- אופטימיזציה של פרודוקטיביות באמצעות קיצורי מקלדת מתקדמים ב-Word וב-Excel.
- שפר את ההשפעה החזותית והדינמית של מצגות PowerPoint ו-Sway.
- שילוב של כלי ענן, הרחבות חיצוניות ואפליקציות מובייל עבור זרימת עבודה.
אני בטוח שהרגשתם קצת המומים יותר מפעם אחת מכמות הדברים העצומה שאתם יכולים לעשות עם חבילת Microsoft Office. מאז שהיא יצאה לשוק בשנת 1989, היא הפכה לסטנדרט המוחלט, עם למעלה מ-1.300 מיליארד משתמשים ברחבי העולם. בעיקרון, זהו הכלי שמציל את המצב, בין אם אנחנו עובדים במשרד, עושים מטלות באוניברסיטה או מתארגנים בבית.
הדבר המוזר הוא שרובנו משתמשים רק בעשרה אחוזים ממה שיש ליישומים האלה להציע. אנחנו מגבילים את עצמנו לכתיבת טקסטים או יצירת טבלאות פשוטות, אבל אם תעזו להתעמק מעט בתפריטים, תגלו שהשילוב והיציבות של אופיס מאפשרים לכם להפוך משימות לאוטומטיות שבעבר היו לוקחות שעות. כך תפיקו את המרב מכל כלי כדי שתוכלו לעבוד בצורה חלקה הרבה יותר.
שליטה ב-Microsoft Word: מעבר להקלדה
וורד היא כנראה התוכנה שאנחנו משתמשים בה הכי הרבה, אבל גם זו שאנחנו הכי פחות משתמשים בה. אם יש לכם רשימה ענקית ואתם מבינים שהסדר לא נכון, אל תטריפו את עצמכם בגזירה והדבקה. פשוט מקמו את הסמן על השורה שברצונכם להזיז ולחצו על Alt ו-Shift בו זמנית; בדרך זו תוכלו להזיז את הפריטים למעלה או למטה מבלי לשבור את העיצוב. אם אתם מעוניינים ללמוד עוד על ההיסטוריה של מיקרוסופט וורד , תראו כיצד הוא התפתח עד היום.
עבור אלו המעוניינים לשפר את איכות הכתיבה שלהם, אוצר המילים הוא פנינה נסתרת: בחרו את המילה ולחצו על Shift + F7 כדי להימנע מחזרות. בנוסף, אם עליכם להכניס נוסחאות מתמטיות מורכבות, קיצור הדרך Alt + = פותח באופן מיידי את עורך המשוואות, ומפשט מאוד את כתיבת המסמכים הטכניים.
תכונה שימושית נוספת היא היכולת לערוך קבצי PDF ישירות. אינך זקוק עוד לתוכנה חיצונית או למנויים יקרים; פשוט עבור אל קובץ, בחר פתח ובחר את קובץ ה-PDF שברצונך לשנות. כדי להימנע מהפתעות מסגירות בלתי צפויות, הקפד להפעיל את AutoRecover בתפריט אפשרויות שמירה, כך שהעבודה שלך תמיד תהיה בטוחה.
ואם אתם צריכים לחקור משהו במהירות, זכרו שיש לכם חיפושים חכמים מובנים דרך בינג, המאפשרים לכם לקבל הגדרות או תמונות מבלי שתצטרכו להחליף חלונות או להיות מוסחים על ידי הדפדפן.
אקסל: אמנות ניהול נתונים בזריזות
עבור אלו שמתקשים עם מספרים מדי יום, לאקסל יש טריקים שהם ממש מצילי חיים. לדוגמה, אם אתם רוצים לבחור עמודה שלמה מבלי לגרור את העכבר בלי סוף, פשוט לחצו על Control + Space וכל העמודה האנכית של התא הפעיל תיבחר אוטומטית.
כדי לנווט בגיליונות אלקטרוניים ענקיים, שכחו מהגלילה האיטית והשתמשו ב- Ctrl + מקשי החצים , שיביאו אתכם לקצה הנתונים שלכם תוך זמן קצר. אם אתם עובדים עם מסדי נתונים שבהם משתמשים אחרים מזינים מידע, אני ממליץ להשתמש באימות נתונים כדי להגביל את מה שניתן להזין ולמנוע שגיאות מעצבנות.
אם אתם רוצים שהגיליון האלקטרוני שלכם ידבר בעד עצמו, עיצוב מותנה מתקדם הוא המפתח להדגשת כפילויות או ערכים שחורגים ממגבלה מוגדרת. בנוסף, אם אתם מרגישים שקיצורי הדרך המובנים אינם מספיקים, תוכלו ליצור קיצורי דרך משלכם על ידי מעבר אל קובץ > אפשרויות וגישה לסרגל הכלים לגישה מהירה.
PowerPoint ו-Sway: מצגות שמשפיעות
מצגת עמוסה יכולה להסיח את דעת הקהל, לכן עדיף להשתמש בכלי יישור אובייקטים בכרטיסייה עיצוב, ולהימנע מהתאמות ידניות. אם ברצונכם לקחת את העיצוב שלכם לשלב הבא, תכונת המעצב מציעה תבניות מקצועיות תוך שניות, בעוד ש"זום אינטראקטיבי" מאפשר לכם לקפוץ בין מקטעים בצורה לא ליניארית, אידיאלי למצגות אינטראקטיביות.
אחד האפקטים המרהיבים ביותר הוא המעבר Morph או Transform . זה כרוך בשכפול שקופית והזזת האלמנטים בשקופית השנייה; בעת ההפעלה, האובייקטים מחליקים בצורה חלקה, ויוצרים אפקט חזותי הדומה ל-GIF. אם אתם משתמשים בגופנים יוצאי דופן, אל תשכחו להטמיע את הגופנים בקובץ (קובץ > אפשרויות > שמירה) כך שהמצגת תיראה זהה בכל מחשב.
עבור אלו המחפשים משהו מודרני יותר משקופיות מסורתיות, Microsoft Sway היא האלטרנטיבה המושלמת. היא מאפשרת לכם לשלב סרטונים, תמונות מהאינטרנט, ובאופן המעניין ביותר, ליצור סקרים חיים באמצעות כלים כמו PollEverywhere.com כדי לתקשר עם הקהל שלכם בזמן אמת.
אם יש לכם אייפד או מכשיר נייד, תוכלו להשתמש בכרטיסייה ציור כדי להוסיף דיו דיגיטלי ביד חופשית . ואם עליכם להציג ואין לכם מצביע לייזר פיזי, זכרו שתוכלו להמיר את סמן העכבר למצביע לייזר ישירות מהאפשרויות של PowerPoint.
פרודוקטיביות 365 וכלים משלימים
המערכת האקולוגית של Office 365 זורחת הודות לסנכרון מתמיד בין הענן למחשב המקומי שלך. תכונה שימושית במיוחד היא סמל הנורה ( מה אתה רוצה לעשות?), שבו תוכל להקליד את שאלותיך בשפה יומיומית והמערכת תנחה אותך לפונקציה שאתה צריך. תוכל אפילו לייעל את זרימת העבודה שלך עם Microsoft Copilot כדי להפוך תהליכים לאוטומטיים מבלי שתצטרך לחפש מדריכים.
מבחינת תקשורת, Outlook עוזר לארגן את הכאוס באמצעות כללי מיון אוטומטיים ותשובות מהירות. ישנן כמה הרחבות מעניינות מאוד, כמו Uber Outlook , שמסנכרן את תזכורות היומן שלך כדי לבקש נסיעות בדיוק בזמן, או ההרחבה של PayPal לניהול תשלומים באמצעות דוא"ל.
עבור אלו שעובדים בסביבות היברידיות, Teams מאפשר לכם לשתף לוחות מחיקים פיזיים עם עמיתים מרוחקים, ובכך לשבור את מחסום המרחק. לבסוף, אפליקציית Lens הופכת את מצלמת הסמארטפון שלכם לסורק חכם ששולח צילומי מסך של מסמכים או לוחות מחיקים ישירות ל-OneNote.
שליטה בפונקציות אלו, החל מהעברת פסקאות ב-Word ועד לאוטומציה של נתונים באקסל ושיפור האינטראקטיביות של PowerPoint, משנה את אופן העבודה שלכם. על ידי שילוב ענן Microsoft 365 ומינוף קיצורי דרך מותאמים אישית, כל משתמש יכול להתקדם מרמה בסיסית לרמה מתקדמת, מה שהופך משימות יומיומיות למהירות הרבה יותר, מדויקות יותר, ומעל הכל, מקצועיות יותר.
