- Hero Link sustav centralizira pristup dokumentu u jednom trajnom URL-u koji se ne mijenja kada se dozvole promijene.
- Postoje različite razine pristupa publici, od anonimnog i općeg pristupa do pozivnica ograničenih na određene osobe.
- Moguće je primijeniti dodatne sigurnosne slojeve kao što su lozinke, datumi isteka i blokiranje preuzimanja.
- Upravljanje pristupom omogućuje vam opoziv dozvola ili promjenu korisničke uloge bez potrebe za stvaranjem novih veza.
Kad je riječ o timskom radu, slanje privitaka e-pošte stvar je prošlosti. Sada je rješenje dijeljenje pristupa dokumentu uživo u oblaku, što svima omogućuje rad na istoj verziji bez stvaranja nereda dupliciranih kopija. Microsoft OneDrive postao je ključni alat za to, nudeći potpunu kontrolu nad time tko može pristupiti vašim datotekama i što mogu s njima učiniti.
Najuzbudljivije je to što se platforma razvila kako bi se uklonile glavobolje. Ako ste se ikada osjećali izgubljeno s pet različitih poveznica na istu datoteku, bit će vam drago znati da je koncept Hero Linka tu da sve pojednostavi. U osnovi, čini upravljanje pristupom mnogo intuitivnijim i manje sklonim pogreškama, osiguravajući besprijekornu i, prije svega, sigurnu suradnju.
Revolucionarni koncept Hero Linka
Do nedavno, kad god biste htjeli promijeniti tko ima pristup datoteci, sustav bi generirao novi URL. To je bila prava gnjavaža jer ste morali ponovno poslati vezu svima uključenima. Dolaskom Hero Linka , Microsoft je implementirao trajnu glavnu vezu. To znači da se URL ne mijenja čak i ako odlučite promijeniti dozvole s "samo za čitanje" na "uređivanje" ili promijeniti publiku iz svoje organizacije u vanjske korisnike.
Ova promjena je osvježenje za one koji upravljaju proračunima ili prijedlozima s klijentima, jer centralizira povijest pristupa. Ako ste već imali stare poveznice u optjecaju, ne brinite: one i dalje ispravno rade , ali sada se prikazuju grupirane u sekundarnom odjeljku, dok Hero poveznica postaje glavni fokus i primarna pristupna ruta.
Kako postaviti dijeljenje
Za početak dijeljenja, najlakši način je posjetiti web-stranicu OneDrive. Nakon što se prijavite svojim računom, jednostavno odaberite željenu datoteku ili mapu i kliknite gumb Dijeli na vrhu. Tu se događa čarolija, jer možete odabrati izravno kopiranje veze ili slanje pozivnice e-poštom.
Ako odlučite detaljno konfigurirati vezu, ikona zupčanika vam je najbolji prijatelj. Tamo možete definirati publiku veze . Imate nekoliko mogućnosti: dopustiti pristup svima (idealno za društvene mreže, iako je najmanje sigurno), ograničiti pristup na članove vaše organizacije ili ograničiti pristup na određene osobe . Ova posljednja opcija se najviše preporučuje za povjerljive datoteke, jer čak i ako netko proslijedi pozivnicu, samo ovlaštene osobe će joj moći pristupiti.
Napredne sigurnosne postavke i dopuštenja
Ne radi se samo o otvaranju vrata; možete postaviti i stroga pravila o tome što gosti mogu raditi. U izborniku postavki možete omogućiti uređivanje ako želite da surađuju s vama ili ga onemogućiti kako bi datoteka bila samo za čitanje. Osim toga, postoji vrlo korisna značajka pod nazivom "blokiraj preuzimanje ", koja sprječava korisnike da spremaju lokalnu kopiju dokumenta na svoje uređaje.
Za dodavanje dodatnog sloja zaštite možete postaviti lozinku koju ćete morati podijeliti putem metode koja nije putem poveznice. Također je vrlo praktično postaviti datum isteka ; na taj će način poveznica automatski prestati raditi na dan koji odaberete, sprječavajući pristup da ostane otvoren neograničeno. Konačno, ako radite s Word dokumentima, možete koristiti način pregleda koji ograničava korisnike na ostavljanje komentara i prijedloga bez mijenjanja izvornog teksta.
Upravljanje mapama i preglednik datoteka
Dijeljenje cijele mape najbolja je strategija pri upravljanju s nekoliko povezanih datoteka. Međutim, preporučuje se oprez: svatko s dopuštenjima za uređivanje mape može premjestiti, preimenovati ili čak izbrisati bilo koju stavku unutar nje. Vrlo koristan trik je da primatelji mogu dodati dijeljenu mapu na svoj OneDrive putem prečaca , što olakšava upravljanje s računala bez zauzimanja prostora na osobnom računu.
Ako ne želite koristiti preglednik, sve to možete učiniti iz programa Windows File Explorer . Desnim klikom na datoteku prikazat će se opcije Dijeljenje i Upravljanje pristupom. Međutim, budite oprezni s gumbom "Kopiraj vezu", jer ponekad primjenjuje zadane postavke tvrtke , koje bi mogle biti popustljivije nego što biste željeli.
Kako opozvati pristup i očistiti dijeljene datoteke
Dođe vrijeme kada projekt završava i više ne želite da itko ima pristup vašim dokumentima. Da biste to riješili, idite na ploču Detalji datoteke i odaberite Upravljanje pristupom . Odatle možete ukloniti određene poveznice klikom na X ili upotrijebiti opciju Zaustavi dijeljenje da biste odjednom blokirali pristup svima.
Kako biste održali red, dobra je ideja posjetiti karticu Dijeljeno > Od mene u bočnom izborniku. To je savršeno mjesto za mjesečnu reviziju i uklanjanje dozvola iz datoteka koje vam više nisu potrebne. Imajte na umu da ako izbrišete datoteku koju ste podijelili, ona će nestati za sve i završiti u košu za smeće, gdje je samo vi možete vratiti.
Rješavanje problema i savjeti za administratore
Ponekad se gumb za vanjsko dijeljenje čini onemogućenim. To obično nije tehnička pogreška, već ograničenje koje je postavio IT administrator vaše tvrtke. Ako ste administrator, možete prilagoditi te postavke iz centra za administratore sustava SharePoint, definirajući je li dopušten anonimni pristup ili samo određene sigurnosne grupe mogu slati datoteke izvan organizacije.
Kritična točka nastaje kada zaposlenik napusti tvrtku. Budući da je OneDrive osobni, kada se račun izbriše, datoteke koje se s njega dijele imaju datum isteka . Kako biste izbjegli gubitak vitalnih informacija, najbolja je praksa pohranjivati timske dokumente u SharePointu ili Teamsu , osiguravajući da znanje ostane unutar organizacije bez obzira na to tko odlazi.
Učinkovito upravljanje OneDriveom uključuje ravnotežu između praktičnosti brzog pristupa i sigurnosti podataka. Korištenje glavne poveznice, definiranje precizne publike i redovito provjeravanje tko ima pristup vašim informacijama osigurava profesionalno radno okruženje bez slučajnog curenja podataka.