- Word와 Excel에서 고급 키보드 단축키를 활용하여 생산성을 최적화하세요.
- PowerPoint 및 Sway 프레젠테이션의 시각적 및 역동적인 효과를 향상시키세요.
- 워크플로우를 위한 클라우드 도구, 외부 확장 프로그램 및 모바일 애플리케이션 통합.
마이크로소프트 오피스 제품군으로 할 수 있는 일이 너무 많아서 한두 번쯤은 압도당한 경험이 있으실 겁니다. 1989년 출시 이후 전 세계 1.300억 명이 넘는 사용자를 보유하며 절대적인 표준으로 자리 잡았습니다 . 사무실에서 일하든, 대학 과제를 하든, 집에서 정리 정돈을 하든, 오피스는 우리 삶의 필수품이 되었습니다.
흥미로운 점은 우리 대부분이 이러한 응용 프로그램이 제공하는 기능의 10%밖에 사용하지 않는다는 것입니다. 우리는 단순히 텍스트를 작성하거나 간단한 표를 만드는 데 그치지만, 메뉴를 조금만 살펴보면 Office의 통합 기능과 안정성 덕분에 예전에는 몇 시간씩 걸리던 작업을 자동화할 수 있다는 것을 알게 될 것입니다. 각 도구를 최대한 활용하여 훨씬 더 원활하게 작업하는 방법을 소개합니다.
Microsoft Word 완벽 마스터하기: 타이핑 그 이상
Word는 아마도 우리가 가장 많이 사용하는 프로그램이지만, 동시에 가장 활용도가 낮은 프로그램이기도 할 것입니다. 긴 목록을 작성하다가 순서가 마음에 들지 않을 때, 일일이 잘라내기 붙여넣기를 반복하며 스트레스를 받을 필요는 없습니다. 이동하고 싶은 줄에 커서를 놓고 Alt 키와 Shift 키를 동시에 누르세요. 이렇게 하면 서식을 유지하면서 항목을 위아래로 이동할 수 있습니다. Microsoft Word의 역사에 대해 더 자세히 알아보고 싶다면 , Word가 어떻게 발전해 왔는지 확인할 수 있습니다.
글쓰기 실력을 향상시키고 싶은 사람들에게 유의어 사전은 숨겨진 보물과도 같습니다. 단어를 선택하고 Shift + F7 키를 누르면 반복을 방지할 수 있습니다. 또한 복잡한 수학 공식을 삽입해야 할 경우, 단축키 Alt + = 키를 누르면 수식 편집기가 즉시 열려 기술 문서를 작성하는 데 큰 도움이 됩니다.
또 다른 매우 유용한 기능은 PDF 파일을 직접 편집할 수 있다는 점입니다. 더 이상 외부 소프트웨어나 고가의 구독료가 필요하지 않습니다. 파일 메뉴에서 열기를 선택하고 수정하려는 PDF 파일을 선택하기만 하면 됩니다. 예기치 않은 종료로 인한 손실을 방지하려면 저장 옵션 메뉴에서 자동 복구를 활성화하여 작업 내용을 안전하게 보관하세요.
빠르게 정보를 검색해야 할 때는 Bing에 내장된 스마트 검색 기능을 활용하세요 . 창을 전환하거나 브라우저에 집중하지 않고도 단어의 정의나 이미지를 찾을 수 있습니다.
엑셀: 민첩하게 데이터를 관리하는 기술
매일 숫자 계산에 어려움을 겪는 사람들에게 엑셀에는 정말 유용한 팁들이 많습니다. 예를 들어, 마우스를 끝없이 드래그하지 않고 전체 열을 선택하고 싶다면 Ctrl + Space 키를 누르기만 하면 현재 셀이 속한 세로 열 전체가 자동으로 선택됩니다.
방대한 스프레드시트를 탐색할 때는 느린 스크롤은 잊고 Ctrl + 화살표 키를 사용하세요 . 순식간에 데이터의 가장자리까지 이동할 수 있습니다. 다른 사용자가 정보를 입력하는 데이터베이스를 사용하는 경우, 입력 가능한 내용을 제한하고 성가신 오류를 방지하기 위해 데이터 유효성 검사를 사용하는 것이 좋습니다.
스프레드시트가 스스로를 대변하도록 하려면, 중복된 값이나 설정된 한계를 초과하는 값을 강조 표시하는 데 고급 조건부 서식이 핵심입니다. 또한, 기본 제공되는 바로 가기가 부족하다고 느껴지면 파일 > 옵션으로 이동하여 빠른 실행 도구 모음에 접근하여 자신만의 바로 가기를 만들 수 있습니다.
PowerPoint와 Sway: 영향력 있는 프레젠테이션
정리되지 않은 프레젠테이션은 청중의 집중력을 분산시킬 수 있으므로, 수동으로 조정하는 대신 서식 탭의 개체 정렬 도구를 사용하는 것이 가장 좋습니다 . 디자인을 한 단계 더 높이고 싶다면 디자이너 기능을 통해 전문가 수준의 템플릿을 몇 초 만에 제안받을 수 있으며, 대화형 확대/축소 기능을 사용하면 섹션 간을 비선형적으로 이동할 수 있어 인터랙티브 프레젠테이션에 이상적입니다.
가장 멋진 효과 중 하나는 '변형' 또는 '모핑' 전환 효과입니다 . 이 효과는 슬라이드를 복제하고 두 번째 슬라이드의 요소를 이동하는 방식으로 작동합니다. 재생하면 개체가 부드럽게 미끄러지듯 움직여 GIF와 유사한 시각적 효과를 만들어냅니다. 특이한 글꼴을 사용하는 경우, 모든 컴퓨터에서 프레젠테이션이 동일하게 보이도록 파일에 글꼴을 포함시키는 것을 잊지 마세요 (파일 > 옵션 > 저장).
기존 슬라이드보다 더 현대적인 것을 찾는 분들에게 마이크로소프트 스웨이는 완벽한 대안입니다. 스웨이를 사용하면 동영상과 웹상의 사진을 통합할 수 있을 뿐 아니라, PollEverywhere.com과 같은 도구를 활용하여 실시간으로 청중과 소통하는 설문조사를 만들 수 있다는 점이 가장 흥미롭습니다.
iPad나 모바일 기기가 있다면 그리기 탭을 사용하여 자유로운 디지털 잉크 드로잉을 추가할 수 있습니다 . 또한 프레젠테이션을 해야 하는데 레이저 포인터가 없다면 PowerPoint 옵션에서 마우스 커서를 레이저 포인터로 바로 변환할 수 있다는 점을 기억하세요.
생산성 365 및 보완 도구
Office 365 생태계는 클라우드와 로컬 컴퓨터 간의 지속적인 동기화 덕분에 뛰어난 성능을 발휘합니다. 특히 편리한 기능은 전구 아이콘 (" 무엇을 하고 싶으신가요?")으로, 일상적인 언어로 질문을 입력하면 시스템이 필요한 기능을 안내해 줍니다. Microsoft Copilot을 사용하면 매뉴얼을 찾아볼 필요 없이 프로세스를 자동화하여 워크플로를 최적화할 수도 있습니다.
커뮤니케이션 측면에서 Outlook은 자동 정렬 규칙 과 빠른 답장 기능을 통해 혼란을 정리하는 데 도움을 줍니다. Uber Outlook 처럼 캘린더 알림을 동기화하여 적시에 차량을 호출할 수 있도록 해주는 유용한 확장 프로그램 이나 이메일을 통해 결제를 관리할 수 있는 PayPal 확장 프로그램도 있습니다.
하이브리드 환경에서 일하는 경우, Teams를 사용하면 원격 근무자와 실제 화이트보드를 공유하여 거리의 장벽을 허물 수 있습니다. 또한 Lens 앱은 스마트폰 카메라를 스마트 스캐너로 바꿔 문서나 화이트보드의 스크린샷을 OneNote로 바로 전송할 수 있게 해줍니다.
Word에서 단락을 이동하는 것부터 Excel에서 데이터를 자동화하고 PowerPoint의 상호 작용 기능을 향상시키는 것까지 이러한 기능을 숙달하면 업무 방식이 혁신적으로 변화합니다. Microsoft 365 클라우드를 통합하고 사용자 지정 바로 가기를 활용하면 누구나 기초 수준에서 고급 수준으로 발전하여 일상적인 작업을 훨씬 빠르고 정확하며 무엇보다 전문적으로 수행할 수 있습니다.
