תכונות שימושיות של Word לעבודה עם קבצי PDF

אינפורמטק דיגיטל » Recursos » תכונות שימושיות של Word לעבודה עם קבצי PDF

קבצי PDF הפכו לפורמט הסטנדרטי לשיתוף מסמכים בעבודה, באוניברסיטה וכמעט בכל סביבה דיגיטלית. מקובל להשתמש בתוכנות ספציפיות או בממירים מקוונים, אך מה שרבים לא יודעים הוא ש... Microsoft Word כולל כלים רבי עוצמה ליצירה, עריכה והגנה על קבצי PDF מבלי להתקין שום דבר אחר.אם אתם כבר משתמשים ב-Word בחיי היומיום שלכם, תוכלו להפיק ממנו הרבה יותר בכמה לחיצות בלבד.

בשורות הבאות נבחן זאת ברוגע מה יכול Word לעשות עם קבצי PDF, ואיך הוא משתווה לשירותים מקוונים כמו iLovePDF או PDF24 Creator? ובאילו מקרים פתרון אחד מתאים יותר מהשני. תראו שעל ידי שילוב הפונקציות המקוריות של Word עם כמה כלים ייעודיים, תוכלו לכסות כמעט כל צורך הקשור לפורמט זה, החל מהמרה פשוטה ועד לארכיון ארוך טווח בפורמט PDF/A או הגנה באמצעות סיסמה.

מה יכול מיקרוסופט וורד לעשות עם קבצי PDF כיום?

Word כבר אינו רק מעבד תמלילים ליצירת מסמכי DOCX. בכמה גרסאות, התוכנה שילבה... ללא שימוש בכלים חיצוניים. זה כולל פתיחת קבצי PDF כמסמכים הניתנים לעריכה, ייצוא לפורמטים שונים של PDF (כולל PDF/A) ויישום אמצעי אבטחה בסיסיים כגון הגנה באמצעות סיסמה.

יכולות אלו נועדו כך שהמשתמש הממוצע יוכל נהל את רוב מסמכי ה-PDF שלך מתוך חבילת האופיס עצמהבהקשרים עבודה, חינוך ומנהלה, שבהם PDF הוא הפורמט הדומיננטי לשיתוף ואחסון מידע, הדבר מייצג חיסכון ניכר בזמן ומונע תלות ביישומים מרובים.

שילוב הפונקציות הללו משקף מגמה ברורה בפיתוח תוכנה: לרכז משימות שבעבר דרשו תוכנות ייעודיות לתוך יישומים נפוציםבמקום להתקין עורך, מציג, ממיר וכלי אבטחה של PDF, צרכים בסיסיים רבים נענים ישירות ב-Word.

עם זאת, חשוב להבין שבעוד שפונקציות ה-PDF של Word שימושיות מאוד למשימות יומיומיות, הם לא מכסים את כל התרחישים המתקדמיםאם אתם זקוקים לשליטה עדינה מאוד על גודל הקובץ, הגדרות אבטחה באמצעות הרשאות או תהליכי המרה בכמות גדולה, ייתכן שזו תהיה הפתרון המתאים לכם יותר. השלמת Word עם כלים ספציפיים, משהו שנראה בהמשך.

עריכת קובץ PDF ישירות מ-Microsoft Word

אחת הנקודות המעניינות ביותר היא זאת Word יכול לפתוח קובץ PDF ולהמיר אותו אוטומטית למסמך הניתן לעריכה.עבור המשתמש, התהליך פשוט כמו פתיחת קובץ PDF מ-Word; התוכנה מטפלת בהמרה פנימית לפורמט Word כך שתוכלו לעבוד בנוחות עם התוכן.

באופן מסורתי, כאשר רצית לשנות קובץ PDF, היית צריך להשתמש בתוכנה ייעודית או בשירותים מקוונים שהחזירו את הקובץ בפורמט שונה. בעזרת תכונת ייבוא ​​ה-PDF של Word, ניתן לערוך טקסט, לסדר מחדש פסקאות, לשנות סגנונות או לעשות שימוש חוזר במידע מבלי לצאת מהאפליקציה.זה שימושי במיוחד בדוחות, חוזים, חומרים אקדמיים או תיעוד אדמיניסטרטיבי המתעדכן לעתים קרובות.

זכור כי ההמרה לא תמיד מושלמת ב-100%.וזה נורמלי. במסמכים פשוטים עם טקסט ותמונות מובנים היטב ללא יותר מדי אלמנטים מורכבים, התוצאה בדרך כלל נאמנה מאוד למקור. בקובצי PDF עם פריסות מתוחכמות, עמודות מרובות, תיבות טקסט צפות או גרפיקה מוטמעת, ייתכנו שינויים קלים בעיצוב: מעברי שורה שונים, מיקומים ששונו מעט או סגנונות המותאמים לפורמט של Word.

אף על פי כן, עבור רוב השימושים הנפוצים, האיזון בין נאמנות וקלות עריכה הוא בהחלט מספקהדבר החשוב הוא שהתוכן יישאר נגיש: ניתן לתקן שגיאות, לעדכן נתונים, לתרגם טקסטים או לחלץ רק את מה שצריך מבלי שתצטרכו לעצב מחדש מאפס או להסתמך על שרשרת המרות.

מנקודת מבט של פרודוקטיביות, זה הופך את Word לסוג של גשר בין עולם ה-PDF לעולם הניתן לעריכהאתם פותחים את קובץ ה-PDF, מתאימים אותו לצרכים שלכם, שומרים אותו שוב כמסמך Word, או מייצאים אותו שוב כקובץ PDF מתוקן. הכל בתהליך עבודה רציף וללא כלים נוספים.

צור PDF ו-PDF/A מ-Word לארכיון אמין

בנוסף לפתיחה ועריכה, Word מאפשר גם ייצוא המסמכים שלך ישירות ל-PDF בפורמטים שונים.הנוהג הרגיל הוא ליצור קובץ PDF סטנדרטי לשיתוף באמצעות דואר אלקטרוני, העלאה לפלטפורמה או הדפסה, אך Word מסוגל גם ליצור קבצים בפורמט PDF/A, שתוכנן במיוחד לאחסון לטווח ארוך.

תקן PDF/A שונה מ-PDF קונבנציונלי בכך ש הוא כולל בתוך הקובץ עצמו את כל המשאבים הדרושים לצפייה בו.גופנים מוטמעים, תמונות, פרופילי צבע וכו'. זה מונע תלויות חיצוניות שעלולות, עם הזמן, לגרום למסמך להיראות שונה או לחסר אלמנטים אם הצופה לא יכול למצוא את המשאבים האלה במערכת.

ב-Word, קבצים אלה נוצרים בדרך כלל מאפשרויות השמירה או הייצוא, שם ניתן לבחור את פורמט PDF, ובהגדרות הנוספות, ציין שברצונך לעמוד בתקן ISO PDF/Aבדרך זו, הקובץ שיתקבל יהיה מתאים עבור ארכיון אלקטרוני בהתאם לדרישות שמוסדות רבים דורשים.

אפשרות זו מעניינת במיוחד ב תחומים משפטיים, מנהליים, נוטריוניים, חינוכיים או מוסדייםכאשר יש צורך לשמור מסמכים במשך שנים או אפילו עשרות שנים, תוך הקפדה על שינויים. קבצים, החלטות, חוזים חשובים, דוחות רשמיים או תיעוד היסטורי הם דוגמאות ברורות לשימושים בהם PDF/A הגיוני לחלוטין.

עם זאת, PDF/A בדרך כלל מייצר קבצים גדולים מעט יותר מקובץ PDF רגילמכיוון שזה דורש הטמעת אלמנטים שניתן להשמיט או להפנות אליהם חיצונית בקובץ PDF סטנדרטי. זהו סוג של ערובה לתאימות לטווח ארוך, במחיר של תפיסת מעט יותר מקום. בסביבה שבה אחסון כבר אינו קריטי כפי שהיה לפני שנים, הגדלת גודל זו היא בדרך כלל מחיר סביר לשלם עבור השקט הנפשי שהמסמכים יישארו שלמים.

הגן על קובץ PDF באמצעות סיסמה מ-Word

תכונה שימושית נוספת שמציע וורד היא היכולת הגנה על קובץ PDF באמצעות סיסמה במהלך תהליך השמירה עצמואפשרות זו אידיאלית כשעובדים עם מידע סודי שיישלח בדוא"ל, יישותף בענן או יאוחסן במיקומים נגישים למספר אנשים.

ההליך די פשוט: כאשר תבחרו לשמור או לייצא ל-PDF, תוכלו לגשת לאפשרויות מתקדמות שבהן ניתן להפעיל את ההגנה באמצעות מפתח.לאחר בחירת האפשרות המתאימה, Word יציג תיבת דו-שיח בה יש להזין את הסיסמה, ומרגע זה ואילך קובץ ה-PDF ייפתח רק אם הוא הוזן כהלכה.

מבחינת אבטחה, מיקרוסופט משתמשת ב- הצפנת AES, אחד הסטנדרטים המוכרים והנפוצים ביותר בתחום הגנת המידעמשמעות הדבר היא שבתנאי שהסיסמה חזקה מספיק ולא תשתפו אותה בקלות ראש, תוכן ה-PDF יהיה מוגן כראוי מפני גישה בלתי מורשית.

עם זאת, האפשרויות ש-Word מציע בתחום זה הן די בסיסי בהשוואה לכלי ניהול PDF מתקדמים יותרלדוגמה, לא ניתן להשתמש ב-Word כדי לחסום פונקציות PDF מסוימות, כגון מניעת הדפסה, השבתת העתקת טקסט או הגבלת עריכה לחלקים מסוימים; ההגנה חלה על המסמך כולו, ללא יוצא מן הכלל.

בנוסף, קבצי PDF שנוצרו עם הצפנה מ-Word הם נוטים לתפוס יותר מקום ממה שצריך לחלוטיןזה משהו שלעתים קרובות לא מורגש במסמכים בודדים, אבל זה יכול להפוך לרלוונטי אם אתם יוצרים קבצים מוגנים רבים או עובדים עם מסמכים גדולים. אם אתם זקוקים לשליטה עדינה יותר, מקובל לשלב את השימוש הבסיסי הזה ב-Word עם כלים המאפשרים לכם לנהל הרשאות בצורה מפורטת.

יתרונות ומגבלות של פונקציות PDF המשולבות ב-Word

יכולות הטיפול בקובצי PDF של Word הן מצילות חיים אמיתיות בחיי היומיום, אך הן גם חשובות. להיות מודעים למגבלות שלהם כדי לא לבקש מהם יותר ממה שהם יכולים להציעעבור רוב המשתמשים, התכונות הסטנדרטיות מספיקות בהחלט; במקרים אחרים, יהיה צורך לשדרג לפתרונות ייעודיים.

בין היתרונות הברורים ביותר, בולט כי אינך צריך להתקין תוכנה נוספת או להסתמך על שירותים של צד שלישיאם כבר מותקנת במחשב שלך Word, תוכל להמיר, לערוך ולהגן על קבצי PDF בכמה לחיצות בלבד. זה מפשט את זרימת העבודה שלך, מפחית בעיות תאימות אפשריות וחוסך לך את הצורך להעביר קבצים בין פלטפורמות.

זה גם יתרון שהכל מוכן בממשק מוכר, באמצעות כלי העריכה של Wordסגנונות, מעקב אחר שינויים, בדיקת איות, הערות, בקרת גרסאות... את כל זה ניתן להחיל על קובץ PDF שהומר למסמך Word, וזה מאוד נוח כשעובדים בצוות או בוחנים מסמכים בשיתוף פעולה.

בצד הפחות מרשים, תכונות האבטחה והניהול המתקדמות לוקות בחסר. זה לא מאפשר הקצאת הרשאות לכל משתמש. חתימה דיגיטלית עם תעודות מתקדמות, שלטו בהדפסה או בהעתקה בפירוטוגם לא ניתן לבצע דחיסה עמוקה או אופטימיזציה של קובץ ה-PDF. עבור תרחישים אלה, ישנן תוכנות ושירותים מקוונים ספציפיים המציעים גמישות רבה יותר.

כנקודת מבט כללית, ניתן לומר כי Word מכסה צרכים נפוצים בצורה טובה מאוד: יצירת קבצי PDF, עריכתם בצורה סבירה והגנה עליהם באמצעות סיסמה גלובלית.כאשר רמת הביקוש עולה (עיבוד מסיבי, אוטומציה, הרשאות ספציפיות, זרימות עבודה משפטיות מורכבות), אז נכנס לתמונה השילוב עם כלים חיצוניים שמשלימים את מה ש-Word לא עושה.

ממירים מקוונים: מה iLovePDF מציע בהשוואה ל-Word

מעבר למה ש-Word מציע, ישנם שירותים מקוונים כגון iLovePDF, המתמחה בהמרה ועריכה של קבצי PDF מהדפדפןפלטפורמות אלו פופולריות מאוד משום שהן מאפשרות לך לפתור משימות ספציפיות מבלי להתקין דבר ומכל מכשיר כמעט עם חיבור לאינטרנט.

במקרה הספציפי של iLovePDF, הכלי שלהם עבור המרת מסמכי Word ל-PDF היא חינמית וקלה לשימושהתהליך הטיפוסי כרוך בהעלאת קובץ DOC, DOCX או פורמט קובץ תואם אחר, לחיצה על כפתור ההמרה והורדת קובץ ה-PDF שנוצר תוך שניות. המטרה היא שההמרה תשמור הן על הפורמט המקורי והן על איכות המסמך.

השירות אינו מוגבל לפורמט DOCX המסורתי של מיקרוסופט. iLovePDF מקבל מגוון רחב למדי של פורמטים של מעבדי תמלילים, כגון DOC, ODT, OTT, STW, SDW או SXW, וזה פרקטי אם אתם עובדים עם מסמכים מחבילות אופיס שונות (לדוגמה, LibreOffice או OpenOffice) ורוצים לאחד הכל ב-PDF מבלי לסבך את חייכם.

בנוסף להמרה פשוטה, iLovePDF מציע מגוון תכונות מאותו ממשק. כלים נוספים לשיפור עיבוד קובץ ה-PDF המתקבלניתן למזג אותו עם מסמכים אחרים, לדחוס אותו כדי להקטין את גודלו, להוסיף טקסט או תמונות, או לערוך כמה אלמנטים בסיסיים. את כל זה ניתן לעשות ברצף, כך שלאחר המרת מסמך Word ל-PDF, ניתן להחיל שינויים נוספים מבלי להוריד ולהעלות מחדש את הקובץ.

תכונה מעניינת ונוחה אחת היא היכולת ל שלח את הקובץ המומר למכשירים אחרים באמצעות קוד QRלאחר ההמרה, הדף מציג סמל ספציפי שממנו נוצר הקוד; על ידי סריקתו באמצעות הטלפון הנייד או הטאבלט, מורידים ישירות את קובץ ה-PDF, מה שמאיץ מאוד את המעבר בין מחשב שולחני למכשיר נייד מבלי שתצטרכו להשתמש במיילים או בשירותי אחסון בענן.

שימוש חינמי ויתרונות של גרסת הפרימיום של iLovePDF

הגרסה הבסיסית של iLovePDF היא 100% חינם, ממומן באמצעות פרסום המוצג בדףזה מאפשר לכל משתמש לבצע המרות חד פעמיות מ-Word ל-PDF ללא תשלום מכל דפדפן מודרני, הן במחשבים שולחניים והן במכשירים ניידים.

עם זאת, עבור אלו שצריכים ללכת צעד קדימה, הפלטפורמה מציעה תוכנית פרימיום עם תכונות מתקדמות ומגבלות מורחבותאחת התכונות המעניינות ביותר של מנוי זה היא המרת אצווה: היכולת להמיר מספר קבצי Word ל-PDF בו זמנית, מה שמגדיל את הפרודוקטיביות בעת עבודה עם מסמכים רבים.

עם חשבון פרימיום, מותר לך עבד עד 10 קבצים בכל סשן בגודל כולל מקסימלי של 4 ג'יגה-בייטתהליך העבודה נוח מאוד: ניתן לגרור ולשחרר את כל המסמכים בבת אחת לתוך הכלי המקוון, או להוסיף קבצים נוספים מאוחר יותר באמצעות סמל צלב אדום. זה מונע את הצורך לחזור על אותו הליך קובץ אחר קובץ.

בנוסף להמרות מרובות, הגרסה בתשלום פותחת חבילת כלים מתקדמים לעריכה וניהול קבצי PDF בצורה מקצועית יותר.אלה כוללים, למשל, המרת קבצי PDF סרוקים ל-Word באמצעות OCR (זיהוי תווים אופטי), המאפשר לך לחלץ טקסט הניתן לעריכה ממסמכים שהיו במקור רק תמונות.

תכונה מעניינת נוספת הקשורה לתוכניות אלו היא היכולת ל הגן על מסמכים בפורמט PDF/A לארכיון לטווח ארוךזה משלב גישת אחסון אמינה עם אפשרויות אבטחה נוספות. זוהי דרך להתקדם לסביבות מקצועיות יותר מבלי להתפשר על נוחות הדפדפן.

תאימות חוצת פלטפורמות ואפליקציות iLovePDF

אחד היתרונות הגדולים של שירותים מקוונים כמו iLovePDF הוא ש... ניתן להשתמש בהם כמעט מכל מערכת הפעלה.במקרה זה, הפלטפורמה מציעה תאימות עם Windows, iOS ואנדרואיד, הן מדפדפן האינטרנט והן דרך אפליקציות ייעודיות.

אם אתם מעדיפים לעבוד מהמחשב שלכם, תוכלו הורד את אפליקציית iLovePDF עבור Windowsזה מאפשר לך לשלב חלק מהתכונות שלו ישירות בתהליך העבודה במחשב השולחני שלך מבלי שתצטרך לפתוח את הדפדפן בכל פעם. אם אתה מעדיף נייד או טאבלט, תוכל גם להתקין את האפליקציה במכשיר iOS או אנדרואיד שלך ולבצע המרות ועריכות תוך כדי תנועה.

הדרישה החיונית היחידה לשימוש בכלים מקוונים אלה נותרה יש חיבור אינטרנט תקיןלאחר סיום התהליך, שאר התהליך די פשוט: מעלים את הקובץ, בוחרים את הפעולה (המרה, מיזוג, דחיסה וכו') ומורידים את התוצאה. עבור רוב המשתמשים, התהליך כל כך פשוט שהוא כמעט ולא דורש עקומת למידה.

על ידי שילוב אפליקציות אלו עם התכונות המקוריות של Word, תוכלו להגדיר זרימת עבודה גמישה ביותרערוך או הכן את המסמך ב-Word, צור קובץ PDF ראשוני, העלה אותו לכלי המקוון אם עליך לבצע פעולות ספציפיות יותר, וקבל אותו בחזרה למכשיר המועדף עליך. בדרך זו, תקבל את הטוב משני העולמות מבלי להתפשר על ניידות.

חלופות למחשב שולחני: PDF24 Creator ופתרונות דומים

אם אתם מחפשים פתרון של Windows שאינו מסתמך כל כך על הדפדפן, אפשרות נפוצה למדי היא PDF24 Creator, יישום שולחן עבודה עם פונקציות דומות לכלים מקוונים רביםתוכנה מסוג זה כוללת בדרך כלל ממירים ל-PDF, אפשרויות למיזוג או פיצול קבצים, כלי דחיסה וכלי אבטחה ועריכה בסיסיים.

היתרון העיקרי של תוכנית דיור מסוג זה הוא ש אינך צריך להעלות את המסמכים שלך לשרת חיצוני.זה חשוב עבור ארגונים מסוימים עקב סיבות של פרטיות או תאימות לתקנות. יתר על כן, מכיוון שזה פועל באופן מקומי, פעולות מסוימות יכולות להיות מהירות יותר, במיוחד עם קבצים גדולים מאוד או כאשר חיבור האינטרנט מוגבל.

PDF24 Creator, במיוחד, מיועד למשתמשים הזקוקים ל- ניהול קבצי PDF רבים באופן קבוע הם מעריכים את האפשרות של פאנל מרכזי שממנו ניתן להפעיל פעולות שונות: המרה, מיזוג, חילוץ דפים, הוספת סימני מים וכו'. בשילוב עם Word, זה יכול להיות השלמה טובה כאשר הפונקציות הבסיסיות של חבילת האופיס לוקות בחסר.

בכל מקרה, עם PDF24 Creator וגם עם חלופות דומות אחרות, מומלץ... הערך אילו משימות אתה מבצע בתדירות הגבוהה ביותר ואיזו רמת שליטה אתה זקוק להעבור המרות פשוטות מ-Word ל-PDF, Word עצמו בדרך כלל מספיק; עבור עיבוד מתקדם יותר או זרימות עבודה אינטנסיביות, תוכנה ייעודית יכולה לעשות את ההבדל בנוחות וביכולות.

בסופו של דבר, התרחיש הנפוץ ביותר בסביבות משרדיות רבות הוא השתמשו ב-Word לכל מה שקשור ליצירת ועריכת תוכןולהסתמך על כלים כמו iLovePDF או PDF24 Creator כאשר נדרש משהו ספציפי יותר: המרות בכמות גדולה, OCR, דחיסה אגרסיבית או שילובים מורכבים של מספר מסמכים.

עם מגוון רחב זה של אפשרויות, ברור שניתן לעבוד עם קבצי PDF בקלות רבה מבלי להחליף כל הזמן בין תוכנות. Word מכסה את היסודות הכוללים עריכה, ייצוא ל-PDF והגנה באמצעות סיסמה, בעוד שכלים מקוונים ויישומי שולחן עבודה מרחיבים את האפשרויות עבור אלו הזקוקים ליותר. על ידי הבנת הפונקציות הללו וידיעה מתי להשתמש בכל אפשרות, קל להגדיר זרימת עבודה יעילה ומאובטחת המותאמת לכל הקשר מקצועי או אישי., החל מהמרה פשוטה של ​​עבודה אקדמית ועד לארכיון ארוך טווח של תיעוד קריטי.