Kaip pašalinti metaduomenis ir paslėptą informaciją iš PDF failo naudojant ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » saugumas » Kaip pašalinti metaduomenis ir paslėptą informaciją iš PDF failo naudojant ONLYOFFICE Docs

Kartais manome, kad siųsdami failą, tik gavėjas perskaitys tai, ką parašėme. Tačiau realybė tokia, kad skaitmeniniai dokumentai turi savotišką nematomą bagažą, vadinamą metaduomenimis , kuriame saugoma viskas – nuo ​​failo kūrėjo iki naudotos programinės įrangos versijos. Ši informacija, nors ir ne iš karto pastebima, gali sukelti tikrą galvos skausmą, jei patenka į netinkamas rankas.

Tiems, kurie naudoja tokias priemones kaip „ONLYOFFICE Docs“ ar biuro programų paketus, labai svarbu žinoti, kaip atlikti kruopštų valymą. Tai ne tik autoriaus vardo pašalinimas, bet ir visiško organizacijos privatumo užtikrinimas , neleisdamas vidiniams serverio keliams ar redagavimo istorijai atskleisti veiklos paslapčių, kurios neturėtų palikti biuro ribų.

Kas, po galais, yra metaduomenys ir kodėl jie kelia pavojų?

Paprastai tariant, metaduomenys yra duomenys, apibūdinantys kitus duomenis. Jei nufotografuojame, turinys yra pats vaizdas, tačiau metaduomenys yra tikslios GPS koordinatės, kur jis buvo padarytas, arba telefono modelis. PDF arba „Word“ dokumente tai reiškia „Windows“ vartotojo vardą, sukūrimo datą, organizaciją ir net redagavimo istoriją.

Tikrasis pavojus kyla, kai šiuos failus siunčiame klientams ar tiekėjams. Jei neišvalysime šių ypatybių, iš esmės atiduosime vertingą informaciją. Klasikinis pavyzdys buvo 2003 m. britų dosjė apie Iraką, kai įterptoji redagavimo istorija atskleidė visą redagavimo grandinę ir dėl paprastos techninės klaidos sukėlė didelį diplomatinį incidentą.

Kaip išvalyti metaduomenis PDF failuose naudojant ONLYOFFICE ir kitus įrankius

Jei dirbate su „ONLYOFFICE Docs“ ir norite tvarkyti PDF informaciją, pirmiausia turite peržiūrėti esamą informaciją. Norėdami peržiūrėti šiuos duomenis, eikite į meniu „Failas“ ir pasirinkite „Ypatybės “. Jei norite ištrinti informaciją, galite pereiti į „Papildomi metaduomenys “, įjungti režimą „Išplėstinis“ ir eilutė po eilutės ištrinti duomenis, kurių nenorite, kad kas nors matytų.

Jei ieškote kitų profesionalių PDF failų alternatyvų, yra keletas variantų, priklausomai nuo jums reikalingo valdymo lygio:

• Adobe Acrobat Pro: Jis turi galingą funkciją, vadinamą „Apsauga“, kuri leidžia pašalinti paslėptą informaciją atlikus išsamų dokumento nuskaitymą.
• NitroPDF: Tai leidžia greitai ištrinti metaduomenis iš apsaugos skirtuko, esančio skyriuje turinio rašymas.
• Foxit PhantomPDF: Jame siūlomas paprastas kelias per „Apsaugoti“ ir tada „Paslėpti duomenys“ pažymėti ir ištrinti konkrečius metaduomenis.
• Internetiniai įrankiai: Yra tokių svetainių kaip „PDFYeah“, kurios automatizuoja procesą, nors jums reikia Būkite atsargūs su konfidencialumu įkeliant jautrius failus į išorinius serverius.

Dokumentų inspektorius „Microsoft Office“ programų pakete

Jei originalus dokumentas yra „Word“, „Excel“ arba „PowerPoint“ failas, prieš konvertuojant jį į PDF, geriausia išvalyti duomenis. Čia pagrindinė priemonė yra dokumentų inspektorius . Jis leidžia rasti ir pašalinti komentarus, susektus pakeitimus, dokumentų serverio ypatybes ir net paslėptą tekstą (nors jis neaptinka balto teksto baltame fone).

Norėdami jį naudoti, tiesiog eikite į „Failas“, pasirinkite „Informacija“ ir tada „Patikrinti problemas “. Paleidę nuskaitymą, galite spustelėti „Pašalinti viską“ bet kuriuose elementuose, kuriuos laikote probleminiais. Programoje „Excel“ tai ypač naudinga norint ištrinti paslėptus lapus arba eilutes ir stulpelius, kuriuose yra duomenų, kurių nenorite, kad gavėjas matytų.

Esminiai skirtumai: metaduomenų pašalinimas ir turinio išbraukimas

Čia daugelis žmonių klysta. Svarbu patikslinti, kad metaduomenų pašalinimas nėra tas pats, kas teksto perbraukimas . Ištrynus metaduomenis, ištrinamos nematomos failo savybės (autorius, datos, programinė įranga), tačiau puslapyje parašyti žodžiai neištrinami. Jei matomas telefono numeris arba konfidencialus vardas, reikia vizualiai perbraukti dokumentą, kad jis būtų mažiau pastebimas.

Jei ištrinsite tik metaduomenis, bet paliksite neskelbtiną tekstą, duomenys liks. Ir atvirkščiai, jei tekstą pakeisite juodu langeliu, bet neišvalysite metaduomenų, originalaus autoriaus vardas vis tiek bus rodomas failo ypatybėse. Idealiu atveju reikėtų atlikti abu procesus, siekiant užtikrinti visišką anonimizavimą.

Išplėstiniai patarimai ir techniniai įspėjimai

Techniškai labiau išprususiems tokie įrankiai kaip „ExifTool“ yra fantastiški, tačiau jie turi vieną smūgį. Viso PDF failo turinio ištrynimo komandos vykdymą galima atšaukti, nebent būtų naudojamas tiesinimo procesas su „qpdf“ . Priešingu atveju, norint atkurti ištrintus duomenis, reikiamų įgūdžių turintis asmuo galėtų juos atkurti.

Kitas svarbus dalykas – skaitmeniniai parašai . Jei dokumentas pasirašytas elektroniniu būdu, bet koks metaduomenų pakeitimas gali paskelbti parašą negaliojančiu. Prieš valant failą, būtina patikrinti, ar jis turi parašą, ir, jei reikia, išvalius dokumentą, jį pasirašyti iš naujo.

Duomenų valdymas skaičiuoklėmis ir kitais formatais

„ONLYOFFICE Workspace“ atveju yra labai naudinga funkcija, vadinama „Pasirinktinis filtras“ .xlsx failams. Ji neištrina metaduomenų, bet leidžia bendrinti skaičiuoklę, kurioje vartotojai mato tik jūsų filtruotus duomenis, neleisdami jiems manipuliuoti rodiniu ir atrasti paslėptos informacijos kituose langeliuose.

„Visio“ programoje procesas panašus į „Office“: atidarote „Informacija“, pasirenkate „Tikrinti, ar yra problemų“, tada pasirenkate „Pašalinti asmeninę informaciją“ , kad išvalytumėte komentarus ir šablonų kelius, kurie gali būti neskelbtini.

Mūsų failų skaitmeninės higienos palaikymas yra geriausia apsauga nuo atsitiktinio nutekėjimo. Nuo dokumentų inspektorių naudojimo „Office“ programoje iki rankinio ypatybių valymo „ONLYOFFICE“ programoje ar specializuotos PDF programinės įrangos naudojimo – tikslas visada tas pats: kad gavėjas gautų tik matomą turinį, pašalinant bet kokius tapatybės ar vidinės infrastruktūros pėdsakus , kuriais būtų galima piktavališkai pasinaudoti.