- Pasirinktinių filtrų ir etikečių diegimas įvesties srautui automatizuoti.
- Prioritetinių gautųjų ir išmaniųjų kategorijų naudojimas pranešimams segmentuoti.
- Išplėstinis pokalbių gijų valdymas ir archyvavimo įrankiai, skirti vizualiai sumažinti netvarką.
Tikriausiai esate patyrę situaciją, kai atidarote el. paštą ir randate daugybę laiškų, kuriuose sąskaitos faktūros, paaukštinimo pranešimai ir viršininko el. laiškai – viskas sumaišyta. Tai didžiulis jausmas, kuris ne tik švaisto laiką, bet ir sukelia didelį psichologinį stresą, nes nežinote, nuo ko pradėti atsakyti.
Geros naujienos yra tai, kad „Gmail“ turi daugybę paslėptų įrankių, kurie, tinkamai sukonfigūruoti, leidžia jūsų pašto dėžutei praktiškai pačiai tvarkytis. Kalbama ne tik apie el. laiškų trynimą, bet ir apie jums tinkamos klasifikavimo sistemos kūrimą , leidžiantį sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų svarbu, ir nukreipti nereikalingus laiškus į kampą, kur jie jums netrukdys.
Automatinių kategorijų galia
„Gmail“ naudoja algoritmais pagrįstą mokymosi sistemą, kad grupuotų pranešimus į skirtukus. Norėdami juos suaktyvinti, eikite į „Nustatymai“, tada į „Gautųjų laiškų tipas“ ir pasirinkite parinktį „Numatytasis“ . Ten galite pasirinkti, kuriuos skirtukus norite matyti, pvz., „Socialiniai tinklai“, „Akcijos“, „Atnaujinimai“ arba „Forumai“.
Jei matote, kad el. laiškas atsidūrė netinkamame skirtuke, nesijaudinkite, galite jį rankiniu būdu nuvilkti į tinkamą kategoriją . Taip darydami apmokate „Gmail“, kad kitą kartą nedarytų tos pačios klaidos ir tiksliai žinotų, kur dėti tokio tipo laiškus. Tačiau atminkite, kad jei turite daug el. laiškų (daugiau nei 250 000), ši parinktis gali būti nepasiekiama, kol nearchyvuosite arba neištrinsite dalies turinio.
Filtrų ir žymų įvaldymas
Jei automatinių kategorijų nepakanka, geriausias sprendimas yra filtrai. Skirtingai nuo tradicinių aplankų, „Gmail“ etiketės leidžia vienam el. laiškui vienu metu priklausyti kelioms kategorijoms. Norėdami tai automatizuoti, spustelėkite paieškos parinkčių rodyklę, apibrėžkite kriterijus (pvz., konkretų siuntėją arba raktinį žodį temos eilutėje) ir spustelėkite „ Sukurti filtrą“.
Čia galite sukonfigūruoti „Gmail“, kad automatiškai pritaikytų etiketę, archyvuotų pranešimą, kad jis nepatektų į pagrindinį gautuosius, arba net pažymėtų jį kaip perskaitytą. Tai geriausias būdas valdyti automatinius pranešimus , pvz., apsaugos kamerų įspėjimus ar sistemos pranešimus, siunčiant juos tiesiai į specialią etiketę neužgriozdinant pagrindinio gautųjų.
Gautųjų tipų prioritetizavimas
Priklausomai nuo jūsų darbo krūvio, galite keisti el. laiškų rodymo būdą. Prioritetinis rodinys yra fantastiškas, nes jis padalija ekraną į dalis: svarbius el. laiškus, kurių neskaitėte, žvaigždute pažymėtus el. laiškus ir kitus. Jei norite kažko paprastesnio, rodinys „Pirmiausia svarbiausi“ yra labai efektyvi alternatyva.
Kad tai veiktų nepriekaištingai, turite įjungti svarbos žymę. Jei pastebėsite, kad „Gmail“ pažymi kažką kaip svarbų, nors tai nėra svarbu, tiesiog spustelėkite žymę, kad pašalintumėte svarbą ; tokiu būdu sistema sužinos jūsų faktinius pageidavimus ir atitinkamai pakoreguos būsimas klasifikacijas.
Atsisveikinkite su pokalbių gijų chaosu
Daugeliui žmonių „Gmail“ kelia nerimą, nes viskas grupuojama į pokalbius. Nors tai naudinga norint sekti giją, kartais sumaišomi nesusiję el. laiškai vien dėl to, kad jų tema ta pati. Jei norite matyti kiekvieną pranešimą kaip atskirą objektą, galite išjungti pokalbio peržiūrą nustatymų skirtuke „Bendra“.
Jei norite nutraukti tik konkrečią temą, labai paprastas triukas – pakeisti atsakymo temos eilutę . Pakeitus temos eilutę, „Gmail“ supranta, kad tai nauja tema, ir sukuria atskirą įrašą jūsų gautuosiuose, taip neleisdama informacijai pasislėpti ilguose pokalbiuose.
Pažangūs gudrybės nepriekaištingam valdymui
Ieškantiems tobulumo yra kelios žvaigždutės. Vietoj įprastos geltonos žvaigždutės galite sukonfigūruoti iki 12 skirtingų piktogramų (šauktukų, klaustukų, spalvų), kad iš karto suskirstytumėte kiekvieno pranešimo skubumo lygį . Pavyzdžiui, raudonas šauktukas skirtas pranešimams, kuriuos reikia išsiųsti šiandien, ir klaustukas laukiantiems klausimų.
Be to, snaudimo funkcija yra produktyvumo perlas. Ji leidžia pašalinti el. laišką iš dabartinio rodinio, kad jis vėl būtų rodomas tam tikrą dieną ir laiką . Tai idealiai tinka el. laiškams, kuriems reikia imtis veiksmų, bet į kuriuos šiuo metu negalite atsakyti, taip apsaugodami juos nuo pamiršimo ir išlaikydami tvarkingą pašto dėžutę.
El. pašto tvarkymas yra asmeninis procesas, kuriam reikia šiek tiek pradinio koregavimo, tačiau suderinus automatinius filtrus, išmaniąsias etiketes ir prioritetinę gautųjų dėžutę, jūsų darbo eiga tampa daug sklandesnė. Laikydamiesi savaitinės valymo rutinos ir pasinaudodami archyvavimu, o ne beatodairišku trynimu, įrankis tampa pagalba, o ne streso šaltiniu.
