Galutinis „Google Takeout“ naudojimo ir duomenų apsaugos vadovas

Informatec Digital » "La Nube » Galutinis „Google Takeout“ naudojimo ir duomenų apsaugos vadovas

Ar kada susimąstėte, kiek jūsų skaitmeninio gyvenimo saugoma „Google“ serveriuose? Tarp el. laiškų, dokumentų, nuotraukų, kalendorių, kontaktų ir vaizdo įrašų – asmeninės informacijos, kurią tvarkome „Google“ debesyje, kiekis yra milžiniškas, ir mes dažnai iš tikrųjų nesuvokiame, kaip svarbu kurti atsargines duomenų kopijas, kad jie būtų saugūs. Šios informacijos apsauga yra būtina tiek saugumui, tiek duomenų kontrolei ir mobilumui , ypač jei norime perkelti duomenis į kitą paslaugą, saugoti fizinį archyvą arba tiesiog ramiau miegoti žinodami, kad viskas yra saugu.

„Google Takeout“ yra puikus sprendimas, skirtas lengvai tvarkyti, atsisiųsti ir archyvuoti asmeninius duomenis. Šis įrankis leidžia tiksliai pasirinkti, kuriuos duomenis norite saugoti , konfigūruoti formatą ir atsisiuntimo vietą ir netgi suplanuoti reguliarų eksportavimą į skirtingas saugojimo paslaugas. Jei norite sužinoti, kaip išnaudoti visas jo galimybes, pateikiame nuoseklų vadovą, kaip sukurti išsamią „Google“ duomenų atsarginę kopiją, atsakome į dažniausiai užduodamus klausimus ir pateikiame patarimų, kaip visiškai užtikrintai apsaugoti failus.

Kas yra „Google Takeout“ ir kam ji skirta?

„Google Takeout“ yra „Google“ sukurta platforma, leidžianti vartotojams lengvai rinkti ir atsisiųsti visus savo duomenis, saugomus įvairiose internetinėse paslaugose , tokiose kaip „Gmail“, Diskas, Nuotraukos, Kalendorius ir daugelyje kitų. Nuo pat jos įkūrimo 2011 m., kai ją sukūrė „Google Data Liberation Front“ komanda, „ Takeout“ tikslas buvo suteikti vartotojams visišką savo informacijos kontrolę , palengvinant tiek atsarginių kopijų kūrimą, tiek duomenų perkėlimą į kitas platformas.

Naudodami intuityvią žiniatinklio sąsają, galite pasirinkti, kurias paslaugas įtraukti į eksportą, tinkinti formatus ir pristatymo būdus bei gauti duomenis suspaustame ir sutvarkytame faile. Pagrindiniai jos privalumai yra paprastas naudojimas, lankstumas ir galimybė planuoti pasikartojančius eksportus , taip pat galimybė perkelti šiuos failus į kitas paskyras arba debesies saugyklos paslaugas.

Priežastys naudoti „Google Takeout“.

Šio įrankio naudojimo motyvai yra daug daugiau nei paprastas smalsumas ar rutina. Yra trys pagrindinės priežastys, kodėl „Google Takeout“ šiandien yra būtinas:

• Atsarginės kopijos kūrimas: Siekiant išvengti duomenų praradimo dėl incidentų, tokių kaip įsilaužimai, paskyros blokavimas ar techniniai gedimai.
• Duomenų perkėlimas: Kai perjungiate „Google“ paskyras arba nusprendžiate pereiti prie kitos platformos, „Takeout“ leidžia pasiimti visą informaciją su savimi.
• Privatumas ir kontrolė: Duomenų atsisiuntimas padeda suprasti, kokią informaciją išsaugojote, ir suteikia galimybę ją tvarkyti taip, kaip norite, įskaitant jos ištrynimą ar perkėlimą.

Be to, tai labai naudinga priemonė keičiant darbą, uždarant įmonės sąskaitas arba tiesiog norint išsaugoti fizinį visų savo skaitmeninių prisiminimų archyvą.

„Google Takeout“ palaikomos paslaugos

Vienas didžiausių „Takeout“ privalumų yra tai, kad jis apima beveik visus „Google“ produktus . Duomenis galite atsisiųsti iš:

• Gmail (el. laiškai ir priedai)
• „Google“ diskas (dokumentai, lapai, pristatymai, formos, brėžiniai, PDF failai, aplankai ir kt.)
• „Google“ nuotraukos ir albumai
• „Google“ kalendorius (įvykiai, darbotvarkės, priminimai...)
• Išsaugoti kontaktai
• Paskyros veiklos žurnalai
• „YouTube“ vaizdo įrašai ir grojaraščiai
• „Google“ žemėlapių duomenys (vietos, apžvalgos, maršrutai ir kt.)
• Produktai, tokie kaip „Blogger“, „Hangout“, „Fit“, „Keep“, „Google Play“, „News“, „Street View“ ir daugelis kitų

Kiekviena paslauga gali apimti konkrečius failų tipus ir nustatymus , pvz., eksportavimo formatus arba filtrus pagal datą ir aplanką. Tai leidžia jums pritaikyti atsarginę kopiją pagal savo konkrečius poreikius.

Kaip pasiekti „Google Takeout“.

Procesas yra prieinamas visiems vartotojams ir nereikalauja papildomų žinių:

1. Prisijunkite prie savo Google paskyros (https://takeout.google.com).
2. Pasirinkite produktus, kurių kopijas norite atsisiųsti. Šalia kiekvienos paslaugos turite galimybę įjungti arba išjungti jos įtraukimą į archyvą.
3. Spustelėkite „Kitas veiksmas“, kad tęstumėte sąranką.

Atminkite, kad turite prisijungti naudodami konkrečią paskyrą, iš kurios norite eksportuoti . Jei tvarkote kelias paskyras, prieš tęsdami dar kartą patikrinkite!

Eksportavimo tinkinimas: formatai, metodai ir dažnis

„Google Takeout“ siūlo daugybę parinkčių, kaip tinkinti procesą pagal savo pageidavimus, įskaitant failo formatą, atsisiuntimo vietą ir atsisiuntimo dažnumą:

• Pristatymo būdas: Atsisiuntimo nuorodą galite gauti el. paštu, išsaugoti failus „Google“ diske, „Dropbox“, „Box“ arba „OneDrive“. Jei pasirinksite saugyklą debesyje, turėsite tiesioginę nuorodą į atitinkamą aplanką.
• Eksporto tipas: Nuspręskite, ar norite vienkartinio eksporto, ar suplanuokite automatinę atsarginę kopiją kas du mėnesius 12 mėnesių. Idealiai tinka norint nuolat atnaujinti atsarginę kopiją.
• Failo formatas: Pasirinkite ZIP arba TGZ. ZIP yra suderinamas su beveik bet kokiu kompiuteriu, o TGZ gali prireikti specialios programinės įrangos, tačiau leidžia pasiekti geresnį suspaudimo koeficientą dideliems informacijos kiekiams.
• Maksimalus failo dydis: Galite nustatyti 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB ar net 50 GB apribojimus. Jei jūsų rinkinys viršija šį dydį, eksportas bus padalintas į kelis atskirus failus.

Šis tinkinimas padeda jūsų atsarginei kopijai prisitaikyti prie laisvos vietos įrenginiuose ar debesyse, taip pat jūsų ryšio greičio ir konkrečių poreikių.

Žingsnis po žingsnio: kaip sukurti atsarginę kopiją naudojant „Google Takeout“.

Išskaidykime visą procesą:

1. Pasiekite „Google Takeout“. ir prisijunkite.
2. Patikrinkite „Google“ produktų sąrašą ir pažymėkite / atžymėkite tuos, kuriuos norite įtraukti. Spustelėkite rodykles, kad pamatytumėte išplėstines parinktis, pvz., konkrečias skiltis arba datos filtrus.
3. Spustelėkite „Kitas veiksmas“.
4. Konfigūruokite pristatymo būdą ir failo formatą. Pasirinkite jums patogiausią parinktį ir didžiausią kiekvieno eksportuoto failo dydį.
5. Pasirinkite eksportavimo dažnumą.
6. Spustelėkite „Sukurti eksportą“.

Procesas gali užtrukti nuo kelių minučių iki kelių valandų ar net dienų, priklausomai nuo prašomų duomenų kiekio ir „Google“ serverių apkrovos. Gausite el. laišką, kai jūsų failas bus paruoštas atsisiųsti arba kai galėsite pasiekti nuorodą pasirinktoje debesies paslaugoje.

Patarimai, kaip saugiai tvarkyti ir atsisiųsti failus

Nepakanka tik atsisiųsti savo duomenis. Norėdami užtikrinti maksimalią apsaugą ir patogumą, vadovaukitės šiais patarimais:

• Saugokite atsargines kopijas apsaugotose vietose, pageidautina šifruotame vietiniame įrenginyje arba saugiame asmeniniame debesyje.
• Reguliariai eksportuokite, kad atsarginė kopija būtų atnaujinta. Galite juos suplanuoti kas du mėnesius.
• Prieš ištrindami ką nors iš „Google“, patikrinkite, ar atsisiuntimas buvo sėkmingas.
• Atsargiai tvarkykite failus: Atminkite, kad juose yra neskelbtinos informacijos, ypač jei juose yra el. laiškų, privačių nuotraukų ar konfidencialių dokumentų.

Techninė informacija apie formatus ir suderinamumą

Vienas iš pagrindinių „Takeout“ privalumų yra eksportavimo formatų lankstumas . Kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti atsargines kopijas, pateikiame trumpą failų tipų ir jų suderinamumo vadovą:

• Pašto kodas: Universalus. Jį galima atidaryti „Windows“, „Mac“ ir „Linux“ be jokios papildomos programinės įrangos, tiesiog dukart spustelėjus. Failai bus laikomi suspausti organizuotuose aplankuose.
• TGZ: Skirta pažengusiems vartotojams ir Linux/Unix tipo aplinkoms. Jis siūlo geresnį glaudinimą dideliems kiekiams, tačiau sistemoje „Windows“ paprastai reikia tokių programų kaip 7-Zip arba WinRAR.
• Atskiri failai: Atsižvelgiant į paslaugą, Takeout gali sukurti .html, .csv, .json, .vcf, .mp4, .jpg ir kitus standartinius failų formatus.
• El. laiškų eksportavimas: Gmail paprastai eksportuojamas MBOX formatu, kuris yra suderinamas su el. pašto programomis ir importavimo programomis (Thunderbird, Outlook ir kt.).
• Kontaktai: „vCard“ formatu (.vcf), galima naudoti daugelyje kalendoriaus ir el. pašto programų.
• „Google“ nuotraukos: Vaizdai ir vaizdo įrašai originaliu formatu su papildomais metaduomenimis JSON failuose.

Eksportuotos „Gmail“ etiketės bus įtrauktos į specialų „X-Gmail-Labels“ lauką MBOX faile , nors šiuo metu nedaug klientų jas atpažįsta be papildomų plėtinių.

Kas nutinka iš „Google“ ištrintiems duomenims?

Kai ištrinate duomenis iš „Google“ paskyros, „Google“ naudoja saugų ir laipsnišką trynimo procesą, aprašytą jos privatumo politikoje . Elementai dingsta iš karto, tačiau jų visiškas pašalinimas iš serverių gali užtrukti kelias dienas ar savaites. Svarbu: duomenys, kurie vis dar trinami, nebus rodomi jūsų „Takeout“ žurnale.

Jei ieškote informacijos, kurios nėra jūsų atsarginėje kopijoje, tikėtina, kad ji jau yra ištrinama iš sistemų arba kad jos atsarginė kopija niekada nebuvo sukurta iki galo. Jei turite klausimų apie tai, kokie duomenys yra saugomi, visada kreipkitės į „Google“ privatumo pagalbos centrą .

Dažnai užduodami klausimai apie „Google Takeout“.

Sudarėme dažniausiai užduodamus klausimus, kad išspręstume bet kokias problemas:

• Ar galima nemokamai naudotis „Google Takeout“? Taip, visiškai nemokama bet kuriam „Google“ vartotojui.
• Kiek laiko užtrunka mano failo paruošimas? Tai priklauso nuo informacijos kiekio. Nuo minučių iki kelių dienų, jei saugoma daug duomenų arba jei „Google“ serveriai laikinai perkrauti.
• Ar galiu eksportuoti duomenis iš konkretaus laikotarpio? „Google Takeout“ šiuo metu nepalaiko filtravimo pagal dienų seką. Eksportuojamas visas pasirinktų produktų turinys, išskyrus konkrečius konkrečių paslaugų nustatymus (pvz., konkrečių albumų pasirinkimą „Google“ nuotraukose).
• Ar yra atsisiuntimo limitas? Taip, tą patį eksportuotą failą galite atsisiųsti tik iki penkių kartų. Po to reikės prašyti naujo eksporto.
• Ar nuorodos baigiasi? Iš tiesų, atsisiuntimo nuorodos paprastai galioja maždaug septynias dienas nuo pranešimo gavimo. Atsisiųskite kopiją kuo greičiau, kad išvengtumėte problemų.
• Kodėl atsisiunčiant turiu iš naujo įvesti slaptažodį? Saugumo sumetimais „Google“ reikalauja papildomo autentifikavimo, kad įsitikintų, jog esate teisėtas duomenų savininkas, prieš leisdama masinius atsisiuntimus.
• Kaip dalytis savo duomenimis su trečiosiomis šalimis? Jei failai yra jūsų įrenginyje, galite juos įkelti iš bet kurios programos ar svetainės, kurioje leidžiama importuoti failus. Jei naudojate debesį, turite parinkčių bendrinti nuorodas arba aplankus, atsižvelgdami į kiekvieno teikėjo politiką (Disko, Dropbox ir kt.).
• Ką daryti, jei mano kopija yra padalinta į kelis failus? Jums tereikia atsisiųsti visas dalis ir išpakuoti jas į tą patį aplanką. Sistema automatiškai atkurs struktūrą.

Atsarginių kopijų saugojimo parinktys

Kur išsaugoti atsisiųstus duomenis?

• Asmeniniame kompiuteryje arba išoriniame diske: Geriausias pasirinkimas, jei norite valdyti atsargines kopijas ir išvengti rizikos viešuose debesyse.
• Debesų saugykloje: Idealiai tinka, jei dažnai keičiate įrenginius, dirbate nuotoliniu būdu arba tiesiog norite pasiekti atsarginę kopiją iš bet kurios vietos. Galite pasirinkti „Google“ diską, „Dropbox“, „OneDrive“ arba „Box“.
• Šifruotuose serveriuose arba atsarginių kopijų valdytojuose: Patyrusiems vartotojams ar įmonėms, kurioms reikia maksimalios apsaugos.

Jei planuojate ištrinti „Google“ paskyrą, prieš atlikdami bet kokį nuolatinį ištrynimą, būtinai perkelkite atsargines kopijas iš Disko , nes uždarius prieigą bus ištrinti ir ten saugomi failai.

Kaip atkurti arba perkelti eksportuotus duomenis

Kopijuoti yra tik pusė darbo: kaip ją importuoti ar naudoti vėliau?

• Norėdami atkurti naują „Google“ paskyrą: Įkelkite atitinkamą turinį (pvz., failus ir aplankus) į „Google“ diską arba importuokite kontaktus ir failus iš kiekvieno produkto siūlomų savųjų funkcijų.
• Norėdami pereiti prie kitų paslaugų: Naudokite eksportuotus failus standartiniais formatais. Pavyzdžiui, „vCard“ kontaktus galima įkelti į „Outlook“ arba „Apple“, MBOX el. laiškus galima importuoti į „Thunderbird“, o medijos failus galima atidaryti bet kuriame suderinamame grotuve.
• Norėdami bendrinti failus su trečiųjų šalių programomis: Įkelkite failą arba aplanką į paskirties platformą naudodami įkėlimo įrankį, el. paštą arba debesies integraciją.

Išsami informacija apie privatumą ir saugumą eksporto procese

„Google Takeout“ naudoja pažangius šifravimo ir saugumo protokolus , kad apsaugotų jūsų duomenis proceso metu. Be to, tik paskyros savininkas gali prašyti eksportuoti ir, jei to reikalauja paskyra, privalo atlikti dviejų veiksnių autentifikavimą. Tačiau labai svarbu, kad patys valdytumėte atsarginės kopijos saugumą ir privatumą, kai failai bus atsisiųsti . Jei naudojatės trečiųjų šalių debesijos paslaugomis („Drive“, „Dropbox“, „Box“, „OneDrive“), atminkite, kad failams bus taikoma tų teikėjų privatumo politika.

Pagrindinės problemos ir jų sprendimo būdai

• Negaliu atsisiųsti tam tikrų failų: Pabandykite pasirinkti mažiau produktų arba sumažinti eksportuojamų failų dydį.
• Kai kurie formatai neatsidaro: Įsitikinkite, kad turite tinkamą programinę įrangą: ZIP/TGZ suspaustiems failams; „Thunderbird“, „Outlook“ arba „Apple Mail“, skirta MBOX; Adresatų ir kalendorių programėlės, skirtos atitinkamai vCard ir ICS; daugialypės terpės grotuvai vaizdo įrašams ir nuotraukoms.
• Klaidos eksportuojant: Patartina padalinti gaminius į kelis nedidelius eksportus ir kelis kartus bandyti, jei sistema kartojasi klaidų. Paprastai taip nutinka dėl prašomos informacijos kiekio arba retkarčių „Takeout“ sistemos strigčių.
• Mano failas sugadintas arba neužbaigtas: Pateikite užklausą dėl naujo eksporto iš Takeout. Tai retai, bet taip gali nutikti, jei atsisiuntimas buvo nutrauktas.

Specialios pastabos dėl tam tikrų produktų eksporto

• „YouTube“ vaizdo įrašai: Jie eksportuojami originaliu arba MP4 formatu, dažniausiai su H264 kodeku ir AAC garsu.
• Nuotraukos ir vaizdo įrašai iš „Google“ nuotraukų: Originalus failas kartu su JSON su metaduomenimis, komentarais ir laiko žymomis. Sukūrimo data gali pasikeisti, jei operacinė sistema atsisiunčiant priskiria naujus metaduomenis.
• Google grupės: Tik savininkai gali atsisiųsti pranešimus ir informaciją apie narius. Administratoriai arba nariai turi to paprašyti savininko.
• Google diskas: Galite pasirinkti kiekvieno dokumento tipo eksporto formatą: Word, PDF, Excel, JPG, PNG, ODT, TXT ir kt.
• „Gmail“: Eksportas apima visus el. laiškus ir priedus, specialiai pažymėtus, kad galėtumėte juos interpretuoti arba pakartotinai naudoti kitose programose.

„Google Takeout“ išplėstinis integravimas ir pritaikymas

Pažangesniems vartotojams ir įmonėms „Google Takeout“ leidžia konfigūruoti įrankį naudojant URL parametrus, pasirenkant konkrečius produktus, eksportavimo vietą ir atsarginių kopijų kūrimo dažnumą. Taip pat yra duomenų perkeliamumo API, skirta kūrėjams ir trečiųjų šalių programų integracijai.

Pavyzdžiui, galite tinkinti URL, kad pradėtumėte iš anksto sukonfigūruotą eksportavimą:

https://takeout.google.com/settings/takeout/custom/google_account,my_activity,fit,youtube?dest=drive&frequency=2_months

Tai leidžia automatizuoti atsargines kopijas arba integruoti į platesnius informacijos perkėlimo ir saugumo procesus didelės apimties organizacijose.

„Google Takeout“ istorija ir raida

Platforma, paleista 2011 m., buvo sukurta reaguojant į poreikį suteikti vartotojams laisvę perkelti savo duomenis į „Google“ ekosistemą ir iš jos. Nuo tada ji tapo geriausiu sprendimu tiems, kurie nori apsaugoti savo privatumą, laikytis duomenų apsaugos reglamentų, uždaryti paskyras neprarandant istorijos arba tiesiog pasiekti visą savo skaitmeninio gyvenimo kopiją.

Bėgant metams „Google Takeout“ išplėtė palaikomų paslaugų skaičių, patobulino tinkinimo ir pristatymo parinktis bei prisitaikė prie naujų formatų ir vartotojų poreikių.

Kokios yra „Google Takeout“ alternatyvos?

Nors „Google Takeout“ yra pirmaujanti priemonė, trečiųjų šalių sprendimai ( pvz., „Data Exporter“ ir „Backupify “) leidžia eksportuoti duomenis iš įvairių platformų ir kurti jų atsargines kopijas tiek asmeniniam, tiek profesiniam naudojimui. Tačiau tiems, kurie daugiausia naudoja „Google“ produktus, „Takeout“ yra paprasčiausias, greičiausias ir labiausiai integruotas variantas . Alternatyvios paslaugos gali būti tinkamesnės, jei tvarkote kelias paskyras iš skirtingų teikėjų arba jei jums reikia pažangios automatizavimo ir įmonės saugumo funkcijų.

Įprastos „Google Takeout“ klaidos ir apribojimai

Ne viskas tobula. Tai yra įprasti išsinešimo apribojimai:

• Kai kurie formatai arba produktai gali būti nepasiekiami eksportuoti tam tikrose šalyse arba paskyrose (pvz., verslo ar mokyklos paskyrose).
• Kartais atsisiuntimas gali nepavykti arba užtrukti dėl duomenų kiekio arba serverio perkrovos.
• Eksportavimas pagal dienų seką daugelyje paslaugų neįdiegtas.
• Vienu metu galite eksportuoti tik ribotą skaičių.
• Atsisiuntimo nuorodos greitai baigiasi, todėl jas atsisiųsdami turite būti greiti.

Vis dėlto tai išlieka galingiausias ir prieinamiausias sprendimas paprastam vartotojui.

„Google Takeout“ programos ir praktiniai scenarijai

Kam ši priemonė naudinga?

• Visi, norintys sukurti atsargines savo el. laiškų, nuotraukų, dokumentų ir kontaktų kopijas.
• Darbuotojai, kurie palieka savo įmonę ir nori perkelti el. laiškus ar failus į asmeninę paskyrą.
• Vartotojai, kurie persikelia į kitą platformą ir nenori prarasti savo istorijos ar skaitmeninio turto.
• Įmonės ir organizacijos, kurios turi laikytis duomenų apsaugos taisyklių, pvz., BDAR.
• Tėvai, norintys išsaugoti šeimos prisiminimus, saugomus debesyje.

Dėl „Takeout“ universalumo ir naudojimo paprastumo jis tinka tiek asmeniniams, tiek profesiniams poreikiams.

Papildomi patarimai ir geriausia praktika

Norėdami išnaudoti visas atsargines kopijas ir išvengti nusivylimo, vadovaukitės šiais patarimais:

• Reguliariai peržiūrėkite, kokio tipo duomenis saugote sistemoje „Google“. ir prieš eksportuodami pašalinkite neskelbtiną ar nereikalingą informaciją, kad paspartintumėte atsarginę kopiją ir apsaugotumėte privatumą.
• Eksportavę patikrinkite atsisiųstų failų vientisumą ir patikrinkite, ar svarbūs duomenys yra prieinami.
• Nebendrinkite savo Takeout failų su niekuo ir neįkelkite jų į viešas svetaines., nebent jie yra konkretūs ir valdomi aplankai.
• Išsaugokite failus bent dviejose skirtingose ​​vietose: vienas vietinis ir kitas debesyje arba išoriniame diske, esant fiziniams gedimams.
• Jei esate organizacijos administratorius („Google Workspace“): Yra konkretūs įrankiai ir darbo eigos, skirtos duomenims eksportuoti iš visos organizacijos, ne tik iš asmeninio Takeout.

Skaitmeninimas tobulėja, o kartu ir asmeniškiausios informacijos saugojimo svarba. „Google Takeout“ siūlo paprastą, galingą ir nemokamą sprendimą, užtikrinantį, kad niekada neprarastumėte duomenų kontrolės. Nesvarbu, ar tai būtų saugumas, teisinė atitiktis, migracija ar tiesiog ramybė, atsarginė kopija yra geriausias būdas pasiruošti bet kokiam nenumatytam skaitmeniniam įvykiui.