- Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas B2B (verslas verslui) taps privalomas visoms Ispanijos įmonėms ir savarankiškai dirbantiems asmenims per 1 ar 2 metus nuo ministro įsakymo, kuriuo aktyvuojamas viešųjų sąskaitų faktūrų sprendimas, įsigaliojimo.
- Ispanijos mokesčių agentūra (AEAT), per „Verifactu“ ir viešąją sąskaitų faktūrų saugyklą, stebės duomenų vientisumą, mokėjimo terminus ir kovą su pavėluotais mokėjimais.
- Įmonės privalo naudoti struktūrizuotus formatus (ypač faktūras), patvirtintą programinę įrangą ir saugoti sąskaitas faktūras skaitmeniniu būdu mažiausiai 4 metus.
- Nesilaikymas privalomo elektroninio sąskaitų faktūrų išrašymo gali užtraukti dideles baudas, tačiau numatant šį pokytį galima padidinti efektyvumą ir sumažinti administracines išlaidas.
Privalomas elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas visiškai pakeis įmonių ir laisvai samdomų darbuotojų sąskaitų faktūrų išrašymo būdą Ispanijoje. Jei turite verslą, esate laisvai samdomas darbuotojas arba dirbate administraciniame skyriuje, turėtumėte suprasti, ko reikalauja įstatymai, kokie yra tikrieji terminai ir kokių priemonių jums reikės, kad išvengtumėte vėlavimų ir baudų rizikos.
Nors ši tema aptarinėjama jau daugelį metų, platus B2B elektroninių sąskaitų faktūrų diegimas vis dar yra diegimo etape ir priklauso nuo pagrindinių reguliavimo pokyčių: techninių reglamentų, skirtų „Crea y Crece“ įstatymui ir ministro įsakymui, kuris reglamentuos viešojo sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimą. Tuo tarpu jau yra aktyvių įsipareigojimų (ypač su vyriausybe) ir gana aiškiai apibrėžtas grafikas, kurį reikėtų atidžiai stebėti.
Kas tiksliai yra elektroninė sąskaita faktūra ir kodėl ji yra „privaloma“?
Kalbėdami apie elektroninę sąskaitą faktūrą, turime omenyje ne paprastą PDF failą, pridėtą prie el. laiško, o struktūrizuotą elektroninio formato dokumentą , kuris yra išduodamas, siunčiamas, gaunamas ir saugomas visiškai skaitmeniniu būdu, laikantis labai specifinių techninių ir teisinių reikalavimų.
Šio tipo sąskaitos faktūros paprastai generuojamos XML formatu (pvz., „Facturae“, UBL arba CII), kurie leidžia apskaitos sistemoms, ERP ir atsiskaitymo platformoms jas nuskaityti ir apdoroti automatiškai, nereikalaujant ranka įvesti duomenų ar peržiūrėti skaičių popieriuje.
Galiojanti elektroninė sąskaita faktūra turi garantuoti išrašančiojo asmens autentiškumą ir turinio vientisumą (dažniausiai naudojant elektroninį parašą arba saugius perdavimo kanalus), apimti visus privalomus Sąskaitų faktūrų išrašymo reglamento laukus (mokesčių mokėtojo ID, apmokestinamosios bazės, PVM tarifai ir mokesčiai, datos, aprašymas, mokėjimo sąlygos ir kt.) ir būti saugoma originaliu formatu iki teisinio saugojimo laikotarpio pabaigos.
Mes tai apibūdiname kaip „privalomą“, kai konkreti taisyklė reikalauja, kad tam tikrose operacijose (pavyzdžiui, tarp įmonių ir specialistų Ispanijoje arba su viešojo administravimo įstaigomis) ta sąskaita faktūra visada būtų išrašoma ir gaunama elektroniniu formatu ir atitiktų konkretų standartą.
Teisinis pagrindas: Kūrybos ir kūrybos įstatymas, kovos su sukčiavimu įstatymas, „Verifactu“ ir AEAT vaidmuo
Įpareigojimas naudoti elektronines sąskaitas faktūras Ispanijoje grindžiamas dviem pagrindiniais, vienas kitą papildančiais reguliavimo ramsčiais: Įstatymu Nr. 18/2022 dėl įmonių steigimo ir augimo („Kūrimo ir augimo įstatymas“) ir Įstatymu Nr. 11/2021, žinomu kaip Kovos su sukčiavimu įstatymas . Kiekvienas iš jų nagrinėja skirtingą, bet glaudžiai susijusį aspektą.
Viena vertus, „Kurk ir augk“ įstatymu siekiama skatinti verslumą, mažinti biurokratines kliūtis ir visuotinai taikyti elektronines sąskaitas faktūras įmonių tarpusavio sandoriuose, siekiant padidinti skaidrumą ir kovoti su pavėluotais mokėjimais. 12 straipsnyje nustatoma laipsniška prievolė naudoti elektronines sąskaitas faktūras sandoriuose tarp įmonių ir specialistų.
Kita vertus, Kovos su sukčiavimu įstatymas daugiausia dėmesio skiria kovai su mokesčių sukčiavimu ir reglamentuoja vadinamąsias elektronines sąskaitų faktūrų sistemas (EBS), reikalaudamas, kad programinė įranga atitiktų eilę reikalavimų, siekiant užkirsti kelią manipuliavimui (sąskaitų faktūrų ištrynimui, dvigubam naudojimui, įrašų keitimui ir kt.). Pagal šią sistemą buvo sukurta „Verifactu“ sistema , atsakinga už automatinį sąskaitų faktūrų įrašų siuntimą Mokesčių agentūrai.
Valstybinė mokesčių administravimo agentūra (AEAT) atliks pagrindinį vaidmenį: ji turi turėti viešą elektroninių sąskaitų faktūrų sprendimą , kuris veiktų kaip centrinė saugykla ir informacijos šaltinis, skirtas kontroliuoti pavėluotus mokėjimus, taip pat mechanizmus, skirtus gauti įmonių ir specialistų ataskaitas apie mokėjimus, vėlavimus ar nemokėjimus.
Kai B2B sąskaitos faktūros yra visiškai apmokamos per privačias platformas, šios platformos turi automatiškai nusiųsti kiekvienos sąskaitos faktūros kopiją į viešąją sistemą . Iš ten Ispanijos mokesčių agentūra (AEAT) išgaus mokėjimų ir terminų statistiką, kuri bus pateikta Valstybinei privačių pavėluotų mokėjimų observatorijai, kad būtų galima stebėti, kurie sektoriai daugiau ar mažiau veiksmingai laikosi taisyklių.
Kalendorius: Kada elektroninės sąskaitos faktūros tarp įmonių taps privalomos?
Milijono dolerių vertės klausimas – kada elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas tarp įmonių ir specialistų taps privalomas. Atsakymas priklauso nuo kelių reguliavimo etapų ir buvo atidėtas, tačiau bendra struktūra aiški: etapinis įdiegimas, pagrįstas sąskaitų apimtimi.
Įstatymas „Kūrimas ir augimas“ įsigaliojo 2022 m. spalio 19 d., tačiau 12 straipsnio (B2B elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas) galiojimas buvo sustabdytas, kol bus parengtas jo reguliavimo mechanizmas ir patvirtintas ministro įsakymas, reglamentuojantis viešojo sprendimo technines detales ir priimtinus formatus.
Šis patobulinimas įgyvendinamas Karališkuoju dekretu ir Finansų ministerijos įsakymu . Karališkojo dekreto projektas buvo pateiktas viešam svarstymui 2023 m. birželio mėn., o Ministrų Taryba 2026 m. kovo 24–25 d. patvirtino tekstą, kuriuo kuriama B2B elektroninė sąskaita faktūra, laukdama įsakymo, kuriuo bus aktyvuota sistema.
Kai bus paskelbtas ministro įsakymas, reglamentuojantis AEAT viešųjų sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimą, įmonėms ir savarankiškai dirbantiems asmenims prasidės galutiniai terminai, kurie yra tokie:
- Įmonės, kurių apyvarta viršija 8 000 000 EURJie turės 1 metų terminas nuo ministro įsakymo, įpareigojančio pritaikyti ir pradėti išrašyti bei gauti elektronines sąskaitas faktūras savo B2B santykiuose, paskelbimo. Pagal AEAT nagrinėtus scenarijus, tai galėtų būti apie 2027 m. liepos mėn.
- Įmonės ir savarankiškai dirbantys asmenys, kurių apyvarta mažesnė nei 8 000 000 EURJie turės 2 metų aikštė iš to paties įsakymo prisitaikyti, o tai, numatoma, reikštų 2028 m. vidurį.
Nuo to momento Ispanijoje vykdomose B2B operacijose bus taikoma bendra taisyklė – elektroninės sąskaitos faktūros ir jų skaitmeninis saugojimas bent 4 metus , o mokesčių inspekcijos ir patikrinimai bus atliekami bet kuriuo metu.
Verta paminėti, kad 2026-ieji žada būti itin svarbūs pereinamieji metai : nors visiškas B2B įsipareigojimas įsigalios tik pradėjus skaičiuoti terminus, įmonės, kurios aplenks kitus, turės daugiau laiko testuoti sistemas, kurti komandas ir tobulinti procesus neskubėdamos.
Ryšys su „Verifactu“ ir atsiskaitymo programomis
B2B elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas ir „Verifactu“ yra skirtingos dėlionės dalys, nors ir glaudžiai susijusios. Pirmoji sistema orientuota į sąskaitų faktūrų formatą ir mainų kanalą , o „Verifactu“ tvarko automatinį sąskaitų faktūrų įrašų pateikimą Ispanijos mokesčių agentūrai (AEAT) ir šių duomenų vientisumą.
Nuo „Verifactu“ įdiegimo (2025 m. liepos mėn.) atnaujinamos sąskaitų faktūrų išrašymo programos turi užtikrinti keletą funkcijų: sugeneruoti išsamų ir nekeičiamą kiekvienos sąskaitos faktūros įrašą, automatiškai arba pasirinktinai jį siųsti AEAT ir palikti nedviprasmišką įrodymą, kad nebuvo manipuliacijų.
Planuojamas šios srities grafikas, po 2025 m. pabaigoje paskelbto vienerių metų moratoriumo, yra maždaug toks: įmonės (juridiniai asmenys) privalo naudoti su „Verifactu“ suderinamą programinę įrangą nuo 2027 m. sausio 1 d. , o savarankiškai dirbantys asmenys ir kiti mokesčių mokėtojai turės laiko iki 2027 m. liepos 1 d.
Kol kas, išskyrus tuos, kurie jau yra įpareigoti kitais būdais (pavyzdžiui, išrašant sąskaitas Administracijai), neprivaloma siųsti visų sąskaitų faktūrų AEAT per „Verifactu“, tačiau bus privaloma naudoti patvirtintas arba pritaikytas programas, kurios atitinka Kovos su sukčiavimu įstatymo techninius reikalavimus.
Praktiškai tai reiškia, kad turėsite peržiūrėti dabartinę sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą ir įvertinti, ar atnaujinti ją į „Verifactu“ ir B2B e. sąskaitų faktūrų išrašymo sistemą, ar reikia integruoti konkrečią API sąsają, ar geriau pereiti prie ERP arba debesijos sprendimo, kuris jau yra paruoštas abiem funkcijoms.
Privalomi reikalavimai ir išimtys: kas turi išrašyti elektronines sąskaitas faktūras
Galutinis tikslas yra, kad įpareigojimas apimtų praktiškai visus B2B sandorius Ispanijos teritorijoje , tačiau reglamentuose numatyti niuansai, priklausantys nuo sandorio tipo, verslo apimties ir teritorinės taikymo srities.
Pirma, yra grupė mokesčių mokėtojų, kurie privalėjo tai daryti jau daugelį metų: visos įmonės ir savarankiškai dirbantys asmenys, kurie išrašo sąskaitas faktūras viešojo administravimo įstaigoms , nuo 2015 m. sausio mėn. privalėjo išrašyti elektronines sąskaitas faktūras pagal Įstatymą Nr. 25/2013 ir Viešojo sektoriaus sutarčių įstatymą.
Be to, tie, kurie veikia kaip administracijos rangovai ir subrangovai pagal sutartis, viršijančias tam tikras sumas, savo tarpusavio santykiuose taip pat privalo naudoti elektronines sąskaitas faktūras, kai mokėjimai gaunami iš šių viešųjų sutarčių.
Įstatymu „Crea y Crece“ elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas išplėstas ir taikomas visiems įmonių tarpusavio (B2B) sandoriams. Numatoma, kad praėjus vieneriems ar dvejiems metams nuo ministro įsakymo įsigaliojimo, visos Ispanijos privačios įmonės privalės naudoti elektronines sąskaitas faktūras, kai gavėjas yra Ispanijoje įsisteigęs verslas ar specialistas.
Vis dėlto egzistuoja ir diskutuojama dėl tam tikrų galimų išimčių ar netaikymo atvejų , kurie apibrėš tikrąją prievolės apimtį. Iš tų, kurie pateikiami projektuose ir preliminariuose pranešimuose, išsiskiria šios:
- B2C operacijosŠiuo metu prievolė netaikoma sandoriams su galutiniais vartotojais. Kitaip tariant, pardavimai privatiems klientams vis dar gali būti dokumentuojami popierinėmis sąskaitomis faktūromis arba nestruktūrizuotais formatais, nebent to reikalauja kitas reglamentas.
- Sandoriai su užsienio klientaisNebūtų įtraukiamos tos šalys, kurių ekonominės veiklos centrinė būstinė, nuolatinė buveinė arba gyvenamoji vieta ar įprastinė gyvenamoji vieta sąskaitų faktūrų išrašymo tikslais nėra Ispanijoje.
- Tam tikri savarankiškai dirbantys asmenys ir labai mažos apimties MVĮSvarstomi atleidimo nuo mokesčio scenarijai mokesčių mokėtojams, kurių metinės sąskaitos faktūros yra mažesnės nei 85 000 EUR, tiems, kurie moka mokesčius pagal supaprastintą mokesčių tvarką, kai kuriems žemės ūkio sektoriams arba tam tikrai didmeninei prekybai, nors ši informacija dar turės būti patvirtinta galutiniuose reglamentuose.
- Mažos vertės sandoriaiDaugeliui sandorių, kurių vertė mažesnė nei 400 EUR, arba sandorių, kuriems jau naudojamos supaprastintos sąskaitos faktūros, galėtų būti netaikomas griežtas struktūrizuotų e. sąskaitų faktūrų išrašymo įpareigojimas, taip pat sumoms, mažesnėms nei 3.000 EUR, be kita ko, tokiuose sektoriuose kaip svetingumas, keleivių pervežimas ar kirpyklos.
Bet kuriuo atveju, net kai elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas nėra privalomas tam tikroje situacijoje, niekas netrukdo mokesčių mokėtojui savanoriškai pasirinkti visada naudoti elektronines sąskaitas faktūras savo procesams standartizuoti , o tai vidutinės trukmės laikotarpiu gali labai supaprastinti vidaus valdymą.
Faktūrų techniniai reikalavimai, formatai ir popierius
Norint laikytis reglamentų, nepakanka tiesiog „skaitmeninti“ sąskaitą faktūrą; tai turi būti padaryta formatu, kuris atitiktų įstatymų nustatytus struktūros ir sąveikumo reikalavimus. Ispanijoje etaloninis standartas yra „Facturae“ – oficialus Ekonomikos reikalų ministerijos propaguojamas formatas.
„Facturae“ yra pagrįstas labai griežtos struktūros XML failu (šiuo metu plačiausiai naudojama versija yra 3.2.2), kur kiekvienas duomenų elementas yra atitinkamoje žymėje: išdavėjo ir gavėjo informacija, išsamios eilutės, mokesčiai, sumos, mokėjimo būdai ir kt. Net ir nedidelė struktūrinė klaida gali būti priežastis, kodėl platformos, kurios tvirtina sąskaitą faktūrą, ją automatiškai atmeta.
Kartu su „Facturae“, reglamentuose numatyta priimti ir kitus tarptautiniu mastu plačiai naudojamus standartinius struktūrinius formatus , tokius kaip UBL (Universal Business Language) arba CII, ir net PDF su elektroniniu parašu tam tikrais atvejais, jei užtikrinamas automatinis jų nuskaitymas ir sąveikumas su kitomis sistemomis.
Tokiuose sektoriuose kaip transportas ir logistika faktūrinių sąskaitų faktūrų ir struktūrizuotų formatų taikymas yra ypač pažengęs, nes jie leidžia integruoti elektronines sąskaitas faktūras su TMS, ERP, eCMR sistemomis ir važtaraščiais , sumažinant sumų neatitikimus ir automatizuojant suderinimus.
Nepriklausomai nuo formato, jūsų naudojama sąskaitų faktūrų išrašymo programinė įranga turi gebėti išrašyti, gauti ir saugoti sąskaitas faktūras pagal šiuos standartus , taip pat keistis privalomomis būsenomis (išsiųsta, priimta, atmesta, apmokėta ir kt.), o tai yra labai svarbu kontroliuojant mokėjimo terminus ir kovojant su pavėluotais mokėjimais.
Privalumai įmonėms ir savarankiškai dirbantiems asmenims, viršijantys įstatymų laikymąsi
Privalomas naudojimas gali skambėti kaip prievolė, tačiau tiesa ta, kad gerai įdiegta elektroninių sąskaitų faktūrų sistema suteikia labai aiškių pranašumų kasdieniame gyvenime , ypač tiems, kurie tvarko didelį dokumentų kiekį.
Ekonomiškai kalbant, perėjimas nuo popierinio prie elektroninio formato smarkiai sumažina spausdinimo, siuntimo, fizinio archyvavimo ir dokumentų naikinimo išlaidas . Be to, sumažėja žmogiškųjų klaidų skaičius, nes nebereikia perrašyti duomenų, todėl grąžinama mažiau dokumentų ir sugaištama mažiau laiko taisymams.
Be to, visų sąskaitų faktūrų kaupimas prieinamoje skaitmeninėje saugykloje labai supaprastina informacijos paieškos, atsakymų į užklausas ir apskaitos ataskaitų ar mokesčių deklaracijų rengimo procesą. Prisijungimas prie apskaitos sistemų ar mokesčių formų yra gerokai supaprastintas.
Iždo požiūriu, elektroninių sąskaitų faktūrų derinys su mokėjimo ataskaitose pateikiamomis sistemomis ir tokiomis kaip „Verifactu“ labai apsunkina mokėjimų vėlavimų nuslėpimą . Tai turėtų skatinti priimtinesnių mokėjimo terminų kultūrą ir mažinti komercinius delspinigius, o tai yra aiškus Kredito ir kredito įstatymo tikslas.
Galiausiai, poveikis tvarumui ir saugumui nėra nereikšmingas: popieriaus naudojimo ir fizinio dokumentų transportavimo sumažinimas mažina poveikį aplinkai, o debesies saugykla ir atsarginės kopijos sumažina duomenų praradimo riziką dėl aparatinės įrangos gedimų ar gerai valdomų saugumo incidentų.
Programinės įrangos pasirinkimo ir skaitmeninio perėjimo planavimo kriterijai
Svarbiausia norint pasiekti visa tai, kas išdėstyta pirmiau, yra sąskaitų faktūrų išrašymo programinė įranga. Tinkamos programinės įrangos pasirinkimas arba jau naudojamos programinės įrangos išsami peržiūra yra labai svarbi sklandžiam perėjimui. Svarbu ne tik laikytis įstatymų, bet ir padidinti kasdienio darbo efektyvumą.
Apskritai prasminga rinktis apskaitos ar sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimą, kuris būtų suderinamas su „Facturae“, paruoštas „Verifactu“ ir leistų automatizuoti kuo daugiau procesų . Idealiu atveju sistema turėtų integruoti sąskaitų faktūrų išrašymą, apskaitą, skolų išieškojimą, mokėjimus, atsargas ir, jei įmanoma, darbo užmokestį, kad būtų išvengta informacijos silosų.
Vertinant įrankius, svarbu atsižvelgti į tokius aspektus kaip sąsajos patogumas (kad programa būtų intuityvi ir sąskaitai išrašyti nereikia magistro laipsnio), komandos mokymosi paprastumas ir adaptacijos kreivė. Labai galinga, bet netinkama naudoti programa dažnai lieka neišnaudota.
Taip pat svarbu, kad programinė įranga būtų pritaikoma ir integruota su kitais sprendimais, kuriuos jau naudojate arba kurių jums gali prireikti (CRM, POS, el. prekybos platformomis, bankininkyste ir kt.), pageidautina per API arba standartines jungtis. Tai turės didelės įtakos jūsų verslui augant.
Kalbant apie infrastruktūrą, daugelis įmonių renkasi debesijos programas, kurios suteikia prieigą iš bet kurios vietos, nuotolinį darbą ir panaikina poreikį prižiūrėti savo serverius , atlikti rankinius versijų atnaujinimus ar tvarkyti vietines atsargines kopijas.
Vidiniai mokymai ir praktiniai prisitaikymo žingsniai
Kad ir kokia gera būtų programinė įranga, jei žmonės, kurie ją kasdien naudoja, jos neįvaldo, pokyčiai gali tapti nusivylimo šaltiniu. Štai kodėl labai svarbu suplanuoti pagrindinius, gerai orientuotus mokymus darbuotojams, kurie išrašo, gauna ar peržiūri sąskaitas faktūras.
Gera strategija paprastai apjungia trumpus pagrindinio programinės įrangos naudojimo mokymus su trumpa informacine medžiaga (vidiniais vadovais, trumpais vaizdo įrašais, DUK) ir intensyvesnės pagalbos laikotarpiu, kol diegiamas pokytis. Kuo lengviau žmonėms užduoti klausimus ir išspręsti abejones, tuo sklandesnis bus perėjimas.
Taip pat nepatartina bandyti skaitmeninti visko iš karto. Protingiausia būtų sudaryti laipsniškų žingsnių grafiką , pradedant, pavyzdžiui, nuo nedidelės klientų ar tiekėjų grupės, su kuriais lengva dirbti, arba nuo konkrečių tipų dokumentų ir plečiant apimtį, sistemai stabilizuojantis.
Tikslas – laikytis privalomų terminų taikant jau įdiegtus procesus, neimprovizuojant paskutinę minutę. Tai apima vidinių darbo eigų peržiūrą (kaip tvirtinamos sąskaitos faktūros, kas jas patvirtina, kaip suderinami mokėjimai) ir jų pritaikymą prie naujos skaitmeninės aplinkos, užuot tiesiog atkartojus popierinius procesus.
Galiausiai, bus labai svarbu informuoti klientus ir tiekėjus apie pakeitimą , paaiškinti, kaip jie nori gauti arba siųsti sąskaitas faktūras, ir susitarti dėl formatų bei kanalų, kad būtų išvengta nesusipratimų (pavyzdžiui, ar bus naudojamos privačios platformos, sertifikuotas el. paštas, klientų portalai ir kt.).
Konkretūs įsipareigojimai transporto ir logistikos srityje
Transporto ir logistikos sektorius yra vienas labiausiai reformos paveiktų sektorių – tiek dėl sandorių apimties, tiek dėl poreikio sinchronizuoti apskaitos ir logistikos duomenis . Čia privalomas elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas yra ne tik mokesčių, bet ir veiklos klausimas.
Transporto įmonės privalo galutinai atsisakyti sąskaitų faktūrų siuntimo PDF arba popierine forma ir pereiti prie sąveikių struktūrizuotų formatų („Facturae“, UBL arba CII), kurie integruojasi su didelių tarptautinių siuntėjų ar klientų TMS, ERP ir platformomis.
Sąskaitos faktūros duomenys turi atitikti susijusius logistikos dokumentus (transporto užsakymus, eCMR, važtaraščius). Bet kokie svorio, pakuočių ar datų neatitikimai gali lemti sąskaitų faktūrų atmetimą, mokėjimų vėlavimą ar net baudas, jei bus aptikti atsekamumo modeliai.
Be to, būsenų logika (sąskaita išsiųsta, priimta, atmesta, apmokėta) tampa ypač svarbi siekiant išvengti teisminių ginčų ir mokėjimo vėlavimų , taip pat laikytis įstatymų numatytų maksimalių mokėjimo terminų kaip priemonės nuo pavėluotų mokėjimų.
Nors kai kurie konkretūs techniniai transporto sektoriaus įpareigojimai vis dar priklauso nuo galutinių reguliavimo pokyčių, akivaizdu, kad sektoriaus įmonės, kurios numatys pokyčius – pakoreguos savo TMS, ERP ir dokumentų mainų platformas – turės didelį pranašumą, kai elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas taps visiškai neišvengiamas.
Baudos ir rizika už privalomo elektroninio sąskaitų faktūrų išrašymo nesilaikymą
Ignoruoti šiuos pakeitimus neįmanoma. Reglamentuose numatytos įvairios baudos ir finansinės nuobaudos tiems, kurie, būdami įpareigoti tai daryti, neišrašo, netvarko ar tinkamai nesaugo savo elektroninių sąskaitų faktūrų arba naudoja dvejopo naudojimo arba neatitinkančią reikalavimų programinę įrangą.
Tarp reglamentų projektuose ir Administracijos praktikoje svarstomų sankcijų yra baudos iki 10 000 eurų už pažeidimus , susijusius su atsiskaitymo sistemomis, kurios gali būti padidintos pakartotinio nusikaltimo atvejais arba kai įrodomas aiškus ketinimas sukčiauti.
Taip pat atsižvelgiama į baudas, kurios apskaičiuojamos kaip netinkamai sąskaitoje faktūroje įrašytų sandorių apimties procentinė dalis , pavyzdžiui, 1 % visos netinkamai užregistruotos sumos, o minimalios ir maksimalios sumos per ketvirtį gali svyruoti nuo 300 iki 6.000 eurų.
Jei pažeidimas paveikia sąskaitų faktūrų saugojimą ar išsaugojimą (pavyzdžiui, jos nesaugomos reikalaujamus 4 metus arba neįmanoma jų atkurti originaliu formatu), baudos gali būti nustatytos 300 EUR už kiekvieną paveiktą operaciją arba 2 % atitinkamų sąskaitų faktūrų sumos, atsižvelgiant į tai, kuri suma yra didesnė.
Be tiesioginio ekonominio poveikio, neatitinkančios programinės įrangos naudojimas arba atsekamumo stoka sąskaitose faktūrose gali lemti tokios pagalbos kaip „Digital Kit“ praradimą , reputacijos problemas su klientais ir tiekėjais ir netgi, labai sunkiais mokesčių sukčiavimo atvejais, laikiną veiklos sustabdymą arba mokesčių mokėtojo registracijos panaikinimą.
Kaip gali pasiruošti laisvai samdomi darbuotojai, MVĮ ir didelės įmonės?
Prisitaikymas prie elektroninių sąskaitų faktūrų nebūtinai turi būti traumuojantis procesas, jei į tai žiūrima kaip į gerai suplanuotą skaitmeninimo projektą , o ne kaip į paskutinės minutės formalumą. Nors galutinės techninės detalės vis dar priklauso nuo priimamų reglamentų, yra žingsnių, kurių galite imtis jau dabar.
Savarankiškai dirbantiems asmenims pirmas žingsnis paprastai yra pasirinkti paprastą, bet su elektroninėmis sąskaitomis faktūromis suderinamą atsiskaitymo programą , sukonfigūruoti skaitmeninį sertifikatą , susipažinti su nauju sąskaitos faktūros formatu ir užtikrinti, kad visa dokumentacija būtų saugoma saugiai ir tvarkingai.
MVĮ ir didesnių įmonių atveju gali prireikti kiek platesnio projekto, įskaitant dabartinės sistemos auditą, integraciją su apskaita, bankais ir atsargomis , naujų sąskaitų faktūrų tvirtinimo darbo eigų apibrėžimą ir įvairių komandų (administracijos, finansų, pardavimų ir kt.) mokymą.
Visais atvejais labai rekomenduojama sekti reguliavimo pokyčius (konsultuojantis su oficialiais šaltiniais arba pasitelkiant specializuotus konsultantus) ir nedvejojant kreiptis į specialistus, ypač jei tvarkote didelius sąskaitų faktūrų kiekius arba veikiate keliose šalyse, kuriose galioja skirtingi reglamentai.
Tikslas – kad, kai reikalavimas bus visiškai įgyvendintas, elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas, gavimas ir archyvavimas taps natūralia kasdienės įmonės veiklos dalimi, be veiklos sutrikimų ar pertraukimų.
Plačiai paplitęs privalomas elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas gali atrodyti kaip sudėtingas iššūkis, tačiau jei jis bus valdomas efektyviai, tai taps realia galimybe modernizuoti procesus, sumažinti išlaidas, kontroliuoti finansus ir pagerinti santykius su vyriausybinėmis agentūromis bei verslo partneriais . Ankstyvas pasiruošimas yra geriausias būdas paversti šią teisinę prievolę aiškiu konkurenciniu pranašumu.
