- A metaadatok láthatatlan adatokat tárolnak, például a szerzőséget, a dátumokat és a szerver elérési útját, amelyek veszélyeztethetik a vállalati adatvédelmet.
- Vannak speciális eszközök a PDF-fájlok, Office-dokumentumok és prezentációk tisztítására, megakadályozva az érzékeny adatok kiszivárgását.
- Fontos különbséget tenni a beágyazott tulajdonságok eltávolítása és az oldalon található olvasható tartalom vizuális áthúzása között.
Néha azt feltételezzük, hogy amikor elküldünk egy fájlt, csak a címzett fogja elolvasni, amit írtunk. A valóság azonban az, hogy a digitális dokumentumok egyfajta láthatatlan poggyászt hordoznak, úgynevezett metaadatot , amely mindent tartalmaz a fájl létrehozójától a használt szoftververzióig. Ez az információ, bár nem könnyen látható, igazi fejfájást okozhat, ha rossz kezekbe kerül.
Azok számára, akik olyan eszközöket használnak, mint az ONLYOFFICE Docs vagy irodai programcsomagok, elengedhetetlen tudni, hogyan kell alapos takarítást végezni. Nem csak a szerző nevének eltávolításáról van szó, hanem a szervezet teljes adatvédelmének biztosításáról is, megakadályozva, hogy a belső szerverútvonalak vagy a szerkesztési előzmények olyan működési titkokat fedjenek fel, amelyeknek nem szabadna elhagyniuk az irodát.
Mik is azok a metaadatok, és miért jelentenek kockázatot?
Egyszerűen fogalmazva, a metaadatok olyan adatok, amelyek más adatokat írnak le. Ha fényképet készítünk, a tartalom maga a kép, de a metaadatok a készítés helyének pontos GPS-koordinátái vagy a telefon modellje. Egy PDF vagy Word dokumentumban ez a Windows felhasználónevet, a létrehozás dátumát, a szervezetet és még a módosítási előzményeket is jelenti.
Az igazi veszély akkor keletkezik, amikor ezeket a fájlokat elküldjük az ügyfeleknek vagy a beszállítóknak. Ha nem tisztítjuk meg ezeket a tulajdonságokat, lényegében értékes információkat adunk ki. Klasszikus példa erre a 2003-as brit iraki dosszié, ahol a beágyazott módosítási előzmények felfedték a teljes szerkesztői láncot, ami egy egyszerű technikai hiba miatt jelentős diplomáciai incidenst okozott.
Hogyan tisztítsuk meg a metaadatokat a PDF-ekben az ONLYOFFICE és más eszközök segítségével
Ha ONLYOFFICE dokumentumokkal dolgozol, és szeretnéd kezelni a PDF-fájljaid adatait, az első lépés, hogy átnézd a rendelkezésre álló adatokat. Az adatok megtekintéséhez lépj a „Fájl” menübe, és válaszd a „Tulajdonságok ” lehetőséget. Ha ott vagy, ha törölni szeretnéd az információkat, lépj a „További metaadatok ” menüpontra, lépj be a „Speciális” módba, és soronként töröld azokat az adatokat, amelyeket nem szeretnél, hogy bárki is lásson.
Ha más professzionális alternatívákat keres PDF fájlokhoz, számos lehetőség közül választhat, attól függően, hogy milyen szintű vezérlésre van szüksége:
- Adobe Acrobat Pro: Van egy hatékony, „Védelem” nevű funkciója, amely lehetővé teszi távolítsa el a rejtett információkat a dokumentum alapos átvizsgálásával.
- NitroPDF: Lehetővé teszi a metaadatok gyors törlését a védelem lapon a következő részben: tartalomírás.
- Foxit PhantomPDF: Egyszerű utat kínál a „Védelem”, majd a „Rejtett adatok” menüpontokon keresztül. jelölje meg és törölje a konkrét metaadatok.
- Online eszközök: Vannak olyan weboldalak, mint a PDFYeah, amelyek automatizálják a folyamatot, bár ehhez rendelkezned kell a szükséges információkkal. Legyen óvatos a titoktartással amikor érzékeny fájlokat tölt fel külső szerverekre.
A Dokumentumfelügyelő a Microsoft Office csomagban
Ha az eredeti dokumentum Word-, Excel- vagy PowerPoint-fájl, akkor a legjobb, ha a PDF-be konvertálás előtt megtisztítja az adatokat. A Dokumentumfelügyelő a legfontosabb eszköz ebben az esetben. Lehetővé teszi a megjegyzések, a követett változtatások, a dokumentumkiszolgáló tulajdonságainak és akár a rejtett szövegnek a megkeresését és eltávolítását (bár nem érzékeli a fehér háttéren lévő fehér szöveget).
Használatához egyszerűen lépjen a „Fájl” menüpontra, válassza az „Információ”, majd a „Problémák keresése ” lehetőséget. A vizsgálat futtatása után az „Összes eltávolítása” gombra kattintva minden olyan elemnél elérheti a hibásnak ítélt elemeket. Excelben ez különösen hasznos rejtett lapok vagy sorok és oszlopok törléséhez, amelyek olyan adatokat tartalmaznak, amelyeket nem szeretne, hogy a címzett lásson.
Fontos különbségek: Metaadatok eltávolítása vs. tartalomon keresztüli áthúzás
Itt tévednek sokan. Fontos tisztázni, hogy a metaadatok eltávolítása nem ugyanaz, mint a szöveg áthúzása . A metaadatok törlése törli a fájl láthatatlan tulajdonságait (szerző, dátumok, szoftver), de nem törli az oldalon található szavakat. Ha telefonszám vagy bizalmas név látható, vizuális áthúzásra van szükség , hogy a dokumentum kevésbé legyen feltűnő.
Ha csak a metaadatokat törli, de a bizalmas szöveget meghagyja, az adatok megmaradnak. Fordítva, ha egy fekete kerettel kitakarja a szöveget, de nem törli a metaadatokat, az eredeti szerző neve továbbra is megjelenik a fájl tulajdonságai között. Ideális esetben mindkét folyamatot el kell végezni a teljes anonimizálás biztosítása érdekében.
Speciális tippek és technikai figyelmeztetések
A technikailag jártasabbak számára az olyan eszközök, mint az ExifTool, fantasztikusak, de van egy buktatójuk. A PDF teljes tartalmának törlésére szolgáló parancs futtatása visszafordítható, kivéve, ha a qpdf paranccsal linearizálási folyamatot alkalmazunk . Ellenkező esetben egy megfelelő ismeretekkel rendelkező személy visszaállíthatja a törölt adatokat.
Egy másik fontos szempont a digitális aláírás . Ha egy dokumentum elektronikusan van aláírva, a metaadatok bármilyen módosítása érvénytelenítheti az aláírást. A fájl tisztítása előtt elengedhetetlen ellenőrizni, hogy van-e aláírás a fájlon, és ha szükséges, a tisztítás után újra aláírni .
Adatkezelés táblázatokban és más formátumokban
Az ONLYOFFICE Workspace esetében van egy nagyon hasznos funkció, az úgynevezett Egyéni szűrő .xlsx fájlokhoz. Ez nem törli a metaadatokat, de lehetővé teszi egy olyan táblázat megosztását, ahol a felhasználók csak a szűrt adatokat látják, megakadályozva ezzel, hogy a nézet manipulálásával más cellákban rejtett információkat fedezzenek fel.
A Visióban a folyamat hasonló az Office-ban megszokothoz: megnyitja az „Információ” menüpontot, kiválasztja a „Problémák keresése” lehetőséget, majd a „Személyes adatok eltávolítása” lehetőséget , amivel eltávolítja a bizalmas megjegyzéseket és sablonútvonalakat.
Fájljaink digitális higiéniájának megőrzése a legjobb védelem a véletlen szivárgások ellen. Az Office dokumentumellenőreinek használatától kezdve az ONLYOFFICE-ban manuálisan tisztított tulajdonságokon át a speciális PDF-szoftverekig a cél mindig ugyanaz: hogy a címzett csak a látható tartalmat kapja meg, kiküszöbölve a személyazonosság vagy a belső infrastruktúra minden olyan nyomát , amelyet rosszindulatúan kihasználhatnának.
Index
- 1 Mik is azok a metaadatok, és miért jelentenek kockázatot?
- 2 Hogyan tisztítsuk meg a metaadatokat a PDF-ekben az ONLYOFFICE és más eszközök segítségével
- 3 A Dokumentumfelügyelő a Microsoft Office csomagban
- 4 Fontos különbségek: Metaadatok eltávolítása vs. tartalomon keresztüli áthúzás
- 5 Speciális tippek és technikai figyelmeztetések
- 6 Adatkezelés táblázatokban és más formátumokban