Cosa sono gli animali anonimi su Google Drive e come controllarli

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Se ti è mai capitato di lavorare tranquillamente su un documento, un foglio di calcolo o una presentazione e all'improvviso hai visto un icona di un animale con uno strano nome nell'angolo in alto a destraÈ molto probabile che tu abbia preso un piccolo spavento. Questi curiosi visitatori si chiamano... "animali anonimi" da Google Drive E, anche se possono attirare l'attenzione, non significano necessariamente che sei stato hackerato o qualcosa del genere.

Google ha deciso di aggiungere un tocco di umorismo a qualcosa di serio come la gestione dei permessi mostrando gli utenti non identificati come Animali con nomi carini: puzzola anonima, koala anonimo, coniglio anonimo, kraken anonimo…Dietro ognuno di questi c'è una persona reale che visualizza il tuo file, ma per vari motivi non compare con il suo nome o il suo account Google. Diamo un'occhiata più da vicino a cosa sono esattamente, perché compaiono e come puoi tenere tutto sotto controllo.

Cosa sono gli animali anonimi su Google Drive?

Gli animali anonimi sono, fondamentalmente, Utenti che visualizzano o modificano un file Google (Documenti, Fogli o Presentazioni) senza aver effettuato l'accesso con un account visibile a teInvece di mostrare il loro nome e la loro immagine del profilo, Google li rappresenta con la sagoma di un animale e un'etichetta come "tricheco anonimo" o "scoiattolo anonimo".

Ciò accade soprattutto quando il documento è condiviso tramite un link pubblico o accessibile a chiunque abbia il linkIn questi casi, Google non riesce sempre a collegare l'attività dell'utente a un nome specifico, quindi utilizza questo sistema di "animali domestici" anonimi per indicare che in quel momento nel file è presente qualcun altro.

Dietro ogni animale c'è un utente che può semplicemente leggere o anche modifica del contenuto, in base ai permessi configurati per il fileIl sistema di anonimizzazione degli animali non comporta di per sé alcun rischio; ciò che fa la differenza è il tipo di accesso consentito al documento.

Per un po' Google ha utilizzato solo Colori per distinguere ogni persona connessa a un documento condivisoCon l'evoluzione dei suoi strumenti collaborativi, l'azienda ha deciso di renderli più visivi e intuitivi e ha iniziato ad associare ogni utente non identificato a un animale, oltre a dargli una propria icona.

L'elenco è piuttosto lungo e variegato: capra di montagna, iguana, koala, lemure, coccodrillo, formichiere, dinosauro, delfino, anatra, elefante, furetto, volpe, rana, giraffa, riccio, ippopotamo, iena, sciacallo, leopardo, tigre, lama, lamantino, visone, scimmia, orango, lontra, panda, pinguino, armadillo, axolotl, tasso, pipistrello, castoro, bufalo, cammello, camaleonte, ghepardo, scoiattolo, cincillà, chupacabra, cormorano, coyote, corvo, dingo, ornitorinco, pitone, procione, rinoceronte, pecora, toporagno, puzzola, tartaruga, tricheco, lupo, gopher tascabile…Ciascuno di questi nomi potrebbe apparire come "anonimo" nei tuoi documenti.

Perché compaiono utenti sconosciuti o animali anonimi?

Quando vedi un utente che non riconosci, sia un nome strano o semplicemente un animale anonimoDi solito, questo è dovuto al modo in cui hai condiviso il file e al modo in cui l'altra persona vi ha avuto accesso. Google elenca diverse situazioni tipiche in cui questo può accadere, ed è utile conoscerle per evitare sorprese.

Uno dei motivi più frequenti è che il file è stato condiviso con una lista di distribuzione o una mailing listIn questi casi, il documento viene inviato a un intero gruppo (ad esempio, un team di lavoro o una classe) e, quando qualcuno di quell'elenco accede al file tramite il collegamento generale, potrebbe apparire come utente anonimo se non c'è un invito individuale o se non effettua l'accesso con il suo account abituale.

È anche molto comune che appaia un animale anonimo perché il file È stato condiviso con qualcuno che non ha un account Google o non ha effettuato l'accessoSe quella persona apre il link, potrà accedervi in ​​base ai permessi che le hai concesso (visualizzazione, commento o modifica), ma Google non potrà mostrarti il ​​suo vero nome in alto, da qui la scelta di un animale.

Un altro scenario molto comune è che qualcuno con permessi di modifica o accesso al collegamento ha inoltrato tale collegamento a terze partiImmagina di condividere un documento di lavoro con un collega e che, a sua volta, quest'ultimo trasmetta il link a un altro membro del suo team senza dirtelo. Questa nuova persona può accedere come utente anonimo e apparire a te come "volpe anonima" o qualsiasi altro animale mentre esamina il contenuto.

È anche possibile che tu possa vedere un nome sconosciuto invece del tuo solito contatto perché Quella persona ha cambiato il nome del suo account Google.Se sospetti che si tratti di qualcuno che conosci, puoi controllare il suo indirizzo email dalle impostazioni di "Condivisione" all'interno del file stesso per scoprirlo.

In molti casi, l'origine di questi accessi è che il file si trova configurato come "pubblico sul web" o "chiunque abbia il collegamento"In queste modalità di condivisione, chiunque riceva il collegamento, lo copi o lo trovi può accedere e visualizzare (o persino modificare) il file in base alle opzioni selezionate, anche se il sistema lo visualizza come un animale anonimo.

Come Google identifica gli animali anonimi

Quando vedi le icone degli animali nella barra superiore di Google Documenti, Fogli o Presentazioni, in realtà è Google segnala la presenza di utenti che accedono all'archivio senza un invito personale o senza essere riconosciuti con il loro profilo visibile.Ciò non significa che il sistema non ne sappia nulla, ma piuttosto che tu, in quanto proprietario o editore, li vedrai solo attraverso quella rappresentazione generica.

Google distingue chiaramente tra utenti invitati individualmente e utenti che accedono tramite un link condivisoLe persone a cui hai inviato un invito personale via email appariranno con il loro nome e, se ne hanno una, con la loro immagine del profilo. Tuttavia, coloro che accedono al sito solo tramite un link generico e senza un invito diretto appariranno come animali anonimi.

Questo comportamento si applica anche quando il documento è aperto “chiunque abbia il link” o “chiunque su Internet può trovarlo e vederlo”In questi casi, non puoi controllare individualmente chi accede, quindi Google non elenca i loro nomi reali, ma li raggruppa sotto questi alias animali, così sai quante persone sono connesse contemporaneamente e in quali parti del documento si stanno spostando.

Il sistema di colori e animali consente di vedere a colpo d'occhio. Identifica in tempo reale quali sezioni del testo ogni utente sta esaminando.Ogni animale anonimo avrà il suo cursore, la sua selezione e il suo colore dell'icona, così anche se non vedi il suo vero nome, puoi comunque seguirne le azioni all'interno del file.

È importante notare che puoi vedere solo i veri nomi delle persone se Dai loro il permesso esplicito di accedere tramite invito personalizzato o se fanno parte di una mailing list associata a indirizzi email specifici. In caso contrario, continueranno ad apparire come animali anonimi, anche se potresti essere in grado di indovinare chi sono dal contesto.

Se in qualsiasi momento vuoi controllare se un nome strano che appare nel tuo file corrisponde a qualcuno che conosci, puoi Apri la finestra di dialogo "Condividi" e controlla le email che hanno accesso.In quella sezione, posizionando il puntatore del mouse su un utente, potrai vedere il suo indirizzo email e quindi riconoscere se si tratta della persona che pensavi fosse.

Situazioni tipiche in cui compaiono animali anonimi

In pratica, gli animali anonimi tendono ad apparire ogni volta che c'è un Utilizzo intensivo di link condivisi e documenti configurati per un ampio accessoCiò è molto comune negli ambienti di studio, nel lavoro collaborativo o nei progetti aperti, in cui è auspicabile che più persone possano visualizzare o modificare contemporaneamente.

Ad esempio, se sei un insegnante o un formatore e condividi un documento con un'intera classe tramite un collegamento su una piattaforma didattica o tramite un'e-mail di massa.La maggior parte dei tuoi studenti può accedervi senza che tu debba invitarli individualmente. Quando iniziano ad accedere al documento, vedrai "Panda Anonimo", "Delfino Anonimo", "Pecora Anonima" e altri che sfilano in alto mentre consultano o compilano le informazioni.

Nelle aziende e nei team di lavoro, è anche comune utilizzare link generici in modo che chiunque nel team possa accedervi. Ad esempio, un membro del reparto risorse umane condivide un foglio di calcolo con il link in una chat interna, in modo che chiunque ne abbia bisogno possa consultarlo. Se le persone non accedono con il proprio account principale o l'accesso non è limitato a utenti specifici, Vedrai quei compagni come animali anonimi.

Nei progetti più aperti, come documenti collaborativi pubblici, moduli con risultati condivisi o guide della community, gli animali anonimi sono praticamente all'ordine del giorno. Chiunque abbia il link può partecipare e si può avere un'idea di quanti partecipanti siano solo grazie alle icone degli animali che appaiono e scompaiono in tempo reale.

Ci sono anche casi più casuali, come quando condividi un documento con un amico che non ha un account Gmail o che effettua l'accesso da una finestra del browser in incognito senza effettuare l'accessoAnche se si tratta di qualcuno di cui ti fidi, Google lo considererà un visitatore anonimo e gli assegnerà uno di questi simpatici alias di animali.

Rischi e incomprensioni: gli animali anonimi sono pericolosi?

Vedere un "kraken anonimo" o una "puzzola anonima" aggirarsi intorno al tuo documento potrebbe dare l'impressione che qualcuno sia entrato senza permesso, ma in realtà La presenza di animali anonimi non implica di per sé alcuna violazione della sicurezza o di pirateria informatica.È semplicemente il modo in cui Google mostra gli utenti la cui identità non è associata a un nome visibile a te.

Il potenziale problema non risiede nell'animale in sé, ma in i permessi di condivisione configurati dal fileSe il documento è pubblico o accessibile a chiunque abbia il link, è normale che compaiano animali anonimi, perché ciò significa che hai consentito quel tipo di accesso ampio.

Ora, se in un file che hai considerato privato inizi a vedere utenti anonimi che non ti aspettaviQuesto potrebbe indicare che il documento è stato condiviso con più persone di quanto pensassi o che qualcuno con accesso lo ha inoltrato senza avvisarti. In tal caso, dovresti rivedere le impostazioni di condivisione e modificare le autorizzazioni.

Un altro luogo comune è che, essendo anonimi, questi utenti non possano lasciare traccia o non abbiano limiti. In realtà, la loro capacità di agire all'interno dell'archivio dipende da ciò che hai impostato: Se hanno solo l'autorizzazione di lettura, non potranno modificare o eliminare nulla.Se hai consentito loro di modificare, potranno modificare il contenuto, ma come qualsiasi altro editor.

Dal punto di vista della privacy, Google registra internamente le attività per garantire la sicurezza del servizio, ma l'"animale" verrà visualizzato solo come tale. Se sei preoccupato di chi potrebbe visualizzare un documento sensibile, la soluzione non è tanto "dare la caccia" all'animale anonimo, quanto piuttosto Limitare adeguatamente chi può ricevere il collegamento e cosa può fare all'interno del file..

Come limitare chi può visualizzare o modificare il tuo file

Se vuoi ridurre o eliminare la comparsa di animali anonimi nei tuoi documenti, la chiave è Regola le autorizzazioni di condivisione in modo che solo le persone che scegli possano accedervi.Google Drive offre diverse opzioni per controllare questa operazione con notevole precisione.

Il modo più sicuro per gestire l'accesso è inviare inviti personalizzati a indirizzi email specificiInvece di condividere un link pubblico, aggiungi uno alla volta gli utenti che potranno visualizzare, commentare o modificare il file. In questo modo, quando vi accederanno, appariranno con il loro nome e non come utenti anonimi.

Un'altra misura chiave è Evitare, ove possibile, la modalità "chiunque abbia il link può visualizzare/modificare".Questa impostazione è molto comoda per una condivisione rapida, ma fa sì che il link circoli più del previsto e che all'interno del documento finiscano persone sconosciute, o quantomeno non identificate.

Se hai già condiviso un file e inizi a vedere troppi utenti sconosciuti, puoi Modifica i permessi in qualsiasi momento utilizzando il pulsante "Condividi"Qui puoi revocare l'accesso generale, limitarlo solo a determinate persone, modificare il livello di accesso da "editor" a "lettore" o addirittura interrompere del tutto la condivisione del file.

Nei documenti in cui si desidera solo che le persone leggano ma non tocchino nulla, si consiglia di configurare l'opzione su sola letturaPertanto, anche se qualcuno accede al sito tramite un link generico e appare come utente anonimo, non potrà modificarne il contenuto. Questo è particolarmente utile per report, manuali o documenti informativi che non richiedono la modifica collaborativa.

Infine, vale la pena dare un'occhiata al opzioni di condivisione avanzate in Google DriveDa lì puoi vedere chi può condividere il file, chi può aggiungere nuovi utenti e se ci sono autorizzazioni ereditate dalle cartelle principali che potrebbero influire sul file. Una rapida revisione di queste opzioni può risparmiarti molti problemi di accesso.

Buone pratiche per evitare sorprese con animali anonimi

Oltre alla corretta configurazione delle autorizzazioni, ci sono una serie di buone pratiche che ti aiuteranno Tieni sotto controllo i tuoi documenti di Google Drive e riduci al minimo la comparsa di utenti inaspettatiNon si tratta di vivere nella paura, ma di avere ben chiaro chi entra e perché.

Uno dei primi consigli è Pensa attentamente a chi darai accesso prima di condividere un linkSe il contenuto è sensibile o personale, è meglio prendersi qualche secondo per inserire gli indirizzi email delle persone specifiche che dovrebbero vederlo, invece di ricorrere al tipico "chiunque abbia il link può accedervi".

Ogni volta che puoi, prova Invia i file tramite inviti personalizzati, non tramite link pubblici.Questo semplice gesto garantisce che, quando apri il documento, vedrai i veri nomi delle persone collegate e non una raccolta di animali di cui non conosci esattamente l'identità.

Un'altra buona abitudine è Controlla le autorizzazioni predefinite che concedi quando condividi intere cartelle.A volte un'intera cartella è aperta a molte più persone di quanto si pensi e, quando si crea un nuovo file al suo interno, questo eredita tale configurazione. Questo può comportare la creazione di documenti con autorizzazioni di accesso più ampie del previsto.

Se si lavora in team, può essere utile concordare alcuni regole interne su come vengono condivisi i linkAd esempio, decidere che i documenti non debbano essere inoltrati al di fuori del gruppo senza prima consultare il proprietario, o che i file contenenti dati sensibili non debbano mai essere lasciati in modalità "chiunque abbia il collegamento". Queste piccole regole riducono significativamente il rischio di accessi inaspettati.

Infine, se ti imbatti in un animale anonimo in un file importante, prendilo come un segno per Prenditi un momento per rivedere le impostazioni di condivisione e verificare che tutto sia a posto.Non deve essere niente di grave, ma è una buona scusa per assicurarsi che solo le persone giuste possano vedere o modificare quel contenuto.

Capire cosa sono gli animali anonimi, perché compaiono e come gestirli ti consente di Sfrutta la collaborazione in tempo reale di Google Drive senza perdere di vista la sicurezza e la privacy dei tuoi fileCon autorizzazioni configurate correttamente e un uso responsabile dei link, questi animali cesseranno di essere una minaccia misteriosa e diventeranno solo una simpatica curiosità che indica che ci sono altre persone che lavorano con te sullo stesso documento.