- Copilotを使用すると、OneDriveドキュメントを最大5つまで同時に分析、要約、比較できます。これらのドキュメントを開く必要はありません。
- この機能を利用するには、有効なMicrosoft 365（個人用またはファミリー用）サブスクリプションと、Copilot ProまたはEnterpriseライセンスが必要です。
- Word、PDF、PowerPointファイル、スプレッドシートなど、一般的なテキスト形式のほとんどに対応しています。
きっと皆さんも何度も経験したことがあるでしょう。クラウドストレージに書類や契約書、レポートなどが山積みになっていて、特定の情報が必要になった時、まるで干し草の山から針を探すように、ファイルを一つずつ開いていかなければならない。これは面倒で時間の無駄です。そこでマイクロソフトは、この問題を解決するために、OneDriveにCopilotというAIツールを統合しました。このツールは、基本的にファイルを読み取って、簡単なチャット形式で答えを教えてくれます。
このシステムの最も素晴らしい点は、Web上で動作するだけでなく、Windows 11のエクスプローラーに直接統合されることです。延々と続くフォルダーをたどる必要はもうありません。デスクトップ画面から、PDFやWord文書の内容についてAIに質問できます。ただし、この機能を利用するには、Microsoft 365エコシステムを適切に構成し、適切なライセンスを取得する必要があります。この機能は、すべてのユーザーに対してデフォルトで有効になっているわけではないためです。
Windowsエクスプローラー11からCopilotを実行する方法
ローカルフォルダから離れることなくAIを活用したい場合、手順は非常に簡単です。まず、操作したいファイルまたはドキュメントのグループを探します。ファイルが1つだけの場合は、右クリックします。複数のファイルを分析する場合は、最大5つのファイルを一度に選択し、選択したファイルのいずれかを右クリックします。
表示されるコンテキストメニューから「OneDrive」オプションを探し、「質問する」を選択します。初めて使用する場合は、 Microsoft アカウントへのサインインを求められる可能性があります。サインインすると、サイドチャットパネルが表示され、Copilot が開始するためのアイデアをいくつか提案しますが、下部に質問を入力して「送信」をクリックすることもできます。
OneDriveのWeb版を介してCopilotを使用する
ブラウザからすべてを管理する方が便利な場合もあります。そのためには、アカウントでonedrive.comにアクセスし、ドキュメントが保存されているフォルダに移動します。パソコンの場合と同様に、 1～5個のファイルを選択し、画面右下隅に表示されるCopilotボタンをクリックします。
特定のドキュメントのみに関心がある場合は、より簡単な方法があります。カーソルをファイルの上に移動させ、Copilotボタンをクリックして「質問する」を選択してください。チャットがすぐに開き、質問をすることができます。この方法は、フルブラウザインターフェースを好み、クラウド上のファイルをより包括的に視覚的に制御したい方に最適です。
このAIで実際に何ができるのか？具体的な例
Copilotは簡単な質問をするためだけのツールではありません。強力な生産性向上ツールです。最も効果的な使い方の1つは、長文ドキュメントの要約です。80ページもあるPDFファイルがあり、会議前に読む時間がない場合でも、AIに数秒で要点を抽出させることができます。
もう一つ非常に便利な機能は、ファイル比較です。例えば、契約書の3つのバージョンがあり、どの条項が変更されたかを知りたいとします。3つすべてを読んで違いに下線を引く代わりに、Copilotに比較表や主な変更点の要約を作成してもらうことができます。また、選択した複数のスプレッドシートに基づいて「今月のマーケティング予算はいくらですか？」といった特定のデータを抽出するのにも役立ちます。
重要な要件、ライセンス、および制限事項
現時点では、誰もがこれらの機能を利用できるわけではありません。OneDrive で Copilot を有効にするには、Microsoft 365 Personal または Family サブスクリプションが必要です。ただし、重要な注意点があります。Family プランの場合、 Copilot の機能を利用できるのは主契約者のみで、他の家族は利用できません。
業務環境では、 Copilot for Microsoft 365 ライセンスが割り当てられた教育機関またはビジネスアカウントが必要です。このオプションが表示されない場合は、組織の管理者がMicrosoft 365 管理センターで無効にしている可能性があります。
対応フォーマットと制限事項
- オフィス文書: DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLSX形式に対応しています。
- 汎用フォーマット： PDF、TXT、RTF、およびHTMLやASPXなどのWebファイルに対応しています。
- 新しいフォーマット： ループファイルと流体ファイルに対応しました。
Copilotは強力なツールではあるものの、いくつかの制限があります。現状では、画像、動画、OneNoteノートブックを処理することはできませんが、Microsoftはこの機能を近日中に追加する予定です。また、ファイルサイズにも制限があり、 AIが読み込むには150MB未満である必要があります。さらに、共同分析の制限として、1回のクエリで処理できるファイルは最大5つまでとなっています。
プライバシー、セキュリティ、AI関連のクレジット
多くの人が自分のデータがどのように扱われるかを心配しています。Copilotはアクセス権限を厳格に尊重し、ユーザーが選択したファイル、または明示的に共有されたファイルのみを読み取ることができます。Microsoft Purviewを使用して機密ラベル付きのデータを暗号化した場合、AIはその使用権限を尊重し、制限された情報にはアクセスしません。
一方、AIクレジットについても触れておく必要があります。要約をリクエストしたり、文書を比較したりするたびに、サブスクリプションから1クレジットが消費されます。クレジットは自動的に差し引かれるため、クレジットが早期に枯渇しないよう、プロンプトを効率的に利用することをお勧めします。
この技術の活用により、文書管理は手動検索モデルから直接クエリモデルへと移行し、大きく変革されます。Windows 11環境とWeb上の複数のファイルを要約・比較する機能を統合することで、適切なMicrosoft 365ライセンスが適用され、プラットフォームで定められたフォーマットとサイズ制限が遵守されている限り、データ分析時間を最適化できます。