- „Android“ sistemoje tokios programos kaip „AutoResponder“ ir „WhatsAuto“ automatizuoja atsakymus į pranešimus, naudodamos taisykles, tvarkaraščius ir valdymą pokalbių bei grupių pagalba.
- „iPhone“ telefone „WhatsApp Business“ siūlo pasveikinimo, nedalyvavimo ir greito atsakymo pranešimus su sparčiaisiais klavišais ir iki 50 šablonų.
- „WhatsApp“ testuoja balso įrašų palikimą po praleistų skambučių, integruodama tiesioginį „atsakiklį“ į pokalbių langą.
Jei kasdien naudojate „WhatsApp“, žinote, kad ne visada galite atsakyti akimirksniu. Tokiomis akimirkomis neįkainojamas automatinis atsakiklis „WhatsApp“ programoje arba bent jau gerai sukonfigūruoti automatiniai atsakymai: tai taupo laiką, padeda valdyti lūkesčius ir palaiko pokalbį net tada, kai nesate pasiekiamas.
Šiandien tai galima pasiekti keliais būdais: „Android“ telefonuose naudojant programas, kurios naudoja pranešimus ; „iPhone“ telefonuose naudojant oficialius „WhatsApp Business“ įrankius ; be to, „WhatsApp“ testuoja būdą palikti balso pastabas po neatsakytų skambučių , kuris veikia kaip atsakiklis skambučiams, atliktiems per pačią programėlę. Pažvelkime į išsamų vadovą, kaip visa tai veikia.
Ką iš tikrųjų reiškia „automatinis atsakymas“ šiandieninėje „WhatsApp“ programoje?
Kalbėdami apie balso paštą „WhatsApp“, iš tikrųjų turime omenyje dvi sąvokas: viena vertus, automatinius atsakymus į pokalbių pranešimus (išvykimo pranešimus, pasveikinimo pranešimus, greitus atsakymus ir kt.); kita vertus, galimybę palikti garso pranešimą, kai neatsiliepiate į skambutį , kurią „WhatsApp“ šiuo metu diegia beta versijoje. Tai vienas kitą papildantys sprendimai: pirmasis tvarko kasdienes pokalbių užduotis; antrasis imituoja tradicinę balso pašto sistemą „WhatsApp“ skambučių kontekste.
„Android“ sistemoje oficiali programėlė nesiūlo automatinių atsakymų, tačiau trečiųjų šalių programėlės gali tai pasiekti skaitydamos pranešimus ir atsakydamos tiesiai į juos . „iPhone“ įrenginyje parinktys už oficialios programėlės ribų be apsaugos nuo įsilaužimo yra labai ribotos, todėl praktiškiausias būdas tai padaryti yra naudojant „WhatsApp Business“ , kuri siūlo pasveikinimo pranešimus, išvykimo pranešimus ir greitus atsakymus profesionaliam naudojimui.
Be to, „WhatsApp for Android“ beta versijoje yra mygtukas, leidžiantis įrašyti ir išsiųsti balso pastabą, kai gavėjas neatsiliepia į skambutį. Tokiu būdu asmuo gauna ir praleisto skambučio pranešimą, ir jūsų garso pranešimą pokalbyje – viską vienoje vietoje be jokių papildomų veiksmų.
Įmonėms ir palaikymo komandoms šios funkcijos yra labai svarbios: duomenys rodo, kad 62 % klientų mano, jog prekių ženklai gali geriau suasmeninti savo patirtį, pavyzdžiui, siūlydami tokius kanalus kaip „WhatsApp Business“ ; o 64 % nori, kad pokalbių robotai teiktų paslaugas, lygiavertes žmonių agentams. Automatizavimas neprarandant žmogiškojo ryšio yra kelias į priekį.
Jei galvojate apie savo „WhatsApp“ atsakymų sistemos sukūrimą , toliau paaiškinsiu, ką galite daryti „Android“ sistemoje, kaip tai veikia „iPhone“ su „Business“ ir kaip veikia nauja garso parinktis po praleistų skambučių.
„Android“: automatiniai atsakymai naudojant programas („AutoResponder“ ir „WhatsAuto“)
„WhatsApp“ programėlė, skirta „Android“, pagal numatytuosius nustatymus nesiūlo šios funkcijos, tačiau tokios priemonės kaip „AutoResponder for WhatsApp“ ir „WhatsAuto“ ją patikimai įgyvendina. Gudrybė ta, kad jos stebi jūsų pranešimus ir, gavusios naują taisyklę atitinkantį pranešimą, atsako tiesiai iš paties pranešimo . Joms nereikia visiškos prieigos prie „WhatsApp“, tik leidimo skaityti ir atsakyti į pranešimus.
Pirmas žingsnis – suteikti prieigą prie pranešimų. „Android“ sistemoje tiesiog atidarykite programėlę, eikite į pranešimų prieigos nustatymus , kai būsite paraginti, ir įjunkite atitinkamą jungiklį. Tada grįžkite į programėlę ir galėsite sukurti savo taisykles.
Pavyzdžiui, automatiniame atsakiklyje galite apibrėžti atsakymus visoms žinutėms arba tik konkrečioms tekstinėms žinutėms . Jei norite atsakyti bendrai visiems, kurie jums parašė žinutę, pasirinkite parinktį „Visiems“ ir užpildykite atsakymo žinutės laukelį tekstu, kuris bus išsiųstas automatiškai. Nemokama versija apima pagrindinius dalykus, o jei to nepakanka, „Pro“ versija (vienkartinis mokėjimas apie 14,99 € ) atrakina papildomas funkcijas, pvz., veiklos valandas.
Dar vienas privalumas yra tai, kad galite apriboti taisykles konkretiems žmonėms ar grupėms , neleisti joms suveikti tam tikruose pokalbiuose arba reguliuoti dažnumą, kad išvengtumėte šlamšto. „WhatsAuto“ siūlo kažką panašaus: ji leidžia jums nuspręsti, kurioms grupėms ar kontaktams atsakyti, blokuoti pasikartojančius pranešimus ir suplanuoti laiko intervalus, kad automatinis atsakymas būtų rodomas tik tada, kai jums patogu.
Įprastas darbo eigas „Android“ sistemoje gali atrodyti taip: sukuriate visuotinę taisyklę „Aš išvykęs“, antrą, draugiškesnę taisyklę kaip pasveikinimo pranešimą pirmiesiems kontaktams ir trečią konkrečių taisyklių rinkinį su raktiniais žodžiais („darbo valandos“, „adresas“, „kaina“), kurie grąžina konkretų pranešimą. Jūsų pokalbiai bus aptariami net ir tada, kai būsite išvykę.
- Suteikia leidimą pranešimai kai programėlė to paprašys.
- Sukurkite bendrines taisykles (visiems pokalbiams) ir konkrečias taisykles (raktažodžiams, kontaktams arba grupėms).
- Aktyvuokite, jei reikia, tvarkaraščius kad tai būtų taikoma tik ne darbo valandomis.
- Venkite „šlamšto“ efekto koreguodami siuntimo dažnumą ir apribojimus grupėse.
Jei dirbate su grupėmis, „WhatsAuto“ leidžia pasirinkti, ar vengti automatinių atsakymų , ar siųsti po vieną pranešimą kiekvienai grupei, kad pokalbis nebūtų perpildytas. Tai paprastas būdas būti mandagiam netrikdant pokalbio eigos.
„iPhone“: „WhatsApp Business“ nedalyvavimui, pasveikinimams ir nuorodoms
„iOS“ sistemoje pamirškite apie „AutoResponder“ klonus „App Store“ parduotuvėje: už oficialios ekosistemos ribų nėra jokių tinkamų alternatyvų be „jailbreak“ . Rekomenduojamas variantas yra naudoti „WhatsApp Business“ (galite ją nustatyti naudodami savo numerį, net jei dirbate savarankiškai arba turite vieno asmens verslą) ir pasinaudoti jos integruotais įrankiais.
Dvi esminės funkcijos yra pasveikinimo žinutės (siunčiamos tik pirmą kartą, kai kas nors jums parašo žinutę) ir išvykimo žinutės (kurios veikia kaip automatinis atsakymas, kai esate nepasiekiami). Norėdami jas įjungti, eikite į „WhatsApp Business“ nustatymus > Verslo įrankiai > Išvykimo žinutės. Įjunkite šią funkciją, parašykite žinutę ir pasirinkite, ar norite ją siųsti visada, tam tikru laikotarpiu ar ne darbo valandomis.
Programėlė taip pat leidžia pasirinkti gavėjus: galite siųsti visiems, tik tiems, kurių nėra jūsų adresų knygoje, visiems, išskyrus kai kuriuos, arba tik konkrečiam kontaktų sąrašui . Ji lanksti, nors ir labiau ribota nei „Android“ ir specialios programėlės.
Dar viena „WhatsApp Business“ funkcija, kuri labai pagreitina klientų aptarnavimą, yra greiti atsakymai . Galite išsaugoti šablonus (iki 50, remiantis dokumentacija) ir priskirti jiems sparčiuosius klavišus, kad galėtumėte juos išsiųsti akimirksniu. Idealiai tinka darbo valandoms, vietai, grąžinimo politikai ar dažnai užduodamiems klausimams.
Norėdami sukurti šiuos išsaugotus atsakymus „WhatsApp Business“, atidarykite trijų taškų meniu > Verslo įrankiai > Greitieji atsakymai > Pridėti. Parašykite žinutę ir priskirkite nuorodą (pvz., /valandos). Išsaugokite ir viskas.
Siunčiant juos mobiliuoju įrenginiu, yra dvi parinktys: kaip priedą (sąvaržėlės piktograma > Greitieji atsakymai ir pasirinkite norimą) arba įvedus brūkšnelį „/“ teksto lauke, kad būtų rodomi visi šablonai ir būtų galima pasirinkti vieną. „WhatsApp Web“ arba darbalaukio versijoje atminkite, kad šiuose greituosiuose atsakymuose multimedijos failai nepalaikomi , todėl garso ir vaizdo failų šablonuose neįtraukite.
Verta paminėti, kad nors „Business“ siūlo šiuos įrankius, jie nepasiekia trečiųjų šalių „Android“ programų detalumo lygio: negalima taip tiksliai pasikliauti sudėtingais raktiniais žodžiais ar konkrečiam kontaktui skirtomis taisyklėmis. Nepaisant to, daugumai įmonių ir vartotojų to daugiau nei pakanka.
O jei turite „jailbreak“: daugiau variantų (su niuansais)
Kiekvienas, kas nulaužė savo „iPhone“ ir turi „Cydia“, gali rasti tokių patobulinimų kaip „WaAutoReply“ , kuris integruojasi į „WhatsApp“ nustatymus su parinktimi „Automatinis atsakymas“, kad suaktyvintų ir automatiškai išsiųstų jūsų pranešimą. Tačiau problema ta, kad suderinamumas ribojamas su „iOS 8“, „9“ ir „10“ , o naujesnėms versijoms negarantuojama; pasirinkę šį kelią, prisiimate riziką ir galimą nesuderinamumą.
Atsiliepimas į praleistus skambučius: automatiniai balso priminimai (beta versija)
„WhatsApp“ testuoja funkciją, kuri, nors ir nėra tradicinis atsakiklis, atlieka panašią paskirtį. Kai skambutis ar vaizdo skambutis baigiasi ir niekas neatsiliepia , ekrane atsiranda trečia parinktis: „Įrašyti balso pranešimą “. Tai leidžia palikti garso pranešimą, kuris siunčiamas tiesiai į pokalbių kambarį kartu su pranešimu apie praleistą skambutį.
Yra du būdai, kaip tai naudoti: ekrane, kurį matote iškart po praleisto skambučio (kur matysite parinktis perskambinti, atšaukti arba įrašyti balso pranešimą), ir pačiame pokalbyje, bakstelint praleisto skambučio pranešimą , kuris nukreips jus į balso pranešimo parinktį. Tai greita, praktiška ir apsaugo jus nuo būtinybės pakartotinai bandyti perskambinti ar parašyti ilgą pranešimą, jei norite kalbėtis.
Ši nauja funkcija diegiama naujausioje „WhatsApp“ beta versijoje, skirtoje „Android“, o ataskaitos rodomos tokiose versijose kaip 2.25.23.21 . Ji diegiama palaipsniui: galbūt turite beta versiją ir dar nematote šios parinkties. Kai bus pasiekta stabili versija, ji papildys vaizdą tiems, kuriems trūko „atsakiklio“ funkcijos „WhatsApp“ programoje.
Įmonė žino, kad balso užrašų naudojimas smarkiai išaugo (kasdien siunčiama milijardai), todėl šio srauto integravimas į pokalbių kambarį yra prasmingas: praleistų skambučių žurnalas ir jūsų garso įrašai yra vienoje vietoje, be jokių papildomų funkcijų ar programėlių.
Veiksmingi pranešimai ir šablonai: paruošti naudoti pavyzdžiai
Kad gerai pradėtumėte, pateikiame keletą pavyzdžių, kuriuos galite pritaikyti savo stiliui. Atminkite, kad tikslas – greitai išsiaiškinti lūkesčius , atsakyti į dažniausiai užduodamus klausimus ir sklandžiai informuoti asmenį.
Sveikinimai (pirmasis kontaktas)
- Sveiki! Kuo galime jums šiandien padėti? Esame dėmesingi į jūsų žinutę.
- Sveiki atvykę į. Ko tau reikia Mes esame čia, kad jums padėtume.
- Labas rytas/diena/vakaras. Papasakokite, kuo galime padėti. padedu tau ranką.
Nebuvimas (ne darbo valandomis arba atostogų metu)
- Sveiki! Šiuo metu esame nepasiekiami. Mes jums atsakysime kaip galima greičiau.
- Ačiū, kad parašėte! Mūsų darbo laikas yra XX–YY h. Susisieksime su jumis, kai tik grįšime.
- Mes trumpam išvykome. Palikite žinutę ir mes grįžtame su tavimi netrukus.
asmenines žinutes
- Sveiki, matome, kad gavote savo užsakymą. Ką manai? produktas?
- Sveiki, ! Šį mėnesį susisiekėte su mumis. Kaip mums tobulėti? tavo patirtis?
- Sveiki,! Žinome, kad jums patinka. Štai kuponas kitam jūsų pirkiniui.
Skubantiems klientams
- Sveiki, ! Gavome jūsų užklausą ir mes jau ten esame valdymas.
- Norėdami patikrinti užsakymo būseną, apsilankykite ir naudokite kodą, kurį jums išsiuntėme el. paštu.
Praktiniai žingsniai pagal jūsų įrenginį
Jei viską nustatote nuo nulio, tai yra trumpas veiksmų planas, kurio turėtumėte laikytis, priklausomai nuo jūsų platformos. Pamatysite, kad, išskyrus kelias išimtis, jums nereikia jokių techninių žinių.
„Android“ su automatiniu atsakikliu / „WhatsApp“
- Įdiekite pasirinktą programėlę ir suteikite leidimą prieiga prie pranešimų kai aš tavęs klausiu.
- Sukurkite pirmąją taisyklę: „Visiems pranešimams“ su bendriniu išsiuntimo tekstu.
- Pridėti taisykles pagal raktiniai žodžiai (tvarkaraštis, adresas, kainos) ir pakoreguokite gavėjus.
- „Pro“ programoje aktyvuokite laiko intervalus, kad tiesiog dirbk kai esi išvykęs.
- Grupėse apribokite dažnumą arba venkite reaguoti, kad išvengtumėte prisotinti.
„iPhone“ su „WhatsApp Business“
- Atidarykite „WhatsApp Business“ ir eikite į Įrankiai įmonei.
- Nustatykite „Žinutę išvykus“ su visada, pasirinktiniu arba ne laiku Darbo valandos.
- Apibrėžkite gavėjus (visi, ne iš adresų knygos, visi, išskyrus… arba konkretų sąrašą).
- Įjunkite „Pasveikinimo žinutę“ pirmiesiems kontaktams su aiškia ir draugiškas.
- Kurti Greiti atsakymai („/tvarkaraštis“, „/adresas“ ir kt.) su dažnai naudojamais šablonais.
Siųskite greitus atsakymus programoje „Business“
- Kaip priedas: atidarykite pokalbį, palieskite piktogramą klipas, eikite į „Greiti atsakymai“ ir pasirinkite.
- Teksto lauke: įveskite „/“ ir pasirinkite šabloną, kurį norite įterpti, ir siųsti.
- Atminkite: žiniatinklio / darbalaukio versijose greitieji failai nepalaikomi daugialypė terpė.
Kodėl šios funkcijos pagerina jūsų dėmesį (ir rezultatus)
Privalumai yra ne tik veiklos; jie taip pat turi įtakos pasitenkinimui. Naudodami automatinius ir greitus atsakymus, jūs patenkinate lūkesčius dėl neatidėliotinumo ir aiškumo , sutaupote agentų laiką ir padidinate komandos produktyvumą.
Naujausi tyrimai rodo, kad 62 % klientų mano, jog įmonės galėtų labiau suasmeninti savo patirtį, o 64 % tikisi, kad pokalbių robotai veiks žmogiškuoju lygiu. Padidėjus pokalbių apimčiai, automatizavimas atlaisvina jūsų komandą neaukojant suasmeninto aptarnavimo.
Daugelis įmonių pereina prie labiau pokalbiais, mažiau sandoriais pagrįsto palaikymo modelio. Šablonai, pageidaujamų kanalų, tokių kaip „WhatsApp“, naudojimas ir sąveikos stebėjimas padeda nustatyti prioritetus ir greičiau išspręsti problemas. Tai naudinga tiek klientui, tiek verslui.
Tikras atvejis: Chazki ir automatizavimas „WhatsApp“ programoje
„Chazki“ – Peru įkurta logistikos startuolis, orientuotas į paskutinės mylios pristatymą, sparčiai augo, o tai paskatino klientų kontaktų skaičiaus augimą. Integravę „WhatsApp“ su savo klientų aptarnavimo platforma ir naudodami iš anksto parašytus pranešimus, jie galėjo nedelsiant atsakyti klientams, norintiems sužinoti savo užsakymų būseną. Standartai, šablonai ir automatizavimas buvo labai svarbūs siekiant plėsti veiklą neprarandant žmogiškojo ryšio.
Geri patarimai, kaip padaryti, kad atsakiklis neatrodytų kaip robotas
Automatizavimas turėtų būti subtilus. Palaikykite natūralų ir prieinamą toną , aiškiai nurodykite kitą žingsnį (kada atsakysite, kaip patikrinti būseną) ir venkite ilgų paaiškinimų. Aiškus ir glaustas atsakymas yra daug veiksmingesnis nei trys aplinkiniai.
Naudokite kintamuosius, kur tinkama (pvz., kliento vardą ir pavardę), ir dažnai atnaujinkite šablonus . Jei pakeisite darbo laiką, adresą, politiką ar akcijas, įsitikinkite, kad jūsų greituosiuose atsakymuose šis pakeitimas atsispindės nedelsiant.
Nustatykite tinkamas darbo valandas: jei dirbate nuo 9 iki 18 val., aktyvuokite išvykimo žinutę ne darbo valandomis. O jei išvykstate atostogauti, sukurkite konkrečią žinutę su savo grįžimo data ir alternatyviu kontaktu nenumatytiems atvejams.
Grupiniuose pokalbiuose geriausia būti atsargiems. Nustatykite vieną mandagų atsakymą kiekvienai grupei arba išjunkite automatinius atsakymus tuose pokalbiuose. Taip išvengsite žmonių erzinimo ir pokalbis vyktų sklandžiai.
Galiausiai, derinkite automatizavimą su žmogaus įsikišimu: leiskite mašinai filtruoti, pasisveikinti ar pranešti, o prireikus tegul kitas žmogus perima darbą . Šis derinys paprastai yra nepralenkiamas.
Greiti dažnai užduodami klausimai (DUK)
Ar man reikia „WhatsApp Business“ , kad „iPhone“ telefone būtų automatiniai atsakymai? Taip. Be apsaugos nuo įsilaužimo, tai yra „WhatsApp“ rekomenduojamas ir palaikomas metodas.
Ar „Android“ programėlės skaito mano žinutes? Jos veikia pasiekdamos pranešimus; jos iš ten ištraukia tekstą, kad galėtų atsakyti tiesiai iš pranešimo. Peržiūrėkite kiekvienos programėlės leidimus ir politiką, kad apsisaugotumėte nuo sukčiavimo apsimetant.
Ar praleistų skambučių balso užrašų funkcija jau prieinama visiems? Dar ne. Ji yra beta versijoje ir diegiama palaipsniui. Gali užtrukti, kol ji pasieks jūsų įrenginį.
Kiek greitų atsakymų galiu išsaugoti „Business“ versijoje? Iki 50, remiantis oficialia dokumentacija.
Ar „Business“ sistemoje galiu pritaikyti taisykles kiekvienam kontaktui taip pat, kaip ir „Android“ sistemoje? Tačiau ne tokiu pat detalumo lygiu; jei reikia sudėtingų taisyklių, „Android“ su trečiųjų šalių programėlėmis siūlo daugiau kontrolės.
Sukurti efektyvią „atsakiklio sistemą“ „WhatsApp“ programoje yra ranka pasiekiama: „Android“ telefone – naudojant programas, kurios automatizuoja pranešimus ; „iPhone“ telefone – naudojant patikimus verslo įrankius; o skambučių metu – naudojant naują balso pastabų parinktį po praleistų skambučių. Atlikę kelis pakeitimus ir gerai parengtus pranešimus, galite teikti greitą ir nuoseklią pagalbą neprisirišę prie telefono.
