Risposta automatica di WhatsApp: guida completa alla configurazione

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Se usi WhatsApp quotidianamente, saprai che non sempre puoi rispondere all'istante. In quei momenti, avere un segreteria telefonica su WhatsApp O almeno le risposte automatiche ben configurate sono oro colato: fanno risparmiare tempo, gestiscono le aspettative e mantengono viva la conversazione anche quando non sei disponibile.

Oggi ci sono diversi modi per ottenere questo risultato: su Android con app che sfruttano le notifiche; su iPhone utilizzando strumenti ufficiali WhatsApp Business; e, inoltre, WhatsApp sta testando un modo per lasciare note vocali dopo chiamate senza risposta, che funge da segreteria telefonica per le chiamate provenienti dall'app stessa. Ecco una guida completa per attivarla e utilizzarla.

Cosa significa realmente "risposta automatica" su WhatsApp oggi?

Quando parliamo di segreteria telefonica su WhatsApp, in realtà stiamo mescolando due concetti: da un lato, la segreteria telefonica risposte automatiche ai messaggi di chat (messaggi di assenza, benvenuto, risposte rapide, ecc.); dall'altro lato, l'opzione di lasciare una registrazione audio quando non si risponde a una chiamata, che WhatsApp sta lanciando in versione beta. Sono soluzioni complementari: la prima risolve i problemi quotidiani delle chat; la seconda inizio la classica segreteria telefonica nel contesto delle chiamate WhatsApp.

Su Android, l'app ufficiale non dispone di risposte automatiche native, ma esistono utility di terze parti che le hanno. leggere e rispondere alle notificheSu iPhone, le opzioni al di fuori del percorso ufficiale sono molto limitate senza jailbreak, quindi il modo realistico per farlo è con WhatsApp Business, dove sono presenti messaggi di benvenuto, messaggi di assenza e risposte rapide per lavorare in modo professionale.

Inoltre, la versione beta di WhatsApp per Android incorpora un pulsante per registrare e inviare una nota vocale quando il destinatario non risponde a una chiamata. In questo modo, la persona riceve sia la notifica della chiamata persa sia il tuo audio nella chat, il tutto centralizzato senza ulteriori passaggi.

Per le aziende e i team di supporto, queste funzionalità sono fondamentali: i dati mostrano che il 62% dei clienti ritiene che i marchi possano personalizzare meglio le proprie esperienze, ad esempio offrendo canali come WhatsApp Business; e il 64% desidera che i bot forniscano un servizio alla pari degli agenti umani. L'automazione senza perdere il tocco umano è la strada da seguire.

Se stai pensando imposta il tuo sistema di risposta WhatsAppDi seguito spiego cosa puoi fare su Android, come funziona su iPhone con Business e come funziona la nuova opzione audio dopo le chiamate perse.

Android: Risposte automatiche con le app (AutoResponder e WhatsAuto)

L'app WhatsApp per Android non offre questa funzionalità di serie, ma strumenti come Risposta automatica per WhatsApp y whatsauto Lo implementano in modo affidabile. Il trucco è che monitorano le notifiche e, quando arriva un nuovo messaggio che corrisponde a una regola, Rispondono direttamente dalla notifica stessaNon hanno bisogno di avere accesso completo a WhatsApp, basta il permesso di leggere e rispondere alle notifiche.

Il primo passo è concedere l'accesso alle notifiche. Su Android, basta aprire l'app, andare alle impostazioni delle notifiche, accesso alle notifiche quando richiesto, attiva l'interruttore corrispondente. Quindi torna all'app e puoi creare le tue regole.

In AutoResponder, ad esempio, puoi definire le risposte per tutti i messaggi o solo per testi specificiSe vuoi rispondere in modo generico quando qualcuno ti scrive, scegli l'opzione equivalente a "Tutti" e compila il campo. messaggio di risposta con il testo che verrà inviato automaticamente. La versione gratuita copre le basi e, se questo non ti basta, la versione Pro (pagamento una tantum di circa 14,99 €) sblocca extra come i programmi delle attività.

Un altro vantaggio è che puoi limitare le regole a persone o gruppi specifici, impedirne l'attivazione in determinate chat o regolarne la frequenza per prevenire lo spam. Qualcosa di simile accade con WhatsAuto: ti consente di decidere a quali gruppi o contatti rispondere, bloccare i messaggi ripetuti e programmare fasce orarie in modo che la risposta automatica funzioni solo quando ti è più comodo.

Un flusso tipico in Android potrebbe apparire così: crei una regola globale "Sono assente", una seconda regola più cordiale come Messaggio di benvenuto per i contatti iniziali e un terzo set di regole specifiche con parole chiave ("programma", "indirizzo", "prezzo") che restituiscono un testo specifico. Le tue chat saranno gestite anche quando sei assente.

• Concede il permesso di notifiche quando l'app lo richiede.
• Crea regole generiche (tutte le chat) e regole specifiche (parole chiave, contatti o gruppi).
• Attiva, se ne hai bisogno, orari in modo che sia valido solo al di fuori dell'orario di lavoro.
• Evita l'effetto "spam" regolando la frequenza e i limiti di invio nei gruppi.

Se lavori con gruppi, WhatsAuto ti consente di decidere se eviti di rispondere automaticamente Oppure se si invia un singolo messaggio per gruppo per non appesantire la conversazione. È un modo semplice per essere educati senza interrompere il flusso della chat.

iPhone: WhatsApp Business per assenze, benvenuti e scorciatoie

Su iOS, dimenticatevi i cloni di AutoResponder sull'App Store: al di fuori dell'ecosistema ufficiale, Non ci sono alternative valide senza jailbreakL'opzione consigliata è quella di utilizzare WhatsApp Business (puoi configurarlo con il tuo numero anche se sei un lavoratore autonomo o un'impresa individuale) e sfruttare i suoi strumenti integrati.

Due funzioni indispensabili sono la messaggi di benvenuto (vengono inviati solo la prima volta che qualcuno ti scrive) e messaggio di assenza (funziona come risposta automatica quando non sei disponibile). Per attivarla, vai su Impostazioni di WhatsApp Business > Strumenti per l'azienda > Messaggio di assenza. Attivalo, scrivi il testo e scegli se vuoi inviarlo sempre, in una fascia oraria specifica o al di fuori del tuo orario di lavoro.

L'app ti consente anche di decidere i destinatari: puoi inviarla a tutti, solo a coloro che non sono presenti nella tua rubrica, a tutti tranne alcuni o solo ad alcuni. elenco contattiÈ flessibile, anche se più limitato rispetto a quanto offerto da Android e dalle app dedicate.

Un'altra funzionalità di WhatsApp Business che accelera notevolmente il servizio clienti è la risponde rapidamenteÈ possibile salvare modelli (fino a 50, secondo la documentazione) e assegnare una scorciatoia da tastiera per inviarli al volo. Ideale per pianificazioni, sedi, politiche di reso o domande frequenti.

Per creare queste risposte salvate in WhatsApp Business, apri il menu a tre punti > Strumenti aziendali > Risposte rapidamente > Aggiungi. Scrivi il messaggio e assegna un scorciatoia (ad esempio, /schedule). Salva e il gioco è fatto.

Quando li invii sul tuo cellulare ci sono due modi: come allegato (icona della clip > Risposte rapide e scegli quella che desideri) o scrivendo una barra «/» nella casella di testo per visualizzare tutti i tuoi modelli e selezionarli. Su WhatsApp Web o Desktop, ricorda che non consentito file multimediali all'interno di queste risposte rapide, quindi escludi audio e video dai modelli.

Vale la pena notare che, sebbene Business offra questi strumenti, non raggiunge il livello di granularità Android con app di terze parti: non è possibile affidarsi a parole chiave complesse o regole di contatto in modo così dettagliato. Tuttavia, per la maggior parte delle aziende e degli utenti, è più che sufficiente.

E se hai il jailbreak: più opzioni (con sfumature)

Chiunque l'abbia fatto evasione sul tuo iPhone e hai Cydia, puoi trovare modifiche come WaAutoReply, che si integra nelle impostazioni di WhatsApp con un'opzione "Risposta automatica" per attivare e scrivere il tuo messaggio automatico. Lo svantaggio è la compatibilità è limitato a iOS 8, 9 e 10, senza alcuna garanzia per le versioni moderne; se si sceglie questa strada, ci si assume dei rischi e delle possibili incompatibilità.

Rispondere alle chiamate perse: promemoria vocali automatici (Beta)

WhatsApp sta testando una funzionalità che, pur non essendo una tipica segreteria telefonica, svolge una funzione simile. Quando si termina una chiamata o una videochiamata, senza risposta, sullo schermo appare una terza opzione: Registra messaggio vocaleIn questo modo, puoi lasciare una registrazione audio che verrà pubblicata direttamente nella chat, insieme alla scheda "chiamata persa".

Ci sono due modi per utilizzarlo: dalla schermata che vedi subito dopo la chiamata senza risposta (dove vedrai richiama, annulla o registra messaggio vocale) e dalla chat stessa toccando l'icona notifica di chiamata persa, che ti porta a registrare la nota. È veloce, comodo e ti risparmia la seccatura di fare ripetute chiamate o scrivere un lungo messaggio se preferisci parlare.

Questa nuova funzionalità è stata implementata nell'ultima versione beta di WhatsApp per Android, con casi segnalati in versioni come 2.25.23.21Il lancio è graduale: potresti avere la versione beta e non vedere ancora l'opzione. Quando raggiungerà lo stato stabile, risolverà il problema per chi ha perso una "segreteria telefonica" in WhatsApp.

L'azienda sa che l'uso delle note vocali è aumentato vertiginosamente (ogni giorno ne vengono inviate miliardi), quindi integrare questo flusso nella chat Ha senso: il registro delle chiamate perse e l'audio sono in un unico posto, senza app o complicazioni aggiuntive.

Messaggi e modelli che funzionano: esempi pronti all'uso

Per iniziare bene, ecco alcuni esempi che puoi adattare al tuo tono. Ricorda, l'obiettivo è chiarire rapidamente le aspettative, risolvere le domande più frequenti e tenere la persona informata senza attriti.

Saluti (primo contatto)

• Ciao! Come possiamo aiutarti oggi? Siamo attenti al tuo messaggio.
• Benvenuti a . Di cosa hai bisogno? Siamo qui per aiutarvi.
• Buongiorno/Buon pomeriggio/Buonasera. Dicci come possiamo aiutarti. darti una mano.

Assenze (fuori orario di lavoro o ferie)

• Ciao! Al momento non siamo disponibili. Ti risponderemo il più presto possibile.
• Grazie per aver scritto! I nostri orari sono XX a YY h. Ti risponderemo il prima possibile.
• Siamo fuori per un momento. Lascia il tuo messaggio e torniamo con te presto.

messaggi personalizzati

• Ciao, abbiamo visto che hai ricevuto il tuo ordine. Cosa ne pensi? il prodotto?
• Ciao! Ci hai contattato questo mese. Come possiamo migliorare? la tua esperienza?
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Per i clienti che hanno fretta

• Ciao, ! Abbiamo ricevuto la tua richiesta e siamo già lì gestione.
• Per verificare lo stato del tuo ordine, visita e utilizza il codice che ti abbiamo inviato via email.

Passaggi pratici in base al tuo dispositivo

Se stai configurando tutto da zero, questa è la tabella di marcia rapida da seguire a seconda della piattaforma. Vedrai che, con poche eccezioni, non hai bisogno conoscenza tecnica.

Android con risponditore automatico/WhatsAuto

1. Installa l'app scelta e concedi l'autorizzazione accesso alle notifiche quando chiedo.
2. Crea la tua prima regola: "Per tutti i messaggi" con un testo generico di assenza.
3. Aggiungi regole tramite parole chiave (orario, indirizzo, prezzi) e modificare i destinatari.
4. In Pro, attiva gli intervalli di tempo in modo che lavorare e basta quando sei via.
5. Nei gruppi, limitare la frequenza o evitare di rispondere per non saturare.

iPhone con WhatsApp Business

1. Apri WhatsApp Business e vai su Strumenti per l'azienda.
2. Imposta "Messaggio di assenza" con orario sempre, personalizzato o disattivo ore di lavoro.
3. Definisci i destinatari (tutti, non nella rubrica, tutti tranne... o un elenco specifico).
4. Attivare il “Messaggio di benvenuto” per i primi contatti con un messaggio chiaro e amichevole.
5. Crea Risposte rapidamente ("/schedule", "/address", ecc.) con i tuoi modelli frequenti.

Invia risposte rapide in Business

• Come allegato: apri la chat, tocca l'icona clip, vai su "Risposte rapide" e scegli.
• Dalla casella di testo: digitare “/” e selezionare il modello da inserire e inviare.
• Ricorda: su Web/Desktop, quelli rapidi non sono supportati multimedia.

Perché queste funzionalità migliorano la tua attenzione (e i tuoi risultati)

I vantaggi non sono solo operativi, ma hanno anche un impatto sulla soddisfazione. Con risposte automatiche e rapide, soddisfi le aspettative di immediatezza e chiarezza, fai risparmiare tempo agli agenti e aumenti la produttività del team.

Studi recenti dimostrano che il 62% dei clienti ritiene che le aziende potrebbero personalizzare maggiormente la propria esperienza e 64% di attesa Lascia che i bot agiscano a livello umano. Se il volume aumenta, l'automazione dà una spinta al tuo team senza sacrificare il contatto ravvicinato.

Molte aziende si stanno muovendo verso un supporto più colloquiale e meno transazionale. Modelli, l'uso di canali preferiti Come WhatsApp e la misurazione delle interazioni aiutano a stabilire le priorità e risolvere i problemi più rapidamente. È una soluzione vantaggiosa sia per i clienti che per le aziende.

Caso reale: Chazki e l'automazione su WhatsApp

Chazki, una startup di logistica nata in Perù e focalizzata sull'ultimo miglio, ha registrato una crescita accelerata che ha incrementato i suoi contatti. Integrando WhatsApp con il suo piattaforma di supporto e utilizzando messaggi predefiniti, sono stati in grado di fornire risposte immediate ai clienti preoccupati per lo stato del loro ordine. Standard, modelli e automazioni sono stati fondamentali per scalare senza perdere tocco umano.

Buone pratiche per far sì che la tua segreteria telefonica non sembri un robot

L'automazione dovrebbe essere perfetta. Mantieni un tono chiaro. naturale e vicinoChiarisci il passaggio successivo (quando risponderai, come verificare lo stato) ed evita parole lunghe e prolisse. Una risposta chiara e concisa funziona meglio di tre parole sconclusionate.

Utilizzare le variabili dove appropriato (ad esempio, nome del cliente) e aggiorna i tuoi modelli frequentemente. Se modifichi i tuoi impegni, il tuo indirizzo, le tue politiche o le tue promozioni, assicurati che le tue risposte rapide riflettano tali cambiamenti al minuto.

Imposta orari significativi: se lavori dalle 9:18 alle XNUMX:XNUMX, attiva il messaggio assenza fuori entro quel lasso di tempo. E se stai andando in vacanza, crea un messaggio specifico con le date di ritorno e un contatto alternativo per le emergenze.

Nei gruppi, è meglio essere cauti. Imposta solo una risposta cortese per gruppo o disattivare quelli automatici in quelle chat. Eviterai di infastidire gli altri e manterrai pulita la conversazione.

Infine, combinate l'automazione con l'intervento umano: lasciate che la macchina filtri, saluti o informi e lasciate che una persona riprendere il filo quando necessario. Questa combinazione è solitamente imbattibile.

Domande frequenti (FAQ)

Ho bisogno di WhatsApp Business? Vuoi ricevere risposte automatiche su iPhone? Sì. Senza jailbreak, è l'opzione consigliata e supportata per WhatsApp.

Le app Android leggono i miei messaggi? Lavorano sulle notifiche; da lì estraggono il testo per rispondere dalla notifica stessa. Esamina le autorizzazioni e le policy di ciascuna app per proteggiti dal phishing.

La nota vocale dopo una chiamata persa È già disponibile per tutti? Non ancora. È in versione beta e verrà implementata gradualmente. Potrebbe volerci un po' di tempo prima che raggiunga il tuo dispositivo.

Quante risposte rapide Posso risparmiare con Business? Fino al 50%, secondo la documentazione ufficiale.

Posso personalizzare tramite contatto? in Business tanto quanto in Android? Non allo stesso livello di granularità; se hai bisogno di regole complesse, Android con app di terze parti offre un maggiore controllo.

Impostare una “segreteria telefonica” efficace su WhatsApp è a portata di mano: su Android, con app che automatizzare dalle notifiche; su iPhone, con gli strumenti Business avanzati; e per le chiamate, con la nuova opzione di promemoria vocale per le chiamate perse. Con qualche piccolo accorgimento e una buona messaggistica, puoi offrire un servizio reattivo e coerente senza dover rimanere incollato al telefono.

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