Cara menggunakan Copilot dengan file OneDrive dari Windows Explorer 11

Informatec Digital » Windows » Cara menggunakan Copilot dengan file OneDrive dari Windows Explorer 11

Saya yakin Anda pasti sudah mengalaminya ribuan kali: penyimpanan cloud Anda penuh dengan dokumen, kontrak, atau laporan, dan ketika Anda membutuhkan informasi tertentu, Anda harus membuka file satu per satu seperti mencari jarum di tumpukan jerami. Ini merepotkan dan membuang-buang waktu. Untuk mengatasi hal ini, Microsoft telah turun tangan dan mengintegrasikan Copilot ke dalam OneDrive , sebuah alat kecerdasan buatan yang pada dasarnya membaca file Anda dan memberikan jawabannya melalui obrolan sederhana.

Hal paling keren dari sistem ini adalah tidak hanya berfungsi di web, tetapi juga terintegrasi langsung ke File Explorer Windows 11. Tidak perlu lagi menavigasi melalui folder yang tak berujung; sekarang Anda dapat bertanya kepada AI tentang isi dokumen PDF atau Word Anda saat masih di desktop. Namun, agar semua ini berfungsi, Anda perlu mengkonfigurasi ekosistem Microsoft 365 dengan benar dan memiliki lisensi yang sesuai, karena fitur ini tidak diaktifkan secara default untuk semua orang.

Cara menjalankan Copilot dari Windows Explorer 11

Jika Anda ingin memanfaatkan AI tanpa meninggalkan folder lokal Anda, prosesnya cukup intuitif. Pertama, temukan file atau kelompok dokumen yang ingin Anda kerjakan. Jika hanya satu, klik kanan padanya. Jika Anda ingin menganalisis beberapa file, Anda dapat memilih hingga lima file sekaligus, lalu klik kanan pada salah satu file yang dipilih.

Pada menu konteks yang muncul, temukan opsi OneDrive dan pilih "Ajukan pertanyaan ". Jika ini pertama kalinya Anda menggunakannya, sistem kemungkinan akan meminta Anda untuk masuk ke akun Microsoft Anda. Setelah masuk, panel obrolan samping akan muncul di mana Copilot akan menyarankan beberapa ide untuk memulai, tetapi Anda juga dapat mengetik pertanyaan apa pun di bagian bawah dan klik kirim.

Menggunakan Copilot melalui versi web OneDrive.

Terkadang lebih mudah mengelola semuanya dari browser Anda. Untuk melakukan ini, buka onedrive.com dengan akun Anda dan navigasikan ke folder tempat dokumen Anda tersimpan. Sama seperti di komputer Anda, Anda dapat memilih antara satu hingga lima file dan mengklik tombol Copilot yang muncul di pojok kanan bawah layar.

Jika Anda hanya tertarik pada satu dokumen, ada cara yang lebih cepat: arahkan kursor Anda ke file tersebut, klik tombol Copilot, dan pilih "Ajukan pertanyaan ". Obrolan akan langsung terbuka, dan Anda dapat mengajukan pertanyaan Anda. Metode ini ideal bagi mereka yang lebih menyukai antarmuka browser lengkap dan menginginkan kontrol visual yang lebih komprehensif atas file cloud mereka.

Apa yang sebenarnya dapat Anda lakukan dengan AI ini? Contoh praktis

Copilot bukan hanya untuk mengajukan pertanyaan sederhana; ini adalah alat produktivitas yang ampuh. Salah satu kegunaannya yang paling efektif adalah meringkas dokumen yang panjang . Jika Anda memiliki PDF setebal 80 halaman dan tidak punya waktu untuk membacanya sebelum rapat, Anda dapat meminta AI untuk mengekstrak poin-poin penting dalam hitungan detik.

Fitur lain yang sangat berguna adalah perbandingan file . Bayangkan Anda memiliki tiga versi kontrak dan ingin mengetahui klausul mana yang telah berubah. Alih-alih membaca ketiganya dan menggarisbawahi perbedaannya, Anda meminta Copilot untuk membuat tabel perbandingan atau ringkasan perubahan utama. Fitur ini juga berguna untuk mengekstrak data spesifik, seperti menanyakan "Berapa anggaran pemasaran yang dialokasikan bulan ini?" berdasarkan beberapa spreadsheet yang dipilih.

Persyaratan, lisensi, dan batasan penting

Tidak semua orang dapat menggunakan fitur-fitur ini saat ini. Untuk mengaktifkan Copilot di OneDrive, diperlukan langganan Microsoft 365 Personal atau Family . Namun, ada catatan penting: dengan paket Family, hanya pelanggan utama yang memiliki akses ke kemampuan Copilot; anggota keluarga lainnya tidak termasuk.

Dalam lingkungan profesional, Anda memerlukan akun pendidikan atau bisnis yang memiliki lisensi Copilot untuk Microsoft 365. Jika Anda tidak melihat opsi tersebut, kemungkinan administrator organisasi Anda telah menonaktifkannya dari pusat admin Microsoft 365.

Format yang didukung dan batasan

• Dokumen Kantor: Mendukung format DOC, DOCX, PPT, PPTX, dan XLSX.
• Format universal: Aplikasi ini kompatibel dengan file PDF, TXT, RTF, dan file web seperti HTML atau ASPX.
• Format baru: Sekarang kompatibel dengan file Loop dan Fluid.

Terlepas dari kemampuannya, Copilot memiliki keterbatasan. Saat ini, ia tidak dapat memproses gambar , video, atau buku catatan OneNote, meskipun Microsoft sedang berupaya untuk segera menambahkan fungsionalitas ini. Selain itu, ada batasan ukuran: file harus kurang dari 150 MB agar AI dapat membacanya. Detail lain yang perlu diperhatikan adalah batasan analisis gabungan maksimal lima file per kueri.

Kredit privasi, keamanan, dan AI

Banyak orang khawatir tentang apa yang terjadi pada data mereka. Copilot sangat menghormati izin akses ; ia hanya dapat membaca file yang Anda pilih atau file yang telah dibagikan secara eksplisit kepada Anda. Jika Anda menggunakan Microsoft Purview untuk mengenkripsi data dengan label sensitivitas, AI akan menghormati hak penggunaan tersebut dan tidak akan mengakses informasi yang dibatasi.

Di sisi lain, penting untuk menyebutkan kredit AI . Setiap kali Anda meminta ringkasan atau membandingkan dokumen, satu kredit akan digunakan dari langganan Anda. Kredit ini akan dipotong secara otomatis, jadi disarankan untuk menggunakan permintaan secara efisien agar tidak kehabisan kredit sebelum waktunya.

Penggunaan teknologi ini mentransformasi manajemen dokumen dengan beralih dari model pencarian manual ke model kueri langsung. Dengan mengintegrasikan kemampuan untuk meringkas dan membandingkan beberapa file dari lingkungan Windows 11 dan web, waktu analisis data dioptimalkan, asalkan lisensi Microsoft 365 yang sesuai tersedia dan batasan format dan ukuran yang ditetapkan oleh platform dipatuhi.