- חיות אנונימיות מייצגות משתמשים שניגשים לקבצי גוגל שלך ללא הזמנה אישית או מבלי להיות מזוהים עם החשבון הגלוי שלהם.
- הם מופיעים במיוחד כאשר המסמך משותף באופן ציבורי או במצב "כל מי שיש לו את הקישור" והגישה אינה מוגבלת לאנשים ספציפיים.
- נוכחותו אינה מרמזת על פריצה, אך היא כן חושפת כי הרשאות השיתוף רחבות ויש לבדוק אותן אם התוכן רגיש.
- הזמנת משתמשים ספציפיים באמצעות דוא"ל והימנעות מקישורים ציבוריים היא הדרך הטובה ביותר להפחית בעלי חיים אנונימיים ולשלוט במי צופה או עורך את הקבצים שלך.
אם אי פעם עבדתם בשלווה על מסמך, גיליון אלקטרוני או מצגת ופתאום ראיתם סמל של בעל חיים עם שם מוזר מופיע בפינה הימנית העליונה , כנראה שנבהלתם קצת. המבקרים הסקרנים האלה הם מה שנקרא "בעלי החיים האנונימיים" של גוגל דרייב , ולמרות שהם עשויים למשוך תשומת לב, הם לא בהכרח אומרים שנפרצו לכם או משהו כזה.
גוגל החליטה להוסיף נגיעה של הומור למשהו רציני כמו ניהול הרשאות על ידי הצגת משתמשים לא מזוהים כחיות עם שמות חמודים: בואש אנונימי, קואלה אנונימי, ארנב אנונימי, קראקן אנונימי... מאחורי כל אחד מאלה עומד אדם אמיתי שצופה בקובץ שלכם, אך מסיבות שונות, הם לא מופיעים עם השם או חשבון הגוגל שלהם. בואו נבחן מקרוב מה הם בדיוק, למה הם מופיעים, ואיך תוכלו לשמור על הכל תחת שליטה.
מהם חיות אנונימיות בגוגל דרייב?
בעלי חיים אנונימיים הם למעשה משתמשים שצופים או עורכים קובץ גוגל (Docs, Sheets או Slides) מבלי שחשבון גלוי לכם מזוהה . במקום להציג את שמם ותמונת הפרופיל שלהם, גוגל מייצגת אותם באמצעות צללית של בעל חיים ותווית כמו "סוס ים אנונימי" או "סנאי אנונימי".
זה קורה במיוחד כאשר המסמך משותף דרך קישור ציבורי או קישור נגיש לכל מי שיש לו את הקישור . במקרים אלה, גוגל לא תמיד יכולה לקשר את פעילות המשתמש לשם ספציפי עבורך, ולכן היא משתמשת במערכת של "חיות מחמד" אנונימיות כדי לציין שמישהו אחר ניגש כעת לקובץ.
מאחורי כל חיה עומד משתמש שעשוי פשוט לקרוא או לערוך את התוכן, בהתאם להרשאות שהוגדרו בקובץ . מערכת החיות האנונימיות עצמה אינה מוסיפה סיכון; מה שעושה את ההבדל הוא סוג הגישה שהענקת למסמך.
במשך תקופה מסוימת, גוגל השתמשה בצבעים רק כדי להבחין בין כל אדם המחובר למסמך משותף . ככל שהכלי שיתוף הפעולה שלה התפתחו, החברה החליטה להפוך אותם ליותר ויזואליים ואינטואיטיביים, והחלה לקשר כל משתמש לא מזוהה עם בעל חיים, בנוסף למתן סמל משלו.
הרשימה ארוכה ומגוונת למדי: עז הרים, איגואנה, קואלה, למור, תנין, דוב נמלים, דינוזאור, דולפין, ברווז, פיל, חמוס, שועל, צפרדע, ג'ירפה, קיפוד, היפופוטם, צבוע, תן, נמר, טיגריס, למה, פרת ים, מינק, קוף, אורנגאוטן, לוטרה, פנדה, פינגווין, ארמדיל, אקסולוטל, גירית, עטלף, בונה, תאו, גמל, זיקית, צ'יטה, סנאי, צ'ינצ'ילה, צ'ופקברה, קורמורן, זאב ערבות, עורב, דינגו, ברווזן, פיתון, דביבון, קרנף, כבשה, סורפת, בואש, צב, סוס ים, זאב, גופר כיס... כל אחד מהשמות הללו עשוי להופיע כ"אנונימי" במסמכים שלך.
מדוע מופיעים משתמשים לא ידועים או בעלי חיים אנונימיים?
כשאתם רואים משתמש שאתם לא מזהים, בין אם זה שם יוצא דופן או אפילו בעל חיים אנונימי , זה בדרך כלל בגלל איך שיתפתם את הקובץ וכיצד אותו אדם אחר ניגש אליו. גוגל מפרטת כמה מצבים אופייניים שבהם זה יכול לקרות, וכדאי להיות מודעים להם כדי להימנע מהפתעות.
אחת הסיבות הנפוצות ביותר היא שהקובץ שותף עם רשימת תפוצה או רשימת תפוצה . במקרים אלה, המסמך נשלח לקבוצה שלמה (לדוגמה, צוות עבודה או כיתה), וכאשר מישהו מאותה רשימה ניגש לקובץ דרך הקישור הכללי, הוא עשוי להופיע כמשתמש אנונימי אם אין הזמנה אישית או אם הוא אינו מחובר לחשבון הרגיל שלו.
כמו כן, נפוץ מאוד להופיע בעל חיים אנונימי מכיוון שהקובץ שותף עם מישהו שאין לו חשבון גוגל או שאינו מחובר . אם אותו אדם יפתח את הקישור, הוא יוכל לגשת לקובץ בהתאם להרשאות שנתת לו (צפייה, תגובה או עריכה), אך גוגל לא יכולה להציג את שמו האמיתי בחלק העליון, ומכאן סמל בעל החיים.
תרחיש נפוץ נוסף הוא שמישהו עם הרשאות עריכה או גישה לקישור העביר אותו לצדדים שלישיים . דמיינו שאתם משתפים מסמך עבודה עם עמית, והוא, בתורו, מעביר את הקישור לאדם אחר בצוות שלו מבלי ליידע אתכם. אדם חדש זה יכול להתחבר כמשתמש אנונימי ולהופיע לכם כ"שועל אנונימי" או כל חיה אחרת בזמן סקירת התוכן.
ייתכן שתראו שם לא מוכר במקום שם איש הקשר הרגיל שלכם, מכיוון שאותו אדם שינה את שם חשבון הגוגל שלו . אם אתם חושדים שמדובר במישהו שאתם מכירים, תוכלו לבדוק את כתובת הדוא"ל שלו בהגדרות "שיתוף" בתוך הקובץ עצמו כדי לברר זאת.
במקרים רבים, הסיבה לגישה בלתי מורשית זו היא שהקובץ מוגדר כ"ציבורי באינטרנט" או "נגיש לכל מי שיש לו את הקישור ". במצבי שיתוף אלה, כל מי שמקבל את הקישור, מעתיק אותו או מוצא אותו יכול לגשת ולצפות (או אפילו לערוך) את הקובץ בהתאם לאפשרויות שבחרת, למרות שהמערכת מציגה אותו כקובץ אנונימי.
כיצד גוגל מזהה בעלי חיים אנונימיים
כאשר אתם רואים סמלי בעלי חיים בסרגל העליון של גוגל מסמכים, גיליונות או מצגות, גוגל למעשה מציינת נוכחות של משתמשים שניגשו לקובץ ללא הזמנה אישית או מבלי שהפרופיל שלהם היה גלוי לכם . זה לא אומר שהמערכת אינה מודעת להם; זה פשוט אומר שאתם, כבעלים או עורך, תראו אותם רק דרך ייצוג כללי זה.
גוגל מבחינה בבירור בין משתמשים שהוזמנו באופן אישי לבין משתמשים שמצטרפים דרך קישור משותף . אנשים ששלחת להם הזמנה אישית בדוא"ל יופיעו עם שמם, ואם יש להם אחת, גם עם תמונת הפרופיל שלהם. לעומת זאת, אלו שמצטרפים אך ורק דרך קישור כללי, ללא הזמנה ישירה, יופיעו כמשתמשים אנונימיים.
אופן פעולה זה חל גם כאשר המסמך פתוח "לכל מי שיש לו את הקישור" או "כל מי באינטרנט יכול למצוא אותו ולצפות בו ". במקרים אלה, אינך שולט באופן פרטני במי ניגש אליו, לכן גוגל לא מפרטת את שמותיהם האמיתיים אלא מקבצת אותם תחת כינויים של בעלי חיים כדי שתוכל לראות כמה אנשים מחוברים בו זמנית ואילו חלקים של המסמך הם צופים בהם.
מערכת הצבעים והחיות מאפשרת לך לזהות בקלות אילו קטעי טקסט כל משתמש סוקר בזמן אמת . לכל חיה אנונימית יהיה סמן, בחירה וצבע סמל משלה, כך שגם אם אינך רואה את שמה האמיתי, תוכל לעקוב אחר פעולותיה בתוך הקובץ.
חשוב לציין שתוכלו לראות את שמותיהם האמיתיים של אנשים רק אם אתם מאשרים להם גישה במפורש באמצעות הזמנה מותאמת אישית או אם הם חלק מרשימת תפוצה המשויכת לכתובות דוא"ל ספציפיות. אחרת, הם ימשיכו להופיע כחיות אנונימיות, גם אם תוכלו לנחש מי הן מההקשר.
אם אי פעם תרצו לבדוק אם שם לא מוכר בקובץ שלכם שייך למישהו שאתם מכירים, תוכלו לפתוח את תיבת הדו-שיח "שתף" ולסקור את כתובות הדוא"ל שיש להן גישה . בחלק זה, העברת העכבר מעל שם המשתמש תציג את כתובת הדוא"ל שלו, מה שיאפשר לכם לאשר אם זה האדם שחיפשתם.
מצבים אופייניים בהם מופיעים בעלי חיים אנונימיים
בפועל, בעלי חיים אנונימיים נוטים להופיע בכל פעם שיש שימוש אינטנסיבי בקישורים משותפים ובמסמכים שתצורתם נקבעה לגישה רחבה . זה נפוץ מאוד בסביבות לימוד, סביבות עבודה שיתופיות או פרויקטים פתוחים שבהם רצוי שאנשים רבים יוכלו לצפות או לערוך בו זמנית.
לדוגמה, אם אתם מורה או מאמן ואתם משתפים מסמך עם כיתה שלמה באמצעות קישור בפלטפורמה חינוכית או בדוא"ל המוני , רוב התלמידים שלכם יוכלו לגשת אליו מבלי שתצטרכו להזמין אותם בנפרד. כשהם מתחילים לגשת למסמך, תראו "פנדה אנונימית", "דולפין אנונימי", "כבשה אנונימית" ואחרים מצעדים בחלק העליון בזמן שהם מתייעצים או ממלאים את המידע.
בחברות ובצוותי עבודה, מקובל גם להשתמש בקישורים גנריים כדי שכל אחד בצוות יוכל לגשת אליהם. אולי מישהו ממחלקת משאבי אנוש משתף גיליון אלקטרוני עם הקישור בצ'אט פנימי כדי שכל מי שצריך אותו יוכל לעיין בו. אם אנשים לא מתחברים עם החשבון הראשי שלהם או שהגישה אינה מוגבלת למשתמשים ספציפיים, תראו את העמיתים האלה כמשתמשים אנונימיים.
בפרויקטים פתוחים יותר, כגון מסמכים ציבוריים משותפים, טפסים עם תוצאות משותפות או מדריכים קהילתיים, בעלי חיים אנונימיים הם כמעט דבר שבשגרה. כל מי שיש לו קישור יכול להצטרף, ותקבלו מושג על מספר המשתתפים רק בזכות סמלי בעלי החיים שמופיעים ונעלמים בזמן אמת.
ישנם גם מקרים מזדמנים יותר, כמו למשל כאשר אתם משתפים מסמך עם חבר שאין לו חשבון ג'ימייל, או שניגש אליו מחלון דפדפן גלישה בסתר מבלי להתחבר . גם אם מדובר במישהו שאתם סומכים עליו, גוגל תראה אותו כמבקר אנונימי ולכן תקצה לו אחד משמות הבדויים החמודים האלה של חיות.
סיכונים ואי הבנות: האם בעלי חיים אנונימיים מסוכנים?
ראיית "קראקן אנונימי" או "בואש אנונימי" משוטטים במסמך שלך עשויה לתת את הרושם שמישהו פרץ, אך נוכחותם של בעלי חיים אנונימיים אלה אינה מרמזת, כשלעצמה, על פריצה או פרצת אבטחה . זוהי פשוט דרכה של גוגל להציג למשתמשים שזהותם אינה משויכת לשם גלוי לך.
הבעיה אינה בבעל החיים עצמו, אלא בהרשאות השיתוף של הקובץ . אם המסמך מוגדר כציבורי או נגיש לכל אחד דרך הקישור, זה נורמלי לראות בעלי חיים אנונימיים, כי זה אומר שאפשרת גישה רחבה כזו.
עם זאת, אם אתם מתחילים לראות משתמשים אנונימיים בלתי צפויים בקובץ שחשבת שהוא פרטי , זה יכול להיות סימן לכך שהמסמך משותף עם יותר אנשים ממה שהבנתם, או שמישהו עם גישה העביר אותו מבלי להודיע לכם. במקרה כזה, עליכם לבדוק את הגדרות השיתוף ולהתאים את ההרשאות.
תפיסה מוטעית נפוצה נוספת היא שמכיוון שהם אנונימיים, משתמשים אלה אינם יכולים להשאיר עקבות או שאין להם מגבלות. במציאות, היכולת שלהם לפעול בתוך הקובץ תלויה במה שהגדרת: אם יש להם רק הרשאת קריאה, הם לא יוכלו לערוך או למחוק דבר ; אם אפשרתם להם לערוך, הם יוכלו לשנות את התוכן, כמו כל עורך אחר.
מנקודת מבט של פרטיות, גוגל רושמת באופן פנימי פעילות כדי לשמור על אבטחת השירות, אך תראו רק את ה"חיה" ככזו. אם אתם מודאגים לגבי מי שעשוי לצפות במסמך רגיש, הפתרון אינו כל כך "לצוד" את החיה האנונימית, אלא להגביל כראוי את מי שיכול לקבל את הקישור ומה הוא יכול לעשות בתוך הקובץ.
כיצד להגביל את מי שיכול לצפות או לערוך את הקובץ שלך
אם ברצונך להפחית או לבטל את הופעתם של בעלי חיים אנונימיים במסמכים שלך, המפתח הוא להתאים את הרשאות השיתוף כך שרק האנשים שתבחר יוכלו לגשת אליהן . Google Drive מציע מספר אפשרויות לשליטה בכך בדיוק רב.
הדרך הבטוחה ביותר לנהל גישה היא לשלוח הזמנות מותאמות אישית לכתובות דוא"ל ספציפיות . במקום לשתף קישור ציבורי, מוסיפים משתמשים אחד אחד, שיוכלו לצפות, להגיב או לערוך את הקובץ. כך, כאשר הם ניגשים אליו, הם יופיעו עם שמם ולא כמשתמשים אנונימיים.
אמצעי חשוב נוסף הוא להימנע, ככל האפשר, ממצב "כל מי שיש לו את הקישור יכול לצפות/לערוך" . הגדרה זו נוחה מאוד לשיתוף מהיר, אך היא פותחת את הדלת להפצת הקישור מעבר למתוכנן, דבר שעלול להסתיים אצל זרים - או לפחות משתמשים לא מזוהים - בתוך המסמך שלך.
אם כבר שיתפת קובץ ואתה מתחיל לראות יותר מדי משתמשים לא מוכרים, תוכל לשנות את ההרשאות בכל עת באמצעות כפתור "שתף" . שם תוכל לבטל גישה כללית, להגביל אותה לאנשים ספציפיים, לשנות את רמת הגישה מ"עורך" ל"קורא", או אפילו להפסיק את שיתוף הקובץ לחלוטין.
במסמכים שבהם אתם רוצים שאנשים יקראו רק ולא יערכו דבר, מומלץ להגדיר את האפשרות לקריאה בלבד . בדרך זו, גם אם מישהו ניגש למסמך דרך קישור רחב ומופיע באופן אנונימי, הוא לא יוכל לשנות את התוכן. זה שימושי במיוחד עבור דוחות, מדריכים או מסמכי מידע שאינם דורשים עריכה שיתופית.
לבסוף, מומלץ לבדוק מדי פעם את אפשרויות השיתוף המתקדמות של גוגל דרייב . שם תוכלו לראות מי יכול לשתף את הקובץ, מי יכול להוסיף משתמשים חדשים, והאם ישנן הרשאות שעברו בירושה מתיקיות האב שעשויות להשפיע עליו. סקירה מהירה של אפשרויות אלו יכולה לחסוך לכם הרבה בעיות בגישה.
שיטות עבודה מומלצות כדי להימנע מהפתעות עם בעלי חיים אנונימיים
מעבר להגדרה נכונה של הרשאות, ישנן מספר שיטות עבודה מומלצות שיעזרו לכם לשמור על מסמכי Google Drive שלכם תחת שליטה ולמזער את הופעתם של משתמשים בלתי צפויים . זה לא עניין של לחיות בפחד, אלא של להיות ברורים לגבי מי ניגש למסמכים שלכם ומדוע.
אחת ההמלצות הראשונות היא לחשוב היטב למי אתם מתכוונים לתת גישה לפני שיתוף קישור . אם התוכן רגיש או אישי, עדיף להקדיש כמה שניות להזנת כתובות הדוא"ל של האנשים הספציפיים שאמורים לראות אותו, במקום להשתמש ב"כל מי שיש לו את הקישור יכול לגשת אליו".
במידת האפשר, נסו לשלוח קבצים באמצעות הזמנות מותאמות אישית ולא באמצעות קישורים ציבוריים . שלב פשוט זה מבטיח שכאשר תפתחו את המסמך, תראו את השמות האמיתיים של האנשים המחוברים, ולא אוסף של בעלי חיים שאת זהותם אינכם מזהים לחלוטין.
נוהג טוב נוסף הוא לבדוק את הרשאות ברירת המחדל שאתה מעניק בעת שיתוף תיקיות שלמות . לפעמים תיקייה שלמה פתוחה להרבה יותר אנשים ממה שאתה מבין, וכאשר אתה יוצר קובץ חדש בתוכה, היא יורשת את התצורה הזו. זה יכול לגרום למסמכים שנוצרים עם גישה רחבה יותר מהמתוכנן.
אם אתם עובדים בצוות, יכול להיות מועיל להסכים על כמה כללים פנימיים לגבי אופן שיתוף קישורים . לדוגמה, להחליט שמסמכים לא יועברו אל מחוץ לקבוצה מבלי להתייעץ תחילה עם הבעלים, או שקבצים עם נתונים רגישים לעולם לא יישארו במצב "למי שיש את הקישור". כללים קטנים אלה מפחיתים משמעותית את הסיכון לגישה לא מורשית.
לבסוף, אם נתקלתם בבעל חיים אנונימי בקובץ חשוב, ראו בכך סימן לבדוק בקצרה את הגדרות השיתוף שלכם ולאשר שהכל תקין . זה לא חייב להיות משהו רציני, אבל זה תירוץ טוב לוודא שרק האנשים הנכונים יכולים לצפות או לערוך את התוכן הזה.
הבנת מהן חיות אנונימיות, מדוע הן מופיעות וכיצד לנהל אותן מאפשרת לך לנצל את מלוא היתרונות של שיתוף הפעולה בזמן אמת של Google Drive מבלי לפגוע באבטחה ובפרטיות של הקבצים שלך . עם הרשאות מוגדרות כראוי ושימוש אחראי בקישורים, חיות אלה יפסיקו להוות איום מסתורי ויהפכו לסתם לסקרנות ידידותית המצביעה על כך שאחרים עובדים איתך על אותו מסמך.