Hogyan szabadítsunk fel helyet a Gmailben, és hogyan kerüljük el a tárhely kifogyását

Informatec Digital » Források » Hogyan szabadítsunk fel tárhelyet a Gmailben, és hogyan kerüljük el a tárhely kifogyását

Ha naponta használod a Gmailt, a beérkező leveleid valószínűleg digitális kacatfiókká váltak : több ezer e-mail, soha el nem olvasott hírlevelek, hatalmas mellékletek, és ráadásul a Google Fotók és a Drive is gigabájtokkal gyarapítja a tárházat. Bár úgy tűnhet, hogy a Google által biztosított 15 GB mindenre elég, amint megtelik, elkezdődnek a figyelmeztetések és a problémák.

Amikor közeledsz a tárhelykorlátodhoz, a Google letilthat: a Gmail leállítja az e-mailek küldését és fogadását , a Drive leállítja a fájlok feltöltését, és a Fotók leállítja a biztonsági mentést. Mielőtt elérnéd ezt a pontot, érdemes megtanulni, hogyan szabadíthatsz fel tárhelyet a Gmailben (és a Google-fiókod többi részében) szervezett, gyors és mindenekelőtt megszakítás nélküli módon anélkül, hogy bármi fontos adatot elveszítenél.

Hogyan működik a Google tárhelye és miért telik meg a Gmail

Az első dolog, amit meg kell érteni, hogy ez a 15 GB ingyenes tárhely nem csak a Gmailhez tartozik: a Gmail, a Google Drive és a Google Fotók között oszlik meg . Ezenkívül vannak más, kevésbé látható elemek is, például a WhatsApp biztonsági mentései Androidon vagy az alkalmazásokból származó adatok, amelyek ugyanazt a tárhelyet használják.

Amikor a tárhely a határáig ér, a Google egy sor meglehetősen komoly korlátozást alkalmaz . A Gmailben nem lehet üzeneteket küldeni és fogadni, a bejövő e-maileket pedig a feladónak küldik vissza egy megtelt postaláda értesítéssel. A Drive-ban az új fájlok már nem szinkronizálódnak és nem töltődnek fel, a Dokumentumokban, Táblázatokban, Diákban és más Google Office alkalmazásokban pedig nem lehet új dokumentumokat létrehozni, és nem lehet engedélyezni másoknak a meglévők szerkesztését.

A Google Fotókban a blokkolás azt jelenti, hogy nem készülnek új biztonsági másolatok a fényképekről és videókról . Minden mentett tartalom továbbra is elérhető marad, de új tartalom nem kerül hozzáadásra, amíg nem szabadít fel vagy nem vásárol további tárhelyet. És légy óvatos: ha nem teszel semmit, napokig észrevétlenül is lemaradhatsz fontos e-mailekről.

A fennmaradó tárhely ellenőrzéséhez a Gmail alján egy használatjelző látható. Innen elérheti a tárhelykezelési oldalt, amely részletesen mutatja, hogy a Gmail, a Drive és a Fotók mennyi tárhelyet használ külön-külön . Ez a legegyértelműbb módja annak, hogy meghatározzuk a probléma okát.

Használd a Google One-t és a hivatalos eszközt a tárhely felszabadításához

A Google szinte mindent központosított a tárhely felszabadításával kapcsolatban a Google One platformon. Előfizetés nélkül is használhatod a tárhelykezelő panelt , hogy lásd, mi foglal helyet, és tömegesen töröld a felesleges elemeket.

A számítógépedről nyisd meg a Google One-t, és keresd meg a Tárhely részt. Ott találod a „Tárhely visszaszerzése ” nevű részt, amely szolgáltatás (Gmail, Drive, Fotók) és tartalomtípus (nagy fájlok, spam, kukában lévő elemek stb.) szerint csoportosítja a tárhely felszabadításának lehetőségeit.

A „Fióktárhely felszabadítása” részben olyan kategóriákat tekinthet át, mint a kuka, a spam, a nagyon nagy fájlok vagy az alkalmazástartalmak. A kategóriától függően lehetősége van rendezni , szűrni vagy módosítani a nézetet (lista vagy rács), így könnyebben áttekintheti a nagy mennyiségű elemet a törlés előtt.

A Google Fotókban ugyanez a panel jeleníti meg a törlésre kész fotókat és videókat; ha meg szeretne tartani valamit, letöltheti a számítógépére, mielőtt a kukába helyezné. Miután kiválasztotta, hogy mit szeretne eltávolítani, koppintson a Törlés (vagy az „Áthelyezés a kukába” lehetőségre, ha a Fotókban van), és amikor a Google kéri, erősítse meg, hogy elfogadja a végleges törlést a hozzájáruló négyzet bejelölésével.

Ne feledd, hogy ha egyszerre több ezer elemet törölsz , akár 48-72 órát is igénybe vehet, mire a felszabadult tárhely helyesen megjelenik a fiókodban, ezért ne ess pánikba, ha a sáv eleinte alig mozdul.

A probléma diagnosztizálása: Drive, Gmail vagy Fotók

Mielőtt elkezdenél mindent törlés közben, érdemes kideríteni, hogy melyik szolgáltatás használja a legtöbb helyet. Látogass el a drive.google.com/drive/quota oldalra , hogy a Drive-fájljaidat a legnagyobbtól a legkisebbig rendezve lásd. Ez egy nagyon jól áttekinthető módja annak, hogy lásd, hogy a tárhelyet videók, nagyméretű biztonsági mentések vagy évek óta megőrzött dokumentumok foglalják-e.

Ebben a nézetben egyszerűen kattintson jobb gombbal bármelyik nagyméretű fájlra, amelyre nincs szüksége, és válassza az „Áthelyezés a Kukába ” lehetőséget. Ha elegendő fájl van a kukában, lépjen a Drive „Kuka” mappájába, és kattintson a „Kuka ürítése” gombra a hely felszabadításához.

A Gmail esetében a diagnózis közvetlenül az e-mailben történik, olyan keresési operátorok használatával, mint a larger:10M a nagy mellékleteket tartalmazó üzenetek megtalálásához, vagy dátumszűrők a nagyon régi e-mailek megtalálásához. Valami hasonló történik a Fotók esetében is, ahol a videók általában a túlzott tárhely fő okozói.

Munkahelyi vagy iskolai fiókok (Google Workspace) esetén a tárhelykorlátot a licenc vagy a rendszergazda állítja be. Ezekben az esetekben, ha nem vásárolhat közvetlenül további tárhelyet, fel kell vennie a kapcsolatot a rendszergazdával a csomag frissítése vagy a tárhely felszabadítása érdekében a szervezeti konzolon.

Speciális trükk: Szabadítson fel Gmailt az összes e-mail áthelyezésével egy másik fiókba

Ha olyan típus vagy, aki soha semmit sem töröl, és a fiókodban évek óta gyűlnek az üzenetek, akkor a leggyorsabb megoldás nem az e-mailenkénti váltás lehet, hanem az, hogy a teljes Gmail-előzményeidet áthelyezed egy másik fiókba . Így gyakorlatilag kiüríted a beérkező levelek mappádat anélkül, hogy elveszítenéd a megtartani kívánt e-maileket.

A folyamat magában foglalja egy új Gmail-fiók létrehozását és konfigurálását úgy, hogy a régi fiókból származó összes e-mailt POP3-on keresztül töltse le, és törölje a másolatot a régi fiókból. Mielőtt bármit is tenne, erősen ajánlott a Google Takeout használatával teljes biztonsági másolatot készíteni az e-mailekről, arra az esetre, ha az átvitel során bármilyen probléma merülne fel.

Az eredeti fiókban lépjen a Beállítások > „Összes beállítás megtekintése” > „Továbbítás és POP/IMAP” menüpontra, és engedélyezze a POP hozzáférést az összes üzenethez. Fontos, hogy kiválassza a „Gmail-példány törlése POP-on keresztüli üzenethozzáféréskor ” lehetőséget, mivel ez biztosítja, hogy az új fiók által letöltött e-mailek automatikusan törlődjenek az eredeti fiókból.

Ezután jelentkezzen be új Gmail-fiókjába, és lépjen a Beállítások > „Fiókok és importálás” menüpontra. Az „E-mailek ellenőrzése más fiókokból” részben adja hozzá régi fiókját, és kövesse a POP3-on keresztüli konfiguráláshoz szükséges lépéseket. Megkezdődik a tömeges letöltés, amely az e-mailek mennyiségétől függően jelentős időt is igénybe vehet.

Miután ellenőrizte, hogy az összes fontos üzenet sikeresen letöltődött az új fiókba, letilthatja a POP-lekérdezéseket onnan, és az eredeti fiókban ürítheti a kukát a teljes hely felszabadítása érdekében. Ez egy drasztikus intézkedés, de rendkívül hatékony azoknál a fiókoknál, amelyek hajlamosak a digitális felhalmozásra.

Tisztítsa meg a Gmailt lépésről lépésre: méret, kor, spam és kuka

A második fióktrükkön túl érdemes megtanulni, hogyan kezelhetjük belülről a Gmailt. Az első logikus lépés a legnagyobb mellékletekkel rendelkező e-mailek megkeresése , mert néhány üzenet törlésével egyszerre sok megabájtot (vagy akár gigabájtot) szabadíthatunk fel.

A Gmail keresősávjában kibonthatja a speciális beállításokat (a keresősáv jobb oldalán található nyíl), és a „Méret” mező segítségével X MB-nál nagyobb üzeneteket kereshet. A keresősávban közvetlenül is használhatja a size:20MB vagy larger:10M szintaxist. Fontos betartani a formátumot (nincsenek szóközök és M a megabájtoknál), különben a keresés bájtokban történik, és nem fog működni.

Miután átnézte az összes nagy e-mailt, tekintse át, hogy melyeket kell valóban megtartania. Fontos dokumentumok esetén először töltse le a mellékleteket a számítógépére vagy egy másik felhőszolgáltatásba, majd törölje az e-mailt és ürítse ki a kukát . Ez biztosítja, hogy ne veszítsen el semmilyen információt, és a lehető legtöbb helyet szabadít fel.

Egy másik hatékony taktika a nagyon régi e-mailek megcélzása. Az `older_than:1y` operátor használatával megtalálhatja az egy évnél régebbi üzeneteket; szükség szerint az "y" (évek) helyére "m" (hónapok) vagy a "d" (napok) helyére írhatja be az adatokat. Ismételten jelölje ki az összes olyan e-mailt, amelyre már nincs szüksége, és törölje azokat.

Ne felejtsd el ellenőrizni a Spam és a Kuka mappákat is. Bár az üzenetek 30 nap elteltével automatikusan törlődnek, addig a bennük lévő összes üzenet továbbra is foglal helyet . Mindkét mappában találsz egy gombot, amellyel mindent egyszerre üríthetsz („Kuka ürítése most” vagy „Összes spam üzenet törlése most”).

A probléma gyökerének megszüntetése: hírlevelek, szűrők és rendszerezés

A postafiókod rendbetétele értelmetlen, ha két hónap után újra a kiindulópontnál vagy. Az egyik legjobb módja annak, hogy kézben tartsd a Gmailt, ha leiratkozol azokról az e-mailekről, amelyek nem előnyösek számodra . A legtöbb hírlevél és marketing e-mail tartalmaz egy „Leiratkozás” linket az üzenet alján, és a Gmail néha hasonló parancsikont jelenít meg a feladó neve mellett.

Ha valóban túlterheltnek érzed magad hírlevelek tucatjaitól, érdemes egy pillanatot szánnod arra, hogy megnyitsz néhány promóciós e-mailt, leiratkozol róluk, és így csökkented a postaládádat elárasztó és helyet foglaló folyamatos áradatot. Kevesebb bejövő e-mail azt jelenti, hogy kevesebb e-mailt kell majd törölnöd a jövőben.

Automatikus szűrőket is létrehozhatsz bizonyos üzenetek archiválásához, adott címkére küldéséhez, vagy közvetlenül a kukába helyezéshez. A Gmail keresősávjában a beállítások gombbal szűrhetsz feladó, tárgy, méret vagy kulcsszavak szerint, majd eldöntheted, hogy mit szeretnél tenni az adott mintának megfelelő összes e-maillel.

A címkék és kategóriák használata segít tisztán tartani a beérkező leveleket anélkül, hogy mindent törölni kellene. A Gmail lapjai (Elsődleges, Közösségi, Promóciók, Értesítések, Fórumok) már rendelkeznek kezdeti szűréssel; ha megszokja, hogy időnként megnézi a Promóciók és a Közösségi oldalak lapokat, hogy szinte teljesen kiürítse őket, az óriási hatással lesz a tárhelyre.

És ne feledd, hogy az „Archiválás” nem szabadít fel helyet; csak eltávolítja az e-maileket a fő nézetből. Hasznos az e-mailek rendszerezéséhez, de ha gigabájtokat szeretnél visszaállítani, akkor valójában törölnöd kell az e-maileket, majd ürítened kell a kukát.

Videók, fotók és nagy fájlok a Google Fotókban

Bár a keresés a Gmailre összpontosít, a probléma nagy része gyakran a Google Fotókkal van. A videók, különösen a nagy felbontásúak, hónapok alatt gyorsan megtölthetik a tárhelyet, ha gyakran végez automatikus biztonsági mentéseket.

Ha csak videókat szeretnél megcélozni, akkor a tartalomtípushoz tartozó speciális Fotók URL-címet kell felkeresned: https://photos.google.com/search/_tv_video. Itt egyszerre láthatod az összes videódat, és kiválaszthatod azokat, amelyeket már nem kell a kukába küldened.

Van egy másik hasznos nézet a https://photos.google.com/unsupportedvideos címen, amely felsorolja azokat a videókat, amelyek nem kompatibilisek a Fotókkal, és ezért nem jelennek meg könnyen más keresésekben. Az ilyen típusú fájlok sok helyet is foglalnak, így ha nincs rájuk szükséged, nyugodtan törölheted őket.

A Google Fotók Felfedezés lapja személyek, helyek, képernyőképek, videók vagy alkotások, például animációk és filmek szerint csoportosítja a tartalmakat. Remek hely régi vagy ismétlődő fotók csoportjainak megtalálására (például egy évekkel ezelőtti utazás, amelyet már mentett a merevlemezre), és egyetlen csapásra több gigabájt tárhelyet szabadíthat fel.

Miután sok fotót és videót a Kukába helyeztél, menj a Fotók „Kuka” részéhez, és koppints a „Kuka ürítése” elemre. A Gmailhez és a Drive-hoz hasonlóan a tárhely csak ennek a lépésnek a befejezésével szabadul fel . És ismét, ha sok tartalmat törölsz, eltarthat egy ideig, amíg a módosítások megjelennek a tárhelysávon.

Google Drive, WhatsApp biztonsági mentések és más gyakran figyelmen kívül hagyott funkciók

Az e-mailek és fotók mellett a Google-fiókod más rejtett elemeket is tartalmazhat, amelyek jelentős helyet foglalnak el. Erre jó példa a WhatsApp biztonsági mentései Androidon , amelyek a Drive-ban tárolódnak, és egy ideje már beleszámítanak a tárhelykorlátba.

A telefonodon lévő biztonsági mentések ellenőrzéséhez nyisd meg a Google One alkalmazást, lépj a Tárhely részhez, és a „Fióktárhely felszabadítása” alatt keresd meg az „Egyéb elemek törlése” lehetőséget, és válaszd a WhatsAppot. Itt láthatod az elérhető biztonsági mentéseket, és törölheted azokat, amelyekre már nincs szükséged.

Ha inkább a böngészőből szeretnéd ezt megtenni, látogass el a one.google.com/backup/management/whatsapp oldalra. Minden biztonsági mentés mellett megtalálod a „Biztonsági mentés törlése ” lehetőséget. Még ha törlöd is az aktuális biztonsági mentést, a WhatsApp a jövőben is készít biztonsági mentéseket az alkalmazás beállításainak megfelelően, ezért ezeket a beállításokat is ellenőrizd, hogy elkerüld a nagy fájlok gyakori létrehozását.

A Drive-ban a feltöltött fájlok mellett azokat az elemeket is láthatod, amelyeket mások megosztottak veled. Fontos tudni, hogy a „Velem megosztott” részben található fájlok nem számítanak bele a tárhelykvótádba (a tulajdonosé igen), kivéve, ha másolatot készítesz róluk, vagy feltöltöd a saját fájljaidat a megosztott mappákba. Ebben az esetben a másolat vagy az új fájlok beleszámítanak a kvótádba.

Végül, a számítógépekhez készült Drive eltérő tárhelyhasználatot mutathat, mint amit a weben lát, mivel a szinkronizált megosztott fájlok helyet foglalnak el a helyi merevlemezen, annak ellenére, hogy nem befolyásolják a felhőalapú tárhelyet. Ez normális viselkedés, és nem jelenti azt, hogy a Google extra gigabájtokat vesz el tőled.

Gyakori problémák a hely felszabadításakor és azok megoldása

Az egyik leggyakoribb hiba az, hogy azt gondoljuk, hogy a tárhely azonnal felszabadul. Ha egymás után sok elemet törölünk, a Google rendszereinek 48-72 órába telhet a tárhely megfelelő újraszámítása. Ez idő alatt a számláló látszólag lefagyottnak tűnhet, még akkor is, ha már elvégeztük a házi feladatunkat.

Ha további tárhelyet vásároltál a Google One-nal, és az új kapacitás nem jelenik meg, várj legfeljebb 24 órát. Ha ezután sem jelenik meg, jelentkezz ki a Google-fiókodból, jelentkezz be újra, és ellenőrizd a fizetési oldalon, hogy megbizonyosodj arról, hogy a terhelés megtörtént. Ha a kártyádat megterhelték, de az új tárhely nem jelenik meg, előfordulhat, hogy egy másik fiókkal vásároltad meg a csomagot ; ellenőrizd, hogy van-e több megnyitott fiókod.

iPhone-on vagy iPaden néha segíthet, ha kényszerített bezárás után újra megnyitod a Google One alkalmazást, hogy szinkronizálódjon a szerverekkel. Az alkalmazások bezárásának konkrét lépései az iOS verziójától függően változnak, ezért ha nem vagy biztos benne, érdemes az Apple-támogatáshoz fordulni.

Egy másik gyakori probléma, hogy magasabb vagy alacsonyabb tárhelycsomagra való frissítés után a Gmail továbbra sem engedélyezi az e-mailek küldését és fogadását. Ilyen esetekben érdemes akár 24 órát várni , kijelentkezni, majd újra bejelentkezni, sőt, akár inkognitóablakból vagy másik böngészőből (Edge, Firefox stb.) is megpróbálni e-mailt küldeni a gyorsítótárazási problémák kizárása érdekében.

Van némi zavar a 2021. június 1. előtt feltöltött „Tárhelykímélő” (korábban „Kiváló minőség”) fotókkal kapcsolatban is: ezek a képek és videók nem számítanak bele a tárhelykvótádba . Ha sok ilyen típusú tartalmat törölsz, előfordulhat, hogy éppen emiatt nem látsz változást a tárhelyhasználatodban.

Mikor érdemes fizetni a Google One-ért, és hogyan kell kezelni?

Ha egy alapos tisztítás után is kevés a tárhelyed, vagy egyszerűen nem szeretnél a 15 GB-os korláttal élni, érdemes lehet Google One-ra frissítened a csomagodat. Vannak fizetős lehetőségek, amelyek már 100 GB további tárhellyel kezdődnek, a kapacitás (és az ár) szükség szerint növekszik.

A Google időről időre ingyenes Google One próbaidőszakot kínál új felhasználóknak. Ilyen esetekben meghívót kapsz egy próbaidőszak aktiválására, ahol korlátozott ideig ingyenesen élvezhetsz nagyobb tárhelyet. Hozzá kell adnod egy fizetési módot, de a próbaidőszak végéig nem terheljük meg a számládat , feltéve, hogy emlékszel a határidő előtt lemondani az előfizetést, ha nem szeretnéd folytatni.

Ha a Google One-t weben keresztül kezeled (nem az Apple App Store-ban), akkor a Google One beállításaiban, az „Előfizetési csomag módosítása” menüpont alatt módosíthatod a csomagodat, átválthatsz haviról évesre, vagy lemondhatod az előfizetést. Androidon az alkalmazásbeállításokban és a Google Play áruházban is kezelheted az előfizetésedet.

iPhone-on és iPaden a dolgok bonyolultabbak: ha a weboldalon keresztül vásároltad meg a csomagot, akkor nem tudod módosítani az alkalmazáson keresztül . Ebben az esetben le kell mondanod a jelenlegi csomagodat a Google One weboldalán, és ha teljes mértékben iOS-ről szeretnéd kezelni, akkor elő kell fizetned egy új csomagra az App Store-ban.

Ezzel szemben, ha munkahelyi vagy iskolai fiókod van, nem vásárolhatsz saját tárhelyet. Kérned kell a Google Workspace rendszergazdáját, hogy növelje a korlátot vagy módosítsa a licencedet , mivel ezeket a fiókokat központilag kezelik.

Végső soron a Gmailben és a Google-fiókodban a tárhely felszabadítása több stratégia kombinálását igényli: a hivatalos Google One eszköz használatát, a nagy és régi e-mailek törlését (mindig ürítsd a spam és a kuka mappát), a Drive, a Fotók és a biztonsági mentések, például a WhatsApp biztonsági mentésének ellenőrzését, valamint a naponta kapott hírlevelek és tartalmak jobb kezelését. Ha a 15 GB még mindig nem elég, a Google One-ra való frissítés lehet a legkényelmesebb módja annak, hogy ne kelljen folyamatosan küzdened a „majdnem megtelt a tárhely” figyelmeztetéssel.