Kā noņemt metadatus un slēpto informāciju no PDF faila, izmantojot ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » Drošība » Kā noņemt metadatus un slēpto informāciju no PDF faila, izmantojot ONLYOFFICE Docs

Mēs dažreiz pieņemam, ka, nosūtot failu, tikai saņēmējs izlasīs mūsu rakstīto. Tomēr patiesībā digitālie dokumenti nes sevī sava veida neredzamu bagāžu, ko sauc par metadatiem , kuros tiek glabāta visa informācija, sākot no faila izveidotāja līdz izmantotās programmatūras versijai. Šī informācija, lai gan nav viegli pamanāma, var sagādāt īstas galvassāpes, ja tā nonāk nepareizajās rokās.

Tiem, kas izmanto tādus rīkus kā ONLYOFFICE Docs vai biroja pakotnes, ir svarīgi zināt, kā veikt rūpīgu tīrīšanu. Tas nav tikai par autora vārda noņemšanu, bet gan par organizācijas pilnīgas privātuma nodrošināšanu , novēršot iekšējo serveru ceļu vai rediģēšanas vēstures atklāšanu darbības noslēpumos, kuriem nevajadzētu pamest biroju.

Kas, pie velna, ir metadati un kāpēc tie rada risku?

Vienkārši sakot, metadati ir dati, kas apraksta citus datus. Ja mēs uzņemam fotoattēlu, saturs ir pats attēls, bet metadati ir precīzas GPS koordinātas vietai, kur tas tika uzņemts, vai tālruņa modelis. PDF vai Word dokumentā tas nozīmē Windows lietotājvārdu, izveides datumu, organizāciju un pat versiju vēsturi.

Īstās briesmas rodas, kad mēs nosūtām šos failus klientiem vai piegādātājiem. Ja mēs neattīrām šīs īpašības, mēs būtībā atdodam vērtīgu informāciju. Klasisks piemērs bija britu dosjē par Irāku 2003. gadā, kur iegultā labojumu vēsture atklāja visu redakcijas ķēdi, izraisot ievērojamu diplomātisku incidentu vienkāršas tehniskas kļūdas dēļ.

Kā tīrīt metadatus PDF failos, izmantojot ONLYOFFICE un citus rīkus

Ja strādājat ar ONLYOFFICE dokumentiem un vēlaties pārvaldīt PDF faila informāciju, pirmais solis ir aplūkot tur esošo informāciju. Lai skatītu šos datus, dodieties uz izvēlni “Fails” un atlasiet “Īpašības ”. Kad esat tur nokļuvis, ja vēlaties dzēst informāciju, varat doties uz sadaļu “Papildu metadati ”, piekļūt režīmam “Papildu” un dzēst rindiņu pa rindiņai datus, kurus nevēlaties, lai kāds redzētu.

Ja meklējat citas profesionālas alternatīvas PDF failiem, ir vairākas iespējas atkarībā no nepieciešamā kontroles līmeņa:

• Adobe Acrobat Pro: Tam ir jaudīga funkcija ar nosaukumu “Aizsargāt”, kas ļauj noņemt slēptu informāciju veicot rūpīgu dokumenta skenēšanu.
• NitroPDF: Tas ļauj ātri dzēst metadatus no aizsardzības cilnes sadaļā satura rakstīšana.
• Foxit PhantomPDF: Tas piedāvā vienkāršu ceļu caur "Aizsargāt" un pēc tam "Slēptie dati", lai atzīmēt un dzēst konkrētie metadati.
• Tiešsaistes rīki: Ir tādas vietnes kā PDFYeah, kas automatizē procesu, lai gan jums tas ir jādara Esiet uzmanīgi ar konfidencialitāti augšupielādējot sensitīvus failus uz ārējiem serveriem.

Dokumentu inspektors Microsoft Office komplektā

Ja sākotnējais dokuments ir Word, Excel vai PowerPoint fails, pirms konvertēšanas uz PDF vislabāk ir iztīrīt datus. Šeit galvenais rīks ir dokumentu inspektors . Tas ļauj atrast un noņemt komentārus, reģistrētās izmaiņas, dokumentu servera rekvizītus un pat slēptu tekstu (lai gan tas neatpazīst baltu tekstu uz balta fona).

Lai to izmantotu, vienkārši dodieties uz sadaļu “Fails”, atlasiet “Informācija” un pēc tam “Pārbaudīt problēmas ”. Pēc skenēšanas varat noklikšķināt uz “Noņemt visu” uz visiem vienumiem, kurus uzskatāt par problemātiskiem. Programmā Excel tas ir īpaši noderīgi, lai dzēstu slēptas lapas vai rindas un kolonnas, kurās ir dati, kurus nevēlaties, lai saņēmējs redzētu.

Būtiskas atšķirības: metadatu noņemšana salīdzinājumā ar satura pārklāšanu

Šeit daudzi cilvēki kļūdās. Ir svarīgi precizēt, ka metadatu dzēšana nav tas pats, kas teksta pārsvītrošana . Metadatu dzēšana iztīra faila neredzamās īpašības (autors, datumi, programmatūra), taču tā neizdzēš nevienu lapā rakstīto vārdu. Ja ir redzams tālruņa numurs vai konfidenciāls vārds, ir nepieciešams vizuāls pārsvītrojums , lai dokuments būtu mazāk pamanāms.

Ja dzēšat tikai metadatus, bet atstājat sensitīvu tekstu, dati paliek. Un otrādi, ja rediģējat tekstu ar melnu lodziņu, bet nenotīrāt metadatus, sākotnējā autora vārds joprojām tiks parādīts faila rekvizītos. Ideālā gadījumā būtu jāveic abi procesi, lai nodrošinātu pilnīgu anonimizāciju.

Padomi un tehniski brīdinājumi

Tehniski zinošākiem rīki, piemēram, ExifTool, ir fantastiski, taču tiem ir viens āķis. Komandas izpildi, lai dzēstu visu PDF failā, var atsaukt, ja vien netiek izmantots linearizācijas process ar qpdf . Pretējā gadījumā kāds ar nepieciešamajām prasmēm varētu atgūt izdzēstos datus.

Vēl viens svarīgs aspekts ir digitālie paraksti . Ja dokuments ir parakstīts elektroniski, jebkādas metadatu izmaiņas var padarīt parakstu nederīgu. Pirms faila tīrīšanas ir svarīgi pārbaudīt, vai tam ir paraksts, un, ja nepieciešams, pēc tīrīšanas dokuments jāparaksta atkārtoti .

Datu pārvaldība izklājlapās un citos formātos

ONLYOFFICE Workspace gadījumā ir ļoti noderīga funkcija ar nosaukumu “Pielāgots filtrs .xlsx failiem”. Tā neizdzēš metadatus, bet ļauj koplietot izklājlapu, kurā lietotāji redz tikai jūsu filtrētos datus, neļaujot viņiem manipulēt ar skatu , lai atklātu slēptu informāciju citās šūnās.

Programmā Visio process ir līdzīgs tam, kas notiek programmā Office: jūs atverat sadaļu “Informācija”, izvēlaties “Pārbaudīt problēmas” un atlasāt “Noņemt personas informāciju” , kas attīra komentārus un veidņu ceļus, kas varētu būt sensitīvi.

Mūsu failu digitālās higiēnas uzturēšana ir labākā aizsardzība pret nejaušām noplūdēm. Sākot ar dokumentu inspektoru izmantošanu Office vidē un beidzot ar manuālu īpašību tīrīšanu ONLYOFFICE vidē vai specializētas PDF programmatūras izmantošanu, mērķis vienmēr ir viens un tas pats: lai saņēmējs saņemtu tikai redzamo saturu, novēršot jebkādas identitātes vai iekšējās infrastruktūras pēdas , ko varētu ļaunprātīgi izmantot.