Cara menggunakan AI di Excel dan Word: Copilot, ChatGPT, dan Mode Agen

Informatec Digital » Sumber daya » Cara menggunakan AI di Excel dan Word: Copilot, ChatGPT, dan Mode Agen

Kecerdasan buatan telah memberikan dampak yang kuat pada alat produktivitas yang kita gunakan sehari-hari, dan saat ini hal ini dimungkinkan bekerja lebih cepat dan dengan lebih sedikit gesekan Di Excel dan Word, berkat Copilot dan asisten seperti ChatGPT, Anda tidak perlu menjadi ahli: dengan perintah bahasa alami, Anda dapat membuat analisis, format, draf, dan rumus yang sebelumnya membutuhkan waktu dan pengetahuan khusus.

Pada baris berikut Anda akan melihat cara memanfaatkan Copilot di Excel dan Word, keuntungan apa yang ditawarkannya, di mana menemukannya, cara meminta apa yang Anda butuhkan secara tepat Kami akan membahas cara melakukannya dengan benar sejak awal, serta batasan dan persyaratan yang perlu dipertimbangkan (seperti kredit penggunaan atau paket Copilot Pro). Kami juga akan meninjau "Mode Agen", sebuah evolusi dari kemampuan ini untuk mengorkestrasi tugas-tugas multi-langkah secara iteratif.

Apa yang dapat dilakukan AI untuk Anda di Excel?

Copilot di Excel dirancang untuk mempermudah tugas-tugas umum: dapat membawa data dari web atau organisasi Anda, membantu Anda menyorot informasi yang relevan, mengurutkan dan memfilter, membuat rumus dengan penjelasan yang jelas, dan mengungkap pola dan tren dalam hitungan detik.

Salah satu keunggulannya adalah impor data. Jika file Anda berada di OneDrive atau SharePoint, atau Anda perlu mengimpor data publik, Copilot dapat Siapkan lembar Anda dengan menghubungkan sumber-sumber tersebut. dan meninggalkan Anda dengan konten dalam rentang atau tabel yang siap digunakan.

Ini juga berguna untuk pemformatan. Anda dapat memintanya, misalnya, untuk hanya menampilkan sel dengan angka, untuk mengatur filter untuk nilai di atas ambang batas tertentu, atau untuk Terapkan kriteria pengurutan khusus untuk membuat penglihatan Anda lebih mudah dikelola.

Di bagian perhitungan, Copilot membantu Anda membuat kolom dan baris baru dengan operasi berdasarkan data yang ada, dan juga Menjelaskan cara kerja setiap rumus. dan cara mengotomatiskan tugas dengan makro pemrograman di Excel, langkah demi langkah, jadi Anda tidak hanya mengandalkan "salin dan tempel".

Terakhir, Anda dapat menanyakannya langsung tentang data Anda. Dalam respons cepat, ia akan memberikan ringkasan, bagan, tabel pivot, tren, atau outlier, dengan tujuan membantu Anda... mengidentifikasi informasi penerbangan yang relevan dan jangan tersesat di halaman yang panjangnya berkilo-kilometer.

Di mana menemukan Copilot dan cara memulai di Excel

Aksesnya langsung: pada tab Beranda, Anda akan melihat ikon Kopilot di pita. Dari sana, Anda dapat membuka pengalaman percakapan. gunakan ide prompt yang telah dikonfigurasikan sebelumnya atau tulis permintaan Anda sendiri dengan kata-kata Anda sendiri.

Cara lain untuk memanggilnya adalah dengan memilih sel. Saat Anda melakukannya, ikon berkedip yang terkait dengan Copilot akan muncul, memungkinkan tindakan kontekstual pada titik tersebut di lembar kerja. ideal untuk operasi cepat.

Sebelum memulai, sebaiknya data Anda disimpan dalam tabel atau rentang yang terstruktur dengan baik. Ini membantu Copilot membacanya secara akurat dan menyarankan rumus atau ringkasan yang tidak ambigu. menghindari kesalahan konyol karena sel yang salah ditafsirkan.

Alur kerja umumnya adalah: Anda membuka Copilot, memilih antara membuat sesuatu yang baru, meminta rumus atau format, meringkas, atau langsung mengobrol dengan target Anda. Jika Anda memilih obrolan, Anda dapat menindaklanjutinya dengan pertanyaan lanjutan. menyempurnakan hasilnya secara berulang sampai sempurna.

Hasilkan rumus di Excel dengan ChatGPT atau Copilot

Anda tidak memerlukan petunjuk teknis yang tepat untuk mendapatkan rumus yang bermanfaat. Bayangkan Anda sedang berbicara dengan seseorang dan secara alami menjelaskan apa yang ingin Anda capai dan data apa yang Anda miliki, dan AI akan memberikan jawabannya. kerangka rumus dan logika di baliknya.

Jika deskripsi Anda kurang memuaskan, Anda bisa mulai dengan menanyakan sesuatu yang umum seperti "cari nilai dalam kolom", dan AI akan merespons dengan struktur dan argumen yang diperlukan. Dengan begitu, Anda akan memahami fungsi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. cara menyesuaikan setiap parameter untuk kasus Anda.

Ketika Anda perlu menyalin dan menempel sesuatu tanpa mengubah apa pun, jelaskan lokasi setiap data secara tepat. Misalnya: "Saya memiliki nilai numerik di kolom C hingga baris 200, dan saya ingin rumus di sel E5 yang menghitung jumlah sel yang sama dengan 5." Dengan informasi tersebut, AI Ini akan menghasilkan formula yang tepat untuk Anda. menargetkan rentang dan sel yang benar.

Pendekatan ini bekerja dengan baik dengan tugas-tugas umum lainnya: menyiapkan tabel yang kemudian akan Anda filter, mengubah angka menjadi kode batang dengan rumus tertentu, atau mengusulkan penghapusan duplikat dalam suatu kumpulan data.

Tips praktis: Periksa kembali rumus yang dihasilkan atau uji dengan sebagian data. Model AI memang canggih, tetapi terkadang memiliki kekurangan. mengusulkan sesuatu yang tidak sesuai 100% dengan lembaran Anda, terutama jika struktur aslinya tidak jelas.

Kopilot di Word: dari draf hingga versi final

Begitu Anda membuka dokumen baru, Copilot akan muncul di bagian atas, siap menerima instruksi pertama Anda. Anda dapat meminta draf dengan format, nada, atau perkiraan panjang tertentu, dan dalam hitungan detik, draf tersebut akan siap. teks awal untuk diedit.

Selama proses berlangsung, AI bahkan menyarankan ekstensi pada prompt agar permintaan lebih efektif. Saat draf dikembalikan, Anda dapat menyimpannya, membuatnya kembali, atau menghapusnya, dan juga edit perintah untuk menyempurnakannya, atau menyiapkan dokumen untuk tanda digital tanpa memulai dari awal setiap waktu.

Selain kotak teks awal, ada dua cara yang sangat berguna untuk menggunakan Copilot di Word. Pertama, Anda dapat membuka tindakan kontekstual pada paragraf mana pun untuk memperluas, menulis ulang, mengubah gaya, mengekstrak tabel atau mensintesis ide dengan klik.

Di sisi lain, dari pita, Anda dapat membuka bilah sisi dengan chatbot. Di sana, Anda dapat meminta perubahan pada dokumen, membuat draf baru, membuat gambar untuk disisipkan, atau mendapatkan jawaban atas pertanyaan Anda sambil menulis. penelitian dan penulisan Mereka berjalan seiring.

Template, analisis, dan contoh praktis di Excel

Selain rumus, Copilot dapat membuat struktur yang bermanfaat. Misalnya, meminta kalender untuk bulan tertentu dengan baris catatan dan hari di bagian atas akan menghasilkan templat yang dapat Anda tempel persis seperti pada lembar Anda.

Perlu dicatat bahwa terkadang instruksi gaya atau warna mungkin tidak berlaku persis seperti yang Anda jelaskan. Dalam kasus tersebut, Copilot dapat mengembalikan struktur dan petunjuk untuk melengkapi formulir dikerjakan dengan tangan dalam hitungan detik.

Di sisi analitis, memuat kumpulan data (misalnya, penjualan berdasarkan negara) dan bertanya "negara mana yang paling sering muncul di kolom B?" akan mengembalikan hasil dan justifikasinya. Kemudian, akan muncul saran pertanyaan lanjutan yang cerdas, seperti total penjualan per negara atau produk terlaris di setiap wilayah.

Dinamika ini membuat analisis eksploratif menjadi tangkas: Anda mengajukan pertanyaan, memverifikasi data, dan terus menggali lebih dalam dengan pertanyaan baru, tanpa harus pertama merakit struktur yang berat tabel pivot atau rumus yang rumit.

Presentasi PowerPoint langsung

Copilot dapat membuat presentasi dari awal dengan perintah sederhana. Jika Anda menentukan tujuan (misalnya, peluncuran produk) dan memberikan daftar spesifikasi atau poin-poin penting, presentasi akan menampilkan serangkaian slide berisi judul, ide dan dukungan visual siap untuk ditinjau.

Aplikasi ini juga dapat membuat gambar, menyorot data penting, dan, dalam skenario tertentu, menggunakan dokumen Word atau Excel sebagai dasar untuk membuat presentasi. Meskipun beberapa fitur ini mungkin masih dalam tahap pengembangan, pembuatan slide awal Itu sudah menghemat banyak waktu.

Persyaratan, kredit penggunaan dan Copilot Pro

Jika Anda sudah berlangganan Microsoft 365 Personal atau Family, Anda dapat mengakses Copilot di Word, Excel, dan PowerPoint tanpa biaya tambahan, tetapi dengan sistem kredit. Setiap permintaan ke AI akan menggunakan satu kredit. Anda mendapatkan 60 per bulan, yang diperbarui pada awal berikutnya.

Saldo ini dapat dilihat di account.microsoft.com, di bagian langganan. Tujuannya adalah agar Anda mencoba membiasakan diri dengan AI. Jika Anda merasa kurang, ada Kopilot Pro oleh € 22 per bulan, yang dengannya batasnya hilang dan Anda dapat menggunakan AI tanpa batas.

Detail penting tentang paket keluarga: hanya pemilik langganan utama yang memiliki akses ke Copilot di dalam aplikasi. Pengguna lain yang berlangganan bersama tidak memiliki fitur ini di Word atau Excel, yang Hal ini perlu diperhatikan jika Anda mengelola langganan di rumah.

Untuk pengalamannya, Anda tidak memerlukan Windows, PC Copilot+, atau NPU: pemrosesannya ada di cloud, jadi perilaku Copilot adalah praktis identik di web dan desktop.

Mode Agen dan Agen Kantor: apa itu dan bagaimana cara menggunakannya

Yang disebut "Mode Agen" membawa kolaborasi dengan AI selangkah lebih maju. Tujuannya adalah mendemokratisasi fungsi-fungsi lanjutan sehingga, dengan perintah bahasa alami, AI dapat... mengatur tugas-tugas multi-langkah termasuk memberikan dokumen, lembar, dan presentasi berkualitas.

Di Excel, misalnya, Anda dapat meminta anggaran rumah tangga dengan kategori (sewa, makanan, perlengkapan, bahan bakar, waktu luang) dan aturan yang memperingatkan Anda ketika Anda melebihi batas; di UKM, Anda dapat menyiapkan analisis keuangan dasar yang Mereka menghemat banyak tenaga kerja manual..

Di Word, agen membantu Anda membuat resume, surat, laporan, atau ringkasan eksekutif, menyarankan perbaikan, dan mengajukan pertanyaan untuk memperjelas maksud Anda. Idenya adalah bekerja secara iteratif: Anda memulai dengan sebuah perintah dan memandu AI untuk... menyempurnakan hasilnya sampai cocok.

Berdasarkan ketersediaan saat ini, Mode Agen aktif dalam program Frontier bagi pemegang lisensi Microsoft 365 Copilot dan pelanggan Microsoft 365 Personal atau Family. Saat ini, mode ini tersedia di web dan dalam bahasa Inggris, dengan rencana untuk diperluas ke desktop. Untuk menggunakannya di Excel, Anda memerlukan instal add-in Excel Labs dan aktifkan opsi yang sesuai.

Selain itu, Agen Office di obrolan Copilot dapat membuat presentasi PowerPoint dan dokumen Word dari instruksi, dengan integrasi yang diharapkan dapat diperluas, sehingga gesekan semakin berkurang antara ide dan hasil akhir.

Praktik terbaik untuk meminta sesuatu kepada AI

• Konteks yang jelasJelaskan data apa yang Anda miliki (kolom, baris, nama tabel) dan keluaran apa yang Anda harapkan.
• Akurasi lokasiJika Anda ingin rumus ditempel, tentukan kolom dan sel tujuan dan sumber.
• Iterasi cepat: meminta draf atau struktur pertama dan kemudian meminta perubahan spesifik.
• Validasi: periksa rumus dan hasil dengan sampel kecil sebelum menerapkannya ke keseluruhan.

Kasus penggunaan yang bekerja dengan sangat baik

Di Excel, menyusun tugas (templat kalender, anggaran, daftar yang diformat), analisis eksploratif dengan pertanyaan-pertanyaan berurutan, dan hal-hal berikut ini berfungsi dengan sangat baik. pembuatan/penjelasan rumus untuk perhitungan rutin.

Di Word, memulai teks dari awal dengan nada dan format tertentu, menulis ulang paragraf, memperluas ide, dan pembuatan tabel atau gambar Fitur terintegrasi memungkinkan Anda mempercepat jalur menuju dokumen akhir.

Saat Anda membutuhkan presentasi, Copilot membuat slide deck berisi judul, poin-poin penting, dan visual dari prompt dan materi referensi yang ditulis dengan baik. Dari sana, proses iteratif untuk memoles konten dan desain Itulah yang membawa Anda ke hasil yang profesional.

Cara menulis prompt yang lebih baik

Pikirkan tentang tujuan dan batasannya. "Saya ingin laporan singkat (300-400 kata), bernada formal, dengan tiga bagian dan tabel akhir berisi metrik utama," lebih baik daripada "berikan saya laporan." Di Excel, "di sel E5 saya ingin rumus yang menghitung nilai sama dengan 5 di C2:C200" lebih jelas daripada "Saya ingin laporan di sel E5 saya ingin rumus yang menghitung nilai sama dengan 5 di C2:C200." permintaan yang tidak jelas perhitungan.

Tambahkan data referensi jika memungkinkan: nama tabel, judul kolom, rentang, atau contoh yang diharapkan. Jika percobaan pertama belum sempurna, mintalah perubahan bertahap ("gunakan pemisah ribuan", "urutkan dari terbesar ke terkecil", "gunakan nada yang lebih personal"). pendekatan langkah demi langkah ke hasil yang Anda cari.

Terakhir, ia menggabungkan struktur dan gaya. Pertama, ia menanyakan struktur (indeks, bagian, blok data), lalu menyempurnakan nada, dan diakhiri dengan tugas-tugas spesifik (menambahkan baris ringkasan, menyisipkan gambar, membuat tabel pivot dengan filter).

Keterbatasan dan harapan yang realistis

Meskipun AI dapat menangani banyak pekerjaan, terkadang AI tidak menerapkan format tertentu seperti yang Anda minta atau menyimpang dari permintaanTidak apa-apa: bersikeraslah dengan instruksi yang lebih spesifik atau tanyakan cara melakukannya langkah demi langkah jika Anda lebih suka menyelesaikannya secara manual.

Ingat sistem kredit di Microsoft 365 Personal atau Family: setiap permintaan dalam Word, Excel, atau PowerPoint menghabiskan satu kredit, dan Anda memiliki batas bulanan sebesar 60. Jika Anda memerlukan penggunaan intensif tanpa batas, ada opsi Copilot Pro seharga €22 per bulan.

Terakhir, Mode Agen saat ini hanya tersedia di web dan dalam bahasa Inggris, dan untuk Excel, memerlukan Excel Labs; integrasi akan diperluas seiring waktu, jadi tetap mengikuti perkembangan terbaru Itulah kuncinya untuk mendapatkan hasil maksimal.

Dengan semua pilihan ini, menggunakan AI di Excel dan Word berarti beralih dari tugas mekanis ke pendekatan yang digerakkan oleh tujuan: Anda mengimpor atau mendeskripsikan data Anda, meminta analisis atau draf dengan kata-kata Anda sendiri, memvalidasi dan menyesuaikan dalam iterasi pendek, dan Anda berfokus pada aspek strategis dan kreatif, sementara AI mengambil alih. Ini mempercepat pengulangan dan memberi Anda konteks. untuk membuat keputusan yang lebih baik.