- שיטות להצגת מכסת אחסון זמינה ושטח שנצרך מיישום האינטרנט וממחשב.
- אסטרטגיות מפורטות לפינוי מקום על ידי מחיקת קבצים גדולים, ריקון האשפה וניהול קבצים מצורפים של Outlook.
- הבדלים מהותיים בניהול אחסון בין חשבונות אישיים לחשבונות מקצועיים או חינוכיים.
לפעמים אנחנו מבלים את חיינו בשמירת מסמכים, תמונות ותיקיות בענן מבלי להבין שהשטח אינו אינסופי. פתאום, אנחנו נתקלים באזהרה המפחידה " דיסק מלא" ונתקעים, לא מסוגלים להעלות קובץ נוסף. זה יכול להיות כאב ראש אמיתי אם אתם עובדים בצוות או שיש לכם קבצים חשובים שמחכים לסנכרון.
החדשות הטובות הן ש-Microsoft 365 מציעה מספר דרכים להשליט סדר בכאוס הדיגיטלי שלנו. זה לא רק מחיקה לשם מחיקה, אלא זיהוי מה תופס הכי הרבה מקום כדי שתוכלו לקבל החלטות חכמות לגבי מה לשמור ומה לשלוח ישירות לפח, בין אם אתם משתמשים בחשבון אישי או עסקי.
בדיקת אחסון מהמחשב
אם אתם מעדיפים לא לפתוח את הדפדפן, תוכלו להעיף מבט מהיר באפליקציית הסנכרון של Windows. פשוט חפשו את סמל OneDrive הכחול באזור ההודעות (ליד השעון), לחצו עליו לחיצה ימנית ופתחו את גלגל השיניים של ההגדרות. לאחר שתגיעו לשם, מצאו את המקטע " ניהול אחסון "; פעולה זו תעביר אתכם לדף שבו תראו את אחוז האחסון שנעשה בו שימוש, ובעיקר, רשימה של הקבצים הגדולים ביותר ממוינים לפי גודל, כך שתוכלו להגיע ישר לעניין.
ניהול דרך פורטל האינטרנט של OneDrive
עבור אלו המעדיפים את הנוחות של דפדפן אינטרנט, גישה לאתר היא האפשרות המקיפה ביותר. לאחר הכניסה, לוח הניווט השמאלי יראה לכם במבט חטוף כמה שטח פנוי יש לכם וכמה השתמשתם בו. לחיצה על ערך זה תפנה אתכם אוטומטית לקטע מדדי האחסון של OneDrive , שם תוכלו לנתח תיקייה אחר תיקייה מה מנפח את אחסון הענן שלכם.
יש טריק מהיר שיעזור לך להגיע ישר לעניין: ניתן לגשת לכתובת ה-URL onedrive.live.com/?v=managestorage . זה מאפשר לך לדלג על מספר לחיצות ולגיע ישירות לניהול מכסות, שם יש לך גם את הכפתור לרוקן את סל המיחזור - שלב קריטי מכיוון שקבצים שנמחקו ממשיכים להיחשב כחלק מהמכסה שלך עד שתמחק אותם לצמיתות.
הבדלים בין חשבונות אישיים לחשבונות מקצועיים
שימוש ב-OneDrive אישי אינו זהה לשימוש ב-OneDrive לעבודה או לבית הספר. בחשבונות אישיים, המגבלה נקבעת בדרך כלל על ידי מנוי Microsoft 365 שלך או התוכנית החינמית. אם תחרוג מהמגבלה, הקבצים שלך יהפכו לקריאה בלבד , כלומר תוכל להוריד אותם אך לא לערוך או להוסיף שום דבר חדש.
עבור חשבונות מקצועיים או חינוכיים, הניהול שונה, שכן מנהל ה-IT של הארגון שלך קובע את מכסת האחסון שלך. אם נגמר לך המקום, בנוסף למחיקת קבצים, האפשרות הטובה ביותר שלך היא ליצור קשר עם התמיכה הטכנית של החברה שלך כדי לבקש הגדלת מכסה. זכור שעם חשבונות אלה, האחסון כולל גם את התיקיות האישיות שלך וגם את כל הפריטים בסל המיחזור של האתר.
כיצד לפנות מקום בצורה יעילה
כאשר אחסון הענן שלכם מלא, מחיקת כמה תמונות אינה מספיקה. לניקוי יסודי, מומלץ לבדוק מספר דברים. ראשית, גשו לסל המיחזור של OneDrive ורוקנו אותו לחלוטין; זה מדהים כמה ג'יגה-בייט מצטברים שם מבלי שנשים לב. מומלץ גם לבדוק את התיקיות המשותפות שלכם , מכיוון שלפעמים אנו מסנכרנים תוכן ממקורות אחרים שעשויים להשפיע על קיבולת האחסון שלנו.
בעיה קריטית נוספת היא דוא"ל. מכיוון ש-Microsoft 365 משלב אחסון, קבצים מצורפים ב-Outlook.com עלולים לתפוס לכם את המקום. עברו להגדרות המנוי שלכם ב-Outlook והרחיבו את מקטע אחסון הדוא"ל . משם, תוכלו למיין הודעות דוא"ל לפי גודל ולמחוק הודעות עם קבצים מצורפים גדולים, תוך הקפדה למחוק גם פריטים מתיקיות דוא"ל הזבל ופריטים שנמחקו.
אם אתם משתמשים בכלים מודרניים יותר כמו Microsoft Loop או Designer , אל תשכחו לנקות את סביבות העבודה שלכם. ב-Loop, תוכלו למחוק דפים ורעיונות מיושנים, וב-Designer, חיוני לבדוק את הקטע "הפרויקטים שלי " כדי להסיר תמונות שנוצרו על ידי בינה מלאכותית שאינן נחוצות לכם עוד.
טיפים למניעת התמלאות האחסון
כדי להימנע מלחץ זה שוב, מומלץ לאמץ כמה שיטות עבודה מומלצות. לדוגמה, הימנעו משמירת קבצי נתונים של Outlook (.pst) ב-OneDrive, מכיוון שהאפליקציה משאירה אותם פתוחים כל הזמן ויכולה להאט את הסנכרון של המחשב. באופן דומה, אם יש לכם קבצים דחוסים (ZIP, RAR) וגם שומרים את הקבצים המקוריים, אתם משכפלים את השטח הנמצא בשימוש שלא לצורך.
אסטרטגיה חכמה היא להעביר תיקיות שאינך צריך בענן למיקום מקומי בכונן הקשיח שלך . פשוט גרור את הקבצים מתיקיית OneDrive לכל תיקייה אחרת במחשב שלך שאינה מסונכרנת. כמו כן, זכור לנקות את סרטון המצלמה של הטלפון שלך , מכיוון שגיבויים אוטומטיים מתמלאים לעתים קרובות בצילומי מסך ובממים שאינם מוסיפים ערך.
שמירה על אופטימיזציה של אחסון הענן דורשת סקירה קבועה של מדדי האחסון וריקון פחי האשפה בשירותים השונים של מיקרוסופט. על ידי שילוב של ניקוי OneDrive, מחיקת קבצים מצורפים גדולים ב-Outlook וניהול קבצים מקומיים, תוכלו להבטיח שתהליך העבודה שלכם לא יופרע עקב חוסר מקום אחסון, תוך ניצול מיטבי של כלי ניתוח הגודל המוצעים על ידי הפלטפורמה הן ביישומי האינטרנט והן ביישומי שולחן העבודה.