- Metode untuk melihat kuota penyimpanan yang tersedia dan ruang yang terpakai dari aplikasi web dan desktop.
- Strategi terperinci untuk membebaskan ruang penyimpanan dengan menghapus file berukuran besar, mengosongkan tempat sampah, dan mengelola lampiran Outlook.
- Perbedaan mendasar dalam pengelolaan penyimpanan antara akun pribadi dan akun profesional atau pendidikan.
Terkadang kita menghabiskan hidup kita menyimpan dokumen, foto, dan folder di cloud tanpa menyadari bahwa ruang penyimpanan tidak tak terbatas. Tiba-tiba, kita menemui peringatan " disk penuh" yang menakutkan dan terjebak, tidak dapat mengunggah satu file pun lagi. Ini bisa menjadi masalah besar jika Anda bekerja dalam tim atau memiliki file penting yang menunggu untuk disinkronkan.
Kabar baiknya adalah Microsoft 365 menawarkan beberapa cara untuk menertibkan kekacauan digital kita. Ini bukan hanya tentang menghapus demi menghapus, tetapi tentang mengidentifikasi apa yang paling banyak memakan ruang sehingga Anda dapat membuat keputusan cerdas tentang apa yang harus disimpan dan apa yang harus langsung dibuang, baik Anda menggunakan akun pribadi maupun bisnis.
Memeriksa penyimpanan dari komputer
Jika Anda tidak ingin membuka browser, Anda dapat melihat sekilas melalui aplikasi sinkronisasi Windows. Cari ikon OneDrive berwarna biru di area notifikasi (dekat jam), klik kanan, dan buka ikon pengaturan. Setelah itu, temukan bagian Kelola penyimpanan ; ini akan membawa Anda ke halaman tempat Anda akan melihat persentase penyimpanan yang digunakan dan, yang paling berguna, daftar file terbesar yang diurutkan berdasarkan ukuran sehingga Anda dapat langsung menuju ke tujuan.
Manajemen melalui portal web OneDrive.
Bagi mereka yang lebih menyukai kemudahan peramban web, mengakses situs web adalah pilihan yang paling komprehensif. Setelah masuk, panel navigasi sebelah kiri akan menunjukkan sekilas berapa banyak ruang yang tersedia dan berapa banyak yang telah Anda gunakan. Mengklik nilai tersebut akan secara otomatis mengarahkan Anda ke bagian metrik penyimpanan OneDrive , di mana Anda dapat menganalisis folder demi folder apa yang menyebabkan penyimpanan cloud Anda penuh.
Ada trik cepat untuk langsung ke intinya: Anda dapat mengakses URL onedrive.live.com/?v=managestorage . Ini memungkinkan Anda melewati beberapa klik dan langsung menuju manajemen kuota, di mana Anda juga memiliki tombol untuk mengosongkan tempat sampah — langkah penting karena file yang dihapus terus dihitung terhadap kuota Anda sampai Anda menghapusnya secara permanen.
Perbedaan antara catatan pribadi dan profesional
Memiliki OneDrive pribadi tidak sama dengan memiliki OneDrive untuk pekerjaan atau sekolah. Pada akun pribadi, batasnya biasanya ditentukan oleh langganan Microsoft 365 Anda atau paket gratis. Jika Anda melebihi batas, file Anda akan menjadi hanya baca , artinya Anda dapat mengunduhnya tetapi tidak dapat mengedit atau menambahkan apa pun yang baru.
Untuk akun profesional atau pendidikan, pengelolaannya berbeda, karena administrator TI organisasi Anda yang menentukan kuota penyimpanan Anda. Jika Anda kehabisan ruang, selain menghapus file, pilihan terbaik Anda adalah menghubungi dukungan teknis perusahaan Anda untuk meminta peningkatan kuota. Perlu diingat bahwa dengan akun ini, penyimpanan mencakup folder pribadi Anda dan semua item di tempat sampah situs.
Cara membebaskan ruang secara efektif
Saat penyimpanan cloud Anda penuh, menghapus beberapa foto saja tidak cukup. Untuk pembersihan menyeluruh, sebaiknya periksa beberapa hal. Pertama, buka tempat sampah OneDrive Anda dan kosongkan sepenuhnya; sungguh menakjubkan berapa banyak gigabyte yang menumpuk di sana tanpa kita sadari. Sebaiknya periksa juga folder bersama Anda , karena terkadang kita menyinkronkan konten dari sumber lain yang mungkin memengaruhi kapasitas penyimpanan kita.
Masalah penting lainnya adalah email. Karena Microsoft 365 mengintegrasikan penyimpanan, lampiran Outlook.com dapat menghabiskan ruang penyimpanan Anda. Buka pengaturan langganan Anda di Outlook dan perluas bagian penyimpanan email . Dari sana, Anda dapat mengurutkan email berdasarkan ukuran dan menghapus email dengan lampiran yang sangat besar, pastikan juga untuk menghapus item dari folder Email Sampah dan Item yang Dihapus.
Jika Anda menggunakan alat yang lebih modern seperti Microsoft Loop atau Designer , jangan lupa untuk membersihkan ruang kerja Anda. Di Loop, Anda dapat menghapus halaman dan ide yang sudah usang, dan di Designer, sangat penting untuk meninjau bagian Proyek Saya untuk menghapus gambar yang dihasilkan AI yang tidak lagi Anda perlukan.
Tips untuk mencegah penyimpanan menjadi penuh
Untuk menghindari stres ini lagi, ada baiknya menerapkan beberapa praktik terbaik. Misalnya, hindari menyimpan file data Outlook (.pst) ke OneDrive, karena aplikasi tersebut terus membukanya dan dapat memperlambat sinkronisasi komputer Anda. Demikian pula, jika Anda memiliki file terkompresi (ZIP, RAR) dan juga menyimpan file aslinya, Anda secara tidak perlu menduplikasi ruang yang digunakan.
Strategi cerdas adalah memindahkan folder yang tidak Anda butuhkan di cloud ke lokasi lokal di hard drive Anda . Cukup seret file dari folder OneDrive ke folder lain di komputer Anda yang tidak disinkronkan. Selain itu, ingat untuk membersihkan rol kamera ponsel Anda , karena cadangan otomatis sering kali penuh dengan tangkapan layar dan meme yang tidak memberikan nilai tambah apa pun.
Menjaga penyimpanan cloud Anda tetap optimal memerlukan peninjauan metrik penyimpanan secara berkala dan pengosongan tempat sampah di berbagai layanan Microsoft. Dengan menggabungkan pembersihan OneDrive, penghapusan lampiran besar di Outlook, dan pengelolaan file lokal, Anda dapat memastikan alur kerja Anda tidak terganggu oleh ruang penyimpanan yang tidak mencukupi, sehingga dapat memanfaatkan sepenuhnya alat analisis ukuran yang ditawarkan oleh platform baik di aplikasi web maupun desktop.