- Az indexelés optimalizálása és a Windows keresési parancsainak elsajátítása jelentősen felgyorsítja a fájlok helyének meghatározását.
- A külső keresőmotorok, mint például az Everything, a WizFile vagy a SearchMyFiles, szinte azonnal megtalálják a fájlokat, és speciális szűrőket is hozzáadnak.
- Sok dokumentumot tartalmazó környezetekben az OCR-rel és metaadatokkal rendelkező dokumentumkezelő pontos keresést és központosított kezelést tesz lehetővé.
Ha úgy érzed, hogy több időt töltesz fájlok keresésével, mint a tényleges munkával , nem vagy egyedül. A dokumentumok, fényképek, letöltések, projektek és másolatok között bármelyik PC gyorsan kaotikus káoszba fulladhat, ahol valami konkrét megtalálása percekig is eltarthat... vagy soha nem történik meg.
A jó hír az, hogy a Windows és számos speciális alkalmazás eszközöket és trükköket kínál a fájlok szinte azonnali megtalálásához név, tartalom, méret, típus vagy dátum alapján. Ebben az útmutatóban megtudhatja, hogyan hozhatja ki a legtöbbet a Windows 10 és 11 kereséséből, mit tegyen, ha a rendszer semmit sem talál, és mely külső programok a legjobbak a még gyorsabb kereséshez.
A keresés működése Windows 10 és Windows 11 rendszerben
Mielőtt bármit is telepítenénk, érdemes megérteni a rendszer működését. A Windows egy belső indexet tart fenn a fájlok helyéről és alapvető jellemzőiről , így kereséskor nem kell lemezről lemezre, mappáról mappára ellenőriznie a folyamatot, ami a sok adatot tartalmazó számítógépeken örökkévalóságig tartana.
Windows 10 rendszerben a keresősáv kiemelt helyen jelenik meg a tálcán és a Start menüben . Egyszerűen írjon be egy program, dokumentum, mappa vagy akár egy általános szó nevét, és a rendszer olyan találatokat ad vissza, amelyek alkalmazások, beállítási panel opciók, fájlok és webes találatok keverékét tartalmazzák.
Windows 11-ben a viselkedés hasonló, bár a kezelőfelület némileg eltér és minimalistabb. Közvetlenül a tálcán található keresőmezőbe gépelhet , vagy megnyithatja a Start menüt, és elkezdhet gépelni, hogy azonnal megtekinthesse az alkalmazásokat, a legutóbbi dokumentumokat és más kapcsolódó elemeket.
Ez a globális keresőmotor teljes mértékben a Windows indexére támaszkodik. Ha egy fájl vagy mappa nincs indexelve, akkor nem jelenik meg az eredmények között, még akkor sem, ha létezik a lemezen , és itt jön képbe a Fájlkezelő és néhány további beállítás.
Keresés a Fájlkezelőben, mint egy profi
A Start menü keresősávja mellett maga a Fájlkezelő is tartalmaz egy külön keresősávot minden ablak jobb felső sarkában . Innen a keresést egy adott meghajtóra, mappára vagy a teljes számítógépre fókuszálhatja, attól függően, hogy hol tartózkodik a gépelés előtt.
A Windows újabb verzióiban ez a keresés egyszerűnek tűnik, valójában számos speciális beállítást rejt . Windows 10 rendszerben keresés végrehajtásakor a menüszalagon megjelenik a „Keresési eszközök” lap, ahonnan szűrhet dátum, méret, fájltípus, mappa, keresési előzmények szerint, vagy akár mentheti is a keresést későbbre.
A Windows 11-ben a menüszalag egyszerűsödött, és egyes funkciók mérete csökkent, illetve áthelyezésre kerültek. Mostantól az eszköztáron található egy „Keresési beállítások” gomb , amellyel finomhangolhatja a keresés helyét (csak az aktuális mappában vagy az almappákban is), a tömörített fájlokat is belefoglalja-e a keresésbe, a szöveges dokumentumok tartalmát is beolvassa-e, valamint szűrőket alkalmazhat méret, típus vagy dátum szerint.
Ezekkel az eszközökkel az Intéző keresősávja megszűnik egyszerű szövegmező lenni, és nagyon hatékony eszközzé válik bizonyos fájlok gyors megtalálásához a nagy mappafákon belül, feltéve, hogy ismeri a szűrők használatát.
Javítsa, sőt, építse újra a Windows indexelését
Az egyik leggyakoribb ok, amiért a Windows nem talál semmit, az, hogy az index sérült vagy elavult . A rendszer létrehoz egy indexet az összes indexelni kívánt fájl elérési útjával és nevével; ha ez az indexelés meghiúsul, a keresések lelassulnak, kevés találatot adnak vissza, vagy egyáltalán nem adnak eredményt.
A probléma megoldásához használhatja az „Indexelési beállítások” eszközt, amely a Windows keresősávjából érhető el az „Indexelési beállítások” kifejezés beírásával a Start menübe . Ebben az ablakban láthatja, hogy mely helyek kerülnek indexelésre (alapértelmezés szerint a felhasználói mappák, a Start menü és kevés más). Ha valami nincs rendben, kattintson a „Speciális beállítások”, majd a hibaelhárítási részben az „Újraépítés” lehetőségre.
Ezenkívül a Windows 10-ben van egy külön rész a Beállításokban, melynek neve „Keresés a Windowsban ”, míg a Windows 11-ben ezek a beállítások a Beállítások > Adatvédelem és biztonság > Keresés a Windowsban menüpontban találhatók. Mindkét esetben választhat a klasszikus indexelési mód (csak bizonyos mappák) vagy a továbbfejlesztett indexelési mód (gyakorlatilag a teljes lemez) között, áttekintheti az indexelési állapotot, és kizárhatja azokat a mappákat, amelyeket nem szeretne megjeleníteni a keresésekben.
Az új Copilot+ PC-kben a Microsoft egy további lépést tett az úgynevezett szemantikus indexeléssel . A hagyományos indexelés mellett ezek az eszközök egy olyan indexet hoznak létre, amely képes fogalmak összekapcsolására: ha a „tészta” szóra keresünk rá, akkor a „lasagne” vagy a kapcsolódó receptek dokumentumait vagy fotóit is meg tudja jeleníteni, még akkor is, ha a szó nem egyezik. Ez a teljes szemantikai index helyben tárolódik, akár magán az eszközön, akár egy PC-n a Windows 365 felhőben, és a Microsoft kijelentette, hogy nem küldi el a szervereire, és nem használja fel mesterséges intelligencia modellek betanítására.
A Copilot+ PC-ben a szemantikus indexelés alapértelmezés szerint engedélyezve van, de bizonyos helyeket vagy fájltípusokat letilthat a Beállítások > Adatvédelem és biztonság > Windows keresése > Speciális indexelési beállítások menüpontban . A Microsoft azonban azt javasolja, hogy az első alkalommal hagyja egy ideig csatlakoztatva a számítógépet, hogy a kezdeti indexelési folyamat a teljesítmény befolyásolása nélkül befejeződhessen.
Keresési trükkök parancsokkal és helyettesítő karakterekkel
A gombokon és menükön túl a Windows Search egyfajta „mininyelvet” is támogat operátorokkal és szűrőkkel, amelyek lehetővé teszik a keresés finomhangolását közvetlenül az Intéző keresősávjából. Ha egyszer megszokja, gyorsabb lesz néhány parancsot beírni, mint folyamatosan menüket megnyitni.
Kezdésként használhat logikai operátorokat , például NEM, VAGY, idézőjeleket és zárójeleket. Például a „kutya NEM macska” (vagy „kutya -macska”) olyan kutyákkal kapcsolatos fájlokat keres, amelyek nem tartalmazzák a „macska” szót; a „kutya OR macska” olyan fájlokat ad vissza, amelyek tartalmazzák mindkét szót; az idézőjelek lehetővé teszik a pontos kifejezés keresését, a zárójelek pedig azt jelzik, hogy a szavak bármilyen sorrendben lehetnek, például (kutya macska).
Ezután vannak az általános szűrők , amelyek „filter:value” formátumban íródnak. Néhány a leghasznosabbak közül: date:, modified:, created:, size:, class:, ext:, folder: vagy file:. Például a „date:today” vagy a „date:yesterday” az aznap módosított fájlokra korlátozza az eredményeket; a „size:large” méret szerint szűr; a „class:image” bármilyen formátumú fényképet ad vissza; és az „ext:jpg” az adott fájltípusra fókuszálja a keresést.
Ezenkívül helyettesítő karaktereket, például csillagot is használhatsz a kereséshez, ha csak a név egy részére emlékszel. Egy olyan keresés, mint a ` soft*`, megtalálja az összes olyan fájlt, amelynek a neve "soft" karakterlánccal kezdődik (pl. `software`, `softonic`, `soft-test` stb.), és a `*soft*` megkeresi azokat a fájlokat, amelyek a karakterláncot tartalmazzák középen. Hasonlóképpen, a `*.gif` megjeleníti az aktuális mappában és almappáiban található összes GIF képet.
Bizonyos tartalomtípusokhoz még specifikusabb szűrők is elérhetők, például diákhoz: a prezentáció oldalainak számához, megjegyzésekhez: a Word dokumentumokban található jegyzetek kereséséhez, vagy olyan mezőkhöz, mint az előadó:, album:, szám:, műfaj:, időtartam:, év:, tájolás:, szélesség: és magasság: dalok, videók vagy képek metaadataik alapján történő kereséséhez.
Nagy fájlok megkeresése hely felszabadításához
Amikor a lemez megtelik, az első teendő, hogy kiderítsük, mi foglal annyi helyet. A Fájlkezelőben méret szerint kereshetünk fájlokat, és rendezhetjük az eredményeket , hogy gyorsan azonosítsuk a legnagyobbakat, és eldönthessük, hogy töröljük vagy áthelyezzük-e őket.
Windows rendszerben egyszerűen nyissa meg a Fájlkezelőt (Win + E), jelölje ki az ellenőrizni kívánt meghajtót, és használja a keresőmezőt. Kattintson a mezőre, és a Keresés lapon (Windows 10 rendszerben) bontsa ki a Finomítás alatti „Méret” részt, hogy előre beállított kategóriák közül válasszon, például üres, apró, kicsi, közepes, nagy, hatalmas vagy gigantikus.
Egy másik lehetőség, hogy a részletes nézetben a „Méret” oszlopfejlécre kattint , és kiválasztja a kívánt mérettartományokat, a szűrőt közvetlenül a fájllistából alkalmazva. Mindkét módszer ugyanazokkal az előre definiált tartományokkal működik.
Ha nagyobb pontosságra van szükséged, manuálisan is beírhatod a keresősávba a size:>500MB kifejezést , hogy megtaláld az 500 MB-nál nagyobb fájlokat, vagy használhatsz más értékeket attól függően, hogy mit szeretnél nyomon követni. Így a méret szerinti rendezés a lemezed igazi "szörnyetegeit" hozza a tetejére.
A Fájlkezelő mellett egyes gyártók külső eszközöket, például a WizTree-t, a WinDirStat-ot vagy a SpaceSniffer-t ajánlják a lemezhasználat vizuális feltérképezéséhez, ahol minden blokk a mappákat és fájlokat méretükkel arányosan jelöli . Ezek a segédprogramok nagyon hasznosak ahhoz, hogy egy pillantással lássuk, mely könyvtárak foglalják a legtöbb tárhelyet.
Rendszer- és ideiglenes fájlkezelés
A kihasználatlan tárhely jelentős részét gyakran ideiglenes fájlok, frissítések maradványai és egyéb, már nem szükséges rendszerfájlok foglalják el . Ezek manuális törlése veszélyes lehet, ha nem tudjuk, mit csinálunk, ezért a legjobb, ha a Windows által biztosított eszközöket használjuk.
Ehhez nyissa meg a Fájlkezelőt, keresse meg a fő meghajtót (általában C:), kattintson rá jobb gombbal, és válassza a „Tulajdonságok” lehetőséget. Innen olyan beállításokat érhet el, mint az ideiglenes fájlok és a Windows Update-ből vagy a víruskereső szoftverből származó maradék tartalom tisztítója , amelyeket a rendszer azonosít, így biztonságosan törölheti azokat.
Ily módon a Windows nyomon követi a felesleges rendszerfájlokat, és listát készít azokról, amelyek biztonságosan eltávolíthatók. Ez egy gyors módja annak, hogy egyszerre több gigabájtot állítsunk vissza, különösen nagyobb operációs rendszerfrissítések után.
Külső programok az azonnali fájlkereséshez
A Windows beépített keresőmotorja sokat fejlődött, de ha több millió fájllal van dolgunk, vagy nagyon specifikus extra funkciókra van szükségünk , akkor a harmadik féltől származó, ultragyors keresésre szakosodott alkalmazások jönnek képbe.
Ezen programok közül sok a rendszer saját indexét használja ki, vagy közvetlenül olvassa a belső struktúrákat, például az NTFS lemezeken található Master File Table-ot (MFT) , így minimális erőforrás-felhasználással azonnali eredményeket ér el. Ezenkívül gyakran tartalmaznak fejlett szűrőket, tartalomalapú keresést, lekérdezések mentését és egyéb, alapértelmezés szerint nem tartalmazott funkciókat.
SearchMyFiles: ultra részletes keresések
A Nirsoft SearchMyFiles nevű, hatékony, hordozható segédprogramja gyakorlatilag bármilyen kritérium alapján fájlok keresésére szolgál . A kezelőfelülete nem a legszebb, de cserébe hatalmas testreszabási lehetőségeket kínál: szűrhet létrehozási, módosítási és utolsó hozzáférési dátum, attribútumok, méret, kiterjesztések, belefoglalt vagy kizárt elérési utak, valamint fájltartalom szerint is.
Funkciói közül kiemelkedik a duplikált fájlok, a nem duplikált fájlok, az azonos nevű fájlok és más hasonló variációk keresése. Ez nagyszerű eszközzé teszi az ismétlődő fájlok észlelésére és a hely felszabadítására anélkül, hogy bármi fontosat megsértene. A program részletes listákat jelenít meg, amelyeket HTML, CSV, XML formátumban menthet, vagy a vágólapra másolhat.
A keresési beállításokban kiválaszthatja, hogy kizárja-e a rendszerkönyvtárakat és a rejtett mappákat , beállíthatja a keresés mélységét, és pontosan meghatározhatja a keresendő fájlok körét. Miután elindította a keresést a „Keresés indítása” gombbal, az eredmények egy másik ablakban jelennek meg, ahol rendezheti, szűrheti és kiválaszthatja az elemeket.
A SearchMyFiles egyik legújabb fejlesztése, hogy a dokumentumok szövegében is kereshetünk egyezéseket , nem csak név alapján. A „Fájl tartalma > Szöveg” opció aktiválásával a dokumentumokat a bennük található szó vagy kifejezés alapján is megtalálhatjuk – ez nagyon hasznos, ha a témára emlékszünk, de a címre nem.
Az egyes találatok helyi menüjéből törölheti, átnevezheti, megnyithatja vagy közvetlenül a fájlokat tartalmazó mappához navigálhat, ami jelentősen leegyszerűsíti a későbbi kezelést. Mivel hordozható eszközről van szó, nem kell semmit telepítenie a rendszerére ; egyszerűen kicsomagolja és futtatja.
Minden: a tökéletes azonnali keresőmotor
Az „Everything” egy klasszikus elnevezés, ha a Windowsban szinte azonnal keresünk fájlokat . Ingyenes, nagyon könnyű (a futtatható fájl körülbelül 2 MB), és nagyon kevés RAM-ot használ, így ideális választás még a szerényebb számítógépeken is.
Az Everything első futtatásakor az indexeli a helyi meghajtókon található összes tartalmat. Innentől kezdve a keresések azonnaliak és valós időben frissülnek, valahányszor fájlokat hoznak létre, törölnek vagy átneveznek. A felső sávban elég csak beírni a kívánt kifejezést, hogy élőben szűrhesd az eredményeket.
Tartalmaz fájltípus, elérési út, kiterjesztés és egyéb kritériumok szerinti szűrőket a „Keresés” menüből, lehetővé téve az eredmények finomítását több százezer fájllal végzett munka során . Emellett egy „Könyvjelzők” rendszert is kínál, amellyel mentheti a gyakran használt lekérdezéseket, és újra futtathatja azokat anélkül, hogy bármit is be kellene gépelnie.
Egy másik érdekes funkció az integrált HTTP-kiszolgáló, amely lehetővé teszi távoli keresések végrehajtását a számítógépén a helyi hálózaton lévő más számítógépekről , sőt, megfelelő konfiguráció esetén az internetről is (a benne rejlő kockázatokkal). Funkciókészlete azonban nem olyan kiterjedt, mint néhány fejlettebb versenytársáé.
Röviden, az Everything a brutális sebesség, az egyszerű kezelőfelület és a nulla erőforrás-fogyasztás kombinációjával tűnik ki , így ideális megoldást kínál mindazoknak, akik túl sok gond nélkül szeretnék javítani a kereséseket.
WizFile: Extrém sebességű MFT olvasás
A WizFile egy másik fájlkereső, amely másodpercek alatt megtalálja a számítógépén található fájlokat , legyen szó merevlemezről, SSD-ről vagy hálózati megosztott meghajtóról. Legfontosabb jellemzője, hogy NTFS meghajtókon közvetlenül a Master File Table-t (MFT) olvassa, így nincs szükség külön adatbázis létrehozására vagy karbantartására: mindent a memóriában tárol, és azonnal reagál.
A kezelőfelülete nagyon letisztult: felül egy keresőmező, alatta pedig az eredmények listája, oszlopokkal a név, elérési út, méret, módosítási dátum stb. számára. Szűrhet fájltípus, méret, dátum és hely szerint , és az eredmények gépelés közben, észrevehető késések nélkül jelennek meg.
A program telepíthető és hordozható verzióban is elérhető, így szükség esetén USB-meghajtóról is futtatható. Személyes használatra teljesen ingyenes, így különösen vonzó az otthoni felhasználók számára.
Legnagyobb erőssége a sebesség és a könnyű használat kombinációjában rejlik , azoknak készült, akik valami erősebbet szeretnének, mint a Windows keresőmotor, de anélkül, hogy elakadnának a speciális beállításokban. Egyes haladó felhasználók hiányolhatják az extra funkciókat, de a mindennapi használatra több mint megfelelő.
Más eszközökhöz képest minimális a tanulási görbe: egyszerűen futtassa a programot, írja be a keresési kifejezéseket, és használjon egy-két szűrőt, ha finomítani szeretné a listát. Kevés további dolgot kell megtanulnia, és sok időt takarít meg.
Listary: Integrált keresés bárhol
A Listary más megközelítést alkalmaz: ahelyett, hogy csupán egy keresőablak lenne, zökkenőmentesen integrálódik a rendszerbe univerzális indítóként és keresőmotorként . Bármikor meghívhatod a bal Control billentyű dupla megnyomásával, és megjelenik egy szövegmező, ahová beírhatod, amit keresel.
Erről a panelről fájlokat nyithat meg, programokat indíthat el, mappákba navigálhat, sőt, gyorsan áthelyezhet és másolhat fájlokat könyvtárak között . Továbbá integrálódik olyan népszerű fájlkezelőkkel, mint a Total Commander, a Directory Opus, az XYplorer, az Xplorer2, a WinRAR, a FileZilla és mások, így azonnali keresési funkciót ad hozzá a saját felületéhez.
A beállítások panelen a Listary lehetővé teszi annak meghatározását, hogy milyen típusú elemeket szeretne megjeleníteni az eredményekben, és melyeket nem, így a keresése letisztultabb. Vizuálisan kifinomultabb, mint sok más hasonló eszköz, így a kevésbé technikai felhasználók számára is nagyon felhasználóbarát.
Bár a program hordozható módban is futtatható, elsősorban a hivatalos weboldaláról telepítőn keresztül terjeszthető. Mindenesetre hibrid megközelítése, amely az indító és a keresési funkciót ötvözi, nagyon jó alternatívává teszi azok számára, akik valami „modernebbre” vágynak, mint egy egyszerű fájllista.
PowerToys Run: A Microsoft Launcher
A Microsoft PowerToys egy fejlett segédprogramcsomag azoknak a felhasználóknak, akik olyan funkciókat szeretnének feloldani, amelyek alapértelmezés szerint nincsenek engedélyezve . Ezen a csomagon belül a minket érdeklő eszköz a PowerToys Run, egy univerzális kereső és indító, amelyet egy konfigurálható billentyűparancs segítségével lehet megnyitni.
Eredetileg egyszerű alkalmazásindítóként tervezték, a Microsoft integrációkat adott hozzá a Windows Search szolgáltatással , így fájlokat és mappákat is kereshet. A PowerToys panelen aktiválhatja a "Windows Search" bővítményt a Futtatás menüben, így a rendszer saját indexéből származó gépelési eredmények jelennek meg.
Az előnye, hogy a konfigurálás után megnyomhatja a billentyűparancsot (alapértelmezés szerint Alt + Szóköz vagy hasonló), beírhatja egy fájl vagy mappa nevét, és közvetlenül megnyithatja anélkül, hogy az Intézőn vagy a Start menün kellene keresztülmennie . Más bővítményekkel (számítások, mértékegység-átváltás stb.) együtt nagyon sokoldalú eszközzé válik.
A fő hátránya, hogy a Run használatához telepíteni kell a teljes PowerToys csomagot, ami túlzás lehet, ha csak a keresőeszközre van szükség. Ennek ellenére a Windows integráció kiváló, és az erőforrás-fogyasztás meglehetősen mérsékelt ahhoz képest, amit kínál.
Egyéb gyors keresőmotorok: DocFetcher, UltraSearch, WizFile és SwiftSearch
A fent említett eszközökön kívül más, nagyon érdekes keresőmotorok is léteznek konkrétabb felhasználási esetekhez vagy technikaibb keresésekhez . Az egyik ilyen a DocFetcher, amely csak a megadott mappák indexelésére összpontosít a teljes lemez helyett. Ideális, ha elsősorban dokumentumokkal dolgozik , és kulcsszavak, méret, fájltípus vagy formátum szerinti részletes keresést szeretne.
A DocFetcher lehetővé teszi az Office, PDF, OpenOffice, HTML, sima szöveges és más formátumú dokumentumok előnézetét , mindezt a saját ablakából. Ez nagyon kényelmes annak ellenőrzésére, hogy egy fájl valóban az-e, amit keres, anélkül, hogy az eredeti programban kellene megnyitnia. Ez jelentősen felgyorsítja a nagy mennyiségű fájl áttekintését.
Az UltraSearch a maga részéről egy ultragyors fájl- és mappakeresőként mutatja be magát , amely támogatja a beillesztési és kizárási szűrőket, a fájltípus és a belső tartalom szerinti keresést, sőt, még a nem kívánt rendszerkönyvtárak elkerülésének lehetőségét is.
A már tárgyalt WizFile-t számos összehasonlításban is emlegetik egyszerűsége és sebessége miatt, amikor az MFT-vel NTFS-en dolgozunk. Nagyon hasznos, ha név vagy egy adott elérési út alapján szeretnénk keresni helyettesítő karakterek, például csillag, vagy formátum és kulcsszó kombinációi segítségével (például *.mp3 dance, ha olyan MP3 dalokat keresünk, amelyek nevében szerepel a "dance" szó).
Végül, a SwiftSearch kiemelkedik azon kevés keresőmotorok egyikeként, amelyeknek egyáltalán nem kell semmit indexelniük . Képes az összes meghajtót vagy egy adott mappát átvizsgálni anélkül, hogy állandó indexeket hozna létre, másodpercek alatt visszaadva az eredményeket, és pontos információkat megjelenítve az elérési útról, a méretről, valamint a létrehozási, hozzáférési és módosítási dátumokról.
Dokumentumkezelő és fejlett keresőszoftver
Amikor a dokumentumok mennyisége nagyon nagy, ahogy az gyakran előfordul a vállalkozásoknál, hatékonyabb lehet az egyszerű keresőmotorokról egy teljes dokumentumkezelő rendszerre áttérni . Ezek a megoldások nemcsak felgyorsítják a kereséseket, hanem javítják a szervezettséget, a biztonságot és a munkafolyamatot is.
A Windows Intéző praktikus, de korlátozott azokban a környezetekben, ahol több ezer vagy több millió fájl található helyi meghajtókon, hálózatokon és felhőalapú tárhelyeken . A Windows indexelése nehézségekbe ütközik a rengeteg adattal, manuális karbantartást igényel a mappák felvételéhez, és általában nem kínál részletes vezérlést a különböző adattárak felett.
A dokumentumkezelő eszközök, mint például a d.doc, logikai „irodákat” vagy „fiókokat” hoznak létre, amelyek csoportosítják a mappák és adattárak halmazait, lehetővé téve, hogy csak a releváns szegmensen belül keressen , és kihagyja azokat a dokumentumhalmokat, amelyeknek semmi közük ahhoz, amire az adott pillanatban szüksége van.
Továbbá ezek a rendszerek olyan fejlett funkciókat tartalmaznak, mint a logikai keresés a természetes nyelvvel kombinálva , a közelítő keresés (az elgépelések támogatására) és a kifejezésbővítés (egy szó különböző alakjainak megkeresése), így sokkal könnyebb megtalálni egy adott dokumentumot akkor is, ha nem emlékszik a pontos címre.
Ezen platformok egy másik kulcsfontosságú jellemzője a gazdag metaadat-információ. A dátumon vagy a méreten túl egy jó dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi olyan mezők hozzáadását és szerkesztését, mint a cím, szerző, részleg, állapot, kulcsszavak vagy folyamattípus , majd ezek alapján szűrést és keresést. Ez olyan, mintha minden fájlhoz hozzáadnánk egy teljes "borítót", amely tartalmazza az összes szükséges információt.
Optikai karakterfelismerés (OCR) a beolvasásokon belüli kereséshez
A dokumentumok digitalizálásának egyik legnagyobb problémája, hogy a beolvasott PDF-ek vagy képek önmagukban nem tartalmaznak géppel olvasható szöveget . Windows esetén ezek csak képpontokból állnak, így nem lehet bennük kulcsszavak segítségével keresni.
A megoldás az OCR (optikai karakterfelismerés), egy olyan folyamat, amelynek során egy szoftver elemzi a képpontok fényerejét és alakját, hogy megállapítsa, mely betűk és szavak találhatók a képen vagy a beolvasott dokumentumban . Miután a tartalom szöveggé alakult, a fájl indexelhetővé és szerkeszthetővé válik.
Sok dokumentumkezelő rendszer, mint például a d.doc, automatikusan integrálja az OCR-t, így amikor feltölt egy szkennelt dokumentumot, az egy felismerési folyamaton megy keresztül, és a tartalma alapján kereshetővé válik . Ez létfontosságú a korábbi archívumokkal, aláírt szerződésekkel, szkennelt számlákkal stb. való munkához.
A keresések engedélyezése mellett az OCR lehetővé teszi a PDF-ek és szkennelt képek szövegének szerkesztését , a prezentációk konvertálását, a sablonok módosítását és a nyomtatott űrlapok digitalizálását számítógépes kitöltéshez. Papír-sok környezetben a termelékenységbeli különbség óriási.
A jó dokumentumkezelő szoftverek jellemzően kombinálják az OCR-t, a fejlett metaadatokat, a logikai keresést és a konvertáló eszközöket (pl. PDF-ből Excelbe vagy Wordbe konvertálás), hogy sokkal hatékonyabb munkakörnyezetet biztosítsanak, mint az egyszerű Windows Intéző , különösen azoknál a vállalatoknál, amelyeknek auditálniuk, verziózniuk és biztonságosan meg kell osztaniuk a dokumentumokat.
Mindezek alapján egyértelmű, hogy a fájlok gyorsabb PC-n való megtalálásának kulcsa több megközelítés hatékony kombinálásában rejlik: a Windows indexelésének és keresési parancsainak kihasználásában, az index egészséges és jól konfigurált állapotban tartásában, ultragyors külső keresőmotorok használatában, amikor a mennyiség megkívánja, és professzionális környezetben egy jó dokumentumkezelő megfontolásában OCR-rel és metaadatokkal, amely lehetővé teszi a fájlok keresésére fordított idő minimalizálását és a velük való munkára fordított idő maximalizálását.
