Kaip atlaisvinti vietos „Gmail“ ir nepritrūkti saugyklos vietos

„Informatec Digital“ » Ištekliai » Kaip atlaisvinti vietos „Gmail“ ir nepritrūkti saugyklos vietos

Jei kasdien naudojate „Gmail“, jūsų pašto dėžutė greičiausiai tapo skaitmeniniu šlamšto stalčiumi : tūkstančiai el. laiškų, niekada neskaitytų naujienlaiškių, didžiuliai priedai, o „Google“ nuotraukos ir diskas taip pat papildo šią krūvą gigabaitais. Nors gali atrodyti, kad 15 GB, kuriuos suteikia „Google“, jums pakanka viskam, kai ji užsipildo, prasideda įspėjimai ir problemos.

Kai priartėsite prie saugyklos ribos, „Google“ gali jus nutraukti: „Gmail“ nustos siųsti ir gauti el. laiškus , „Drive“ nustos įkelti failus, o „Photos“ nustos kurti atsargines kopijas. Prieš tai pasiekdami šį tašką, verta sužinoti, kaip atlaisvinti vietos „Gmail“ (ir likusioje „Google“ paskyros dalyje) tvarkingai, greitai ir, svarbiausia, be jokių trikdžių, neprarandant nieko svarbaus.

Kaip veikia „Google“ saugykla ir kodėl „Gmail“ užsipildo

Pirmiausia reikia suprasti, kad tie 15 GB nemokamos saugyklos vietos skirti ne tik „Gmail“: ja dalijasi „Gmail“, „Google“ diskas ir „Google“ nuotraukos . Be to, yra ir kitų mažiau matomų elementų, pvz., „WhatsApp“ atsarginės kopijos „Android“ sistemoje arba duomenys iš programų, kurios taip pat naudoja tą pačią saugyklos vietą.

Kai saugyklos vieta pasiekia ribą, „Google“ taiko gana rimtų apribojimų seriją . „Gmail“ negalima siųsti ar gauti pranešimų, o gaunami el. laiškai grąžinami siuntėjui su pranešimu apie pilną pašto dėžutę. Diske nauji failai nebesinchronizuojami ar įkeliami, o Dokumentuose, Skaičiuoklėse, Skaidrėse ir kitose „Google Office“ programose negalima kurti naujų dokumentų ar leisti kitiems redaguoti esamų.

„Google“ nuotraukose blokavimas reiškia, kad nebus kuriamos naujos nuotraukų ir vaizdo įrašų atsarginės kopijos . Viskas, ką išsaugojote, išliks, bet naujas turinys nebus pridėtas, kol neatlaisvinsite arba neįsigysite daugiau saugyklos vietos. Ir būkite įspėti: jei nieko nedarysite, galite praleisti svarbius el. laiškus kelias dienas net to nesuvokdami.

Norėdami patikrinti likusią saugyklos vietą, „Gmail“ apačioje matysite naudojimo indikatorių. Iš ten galite pasiekti saugyklos valdymo puslapį, kuriame išsamiai aprašoma, kiek vietos atskirai naudoja „Gmail“, Diskas ir Nuotraukos . Tai aiškiausias būdas nustatyti problemos vietą.

Naudokite „Google One“ ir oficialų įrankį, kad atlaisvintumėte vietos

„Google“ beveik viską, kas susiję su saugyklos vietos valymu, sutalpino „Google One“ platformoje. Net ir neturėdami prenumeratos, saugyklos valdymo skydelyje galite matyti, kas užima vietą, ir masiškai ištrinti tai, ko jums nereikia.

Kompiuteryje eikite į „Google One“ ir eikite į saugyklos skyrių. Ten rasite skyrių pavadinimu „Atgauti savo vietą “, kuriame suskirstytos vietos atlaisvinimo parinktys pagal paslaugą („Gmail“, Diskas, Nuotraukos) ir turinio tipą (dideli failai, šlamštas, elementai šiukšliadėžėje ir kt.).

Skiltyje „Atlaisvinkite paskyros vietą“ galite peržiūrėti tokias kategorijas kaip šiukšliadėžės, šlamštas, labai dideli failai arba programų turinys. Priklausomai nuo kategorijos, galėsite rūšiuoti , filtruoti arba keisti rodinį (sąrašas arba tinklelis), kad būtų lengviau peržiūrėti didelius elementų kiekius prieš juos ištrinant.

„Google“ nuotraukose tame pačiame skydelyje rodomos nuotraukos ir vaizdo įrašai, paruošti ištrinti; jei norite ką nors išsaugoti, galite atsisiųsti jį į savo kompiuterį prieš išsiųsdami į šiukšliadėžę. Pasirinkę, ką norite pašalinti, palieskite „Ištrinti“ (arba „Perkelti į šiukšliadėžę“, jei esate nuotraukose) ir, kai „Google“ paklaus, patvirtinkite, kad sutinkate su nuolatiniu ištrynimu, pažymėdami sutikimo langelį.

Atminkite, kad jei vienu metu trinate tūkstančius elementų , gali prireikti iki 48–72 valandų, kol atlaisvinta vieta bus teisingai matoma jūsų paskyroje, todėl nepanikuokite, jei iš pradžių juosta vos juda.

Problemos diagnostika: Diskas, „Gmail“ arba Nuotraukos

Prieš pradėdami spontaniškai trinti failus, verta išsiaiškinti, kuri paslauga naudoja daugiausia vietos. Eikite į drive.google.com/drive/quota , kad pamatytumėte savo Disko failus, surūšiuotus nuo didžiausio iki mažiausio. Tai labai aiškus būdas pamatyti, ar jūsų vietos neužima vaizdo įrašai, didelės atsarginės kopijos ar dokumentai, kuriuos saugojote metų metus.

Tame rodinyje tiesiog dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį didelį failą, kurio jums nereikia, ir pasirinkite „Perkelti į šiukšliadėžę “. Kai šiukšliadėžėje bus nemažai failų, eikite į aplanką „Šiukšliadėžė“ Diske ir spustelėkite „Išvalyti šiukšliadėžę“, kad atlaisvintumėte vietos.

„Gmail“ atveju diagnozė atliekama tiesiai iš paties el. laiško, naudojant paieškos operatorius, tokius kaip „larger:10M“ , kad būtų rasti pranešimai su dideliais priedais, arba datos filtrus, kad būtų rasti labai seni el. laiškai. Kažkas panašaus vyksta ir su nuotraukomis, kur vaizdo įrašai paprastai yra pagrindiniai per didelės saugyklos vietos kaltininkai.

Darbo arba mokyklos paskyroms („Google Workspace“) saugyklos limitą nustato jūsų licencija arba administratorius. Tokiais atvejais, jei negalite tiesiogiai įsigyti papildomos saugyklos vietos, turėsite susisiekti su administratoriumi, kad jis atnaujintų planą arba atlaisvintų saugyklos vietą organizacijos konsolėje.

Išplėstinė gudrybė: atlaisvinkite „Gmail“ perkeldami visus el. laiškus į kitą paskyrą

Jei esate iš tų, kurie niekada nieko neištrina, ir jūsų paskyroje metų metus kaupiasi laiškai, greičiausias sprendimas gali būti ne tvarkyti el. laiškus po vieną, o perkelti visą „Gmail“ istoriją į kitą paskyrą . Tokiu būdu praktiškai ištuštinsite gautuosius neprarasdami norimų išsaugoti el. laiškų.

Procesas apima naujos „Gmail“ paskyros sukūrimą ir jos konfigūravimą taip, kad visi el. laiškai iš senosios paskyros būtų atsisiunčiami per POP3, o kopija iš senosios paskyros ištrinama. Prieš ką nors darant, labai rekomenduojama naudoti „Google Takeout“, kad sukurtumėte visą el. laiškų atsarginę kopiją, jei perkėlimo metu kiltų problemų.

Pradinėje paskyroje eikite į Nustatymai > „Peržiūrėti visus nustatymus“ > „Persiuntimas ir POP/IMAP“ ir įgalinkite POP prieigą visiems pranešimams. Labai svarbu pasirinkti parinktį „Ištrinti „Gmail“ kopiją, kai pasiekiami pranešimai per POP “, nes tai užtikrins, kad naujos paskyros atsisiųsti el. laiškai būtų automatiškai ištrinti iš pradinės paskyros.

Tada prisijunkite prie naujos „Gmail“ paskyros ir eikite į „Nustatymai“ > „Paskyros ir importavimas“. Skiltyje „Patikrinti el. paštą iš kitų paskyrų“ pridėkite senąją paskyrą ir atlikite veiksmus, kad sukonfigūruotumėte ją per POP3. Prasidės masinis atsisiuntimas, kuris, priklausomai nuo el. laiškų kiekio, gali užtrukti gana ilgai.

Kai įsitikinsite, kad visi svarbūs pranešimai sėkmingai atsisiųsti į naują paskyrą, galėsite išjungti POP užklausas ir pradinėje paskyroje ištuštinti šiukšliadėžę , kad visiškai atlaisvintumėte vietos. Tai drastiška priemonė, tačiau itin veiksminga paskyroms, turinčioms polinkį kaupti skaitmeninius duomenis.

Žingsnis po žingsnio išvalykite „Gmail“: dydis, amžius, šlamštas ir šiukšlės

Be antrojo paskyros triuko, verta išmokti tvarkyti „Gmail“ iš vidaus. Pirmas logiškas žingsnis – rasti el. laiškus su didžiausiais priedais , nes ištrynus vos kelis pranešimus, galima atlaisvinti daug megabaitų (ar net gigabaitų) vienu metu.

„Gmail“ paieškos juostoje galite išskleisti išplėstines parinktis (rodyklė paieškos juostos dešinėje) ir naudoti lauką „Dydis“, kad ieškotumėte laiškų, didesnių nei X MB. Paieškos juostoje taip pat galite tiesiogiai naudoti sintaksę size:20MB arba larger:10M. Svarbu laikytis formato (be tarpų ir M megabaitams), kitaip paieška bus atliekama baitais ir neveiks.

Peržiūrėję visus didelius el. laiškus, peržiūrėkite, kuriuos iš jų tikrai turite išsaugoti. Jei turite svarbių dokumentų, pirmiausia atsisiųskite priedus į savo kompiuterį arba kitą debesies paslaugą, tada ištrinkite el. laišką ir ištuštinkite šiukšliadėžę . Taip užtikrinsite, kad neprarasite jokios informacijos ir atlaisvinsite kuo daugiau vietos.

Kita veiksminga taktika – ieškoti labai senų el. laiškų. Naudodami operatorių `older_than:1y`, galite rasti visus senesnius nei vienerių metų laiškus; prireikus galite pakeisti „y“ (metai) į „m“ (mėnesiai) arba „d“ (dienos). Dar kartą pasirinkite visus el. laiškus, kurių jums nebereikia saugoti, ir juos ištrinkite.

Nepamirškite patikrinti šlamšto ir šiukšliadėžės aplankų. Nors pranešimai automatiškai ištrinami po 30 dienų, iki tol viskas juose užima vietą . Abiejuose aplankuose rasite mygtuką, skirtą viską išvalyti vienu metu („Išvalyti šiukšliadėžę dabar“ arba „Ištrinti visus šlamšto pranešimus dabar“).

Problemos pašalinimas pačioje pradžioje: naujienlaiškiai, filtrai ir organizavimas

Gautųjų pašto dėžutės valymas yra beprasmis, jei po dviejų mėnesių vėl esate pradinėje padėtyje. Vienas geriausių būdų kontroliuoti „Gmail“ yra atsisakyti el. laiškų, kurie jums nenaudingi . Daugelio naujienlaiškių ir rinkodaros el. laiškų apačioje yra nuoroda „Atsisakyti prenumeratos“, o „Gmail“ kartais rodo panašų spartųjį klavišą šalia siuntėjo vardo.

Jei jus tikrai užvaldo dešimtys naujienlaiškių, verta skirti akimirką ir atidaryti kelis reklaminius el. laiškus, atsisakyti prenumeratos ir taip sumažinti nuolatinį srautą, kuris užkemša jūsų pašto dėžutę ir užima vietą. Mažiau gaunamų el. laiškų reiškia, kad mažiau el. laiškų turėsite ištrinti ateityje.

Taip pat galite sukurti automatinius filtrus , kad archyvuotumėte tam tikrus pranešimus, siųstumėte juos į konkrečią etiketę arba perkeltumėte juos tiesiai į šiukšliadėžę. „Gmail“ paieškos juostoje, naudodami parinkčių mygtuką, galite filtruoti pagal siuntėją, temą, dydį arba raktinius žodžius ir tada nuspręsti, ką daryti su visais el. laiškais, kurie atitinka tą šabloną.

Etikečių ir kategorijų naudojimas padeda palaikyti tvarką gautuosiuose, nereikia visko ištrinti. „Gmail“ skirtukai (Pagrindiniai, Socialiniai tinklai, Reklamos, Pranešimai, Forumai) jau turi pradinį filtravimą; jei įprasite retkarčiais patikrinti „Reklamas“ ir „Socialinius tinklus“, kad juos beveik visiškai ištuštintumėte, poveikis saugyklos vietai bus milžiniškas.

Ir nepamirškite, kad „archyvavimas“ neatlaisvina vietos; jis tik pašalina el. laiškus iš pagrindinio rodinio. Tai naudinga norint tvarkingai tvarkyti el. laiškus, bet jei norite atkurti gigabaitus vietos, turite ištrinti el. laiškus ir ištuštinti šiukšliadėžę.

Vaizdo įrašai, nuotraukos ir dideli failai „Google“ nuotraukose

Nors paieška daugiausia susijusi su „Gmail“, didelė problema dažnai kyla dėl „Google“ nuotraukų. Vaizdo įrašai, ypač didelės raiškos, gali greitai užpildyti saugyklos vietą per kelis mėnesius, jei dažnai atliekate automatines atsargines kopijas.

Norėdami nukreipti tik į vaizdo įrašus, galite apsilankyti specialiame šio tipo turiniui skirtame nuotraukų URL: https://photos.google.com/search/_tv_video. Ten matysite visus savo vaizdo įrašus vienu metu ir galėsite pasirinkti tuos, kurių nebereikia siųsti į šiukšliadėžę.

Yra dar vienas naudingas rodinys adresu https://photos.google.com/unsupportedvideos, kuriame pateikiami vaizdo įrašai, kurie nesuderinami su „Nuotraukomis“ ir todėl sunkiai randami kitose paieškose. Šio tipo failai taip pat užima vietos, todėl jei jų nereikia, galite juos ištrinti.

„Google“ nuotraukų skirtuke „Naršyti“ turinys grupuojamas pagal žmones, vietas, ekrano kopijas, vaizdo įrašus ar kūrinius, pvz., animacijas ir filmus. Tai puiki vieta rasti senų arba pasikartojančių nuotraukų grupes (pavyzdžiui, prieš daugelį metų darytą kelionę, kurią jau išsaugojote standžiajame diske) ir vienu ypu atlaisvinti kelis gigabaitus vietos.

Išsiuntę daug nuotraukų ir vaizdo įrašų į šiukšliadėžę, eikite į „Nuotraukų“ skiltį „Šiukšliadėžė“ ir palieskite „Išvalyti šiukšliadėžę“. Kaip ir „Gmail“ bei „Diske“, vieta atkuriama tik atlikus šį veiksmą . Be to, jei ištrinsite daug turinio, gali praeiti šiek tiek laiko, kol pakeitimai bus rodomi saugyklos juostoje.

„Google“ diskas, „WhatsApp“ atsarginės kopijos ir kitos dažnai nepastebimos funkcijos

Be el. laiškų ir nuotraukų, jūsų „Google“ paskyroje gali būti ir kitų paslėptų elementų, kurie užima nemažai vietos. Ryškus pavyzdys yra „WhatsApp“ atsarginės kopijos „Android“ sistemoje , kurios saugomos diske ir jau kurį laiką įskaičiuojamos į jūsų saugyklos limitą.

Norėdami patikrinti šias atsargines kopijas telefone, atidarykite „Google One“ programėlę, eikite į skyrių „Saugykla“ ir skiltyje „Atlaisvinti vietos paskyroje“ raskite parinktį „Ištrinti kitus elementus“ ir pasirinkite „WhatsApp“. Ten galėsite peržiūrėti galimas atsargines kopijas ir ištrinti visas, kurių jums nebereikia.

Jei norite tai daryti naršyklėje, galite apsilankyti adresu one.google.com/backup/management/whatsapp. Šalia kiekvienos atsarginės kopijos rasite parinktį „Ištrinti atsarginę kopiją “. Net jei ištrinsite dabartinę atsarginę kopiją, „WhatsApp“ ir toliau kurs atsargines kopijas ateityje pagal programos nustatymus, todėl patikrinkite ir šiuos nustatymus, kad išvengtumėte dažno didelių failų generavimo.

Diske, be jūsų įkeltų failų, taip pat matysite elementus, kuriuos su jumis bendrino kiti žmonės. Svarbu žinoti, kad failai, esantys skiltyje „Bendrinta su manimi“, neįskaičiuojami į jūsų saugyklos kvotą (įskaičiuojami savininko), nebent jūs patys juos nukopijuojate arba įkeliate savo failus į bendrinamus aplankus. Tokiu atveju kopija arba nauji failai bus įskaičiuoti į jūsų kvotą.

Galiausiai, kompiuteriams skirtame Diske gali būti rodomas kitoks saugyklos naudojimas nei žiniatinklyje, nes sinchronizuojami bendrinami failai užima vietą jūsų vietiniame standžiajame diske, net jei jie neturi įtakos jūsų debesies saugyklai. Tai įprastas elgesys ir nereiškia, kad „Google“ iš jūsų atima papildomų gigabaitų.

Dažniausios problemos atlaisvinant erdvę ir kaip jas išspręsti

Viena iš dažniausių klaidų – manyti, kad vieta atlaisvinama akimirksniu. Kai iš eilės ištrinate daug elementų, „Google“ sistemoms gali prireikti nuo 48 iki 72 valandų, kad tinkamai perskaičiuotų saugyklos vietą. Tuo metu skaitiklis gali atrodyti užšaldytas, net jei jau atlikote namų darbus.

Jei įsigijote daugiau „Google One“ saugyklos vietos ir nauja talpa nerodoma, palaukite iki 24 valandų. Jei po to laiko ji vis tiek nerodoma, atsijunkite nuo „Google“ paskyros, prisijunkite vėl ir patikrinkite mokėjimo puslapį, kad įsitikintumėte, jog mokėjimas buvo atliktas. Jei iš jūsų kortelės buvo nuskaičiuota, bet nauja saugykla nerodoma, galbūt planą įsigijote naudodami kitą paskyrą ; patikrinkite, ar turite kelias atidarytas paskyras.

„iPhone“ arba „iPad“ įrenginyje kartais padeda priverstinai uždaryti „Google One“ programėlę ir ją iš naujo atidaryti, kad ji sinchronizuotųsi su serveriais. Konkretūs programėlių uždarymo veiksmai skiriasi priklausomai nuo „iOS“ versijos, todėl jei nesate tikri, geriausia kreiptis į „Apple“ palaikymo tarnybą.

Kita dažna problema yra ta, kad atnaujinus saugyklos planą į didesnį ar mažesnį, „Gmail“ vis tiek neleis siųsti ar gauti el. laiškų. Tokiais atvejais geriausia palaukti iki 24 valandų , atsijungti ir vėl prisijungti, ir netgi pabandyti siųsti el. laišką iš inkognito lango arba kitos naršyklės („Edge“, „Firefox“ ir kt.), kad būtų išvengta talpyklos problemų.

Taip pat kyla šiokių tokių painiavos dėl nuotraukų, esančių „Saugyklos taupymo“ (anksčiau „Aukšta kokybė“) režimu, įkeltų iki 2021 m. birželio 1 d.: šios nuotraukos ir vaizdo įrašai neįskaičiuojami į jūsų saugyklos kvotą . Jei ištrinsite daug tokio tipo turinio, būtent dėl ​​šios priežasties galite nepastebėti jokių saugyklos naudojimo pokyčių.

Kada prasminga mokėti už „Google One“ ir kaip tai valdyti

Jei po kruopštaus valymo vis dar trūksta vietos arba tiesiog nenorite gyventi su 15 GB riba, galite apsvarstyti galimybę atnaujinti savo planą į „Google One“. Yra mokamų variantų, prasidedančių nuo 100 GB papildomos saugyklos, o talpa (ir kaina) didėja pagal poreikį.

Retkarčiais „Google“ naujiems vartotojams siūlo nemokamas „Google One“ bandomąsias versijas. Tokiais atvejais gausite kvietimą aktyvuoti bandomąjį laikotarpį, per kurį ribotą laiką galėsite nemokamai mėgautis didesne saugyklos vieta. Turėsite pridėti mokėjimo būdą, tačiau mokestis nebus nuskaičiuotas iki bandomojo laikotarpio pabaigos , jei nepamiršite atšaukti prenumeratos iki nustatyto termino, jei nebenorite tęsti.

Jei „Google One“ tvarkote žiniatinklyje (ne „Apple App Store“), galite pakeisti planą, pereiti nuo mėnesinio prie metinio arba atšaukti prenumeratą „Google One“ nustatymų skiltyje, esančioje „Keisti prenumeratos planą“. „Android“ sistemoje prenumeratą taip pat galite tvarkyti programos nustatymuose ir „Google Play“.

„iPhone“ ir „iPad“ įrenginiuose viskas sudėtingiau: jei planą įsigijote svetainėje, negalėsite jo pakeisti programėlėje . Tokiu atveju turėsite atšaukti dabartinį planą „Google One“ svetainėje ir, jei norite jį visiškai valdyti iš „iOS“, užsiprenumeruoti naują planą per „App Store“.

Ir atvirkščiai, jei jūsų paskyra skirta darbui ar mokyklai, negalite patys įsigyti papildomos saugyklos vietos. Turėsite paprašyti „Google Workspace“ administratoriaus padidinti jūsų limitą arba pakeisti licenciją , nes šios paskyros tvarkomos centralizuotai.

Galiausiai, norint atlaisvinti vietos „Gmail“ ir „Google“ paskyroje, reikia derinti kelias strategijas: naudoti oficialų „Google One“ įrankį, ištrinti didelius ir senus el. laiškus (visada išvalant šlamštą ir šiukšliadėžę), tikrinti Diską, Nuotraukas ir atsargines kopijas, pvz., „WhatsApp“ atsarginę kopiją, ir geriau tvarkyti kasdien gaunamus naujienlaiškius bei turinį. Jei 15 GB vis dar nepakanka, atnaujinimas į „Google One“ gali būti patogiausias būdas nustoti nuolat kovoti su įspėjimu „saugykla beveik pilna“.