Excel 및 Word에서 AI를 사용하는 방법: Copilot, ChatGPT 및 Agent 모드

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인공지능은 우리가 매일 사용하는 생산성 도구에 강력한 영향을 미쳤으며, 이제 Copilot과 ChatGPT 같은 도우미 덕분에 Excel과 Word에서 더 빠르고 원활하게 작업할 수 있습니다. 전문가가 아니어도 괜찮습니다. 자연어 안내를 통해 이전에는 시간과 전문 지식이 필요했던 분석, 서식 지정, 초안 작성, 수식 작성 등을 손쉽게 할 수 있습니다.

다음에서는 Excel과 Word에서 Copilot을 최대한 활용하는 방법, Copilot이 제공하는 이점, Copilot을 찾는 방법, 필요한 작업을 정확하게 요청하여 처음부터 올바른 결과를 얻는 방법, 그리고 고려해야 할 제한 사항 및 요구 사항(예: 사용 크레딧 또는 Copilot Pro 플랜)에 대해 알아보겠습니다. 또한 여러 단계를 거치는 작업을 반복적으로 수행할 수 있도록 Copilot 기능을 발전시킨 "에이전트 모드"에 대해서도 살펴보겠습니다.

AI는 Excel에서 무엇을 할 수 있나요?

Excel의 Copilot은 일상적인 작업을 더 쉽게 만들어주도록 설계되었습니다. 웹이나 회사 내부에서 데이터를 가져오고 , 관련 정보를 강조 표시하고, 정렬 및 필터링하고, 명확한 설명과 함께 수식을 작성하고, 패턴과 추세를 몇 초 만에 파악할 수 있도록 도와줍니다.

Copilot의 장점 중 하나는 데이터 가져오기 기능입니다. 파일이 OneDrive나 SharePoint에 저장되어 있거나 공개 데이터를 가져와야 하는 경우, Copilot은 해당 소스에 연결하여 바로 사용할 수 있는 범위 또는 표 형식의 콘텐츠를 제공함으로써 스프레드시트를 준비할 수 있습니다.

서식 지정에도 유용합니다. 예를 들어 숫자만 있는 셀을 표시하거나, 특정 임계값 이상의 값으로 필터링하거나, 보기를 더 쉽게 관리할 수 있도록 사용자 지정 정렬 기준을 적용 하도록 요청할 수 있습니다.

Copilot의 계산 섹션에서는 기존 데이터를 기반으로 연산을 수행하여 새 열과 행을 만들 수 있도록 지원하며, 각 수식의 작동 방식 과 Excel에서 매크로를 프로그래밍 하여 작업을 자동화하는 방법을 단계별로 설명하므로 단순히 "복사 및 붙여넣기"에만 의존하지 않아도 됩니다.

마지막으로, 데이터에 대해 직접 질문할 수도 있습니다. 빠른 응답으로 요약, 차트, 피벗 테이블, 추세 및 이상치를 제공하므로 관련 정보를 즉시 파악 하고 끝없는 스프레드시트에 파묻히는 것을 방지할 수 있습니다.

Copilot을 찾을 수 있는 위치와 Excel을 시작하는 방법

사용 방법은 간단합니다. 홈 탭의 리본 메뉴에서 Copilot 아이콘을 찾을 수 있습니다. 이 아이콘을 클릭하면 대화형 환경을 열거나, 미리 설정된 안내 문구를 사용하거나 , 원하는 문구를 직접 입력하여 요청을 전달할 수 있습니다.

또 다른 활성화 방법은 셀을 선택하는 것입니다. 셀을 선택하면 Copilot과 관련된 깜빡이는 아이콘이 표시되어 시트의 해당 지점에서 상황별 작업을 수행할 수 있습니다. 이는 빠른 작업에 이상적입니다.

시작하기 전에 데이터를 잘 구조화된 표 또는 범위로 정리해 두는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 Copilot이 데이터를 정확하게 읽고 명확한 수식이나 요약을 제안하여 셀 해석 오류로 인한 사소한 실수를 방지할 수 있습니다 .

일반적인 워크플로는 다음과 같습니다. Copilot을 열고 새 문서 작성, 수식 또는 서식 요청, 요약, 또는 대상과의 직접 채팅 중에서 선택합니다. 채팅을 선택하면 질문을 통해 결과를 완벽해질 때까지 반복적으로 다듬을 수 있습니다.

ChatGPT 또는 Copilot을 사용하여 Excel에서 수식 생성

유용한 공식을 얻기 위해 정확한 기술적 지침을 제시할 필요는 없습니다. 마치 사람과 대화하듯이 원하는 결과와 보유한 데이터를 자연스럽게 설명하면 AI가 공식의 틀과 기본 논리를 제시해 줄 것입니다.

설명이 정확하지 않다면 "열에서 값을 찾으세요"와 같이 일반적인 질문으로 시작해 보세요. 그러면 AI가 필요한 구조와 인수를 제시해 줄 것입니다. 이렇게 하면 어떤 기능이 필요에 가장 적합한지, 그리고 특정 상황에 맞게 각 매개변수를 어떻게 조정해야 하는지 이해할 수 있습니다.

내용을 변경하지 않고 복사하여 붙여넣어야 할 때는 각 데이터의 위치를 ​​정확하게 설명하세요. 예를 들어, "C열 200행까지 숫자 값이 있는데, E5 셀에 값이 5인 셀의 개수를 세는 수식을 입력하고 싶습니다."와 같이 입력하면 AI가 정확한 범위와 셀을 대상으로 하는 수식을 생성합니다 .

이 접근 방식은 다른 일반적인 작업에도 똑같이 효과적입니다. 예를 들어 필터링할 테이블을 준비하거나, 특정 공식을 사용하여 숫자를 바코드로 변환하거나, 데이터 세트에서 중복 항목을 제거할 계획을 세우는 데 사용할 수 있습니다 .

실용적인 팁: 결과로 나온 수식을 검토하거나 데이터의 일부를 사용하여 테스트해 보세요. AI 모델은 강력하지만, 특히 원본 구조가 명확하지 않은 경우 스프레드시트와 완벽하게 일치하지 않는 결과를 제안 할 수도 있습니다.

Word에서의 Copilot: 초안에서 최종 버전까지

새 문서를 열자마자 Copilot이 상단에 나타나 첫 번째 지침을 기다립니다. 특정 형식, 어조 또는 대략적인 길이로 초안을 요청할 수 있으며, 몇 초 만에 편집할 수 있는 초기 텍스트를 받아볼 수 있습니다.

이 과정에서 AI는 요청을 더욱 효과적으로 만들기 위해 프롬프트에 대한 확장 기능을 제안하기도 합니다. 초안이 생성되면 이를 저장, 재생성 또는 삭제할 수 있으며, 프롬프트를 편집하여 다듬 거나 매번 처음부터 다시 시작하지 않고도 디지털 서명을 위한 문서를 준비할 수 있습니다.

초기 텍스트 상자 외에도 Word 내에서 Copilot을 활용하는 매우 유용한 두 가지 방법이 있습니다. 첫째, 단락에서 상황별 작업을 열어 한 번의 클릭으로 단락을 확장하거나, 다시 작성하거나, 스타일을 변경하거나, 표를 추출하거나, 내용을 요약할 수 있습니다.

반면에 리본 메뉴에서 챗봇이 포함된 사이드바를 열 수 있습니다. 여기에서 문서 변경을 요청하거나, 새 초안을 생성하거나, 삽입할 이미지를 만들거나, 글을 쓰는 동안 질문에 대한 답변을 얻을 수 있으므로 조사와 글쓰기가 동시에 진행됩니다.

Excel의 템플릿, 분석 및 실제 예제

Copilot은 수식 외에도 유용한 구조를 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 월에 대한 달력을 요청하고 상단에 메모 행과 요일 행을 추가하면 시트에 직접 붙여넣을 수 있는 템플릿이 반환됩니다.

스타일이나 색상 지침이 사용자가 설명한 대로 정확하게 적용되지 않을 수도 있다는 점에 유의하세요. 이러한 경우 Copilot은 사용자가 몇 초 만에 수동으로 형식을 완료할 수 있도록 구조와 지침을 제공합니다.

분석 측면에서, 데이터 세트(예: 국가별 판매량)를 불러와 "B열에 가장 자주 나타나는 국가는 어디인가요?"라고 질문하면 결과와 그에 대한 설명이 반환됩니다. 그런 다음 국가별 총 판매량이나 각 지역에서 가장 많이 팔린 제품과 같은 지능적인 후속 질문을 제안합니다.

이러한 역동성 덕분에 탐색적 분석은 민첩하게 진행됩니다. 질문을 제기하고, 데이터를 검증하고, 복잡한 피벗 테이블이나 수식을 미리 설정 하지 않고도 새로운 질문을 통해 더 깊이 파고들 수 있습니다.

즉석 PowerPoint 프레젠테이션

Copilot은 간단한 명령만으로 프레젠테이션을 처음부터 생성할 수 있습니다. 목표(예: 제품 출시)를 정의하고 사양 또는 핵심 사항 목록을 제공하면 제목, 아이디어 및 시각 자료 가 포함된 검토용 슬라이드 세트를 반환합니다.

이 프로그램은 이미지를 생성하고, 핵심 데이터를 강조 표시하며, 특정 상황에서는 Word 또는 Excel 문서를 기반으로 프레젠테이션을 만들 수도 있습니다. 이러한 기능 중 일부는 아직 개발 중일 수 있지만, 초기 슬라이드 제작 과정 만으로도 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

요구 사항, 사용 크레딧 및 Copilot Pro

이미 Microsoft 365 Personal 또는 Family 버전을 사용 중인 경우 Word, Excel 및 PowerPoint에서 Copilot을 추가 비용 없이 이용할 수 있지만, 크레딧 시스템이 적용됩니다. AI 요청 하나당 1크레딧이 소모되며, 월 60크레딧이 제공 되고 다음 달 초에 갱신됩니다.

계정 정보(account.microsoft.com)의 구독 섹션에서 잔액을 확인할 수 있습니다. AI 기능을 사용해보고 익숙해지는 것이 목적입니다. 만약 충분하지 않다고 생각되면 월 22유로 에 Copilot Pro를 구독하여 제한 없이 AI 기능을 사용할 수 있습니다.

가족 요금제와 관련하여 중요한 점은 기본 구독자만 앱 내에서 Copilot 기능을 사용할 수 있다는 것입니다. 다른 공유 사용자는 Word 또는 Excel에서 이러한 기능을 사용할 수 없으므로, 가정에서 구독을 관리하는 경우 이 점을 유의해야 합니다.

사용 경험 측면에서 보면, 윈도우, 코파일럿+ 전용 PC 또는 NPU는 필요하지 않습니다. 처리는 클라우드에서 이루어지기 때문에 코파일럿의 동작은 웹과 데스크톱에서 거의 동일 합니다.

에이전트 모드와 오피스 에이전트: 무엇이며 어떻게 사용하는가

소위 "에이전트 모드"는 AI와의 협업을 한 단계 더 발전시킵니다. 이 모드의 목표는 고급 기능을 보편화하여 자연어 프롬프트를 통해 AI가 여러 단계를 거치는 작업을 조율하고 고품질 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션을 생성할 수 있도록 하는 것입니다.

예를 들어 엑셀에서는 임대료, 식비, 소모품, 연료비, 여가비 등의 항목별로 가계 예산을 작성하고, 예산 한도를 초과할 경우 경고를 보내는 규칙을 설정할 수 있습니다. 중소기업의 경우 기본적인 재무 분석을 설정하여 수작업을 크게 줄일 수 있습니다.

Word에서 에이전트는 이력서, 편지, 보고서 또는 요약본 작성을 지원하며, 개선 사항을 제안하고 의도를 명확히 하기 위해 질문을 합니다. 핵심은 반복적인 작업입니다. 먼저 간단한 질문을 제시하고 AI가 원하는 결과가 나올 때까지 다듬도록 안내하는 방식입니다.

현재 에이전트 모드는 Microsoft 365 Copilot 라이선스 보유자와 Microsoft 365 Personal 또는 Family 구독자를 위한 Frontier 프로그램에서 사용 가능합니다. 현재 웹에서 영어로 제공되며, 향후 데스크톱 버전으로 확장될 예정입니다. Excel에서 에이전트 모드를 사용하려면 Excel Labs 추가 기능을 설치 하고 해당 옵션을 활성화해야 합니다.

또한, 코파일럿 채팅의 오피스 에이전트는 지침을 기반으로 파워포인트 프레젠테이션과 워드 문서를 생성할 수 있으며, 향후 통합 기능이 확장될 것으로 예상되어 아이디어와 최종 결과물 사이의 마찰이 점점 줄어들 것입니다 .

AI에게 작업을 요청하는 모범 사례

• 명확한 맥락어떤 데이터가 있는지(열, 행, 테이블 이름) 설명하고, 어떤 출력을 기대하는지 설명하세요.
• 위치 정확도수식을 붙여넣으려면 대상 및 원본 열과 셀을 지정하세요.
• 빠른 반복: 첫 번째 초안이나 구조를 요청한 다음 구체적인 변경 사항을 요청합니다.
• 검증: 전체에 적용하기 전에 작은 샘플을 통해 공식과 결과를 확인하세요.

특히 잘 작동하는 사용 사례

엑셀에서는 구조화(달력 템플릿, 예산, 서식이 지정된 목록), 연속적인 질문을 통한 탐색적 분석, 일반적인 계산을 위한 수식 작성/설명과 같은 작업이 매우 효과적입니다 .

Word에서는 특정 어조와 형식을 유지하며 처음부터 텍스트를 작성하고, 단락을 다시 쓰고, 아이디어를 확장하고, 표나 이미지를 통합하여 생성함으로써 최종 문서 작성 과정을 가속화할 수 있습니다.

프레젠테이션이 필요할 때, Copilot은 잘 작성된 안내문과 참고 자료를 바탕으로 제목, 글머리 기호, 시각 자료가 포함된 슬라이드 덱을 제작합니다. 그 후, 콘텐츠와 디자인을 다듬는 반복적인 과정을 통해 전문가 수준의 결과물을 얻을 수 있습니다.

더 나은 프롬프트를 작성하는 방법

목표와 제약 조건을 생각해 보세요. "보고서를 작성해 주세요"라고 하는 것보다 "간단하고 (300~400단어) 격식 있는 어조로, 세 부분으로 구성하고 마지막에 주요 지표를 표로 정리한 보고서를 원합니다"라고 하는 것이 훨씬 효과적입니다. 엑셀에서는 "E5 셀에 C2:C200 범위의 값 중 5와 같은 값을 세는 수식을 입력하세요"라고 하는 것이 "그냥 세어 보세요"처럼 모호 하게 요청하는 것 보다 훨씬 명확합니다.

가능하면 참조 데이터(테이블 이름, 열 머리글, 범위 또는 예상 예시)를 추가하세요. 첫 시도가 완벽하지 않으면 "천 단위 구분 기호를 사용해 주세요", "큰 값부터 작은 값 순으로 정렬해 주세요", "좀 더 개인적인 어조를 사용해 주세요"와 같이 점진적으로 원하는 결과에 가까워지도록 수정 요청을 하세요.

마지막으로, 구조와 스타일을 묻는 안내를 결합합니다. 먼저 구조(색인, 섹션, 데이터 블록)를 묻고, 어조를 다듬은 다음, 구체적인 작업(요약 행 추가, 이미지 삽입, 필터를 사용한 피벗 테이블 생성 )을 제시합니다.

한계와 현실적인 기대

AI는 많은 작업을 처리할 수 있지만, 때때로 요청된 특정 형식을 적용하지 않거나 원래 요청과 다르게 처리될 수 있습니다. 괜찮습니다. 더 구체적인 지침을 요청하거나 수동으로 마무리하고 싶다면 단계별 지침을 요청하세요.

Microsoft 365 Personal 또는 Family의 크레딧 시스템을 기억하세요. Word, Excel 또는 PowerPoint에서 요청할 때마다 1크레딧이 소모되며, 월 최대 60크레딧까지 사용할 수 있습니다. 무제한으로 집중적으로 사용해야 하는 경우 월 22유로의 Copilot Pro 옵션을 이용할 수 있습니다.

마지막으로, 에이전트 모드는 현재 웹에서만 영어로 제공되며, Excel에서 사용하려면 Excel Labs가 필요합니다. 향후 통합 기능이 확장될 예정이므로 업데이트를 지속적으로 확인하는 것이 에이전트 모드를 최대한 활용하는 데 중요합니다.

이처럼 다양한 기능을 갖춘 AI를 엑셀과 워드에 활용한다는 것은 기계적인 작업에서 벗어나 목표 지향적인 접근 방식으로 전환하는 것을 의미합니다. 데이터를 가져오거나 설명하고, 원하는 방식으로 분석이나 초안을 요청하고, 짧은 시간 안에 검증 및 수정을 완료할 수 있습니다. 전략적이고 창의적인 부분은 그대로 유지하면서, AI는 반복적인 작업을 가속화하고 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있도록 맥락을 제공합니다.