- Pagrindiniai skirtumai tarp CC naudojimo grupės matomumui ir BCC naudojimo gavėjų privatumui užtikrinti.
- BCC lauko aktyvavimo būdai, priklausomai nuo „Outlook“ versijos, įskaitant parinktį palikti jį matomą pagal numatytuosius nustatymus.
- Konfigūruokite kliento taisykles, kad automatizuotumėte kopijų siuntimą, ir naudokite kategorijas išimtims valdyti.
- Rekomendacijos, kaip išvengti el. laiškų su nematoma kopija (BCC) aptikimo kaip šlamšto ir paslaugų teikėjų siuntimo apribojimai.
Esu tikras, kad rašydami el. laišką programoje „Outlook“ susimąstėte, kur yra nematomos kopijos (BCC) laukas arba kaip išvengti būtinybės jo ieškoti kiekvieną kartą rašant laišką. Kartais „Microsoft“ aplinka gali būti šiek tiek paini, nes ji keičiasi priklausomai nuo naudojamos versijos – klasikinės darbalaukio versijos, naujesnės, modernesnės versijos ar žiniatinklio versijos.
Gavėjų laukelių tvarkymo mokėjimas yra ne tik technikos, bet ir skaitmeninio etiketo bei privatumo klausimas . Kopijuoti savo viršininką projekte nėra tas pats, kas išsiųsti darbo pasiūlymą dvidešimčiai kandidatų, nė vienam iš jų nežinant, kad kiti jį gavo. Šia prasme CC ir BCC įvaldymas leidžia kontroliuoti pokalbius ir neleisti, kad jūsų pašto dėžutė taptų chaotiška masinių atsakymų raizgalynė.
CC ir CCO skirtumų supratimas
Pradėsime nuo pagrindų. Kopijos (CC) laukas naudojamas, kai norime, kad tą pačią informaciją gautų keli žmonės, bet nesitikime, kad visi atsakys . Tai idealiai tinka norint, kad kas nors būtų „informuotas“. Svarbiausia yra tai, kad visi gavėjai gali matyti, kas dar gavo el. laišką , todėl tai puikiai tinka skaidrumui komandose.
Kita vertus, turime lauką „BCC“ (nematoma kopija). Šis laukas yra svarbiausia konfidencialumo ir duomenų apsaugos priemonė . Kai čia įvedate adresą, gavėjas gauna pranešimą, tačiau jo tapatybė lieka nematoma niekam kitam . Tai privaloma parinktis, jei siunčiate el. laiškus žmonėms, kurie vienas kito nepažįsta, nes tai neleidžia jums bendrinti jų adresų be leidimo ir smarkiai sumažina riziką, kad kažkas panaudos tą sąrašą šlamštui.
Kaip aktyvuoti BCC lauką, priklausomai nuo jūsų „Outlook“ versijos
Priklausomai nuo įdiegtos versijos, nematomosios kopijos (BCC) paieškos kelias šiek tiek skiriasi. Pateikiame išsamų veiksmų planą:
- Naujose „Outlook“ ir žiniatinklio versijose: Kurdami naują el. laišką arba atsakydami į jį, eikite į skirtuką „Parinktys“ ir ieškokite skyriaus „Rodyti laukus“. Ten galėsite Pažymėkite langelį Rodyti nematomąją kopijąKai kuriose žiniatinklio versijose tereikia spustelėti nuorodą „BCC“, kuri rodoma eilutės „Kam“ pabaigoje.
- Klasikinėje „Outlook“ versijoje: Jei rašote laišką atskirame lange, eikite į skirtuką „Parinktys“ ir pasirinkite mygtuką „Nematomoji kopija“. Jei rašote skaitymo srityje, mygtukas „Nematomoji kopija“ bus matomas. pasiekiama tiesiai viršutinėje juostelėje.
- Nuolatinė konfigūracija: Jei nenorite jo kaskart aktyvuoti, galite eiti į „Outlook“ meniu, įvesti „Nustatymai“ ir tada „Rašyti“. Ten rasite parinktį Įgalinti nematomos kopijos lauką pagal numatytuosius nustatymustodėl jis bus rodomas kaskart, kai rašysite.
Išplėstinis valdymas: automatizavimas ir taisyklės
Jei esate patyręs vartotojas arba vadovaujate palaikymo komandai, galite norėti automatiškai kopijuoti tam tikrus el. laiškus . Šiuo tikslu naudojamos kliento taisyklės. Galite sukonfigūruoti „Outlook“ taip, kad kiekvienas jūsų išsiųstas pranešimas būtų automatiškai nukopijuotas kolegai arba viešajai grupei. Tai atliekama skirtuke „Pagrindinis“, skyriuje „Taisyklės ir įspėjimai“, sukuriant naują taisyklę, taikomą išsiųstiems pranešimams.
Labai naudinga gudrybė, kaip išvengti žmonių perkrovos, yra kategorijų naudojimas. Galite sukurti kategoriją pavadinimu „Be automatinio kopijavimo“ ir sukonfigūruoti taisyklę taip, kad kiekvieną kartą, kai el. laiškui priskiriate šią etiketę , automatinė kopija nebūtų siunčiama. Tai suteikia jums lankstumo kiekvienu atveju nuspręsti, kas turėtų būti informuotas apie tai, ką rašote, nereikalaujant kaskart išjungti bendrosios taisyklės.
Praktiniai patarimai ir atsargumo priemonės naudojant CCO
Ne tik reikia spustelėti mygtuką; turite būti atsargūs, kaip šie el. laiškai suvokiami. Svarbu tai, kad daugelis šlamšto filtrų el. laiškus su per daug gavėjų nematomos kopijos lauke pažymi kaip įtartinus. Kad jūsų laiškas nepatektų į šlamšto aplanką, idealiu atveju gavėjas jau turėtų jus įtraukti kaip saugų siuntėją prieš siųsdamas masinius el. laiškus.
Taip pat nepamirškite, kad nematomoji kopija (BCC) gali būti puiki priemonė sulėtinti nekontroliuojamus pokalbių siūlus . Jei didelė grupė atsako visiems ir užkemša visų gautuosius, galite atsakyti tiesiogiai siuntėjui ir perkelti pranešimą į nematomosios kopijos (BCC) laukelį. Taip visi žinos, kad įtraukėte juos į nematomosios kopijos (BCC) sąrašą, kad sumažintumėte masinių atsakymų skaičių , ir paprašysite jų susisiekti su jumis tiesiogiai.
Sistemos vizualizavimas ir ribos
Svarbu atsiminti, kad jei esate el. laiško gavėjas, niekada nežinosite, ar lauke „Nematomoji kopija“ yra kitų žmonių ; ši informacija yra privati. Tik siuntėjas gali patikrinti, kas buvo lauke „Nematomoji kopija“, nueidamas į savo išsiųstų elementų aplanką ir atidarydamas originalų laišką.
Galiausiai nepamirškite, kad el. pašto paslaugų teikėjai taiko apribojimus. Nesvarbu, ar naudojate laukus „Kam“, „Kopija“ ar „Nematomoji kopija“, visi adresai įskaičiuojami į bendrą gavėjų limitą vienai žinutei (kuris daugeliui paskyrų paprastai yra apie 100). Jei jums reikia siųsti informaciją šimtams žmonių, profesionaliausias ir saugiausias būdas yra naudoti el. pašto rinkodaros įrankius arba oficialius adresų sąrašus, kad jūsų paskyra nebūtų užblokuota.
Įvaldę šiuos „Outlook“ įrankius, galėsite sklandžiai pereiti nuo atviro ir bendradarbiavimu grįsto bendravimo naudojant CC prie griežtai privataus ir profesionalaus valdymo naudojant BCC. Nesvarbu, ar konfigūruojate automatines taisykles, kad galėtumėte stebėti projektus, ar apsaugote kontaktų privatumą masiniuose laiškuose, svarbiausia yra žinoti, kaip pritaikyti programos nustatymus prie laiško poreikių ir visada gerbti kontaktų duomenų konfidencialumą.