanja → Sevilla. Ne trebate podmapu za "Sevilla danju", "Sevilla noću", "Sevilla s prijateljima", osim ako zapravo ne rukujete tisućama slika i ta vam je razlika korisna.

Koristan trik je zapitati se: "Kako bih tražio ovu datoteku za šest mjeseci?"Ako vam prvo padne na pamet naziv projekta, napišite ga na prvo mjesto. Ako se sjećate datuma (polugodište, školska godina, godina), strukturirajte ga po datumima. Važno je da je pristup dosljedan i da se uvijek ponavlja.

Također izbjegavajte dupliciranje mapa za slične stvari. Što više paralelnih mapa imate sa sličnim nazivima, veća je vjerojatnost da ćete datoteku spremiti na pogrešno mjesto.Jedna, dobro organizirana mapa "Klijenti" bolja je od mapa "Novi klijenti", "Stari klijenti", "Moji klijenti" itd., s miješanim dokumentima.

Kako strateški imenovati mape i dokumente

Nema smisla imati pristojnu strukturu mapa ako kasnije Imena datoteka je nemoguće interpretiratiTu dolaze do izražaja konvencije imenovanja: dosljedan i ponovljiv sustav imenovanja koji vam omogućuje pronalaženje bilo kojeg dokumenta pomoću trake za pretraživanje sustava.

idealno sve povezane datoteke slijede isti obrazacMožete ga temeljiti na datumu, imenu projekta ili klijenta, vrsti dokumenta... ili kombinirati nekoliko elemenata. Na primjer, za proračune možete koristiti nešto poput: „2020-02-04_budget_ClientAlpha.docx“. Ideja je da već samim čitanjem znate o čemu se radi.

Imajte na umu i to Prikaz popisa u sustavu Windows obično prikazuje samo prvih nekoliko znakova. Što se tiče naziva datoteke: Ako koristite vrlo duga imena puna detalja, bit će ih teško pročitati na prvi pogled. Nešto kratko, ali informativno je bolje od cijelog odlomka.

Još jedna vrlo korisna strategija je koristite male "kodove" na početku imena kako biste promijenili abecedni redoslijedNa primjer, datoteke koje počinju s "_" pojavit će se na vrhu popisa unutar mape, tako da taj prefiks možete rezervirati za ono što otvarate svakodnevno ("_Trenutni-projekt", "_Računi-trenutni-mjesec"...).

slično, Imena koja počinju s "@" obično se stavljaju odmah nakon onih koja imaju podcrtu.Ovo možete koristiti za važne dokumente koje ne morate prvo vidjeti. Za ostale možete koristiti brojeve na početku ("1_Opći plan", "2_Izvješća" itd.) ako vam to pomaže u održavanju logičnog redoslijeda.

Dnevne navike: izbjegavanje kaosa prije nego što se pojavi

Računalo se vrlo brzo pokvari kada radimo punim kapacitetom. Preuzeli smo PDF, ostavili ga u Preuzimanja "za kasnije" i brzo spremili Word dokument na radnu površinu. I, prije nego što se osvijestimo, stotine datoteka nagomilane su na improviziranim mjestima.

Najučinkovitiji način borbe protiv ovoga je usvajanje jednostavnog pravila: podnesite dokumente u to vrijemeDrugim riječima, svaki put kada kreirate ili preuzimate datoteku, odvojite 10 sekundi da je spremite izravno u mapu u kojoj bi trebala ostati dugoročno, s ispravnim imenom.

Ta mala gesta sprječava da na kraju tjedna morate provesti sat vremena pokušavajući se sjetiti što je svaka bezimena datoteka bila ili gdje ste, zaboga, spremili prezentaciju koja vam je potrebna za sutra. „Naručit ću kasnije“ obično znači „nikad neću naručiti“..

Unatoč tome, stvari uvijek promaknu. Zato je dobra ideja odvojiti određeno vrijeme, na primjer, petkom prije kraja dana, za izvršite brzi pregled konfliktnih mapaRadna površina, Preuzimanja, Privremeni dokumenti itd. Za samo nekoliko minuta možete premjestiti ono što nedostaje na svoje mjesto, izbrisati duplikate i isprazniti smeće.

Ako vam je teško održavati radnu površinu praznom, možete primijeniti domaću verziju metode "Desktop Zero". Napravite mapu pod nazivom nešto poput "Datoteke radne površine" A kada vidite previše datoteka koje vam zatrpavaju pozadinu, odvucite ih sve tamo. Zatim otvorite tu mapu i pažljivo sve vratite na konačnu lokaciju.

Bolje organizirajte svoje radne datoteke

U profesionalnom okruženju, neorganiziranost je još uočljivija. Vrlo je uobičajeno da vam se radna površina nađe puna svakodnevnih dokumenata., različite verzije prezentacija, izvješća preuzeta od klijenata, resursi koje dijele kolege itd.

Praktična preporuka je Nikada ne spremajte radne dokumente izravno na radnu površinuUvijek koristite mapu "Dokumenti" ili, ako tvrtka ima internu mrežu ili sustav u oblaku, službene dijeljene lokacije (mrežne diskove, OneDrive, Google Drive itd.). Na taj način tim datotekama možete pristupiti i s drugih uređaja.

Unutar svog profesionalnog portfelja razmislite o tome kako zapravo radite. Možete imati zonu datoteka "Radno", zonu datoteka "Čekanje" i zonu datoteka "Arhivirano".Dokumenti se prenose jedan na drugi ovisno o njihovom statusu, što vam pomaže da jasno vidite što je još aktivno, a što možete ostaviti netaknutim.

Ako dijelite dokumente s drugim ljudima, pokušajte se dogovoriti o zajedničkoj minimalnoj konvenciji imenovanja. Nije isto imati mapu s "Završno_izvješće", "Novo_izvješće", "Najnovije_izvješće" nego drugi s „2024-03_Report-clientX_v1“, „2024-03_Report-clientX_v2“ itd. Na razini tima, ovo štedi tisuće pitanja putem e-pošte i chata.

Kad god je moguće, Također koristi prednosti rada izravno u oblaku.Mnoge platforme automatski spremaju verzije, omogućuju vam pretraživanje sadržaja unutar dokumenata i olakšavaju dijeljenje bez potrebe za dupliciranjem datoteka na tisuću različitih web-mjesta; pogledajte našu Vodič za softver za pohranu u oblaku kako bi odabrali najbolju opciju.

Iskoristite programe trećih strana za automatizaciju procesa sortiranja

Ako želite ići korak dalje i prepustiti računalu dio posla, postoji nekoliko vrlo zanimljivih alata. Ovi programi analiziraju vaše datoteke i preuređuju ih prema pravilima koje sami definirate (prema vrsti, datumu, veličini itd.).

Jedna od najopsežnijih opcija je Organiziraj moje datoteke. Ovaj softver radi na Windowsima, Linuxu i macOS-u. i fokusira se na automatsko klasificiranje datoteka prema različitim karakteristikama: ekstenziji, vrsti, datumu stvaranja, veličini i još mnogo toga.

Nakon što ga preuzmete sa službene web stranice i instalirate, prvi put će vas pitati koji pogon ili mapu želite sortirati. Pomoću gumba „+ DODAJ MAPU“ možete dodati druge lokacijeOni će biti navedeni na lijevoj strani sučelja. U središnjem području vidjet ćete tortni grafikon koji koristi boje kako bi prikazao koje vrste datoteka zauzimaju najviše prostora.

Vrlo je jednostavno za korištenje: Kada kliknete na "Organiziraj", program će automatski premjestiti datoteke prema definiranim pravilima.Ovo stvara nove mape unutar izvorne lokacije, organizirane prema vrsti, datumu ili bilo kojem drugom kriteriju koji odaberete. Za samo nekoliko minuta možete transformirati kaotičan direktorij u nešto puno čitljivije.

Još jedna popularna aplikacija je Easy File Organizer. Dostupan je za Windows (uključujući i Microsoft Store), Linux i macOS.Njegova snaga leži u pametnim filterima i prilagođenim pravilima.

S Easy File Organizerom možete definirajte kriterije kao što su vrsta datoteke, ekstenzija, datum stvaranja ili nazivAplikacija analizira sav sadržaj i grupira datoteke koje odgovaraju svakom pravilu u mape. Unutar tih mapa možete stvoriti i dodatne pododjeljke za još precizniju organizaciju.

Proces je prilično automatiziran: Nakon skeniranja ruta koje odredite, program primjenjuje niz pravila (koje prethodno konfigurirate) za preimenovanje, premještanje ili čak brisanje određenih datoteka, održavajući sve u redu uz vrlo malo ručne intervencije.

File Juggler je još jedan alat usmjeren na automatizaciju tijeka rada s datotekama. Njegov je cilj spriječiti gubljenje vremena na ponovno premještanje dokumenata jedan po jedan.Neprekidno analizira određene mape i, čim se pojave nove datoteke koje ispunjavaju određene uvjete, obrađuje ih prema radnjama koje ste definirali.

U ovom slučaju Pravila mogu biti temeljena na nazivu, ekstenziji ili čak sadržaju datoteke.Nakon konfiguracije, program može preimenovati dokumente, premjestiti ih u odgovarajuću mapu, stvoriti sigurnosne kopije ili ih očistiti ako više nisu potrebni. Može se preuzeti s njihove web stranice.

Za one koji upravljaju velikim multimedijskim bibliotekama, posebno glazbom, tu je TagScanner. To je besplatni program usmjeren na audio datoteke i njihove metapodatke. (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes itd.).

S TagScannerom, prvo što trebate učiniti je pretražiti i prenijeti svoju kolekciju audio datoteka. Odatle možete skupno uređivati ​​oznake, preimenovati pjesme prema njihovim metapodacima i reorganizirati cijele mape slijedeći logičan obrazac naziva (izvođač, album, broj pjesme itd.).

Možete se čak i povezati s online bazama podataka kako biste popunili nedostajuće podatke (na primjer, naslovnice albuma ili detalje o albumu). To je vrlo moćan način organiziranja kaotičnih glazbenih biblioteka. bez potrebe da idemo pjesmu po pjesmu.

Organizirajte datoteke s oznakama u sustavu Windows zahvaljujući označavanju

Osim mapa, postoji još jedan vrlo zanimljiv način organiziranja: oznake ili „oznake“Windows ne nudi ovu značajku prema zadanim postavkama, ali postoje alati poput Označavanja koji ovu funkcionalnost dodaju izravno u Explorer.

Označavanje nije samostalni program kao obično, ali dodatna ploča koja je integrirana u sam Windows ExplorerNakon instalacije, vidjet ćete da desnim klikom na jednu ili više datoteka otvaraju se nove opcije povezane s oznakama.

Da biste ga počeli koristiti, morat ćete zatražiti besplatni licencni ključ na njihovoj web stranici. Sve što trebate učiniti je unijeti svoje ime i adresu e-pošte.Primit ćete prvu e-poruku za potvrdu vašeg računa i drugu e-poruku s vašim aktivacijskim ključem.

Kada unesete mapu koju želite sortirati po oznakama, osnovni tijek je jednostavan. Odaberite datoteke koje želite označiti, kliknite desnom tipkom miša i odaberite opciju "Označi s".Odatle možete otići na "Više oznaka" i otvorit će se prozor pod nazivom "Odaberi oznaku".

U tom prozoru, Desnim klikom na "Oznake" možete stvoriti "Novu grupu oznaka"Odnosno, nova grupa tematskih oznaka (na primjer, „Projekti“, „Osobe“, „Prioritet“). Unutar grupe, opet desnim klikom, kreirate određene oznake („Hitno“, „Klijent X“, „2024“ itd.) i primjenjujete ih na odabrane datoteke.

Od tog trenutka, U ploči s oznakama jasno ćete vidjeti koje datoteke imaju dodijeljenu koju oznaku.Dobra stvar je što nećete morati ponovno stvarati oznake: one će uvijek biti dostupne iz kontekstnog izbornika tako da možete označiti nove dokumente s samo nekoliko klikova.

Još jedna velika prednost je ta Jedna datoteka može imati više oznaka istovremenoTo vam omogućuje kombiniranje pristupa: po projektu, po vrsti sadržaja, po godini, po prioritetu… bez potrebe za dupliciranjem datoteka u više mapa. U velikim zbirkama informacija, ova „paralelna“ organizacija je neprocjenjiva.

Specifični alati za kontrolu vaše radne površine

Ako ste jedna od onih osoba koje, koliko god se trudile, uvijek završe s punom radnom površinom, možete se osloniti i na programe namijenjene upravo tome. U sustavu Windows postoje, na primjer, ograde, plaćeni softver koji stvara "blokove" ili kontejnere na samoj radnoj površini.

Kod ograda, svaki blok djeluje kao zasebno područje: Možete imati jedan okvir za prečace aplikacija, drugi za mape i treći za nedavne dokumente.itd. Program može automatski preurediti ikone prema glavnim kategorijama koje definirate.

Na ovaj način, čak i ako još uvijek imate stvari na radnoj površini, Neće biti razasuti po cijelom ekranuali grupirane i vizualno označene, što uvelike smanjuje osjećaj kaosa.

S druge strane, na macOS-u postoje alati poput Hazela koji omogućuju definirati vrlo detaljna pravila za premještanje datoteka između mapa na temelju imena, vrste, datuma ili čak sadržaja. A Finderov sustav "pametnih mapa" funkcionira poput živih filtera, automatski prikazujući datoteke koje ispunjavaju određene uvjete bez njihovog dupliciranja.

I na Macu i na Windowsima, kombiniranje malo osobne discipline s ovim automatizacijama omogućuje održavanje reda je gotovo transparentnoNastavljaš raditi, a sustav stavlja stvari na svoje mjesto.

U konačnici, pravilno organiziranje datoteka na računalu ne znači biti opsesivan, već olakšati si život. Ako definirate logičku strukturu mapa, koristite dosljedna imena, arhivirajte u hodu i sve to podržite pravim alatima. (Windows Explorer, naljepnice, programi za automatsku organizaciju…), vaše računalo prestat će biti beskrajna jama izgubljenih dokumenata i postat će alat u kojem ćete sve brzo pronaći, bez stresa i bez gubljenja sati tražeći stvari za koje znate da ih imate „negdje“.