Időmérési és jelenléti törvény: szabályozások, büntetések és digitális nyilvántartás

Informatec Digital » Erőforrás » Időmérési és jelenléti törvény: szabályozások, büntetések és digitális nyilvántartás

Az időkövetés és a be- és kijelentkezés szabályozása az egyik legnagyobb kihívást jelentő problémává vált a vállalatok, a HR osztályok és a munkaügyi tanácsadók számára. Ami 2019-ben a be- és kilépési idők rögzítésének követelményeként kezdődött, az egy sokkal igényesebb, digitális és ellenőrzött modellé fejlődött , amely 2026-tól fordulópontot jelenthet.

Ha vállalkozást vezet, alkalmazottakat foglalkoztató egyéni vállalkozó vagy, vagy bérszámfejtést kezelsz, akkor teljes mértékben meg szeretnéd érteni a digitális munkaidő-nyilvántartásra vonatkozó új szabályozásokat , azt, hogy mi kötelező 2019 óta, mi várhatóan változik 2025-2026-ban, milyen büntetésekkel nézhetsz szembe, és milyen szoftverre lesz szükséged a problémák elkerülése érdekében. Nyugodtan, de tömören lebontjuk mindent, amit tudnod kell a spanyolországi munkaidő-nyilvántartásra és időnyilvántartásra vonatkozó törvényről, és hogy az hogyan viszonyul más országokban alkalmazottakhoz.

A kötelező aláírás jogi kerete és annak legújabb fejleményei

2019. május 12. óta a 8/2019. számú királyi rendelettel minden vállalatnak napi nyilvántartást kell vezetnie alkalmazottai munkaidejéről , függetlenül méretüktől, ágazatuktól vagy szerződéstípusuktól. Ez a reform módosította a Munkavállalói Törvénykönyv 34. cikkét, és előírta a vállalatok számára, hogy naponta rögzítsék minden alkalmazott munkanapjának kezdetét és végét.

Ennek a munkaidő-nyilvántartó rendszernek a fő célja a ténylegesen ledolgozott órák nyomon követése , a kifizetetlen túlórák felhalmozódásának megakadályozása, a munka és a magánélet egyensúlyának elősegítése, valamint a Munkaügyi Felügyelőség számára a munkaidő, a pihenőidő és a szabadság betartásának ellenőrzésének lehetővé tétele. Továbbá a vállalatnak ezeket a nyilvántartásokat legalább négy évig meg kell őriznie , és ellenőrzés céljából könnyen hozzáférhetővé kell tennie.

A gyakorlat ettől kezdve azt mutatta, hogy sok munkáltató beérte a papír alapú sablonokkal, Excel-táblázatokkal vagy gyenge minőségű rendszerekkel , amelyek utat nyitottak a hibáknak, a manipulációnak, vagy egyszerűen a fájlok kaotikus zűrzavarának, amelyeket lehetetlen volt áttekinteni. A Munkaügyi Felügyelőség – a joggyakorlatra és az Európai Unió Bíróságának doktrínájára (C-55/18. sz. ítélet) támaszkodva – objektívebb, megbízhatóbb és nyomon követhetőbb rendszerek felé terelte a vállalatokat.

Ezzel párhuzamosan a távmunka és a hibrid modellek világjárvány utáni térnyerése , valamint a HR szoftverek általánossá válása arra késztette a jogalkotót és a Felügyelőséget, hogy a következő lépésre összpontosítsanak: a kötelező digitális munkaidő-nyilvántartásra , amely a 2025-2026-os szabványként jelenik meg, különösen a közép- és nagyvállalatok számára.

Mit ír elő a jelenlegi átruházási törvény, és milyen változások várhatók?

A törvény jelenleg is előírja, hogy legalább minden alkalmazott munkanapjának konkrét kezdési és befejezési időpontját rögzíteni kell, függetlenül attól, hogy rugalmas vagy rendszertelen munkaidőről van szó. Ennek a nyilvántartásnak megbízhatónak, hozzáférhetőnek és négy évig meg kell őrizni , és elérhetőnek kell lennie a munkavállaló, képviselői és a Munkaügyi Felügyelőség számára.

Az elmúlt években mind a Munkaügyi Minisztérium, mind a Munkaügyi Felügyelőség olyan kritériumokat és irányelveket dolgozott ki (például a jól ismert munkaidő-nyilvántartási útmutatót), amelyek hangsúlyozzák a rendszer objektív, megváltoztathatatlan és ellenőrizhető voltát . Ez egyre nehezebbé teszi azt, hogy egy ellenőr előtt vitatkozni arról, hogy a papír alapú munkaidő-nyilvántartás vagy a szerkeszthető táblázat megfelelő eszköz a munkaidő megbízható dokumentálására.

A javasolt új szabályozással kapcsolatos tervezetek és bejelentések arra utalnak, hogy a jogalkotó rövid távon törvénybe foglalja a munkaügyi ellenőrzésekben már bevett gyakorlatot: egy kötelező digitális időnyilvántartó rendszert , amely garantálja az adatok változatlanságát, a változások nyomon követhetőségét és a munkaügyi hatóságok azonnali távoli hozzáférését . Egyes szövegek azt is kimondják, hogy 2025-től kezdődően az 50 főnél több alkalmazottat foglalkoztató vállalatoknak kötelező lesz digitális rendszereket használniuk, a követelményt később pedig minden típusú vállalatra kiterjesztik.

Továbbá a jelenlegi szabályozási vita magában foglalja a szünetek és pihenőidők rögzítésének kötelezettségének megerősítését , amelyet eddig sok szervezet csak önkéntesen vagy megállapodás alapján rögzített. A cél a túlórák manipulálására szolgáló kiskapuk bezárása, valamint annak biztosítása, hogy a pihenőidőket valóban tiszteletben tartsák , és ne egy nem rögzített munkanapon belül rejtsék el.

A kötelező digitális időmérés főbb követelményei

A szabályozási trendek és az ellenőrzési kritériumok egy sor olyan követelményhez közelítenek, amelyeknek minden digitális időmérő rendszernek meg kell felelnie, ha biztonságban akar lenni egy ellenőrzés vagy egy jogi igény esetén.

Lényegében a digitális időmérő rendszernek biztosítania kell, hogy:

• A kezdési és befejezési időpontokat pontosan rögzítik. a nap folyamán, és – előre láthatóan – a szünetekben és pihenőidőszakokban is.
• Az adatok automatikusan lezárásra kerülnek, az alkalmazott eszközétől független időbélyeggel.
• A bejegyzések törlésének vagy felülírásának nem szabad lehetségesnek lennie. nyom nélkül; minden javításnak új bejegyzést kell generálnia az eredetihez társítva, feltüntetve az okot, a dátumot és a módosítást végző felhasználót.
• Az információk azonnal exportálhatók géppel olvasható formátumban, hogy az Ellenőrzési Hivatal várakozás nélkül elemezhesse.
• A nyilvántartásokat legalább 4 évig meg kell őrizni biztonságos adathordozón, lehetőleg az Európai Unióban található és a GDPR-nak megfelelő helyen.

Ez a megközelítés a digitális időnyilvántartást egyfajta „könyvelővé” alakítja a ledolgozott órák tekintetében , a pénzügyi számvitelhez hasonló szintű nyomon követhetőséggel. A vállalatok a továbbiakban nem lesznek képesek „előkészíteni” a dokumentációt egy-egy ellenőrzés után, ehelyett mindent valós időben kell frissíteniük.

Emiatt jogilag alkalmatlannak minősülnek azok a rendszerek, amelyek lehetővé teszik a cellák módosítását, sorok törlését vagy az előzmények egyértelmű nyilvántartás nélküli újraalkotását. A megosztott Excel-táblázatok, az utólag aláírt szkennelt dokumentumok és a nyomtatott aláíráslisták elavulttá váltak alacsony bizonyító erejük és könnyű manipulálhatóságuk miatt.

Kinek kell játékosokat szerződtetnie, és milyen kivételek vannak?

A munkaidő-nyilvántartás kötelezettsége általánosságban minden vállalatra, alkalmazottakat foglalkoztató önálló vállalkozóra és olyan szervezetre vonatkozik , amelynek vannak alkalmazottai. Nincsenek kivételek az alkalmazottak száma, a bevétel vagy a gazdasági tevékenység alapján: függetlenül attól, hogy kkv-ról, mikrovállalkozásról vagy nagyvállalatról van szó.

Ez magában foglalja azokat is, akik távmunkában, hibrid munkarendben, ingázással és részmunkaidős szerződéssel dolgoznak . Ez utóbbi esetekben az időkövetés még fontosabb, mert az ellenőrzés hiánya ahhoz a feltételezéshez vezethet, hogy a szerződés teljes munkaidős, ha a ténylegesen ledolgozott órákat nem dokumentálják.

A szabályozás azonban tartalmaz bizonyos kivételeket vagy kivételeket . Általánosságban elmondható, hogy ezek nem tartoznak a munkaidő-nyilvántartási kötelezettség hatálya alá:

• El felsővezetői személyzet az idő szabad rendelkezésre állásának különleges rendszerével.
• A dolgozó emberek családi otthon.
• Bizonyos speciális munkaviszonyok: profi sportolók, nyilvános fellépéseken részt vevő művészek, büntetés-végrehajtási intézetekben fogvatartottak, speciális foglalkoztató központokban élő fogyatékkal élők, ügyvédi irodák ügyvédei a munkavállalói törvény 2. cikkében foglalt, többek között a sajátos szabályozása szerint.
• Az emberek önálló vállalkozó nők és szövetkezeti tagok a sajátos rezsimjével.

Léteznek külön regisztrációs szabályok olyan ágazatokra, mint a közúti szállítás, a kereskedelmi tengerészet és bizonyos határokon átnyúló vasúti szolgáltatások , amelyeket olyan szabályok szabályoznak, mint például az 1561/1995. számú királyi rendelet. Ezekben az esetekben a vezetési és pihenőidő-ellenőrző rendszerek jogi célú időnyilvántartásként működnek.

Egyértelművé kell tenni, hogy ha az ellenőrzés során bármilyen kétség merül fel, a vállalatnak kell dokumentáltan indokolnia , hogy egy adott személy miért mentesül a bejelentkezés alól, vagy miért vonatkozik rá egy adott munkaidő- ellenőrzési rendszer .

Regisztrációs formátumok: papír, Excel és digitális megoldások

Évek óta sok vállalat hagyományos időnyilvántartási módszereket alkalmaz : nyomtatott lapokat, ahol be- és kijelentkezni kell, papír alapú beosztásokat bélyegzőkkel, alapvető elektronikus időnyilvántartást kártyákkal, vagy akár Excelben rajzolt táblázatokat, amelyeket mindenki kézzel tölt ki.

Ezeknek a rendszereknek számos problémájuk van: hajlamosak az emberi hibákra (egyetlen rosszul másolt képlet is tönkreteheti egy hónap összesítését), hiányoznak belőlük a szándékos manipuláció elleni védelem , és nagyon hatékonytalanok, amikor sok munkavállaló, műszak vagy központ adatainak konszolidálásáról vagy áttekintéséről van szó.

A joggyakorlat elkezdte közvetlenül megkérdőjelezni a papíralapú nyilvántartások bizonyító erejét , különösen akkor, ha azokat ellenőrzések vagy munkaügyi tárgyalások során mutatják be. Ezeket nem tartják kellően megbízhatónak és nyomon követhetőnek ahhoz, hogy megbízhatóan bizonyítsák a ténylegesen ledolgozott órákat.

Ezért, bár a papíralapú nyilvántartásokat a jelenlegi törvények még nem tiltják hivatalosan, a gyakorlat egyre kockázatosabbá teszi használatukat . A távmunkát, összetett műszakokat vagy sok túlórát alkalmazó vállalatoknál ez a lehetőség egyszerűen egy időzített jogi bomba.

A spektrum másik végén digitális munkaidő-nyilvántartó megoldásokat találunk : mobilalkalmazásokat, webportálokat és ujjlenyomat-, kártya- vagy arcfelismerő rendszerrel ellátott fizikai terminálokat, amelyek integrálva vannak HR, bérszámfejtő és műszakkezelő szoftverekkel. Ezek a rendszerek lehetővé teszik a gyors és egyszerű be- és kijelentkezést mobiltelefonokról, számítógépekről, táblagépekről vagy dedikált eszközökről , megkönnyítik a változások nyomon követését, és automatikus jelentéseket készítenek a munkavállalók, a szakszervezetek és a munkaügyi felügyelők számára.

Időkövetés és távmunka: sajátos kihívások

A távmunka és a hibrid modellek térnyerése teljesen megváltoztatta a munkakezdés és a munkaviszony lezárásának módját. Az erre vonatkozó jogi kötelezettség nem szűnik meg otthoni munkavégzés esetén sem: a munkavállalóknak továbbra is távolról kell rögzíteniük a munkanap kezdési időpontját, szüneteiket és végét.

Ezekben az esetekben a legésszerűbb megoldás egy időkövető modullal ellátott HR-menedzsment szoftver használata , amely webes verzióként és mobilalkalmazásként is működik. Így az alkalmazottak egyetlen kattintással bárhonnan bejelentkezhetnek, és a vállalat központosított, valós idejű adatokkal rendelkezik.

Fejlettebb környezetekben egyes szervezetek olyan rendszereket használnak, amelyek más adatok mellett olyan paramétereket is figyelembe vesznek, mint a számítógép be- és kikapcsolása , a billentyűzet és az egér aktivitása, valamint az adott alkalmazásokon töltött idő. Ezeket a mechanizmusokat azonban nagy körültekintéssel kell kezelni, mert a túlzott monitorozás stresszt, bizalmatlanságot , és a legrosszabb esetben az adatvédelmi szabályozásokkal és a magánélethez való joggal való ütközést okozhat .

A geolokációs alkalmazások használata is gyakori , különösen a mobil személyzet (értékesítők, technikusok, kézbesítők) esetében. Ezekben az esetekben a helymeghatározás segít ellenőrizni, hogy a be- és kijelentkezés valóban a munkahelyről történik-e, de a GDPR-ral összhangban indokolni kell a szükségességét és arányosságát.

Végső soron a távmunka kulcsa a megbízható és legális időkövetés egyensúlyban tartása a magánélet tiszteletben tartásával, elkerülve az állandó „Nagy Testvér” forgatókönyvbe való beleesést, amely végül kontraproduktív a motiváció és a termelékenység szempontjából.

Konkrét esetek: vendéglátás, közszféra és egyéb csoportok

Vannak olyan ágazatok, ahol a munkaidő-nyilvántartás további kihívásokat jelent. Az egyik legnyilvánvalóbb a vendéglátóipar és az éttermipar , ahol a forgó műszakok, a részmunkaidős szerződések, a hétvégi erősítések és a csúcsidőszakokban a tervezettnél hosszabb munkanapok mindennaposak.

Ezen a területen a legpraktikusabb megoldás általában egy olyan szoftver, amely ötvözi az időkövetést és a műszakbeosztást , lehetővé téve a vállalatok számára a beosztások módosítását, az átfedések elkerülését, valamint a szünetek és a munkaidő betartásának biztosítását. Ideális esetben a rendszer egy egyszerű be- és kijelentkezési alkalmazást kínál , amely olyan környezetekben hasznos, ahol a munkatársak nem számítógépnél ülnek.

Egy másik gyakori kérdés a köztisztviselőkkel és a közalkalmazottakkal kapcsolatos . A közigazgatáson belül számos csoportnak saját szabályzatai és jelenléti rendszerei vannak, amelyek nem mindig illeszkednek tökéletesen a magánszektor modelljéhez. Bizonyos esetekben nincs hivatalos kötelezettség arra, hogy a be- és kijelentkezést ugyanazzal a rendszerrel kelljen rögzíteni, mint egy hagyományos vállalatnál, de tanácsos lehet, ha vannak olyan ellenőrző rendszerek, amelyekkel kezelhető a túlóra, az ügyeleti szolgálat vagy a rendelkezésre állás.

Speciális munkaviszonyok vagy egyedi szabályozással rendelkező csoportok (profi sportolók, művészek, háztartási alkalmazottak stb.) esetében eseti alapon kell elemezni, hogy van-e külön regisztrációs kötelezettség, vagy olyan sajátosság vonatkozik-e, amely módosítja az időmérés általános rendszerét.

Büntetések az időmérési és jelenléti szabályok megsértéséért

A munkaidő megfelelő nyilvántartásának elmulasztása nagyon költséges lehet. A társadalmi rendben elkövetett szabálysértésekről és szankciókról szóló törvény (LISOS) az időméréssel kapcsolatos különféle magatartásokat kisebb, súlyos vagy nagyon súlyos szabálysértésként osztályozza.

A jelenleg kilátásba helyezett szankciók között a következőket találjuk:

• Kisebb jogsértések: 60 és 625 euró között.
• Súlyos vétségek: 625 és 6.250 euró között.
• Nagyon súlyos vétségek6.250 és 187 515 euró között, a legszélsőségesebb esetekben, a szabályok be nem tartása és a munkaügyi jogok megsértése esetén.

Ezeket a bírságokat például a regisztrációs rendszer hiánya , az adatok előírt ideig történő megőrzésének elmulasztása, a munkavállalók vagy képviselők tájékoztatásának elmulasztása , vagy a túlóra más bérezési fogalmak vagy szerződéses megállapodások álcázása miatt lehet kiszabni.

A digitális időmérésre vonatkozó törvény reformjára vonatkozó viták és javaslatok során egy olyan modellt is javasoltak, amelyben a szankciókat érintett alkalmazottanként alkalmazzák. Ez azt jelentené, hogy egy sok alkalmazottat foglalkoztató vállalat pénzügyi kockázata megsokszorozódhat, ha nem tartja be az időmérésre vonatkozó előírásokat, a javasolt bírságok pedig a legsúlyosabb esetekben alkalmazottanként akár 10 000 eurót is elérhetnek .

A közigazgatási bírságon túl a szabályok be nem tartása egyéb következményekkel is járhat: kifizetetlen túlórák miatti követelések , a teljes munkaidő vélelmezése a nem regisztrált részmunkaidős szerződésekben, a hiányzások vagy késedelmek bizonyításának hiánya miatti elbocsátások megtámadása, sőt büntetőjogi felelősségre vonás a csalás és a munkaerő-kizsákmányolás szélsőséges eseteiben.

Az időellenőrző szoftverek technikai és szervezési követelményei

Nem elég egyszerűen „bármelyik időkövető alkalmazást” bevezetni. Ahhoz, hogy egy digitális időkövető rendszer valóban hasznos és megfeleljen a szabályozásoknak, számos nagyon specifikus műszaki és tervezési követelménynek kell megfelelnie.

A legfontosabb jellemzők a következők:

• Automatikus és módosíthatatlan felvétel az aláírások, ami megakadályozza az adatok nyom nélküli törlését vagy módosítását.
• Megbízható időbélyeg, függetlenül a munkavállaló eszközének órájától, hogy elkerülje a kézi időmódosítással történő manipulációt.
• Személyre szabott hozzáférés minden alkalmazott számára, biztonságos hitelesítéssel.
• Rekordok azonnali exportálása strukturált formátumokban ellenőrzésekhez vagy belső auditokhoz.
• Integráció a bérszámfejtéssel és a munkaerő-gazdálkodássala rendes, pót- és túlórák automatikus kiszámításának elősegítése.
• Adattárhely az EU-ban és a GDPR és a LOPDGDD szigorú betartása.

Szervezeti szinten a rendszert egy egyértelmű belső protokollnak kell kísérnie , amely meghatározza, hogy mi minősül a munkanap kezdetének és végének, hogyan kell rögzíteni a szüneteket, mi történik, ha valaki elfelejt bejelentkezni, vagy hibázik, és ki jogosult a bejegyzések érvényesítésére vagy javítására. Ezt a protokollt a munkavállalók jogi képviselőivel, ha vannak ilyenek, meg kell egyezni .

A kis- és középvállalkozásoknál a kulcs a skálázható megoldások kiválasztása , amelyek funkcionalitása (műszakok, szabadságok, távmunka, időelemzés) bővíthető anélkül, hogy a költségek az egekbe szöknének, vagy a napi működést bonyolítanák. Sok vállalkozás számára az ésszerű megközelítés az, hogy egyetlen platformon központosítsák az időkövetést, a hiányzáskezelést és a bérszámfejtést , csökkentve ezzel a duplikációt és a hibákat.

Adatvédelem, biometria és geolokáció az időmérésben

A digitális időkövetés nem hagyhatja figyelmen kívül a személyes adatok védelmének szempontját . Az idő, a helyszín vagy akár a biometrikus jellemzők rögzítése érzékeny információk feldolgozásával jár, a GDPR és a spanyol szabályozások követelményeinek megfelelően.

Ha a rendszer ujjlenyomatokat, arcfelismerést vagy más biometrikus adatokat használ , a vállalatnak adatvédelmi hatásvizsgálatot kell végeznie , és igazolnia kell, hogy az ilyen adatkezelés szükséges, arányos, és hogy nincs kevésbé tolakodó alternatíva. A jogalap általában a munkaügyi szabályozásból levezetett közérdeken alapul, de ennek egyszerű kijelentése nem elég: dokumentálni kell, és fokozott biztonsági intézkedéseket kell bevezetni.

A mobil időmérő alkalmazásokban nagyon gyakori geolokáció (GPS) esetében a munkavállalókat egyértelműen tájékoztatni kell az adatfeldolgozásról, a helyadatok gyűjtését a feltétlenül szükséges pillanatokra kell korlátozni (például bejelentkezéskor), és kerülni kell a munkaidő ellenőrzésének céljával nem arányos folyamatos megfigyelést.

A vállalatnak minden esetben átlátható tájékoztatást kell nyújtania alkalmazottai számára arról, hogy milyen adatokat gyűjt, milyen célból, mennyi ideig tárolja azokat, és ki férhet hozzájuk. Garantálnia kell továbbá a hozzáférés, helyesbítés, törlés, tiltakozás és az adatkezelés korlátozásának jogát.

A munkaügyi és adatvédelmi kérdésekben igénybe vett speciális jogi tanácsadás segít egy olyan időnyilvántartási rendszer kialakításában, amely jogilag megalapozott, és elkerüli mind a munkaügyi szektor, mind az adatvédelmi hatóság büntetéseit.

A digitális időkövetés üzleti előnyei

Bár sok vállalat némi aggodalommal közelíti meg a munkaidő-nyilvántartást, az igazság az, hogy egy jó digitális ellenőrző rendszer olyan előnyöket kínál, amelyek messze túlmutatnak a „bírságok elkerülésén”.

Egyrészt javítja a belső átláthatóságot : minden alkalmazott könnyen láthatja, hogy hány órát dolgozott, melyik rész felel meg a rendes munkaidőnek és melyik túlórának, valamint hogyan lettek kiszámítva a szünetek, a szabadságok és a szabadságok. Ez csökkenti a gyanút és javítja a munkakörnyezetet.

A pénzügyi és HR osztályok számára a megbízható és strukturált adatok valós képet adnak a termelékenységről , a csúcsterhelésről, a hiányzásokról és a túlóraköltségekről. Ezen információk birtokában könnyebb a létszámot módosítani, a műszakokat megtervezni, a megállapodásokat újratárgyalni és a munkaerőköltségeket optimalizálni.

Továbbá az időkövetés automatizálása és a bérszámfejtéssel, valamint más adminisztratív folyamatokkal való integrálása jelentős időt takarít meg, amelyet korábban az órák manuális egyeztetésére, az Excel-táblázatok áttekintésére vagy a számítási hibák javítására fordítottak. A HR-csapatok így a magasabb hozzáadott értékű feladatokra, például a tehetséggondozásra vagy a szervezet fejlesztésére koncentrálhatnak.

Végül, a változó szabályozási környezetben egy rugalmas digitális rendszerrel való munka sokkal könnyebbé teszi az egymást követő jogi reformokhoz való alkalmazkodást: elegendő a paraméterek módosítása vagy a szoftverfrissítések módosítása, ahelyett, hogy minden egyes jogszabályváltozáskor a nulláról kellene újra feltalálni az ellenőrző rendszert.

Hogyan készüljünk fel a 2026-os digitális időmérési törvényre?

Bár a konkrét dátumok változhatnak, az irány egyértelmű: a jogalkotó digitális, nyomon követhető és hozzáférhető, valós idejű munkaidő-követést akar . Az utolsó pillanatig várni az alkalmazkodással egyszerűen a tűzzel játszik.

Egy ésszerű ütemterv bármely vállalat számára a következőket tartalmazná:

• Tekintse át a jelenlegi időmérési rendszert és azonosítsa a hiányosságokat: Lehetővé teszi a nyomon követhetőséget? Manipulálható? Integrálható a bérszámfejtéssel? Védhető egy ellenőrzés során?
• Tanúsított időkövető szoftver kiválasztásaamely megfelel a megbeszélt technikai követelményeknek, és igazodik a szervezet méretéhez és összetettségéhez.
• Világos belső szabályzatok meghatározása az aláírásokkal, szünetekkel, túlórával, távmunkával és műszakokkal kapcsolatban, és írásban tájékoztassa ezeket az összes alkalmazottról.
• Alkalmazottak és középvezetők képzése a rendszer használatában és a napi regisztráció betartásának fontosságában.
• Végezzen rendszeres ellenőrzéseket az időnyilvántartásból az incidensek, következetlenségek vagy potenciális kockázatforrások észlelése érdekében, mielőtt az ellenőrzés megtenné.

Sok kkv és alkalmazottakkal rendelkező önálló vállalkozó számára a munkaügyi tanácsadásra vagy egy átfogó HR-szolgáltatásra való támaszkodás jelentheti a különbséget egy szilárd rendszer és aközött, hogy egyszerűen csak improvizált eszközökkel „megfelelnek a törvényeknek”.

Az időmérésről és a jelenlét-ellenőrzésről szóló törvény megértése, a kötelező digitalizáció előrejelzése és egy megbízható rendszer bevezetése nemcsak a büntetések ellen véd, hanem erősíti a belső szervezetet, javítja a munkavállalókkal való kapcsolatokat, és megalapozza a jobb időgazdálkodást és termelékenységet egy olyan környezetben, ahol szó szerint minden óra számít.