- 스프레드시트를 정리하는 방법에는 특수 선택 도구를 사용하는 것부터 데이터를 필터링하는 것까지 다양한 방식이 있습니다.
- 빈 셀을 자동으로 식별하는 기능 덕분에 사람의 실수 위험 없이 대량의 행을 삭제할 수 있습니다.
- 정보를 열을 기준으로 배열하여 정리하면 빈 공간을 그룹화하여 나중에 수동으로 제거하기가 용이해집니다.
엑셀 스프레드시트 작업을 시작할 때, 처음에는 구조가 완전히 확정되지 않은 경우가 매우 흔합니다. 몇 가지 변경 사항을 적용하고, 데이터를 이동하거나 내용을 삭제하다 보면, 아무런 용도도 없고 보기만 어지럽히는 빈 행이 생겨 문서가 정리되지 않은 것처럼 보이는 것이 일반적입니다.
걱정 마세요. 스프레드시트 정리하는 건 그리 어려운 일이 아닙니다. 엑셀에 "빈 칸을 모두 지우는" 마법의 버튼은 없는 것처럼 보일지 몰라도, 몇 번의 클릭만으로 표를 완벽하게 정리할 수 있는 매우 효과적인 방법들이 여러 가지 있습니다 . 원하는 대로 바로 정리를 시작할 수도 있고, 작업 과정을 시각적으로 확인하면서 진행할 수도 있습니다.
"특수 항목으로 이동" 기능을 사용하여 모든 항목을 한 번에 삭제하는 방법
방대한 Excel 데이터베이스를 가지고 있고 각 항목을 하나씩 삭제하는 데 지쳤다면, 조회 기능이 최고의 해결책입니다. 먼저 누락된 데이터가 있는 열을 선택합니다 . 범위를 선택했으면 홈 탭으로 이동하여 "찾기 및 선택" 메뉴를 열고 " 선택한 위치 로 이동" 옵션을 클릭합니다.
작은 창이 열리면 '빈 셀' 확인란을 선택 하고 '확인'을 클릭합니다. 그러면 엑셀이 마치 마법처럼 빈 공간만 강조 표시하는 것을 볼 수 있습니다. 이제 선택 영역을 유지하기 위해 다른 것은 건드리지 않고 '홈' 탭으로 돌아가 '삭제' 메뉴를 열고 ' 시트 행 삭제 '를 선택합니다 . 그러면 프로그램이 빈 공간을 발견하는 모든 행을 자동으로 삭제합니다.
초보자를 위한 수동 및 시각적 청소
파일 크기가 작거나 삭제하는 내용을 정확히 확인하여 실수를 방지하고 싶다면, 좀 더 전통적인 방법이 있습니다. 엑셀에서 빈 행 번호 (화면 왼쪽 가장자리)를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 하고 삭제 옵션을 선택하면 됩니다. 이 방법은 가장 느리지만, 엑셀 사용법에 익숙하지 않은 경우 가장 안전한 방법입니다.
또 다른 방법은 삭제하려는 행의 아무 셀이나 선택하고, 홈 탭으로 이동하여 셀 섹션을 찾은 다음, 시트 행 삭제를 선택하는 것입니다. 이 방법은 빈 공간이 몇 개 정도만 있고 필터나 복잡한 검색을 설정하지 않고 빠르게 삭제하려는 경우에 적합합니다 .
필터를 사용하여 빈 공간을 관리합니다.
필터는 데이터를 분석할 뿐만 아니라 정리하는 데에도 사용할 수 있는 강력한 도구입니다. 먼저 표에서 범위를 선택하고 데이터 탭으로 이동한 다음 필터 버튼을 클릭합니다 . 열 머리글에 화살표가 나타납니다.
화살표 중 하나를 클릭하면 표시할 항목을 선택할 수 있는 옵션이 나타납니다. '빈 행' 옵션만 선택하면 Excel은 내용이 있는 모든 행을 숨기고 빈 행만 남깁니다. 이때 빈 행을 모두 선택하고(행 번호가 파란색으로 표시됨) 한 번에 삭제할 수 있습니다 . 필터를 제거하면 표가 완벽하게 압축됩니다.
데이터 정렬을 통한 조직화
때로는 혼란을 정리하는 가장 간단한 방법은 단순히 순서를 바꾸는 것입니다. 데이터를 선택하고 '데이터' 탭에서 '정렬' 기능을 사용하면 오름차순 또는 내림차순으로 정렬할 수 있습니다. 이렇게 하면 Excel이 자동으로 모든 빈 행을 표의 맨 앞이나 맨 뒤로 모아줍니다 .
모든 빈 행들을 한데 모으면 복잡한 도구는 필요 없습니다. 마우스로 빈 행 들을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음 삭제하면 됩니다. 원래 레코드 순서가 바뀌어도 괜찮다면 매우 실용적인 방법입니다.
Ctrl + G를 사용하여 빈 값을 빠르게 검색하거나, 스마트 필터를 사용하거나, 간단한 열 정렬을 활용하는 등 이러한 기술을 숙달하면 모든 사용자가 문서를 전문적이고 구조적 오류 없이 유지하여 작업 시간과 정보 가독성을 최적화할 수 있습니다.
