Obligāta elektronisko rēķinu sagatavošana: noteikumi, termiņi un sagatavošanās process

Informatec Digital » Resursi » Obligātā elektroniskā rēķinu sagatavošana: noteikumi, termiņi un sagatavošanās

Obligātā elektronisko rēķinu sagatavošana pilnībā mainīs uzņēmumu un ārštata darbinieku rēķinu izrakstīšanas veidu Spānijā. Ja jums pieder uzņēmums, esat ārštata darbinieks vai strādājat administratīvā nodaļā, jums būs jāsaprot, ko pieprasa likums, kādi ir faktiskie termiņi un kādi rīki jums būs nepieciešami, lai izvairītos no kavēšanās un sodu riska.

Lai gan šī tēma tiek apspriesta jau gadiem ilgi, plaša B2B e-rēķinu ieviešana joprojām ir ieviešanas fāzē un ir atkarīga no galvenajām normatīvo aktu norisēm: Crea y Crece likuma tehniskajiem noteikumiem un ministra rīkojuma, kas regulēs publisko rēķinu risinājumu. Tikmēr jau pastāv aktīvas saistības (īpaši ar valdību) un diezgan precīzi noteikts laika grafiks, kas būtu rūpīgi jāuzrauga.

Kas īsti ir elektroniskais rēķins un kāpēc tas ir "obligāts"?

Runājot par elektronisko rēķinu, mēs nerunājam par vienkāršu PDF failu, kas pievienots e-pastam, bet gan par strukturētu dokumentu elektroniskā formātā , kas tiek izdots, nosūtīts, saņemts un glabāts pilnībā digitāli, ievērojot ļoti specifiskas tehniskas un juridiskas prasības.

Šāda veida rēķins parasti tiek ģenerēts XML formātos (piemēram, Facturae, UBL vai CII), kas ļauj grāmatvedības sistēmām, ERP un norēķinu platformām to automātiski nolasīt un apstrādāt, neievadot datus manuāli vai nepārskatot skaitļus uz papīra.

Derīgam e-rēķinam ir jāgarantē rēķina izdevēja autentiskums un satura integritāte (parasti izmantojot elektronisko parakstu vai drošus pārraides kanālus), jāietver visi obligātie Rēķinu noteikumu lauki (nodokļu maksātāja numurs, nodokļu bāzes, PVN likmes un nodevas, datumi, apraksts, maksājuma noteikumi utt.) un tas ir jāglabā oriģinālajā formātā likumā noteiktajā glabāšanas periodā.

Mēs to raksturojam kā “obligātu”, ja konkrēts noteikums pieprasa, lai noteiktās darbībās (piemēram, starp uzņēmumiem un profesionāļiem Spānijā vai ar valsts pārvaldi) rēķins vienmēr tiktu izrakstīts un saņemts elektroniskā formātā un atbilstu noteiktam standartam.

Tiesiskais regulējums: Crea y Crece likums, krāpšanas apkarošanas likums, Verifactu un AEAT loma

Spānijā pienākums izmantot elektroniskos rēķinus balstās uz diviem galvenajiem, viens otru papildinošajiem normatīvajiem pīlāriem: Likumu Nr. 18/2022 par uzņēmumu dibināšanu un izaugsmi (Likums "Izveidot un attīstīt") un Likumu Nr. 11/2021, kas pazīstams kā Krāpšanas apkarošanas likums . Katrs no tiem attiecas uz atšķirīgu, bet cieši saistītu aspektu.

No vienas puses, “Izveido un aug” likuma mērķis ir veicināt uzņēmējdarbību, mazināt birokrātiskos šķēršļus un vispārināt elektronisko rēķinu izrakstīšanu uzņēmumu starpā (B2B), lai uzlabotu pārredzamību un apkarotu novēlotus maksājumus. 12. pantā ir ieviests pakāpenisks pienākums izmantot e-rēķinus darījumos starp uzņēmumiem un profesionāļiem.

No otras puses, Krāpšanas apkarošanas likums koncentrējas uz cīņu pret krāpšanu nodokļu jomā un regulē tā sauktās elektroniskās norēķinu sistēmas (EBS), pieprasot, lai programmatūra atbilstu virknei prasību, lai novērstu manipulācijas (rēķinu dzēšanu, dubultu izmantošanu, ierakstu grozīšanu utt.). Šajā ietvaros tika izveidota Verifactu sistēma , kas ir atbildīga par norēķinu ierakstu automātisku nosūtīšanu Nodokļu aģentūrai.

Valsts nodokļu administrācijas aģentūrai (AEAT) būs vadošā loma: tai ir jābūt publiskam elektronisko rēķinu risinājumam , kas darbojas kā centrālais repozitorijs un informācijas avots novēlotu maksājumu kontrolei, kā arī mehānismiem, lai saņemtu ziņojumus par maksājumiem, kavējumiem vai nemaksāšanu no uzņēmumiem un profesionāļiem.

Kad B2B rēķinu apmaiņa notiek pilnībā, izmantojot privātas platformas, šīm platformām automātiski jānosūta katra rēķina kopija uz publisko sistēmu . No turienes Spānijas Nodokļu aģentūra (AEAT) iegūs maksājumu un termiņu statistiku, kas tiks ievadīta Valsts privāto maksājumu kavējumu novērošanas centrā, lai uzraudzītu, kuras nozares vairāk vai mazāk efektīvi ievēro noteikumus.

Kalendārs: Kad elektronisko rēķinu nosūtīšana starp uzņēmumiem kļūs obligāta?

Miljonu dolāru jautājums ir, kad elektroniska rēķinu nosūtīšana starp uzņēmumiem un profesionāļiem kļūs obligāta. Atbilde ir atkarīga no vairākiem normatīvajiem pagrieziena punktiem un ir aizkavējusies, taču vispārējā struktūra ir skaidra: pakāpeniska ieviešana, pamatojoties uz rēķinu apjomu.

Likums “Izveidot un attīstīt” stājās spēkā 2022. gada 19. oktobrī, bet 12. pants (B2B elektroniskie rēķini) tika apturēts līdz tā normatīvās izstrādes brīdim un ministra rīkojuma apstiprināšanai, kas regulē publiskā risinājuma tehniskās detaļas un pieņemtos formātus.

Šī izstrāde tiek īstenota ar Karalisko dekrētu un Finanšu ministrijas rīkojumu . Karaliskā dekrēta projekts tika iesniegts publiskai apspriešanai 2023. gada jūnijā, un Ministru padome 2026. gada 24./25. martā apstiprināja tekstu, kas izstrādā B2B elektronisko rēķinu sistēmu, gaidot rīkojumu, kas aktivizēs sistēmu.

Tiklīdz tiks publicēts ministra rīkojums, kas regulē AEAT publisko rēķinu risinājumu, sāksies galīgie termiņi uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem, kas ir šādi:

• Uzņēmumi, kuru apgrozījums pārsniedz 8 000 000 eiroViņiem būs 1 gada termiņš kopš ministra rīkojuma publicēšanas par pielāgošanos un elektronisko rēķinu izsniegšanas un saņemšanas sākšanu savās B2B attiecībās. Saskaņā ar AEAT izstrādātajiem datumu scenārijiem tas varētu notikt ap 2027. gada jūliju.
• Uzņēmumi un pašnodarbinātas personas, kuru apgrozījums ir mazāks par 8 000 000 eiroViņiem būs 2 gadu laukums no tā paša pielāgošanas rīkojuma, kas paredzami norādītu uz 2028. gada vidu.

Sākot ar to brīdi, B2B darbībās Spānijā vispārējais noteikums būs elektroniska rēķinu izrakstīšana un digitāla glabāšana vismaz 4 gadus , un tai jebkurā laikā būs piekļuve nodokļu pārbaudēm un pārbaudēm.

Ir vērts atzīmēt, ka 2026. gads veidojas par kritisku pārejas gadu : lai gan pilnīgas saistības attiecībā uz uzņēmumiem (B2B) stāsies spēkā tikai pēc termiņu sākšanās, uzņēmumiem, kas apsteigs noteikumus, būs lielākas iespējas testēt sistēmas, veidot komandas un pilnveidot procesus, nejūtoties sasteigti.

Saistība ar Verifactu un norēķinu programmām

B2B elektroniskie rēķini un Verifactu ir dažādi puzles elementi, lai gan cieši saistīti. Pirmā koncentrējas uz rēķinu formātu un apmaiņas kanālu , savukārt Verifactu nodrošina rēķinu ierakstu automātisku iesniegšanu Spānijas Nodokļu aģentūrai (AEAT) un šo datu integritāti.

Kopš Verifactu ieviešanas (2025. gada jūlijā) rēķinu izrakstīšanas programmām, kuras vēlas būt atjauninātas, ir jānodrošina virkne funkciju: jāģenerē pilnīgs un nemaināms ieraksts katram rēķinam, jānosūta tas AEAT pēc izvēles vai automātiski un jāatstāj nepārprotams pierādījums, ka nav veiktas manipulācijas.

Plānotais laika grafiks šajā jomā pēc 2025. gada beigās izsludinātā viena gada moratorija ir aptuveni šāds: uzņēmumiem (juridiskām personām) no 2027. gada 1. janvāra jāizmanto ar Verifactu saderīga programmatūra , savukārt pašnodarbinātajiem un citiem nodokļu maksātājiem tas būs līdz 2027. gada 1. jūlijam.

Pagaidām, izņemot tos, kuriem jau ir noteiktas saistības, izmantojot citus līdzekļus (piemēram, rēķinu izrakstīšanu administrācijai), nav obligāti jānosūta visi rēķini AEAT, izmantojot Verifactu, taču būs obligāti jāizmanto apstiprinātas vai pielāgotas programmas , kas atbilst Krāpšanas apkarošanas likuma tehniskajām prasībām.

Praksē tas nozīmē, ka jums būs jāpārskata jūsu pašreizējā rēķinu izrakstīšanas programmatūra un jāizvērtē, vai jaunināt uz Verifactu un B2B e-rēķinu izrakstīšanu, vai jums ir jāintegrē īpašs API, vai arī labāk ir migrēt uz ERP vai mākoņrisinājumu, kas jau ir sagatavots abiem.

Obligātās prasības un atbrīvojumi: kam ir jāizsniedz elektroniskie rēķini

Galīgais mērķis ir, lai pienākums attiektos praktiski uz visiem uzņēmumu (B2B) darījumiem Spānijas teritorijā , taču noteikumi paredz nianses atkarībā no darījuma veida, uzņēmējdarbības apjoma un teritoriālās darbības jomas.

Pirmkārt, pastāv nodokļu maksātāju grupa, kuriem tas ir jādara jau gadiem ilgi: visiem uzņēmumiem un pašnodarbinātām personām, kas izraksta rēķinus valsts pārvaldes iestādēm , kopš 2015. gada janvāra ir jāizsniedz elektroniski rēķini saskaņā ar Likumu Nr. 25/2013 un Valsts sektora līgumu likumu.

Turklāt tiem, kas darbojas kā administrācijas darbuzņēmēji un apakšuzņēmēji līgumos, kas pārsniedz noteiktu summu, savstarpējās attiecībās ir jāizmanto arī elektroniskie rēķini, ja maksājumi tiek veikti no šiem publiskajiem līgumiem.

Ar Crea y Crece likumu e-rēķini tiek attiecināti uz visiem uzņēmumu savstarpējiem (B2B) darījumiem. Paredzams, ka pēc viena vai diviem gadiem kopš ministra rīkojuma visiem Spānijas privātajiem uzņēmumiem būs jāizmanto elektroniskie rēķini, ja saņēmējs ir Spānijā reģistrēts uzņēmums vai profesionālis.

Tomēr pastāv un tiek apspriesti daži iespējamie izņēmumi vai izslēgšanas , kas precizēs pienākuma faktisko darbības jomu. Starp tiem, kas parādās melnrakstos un sākotnējos paziņojumos, izceļas šādi:

• B2C operācijasŠis pienākums pašlaik neattiecas uz darījumiem ar galapatērētājiem. Citiem vārdiem sakot, pārdošanas darījumus privātiem klientiem joprojām var dokumentēt ar papīra rēķiniem vai nestrukturētiem formātiem, ja vien to nepieprasa citi noteikumi.
• Darījumi ar ārvalstu klientiemTie tiktu izslēgti, ja vienas no pusēm saimnieciskās darbības galvenā mītne, pastāvīgā pārstāvniecība vai domicils vai pastāvīgā dzīvesvieta rēķinu izrakstīšanas vajadzībām neatrodas Spānijā.
• Atsevišķas pašnodarbinātas personas un ļoti maza apjoma MVUTiek apsvērti atbrīvojuma scenāriji nodokļu maksātājiem, kuru rēķini gadā ir mazāki par 85 000 eiro, tiem, kuri maksā nodokļus saskaņā ar vienkāršoto nodokļu režīmu, dažām lauksaimniecības nozarēm vai noteiktai vairumtirdzniecībai, lai gan šī informācija būs jāapstiprina galīgajos noteikumos.
• Zemas vērtības darījumiDaudzi darījumi, kuru summa ir mazāka par 400 eiro, vai tie, kuros jau tiek izmantoti vienkāršoti rēķini, varētu tikt atbrīvoti no stingrā pienākuma izmantot strukturētus e-rēķinus, kā arī summām, kas ir mazākas par 3.000 eiro, tādās nozarēs kā viesmīlība, pasažieru pārvadājumi vai frizētavas.

Jebkurā gadījumā, pat ja elektronisko rēķinu izrakstīšana konkrētajā situācijā nav obligāta, nekas neliedz nodokļu maksātājam brīvprātīgi izvēlēties vienmēr izmantot e-rēķinus, lai standartizētu savus procesus , kas vidējā termiņā var ievērojami vienkāršot iekšējo pārvaldību.

Faktūru tehniskās prasības, formāti un dokumenti

Lai ievērotu noteikumus, nepietiek tikai ar rēķina "digitalizāciju"; tas jādara formātā, kas atbilst likumā noteiktajām strukturēšanas un sadarbspējas prasībām. Spānijā atsauces standarts ir Facturae — oficiālais formāts, ko reklamē Ekonomikas ministrija.

Faktūrrēķinu pamatā ir XML fails ar ļoti stingru struktūru (pašlaik visplašāk izmantotā versija ir 3.2.2), kur katrs datu elements atrodas atbilstošajā tagā: izdevēja un saņēmēja informācija, detalizētas rindas, nodokļi, kopsummas, maksājuma metodes utt. Pat neliela strukturāla kļūda var izraisīt automātisku rēķina apstiprināšanas platformu noraidīšanu.

Līdztekus faktūru formātiem (Facturae) noteikumi paredz pieņemt arī citus starptautiski plaši izmantotus standarta strukturētus formātus , piemēram, UBL (Universal Business Language) vai CII, un pat PDF ar elektronisko parakstu noteiktos kontekstos, ja tiek garantēta tā automātiska nolasīšana un sadarbspēja ar citām sistēmām.

Tādās nozarēs kā transports un loģistika faktūrrēķinu un strukturētu formātu ieviešana ir īpaši attīstīta, jo tie ļauj integrēt e-rēķinus ar TMS, ERP, eCMR sistēmām un piegādes pavadzīmēm , samazinot summu neatbilstības un automatizējot saskaņošanu.

Neatkarīgi no formāta, programmatūrai, ko izmantojat rēķinu izrakstīšanai, jāspēj izrakstīt, saņemt un uzglabāt rēķinus šajos standartos , kā arī apmainīties ar obligātajiem statusiem (nosūtīts, pieņemts, noraidīts, apmaksāts utt.), kas ir svarīgi maksājumu termiņu kontrolei un novēlotu maksājumu apkarošanai.

Priekšrocības uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem, kas pārsniedz likuma ievērošanu

Obligāta lietošana var izklausīties pēc uzspiešanas, taču patiesībā labi ieviesta e-rēķinu sistēma piedāvā ļoti skaidras priekšrocības ikdienas dzīvē , īpaši tiem, kas apstrādā ievērojamu dokumentu apjomu.

Ekonomiskā ziņā pāreja no papīra uz elektronisko formātu ievērojami samazina drukāšanas, piegādes, fiziskās arhivēšanas un dokumentu iznīcināšanas izmaksas . Turklāt tā samazina cilvēcisko kļūdu skaitu, novēršot nepieciešamību pārrakstīt datus, kā rezultātā tiek atgriezti mazāk dokumentu un tiek tērēts mazāk laika labojumiem.

Turklāt visu rēķinu centralizēta glabāšana pieejamā digitālā krātuvē ievērojami vienkāršo informācijas meklēšanas, pieprasījumu atbilžu sniegšanas un grāmatvedības slēgšanas vai nodokļu deklarāciju sagatavošanas procesu. Savienošana ar grāmatvedības sistēmām vai nodokļu veidlapām ir ievērojami vienkāršota.

No Valsts kases viedokļa e-rēķinu apvienojums ar statusa ziņojumiem un tādām sistēmām kā Verifactu ievērojami apgrūtina maksājumu kavējumu slēpšanu . Tam vajadzētu veicināt saprātīgāku maksājumu termiņu kultūru un samazināt komerciālos nokavējumus, kas ir viens no Crea y Crece likuma skaidri definētajiem mērķiem.

Visbeidzot, ietekme uz ilgtspējību un drošību nav nenozīmīga: papīra izmantošanas un dokumentu fiziskas transportēšanas samazināšana samazina ietekmi uz vidi, savukārt mākoņkrātuve un dublējumkopijas samazina datu zaudēšanas risku aparatūras kļūmju vai labi pārvaldītu drošības incidentu dēļ.

Programmatūras izvēles un digitālās pārejas plānošanas kritēriji

Visu iepriekš minēto mērķu sasniegšanas atslēga ir rēķinu izrakstīšanas programmatūra. Pareizās programmatūras izvēle vai jau lietotās programmatūras rūpīga pārskatīšana ir ļoti svarīga, lai pāreja noritētu gludi. Svarīgi nav tikai atbilstība likumiem, bet arī efektivitātes palielināšana ikdienas darbā.

Kopumā ir lietderīgi izvēlēties grāmatvedības vai rēķinu izrakstīšanas risinājumu, kas ir saderīgs ar Facturae, gatavs Verifactu un kas ļauj automatizēt pēc iespējas vairāk procesu . Ideālā gadījumā sistēmai vajadzētu integrēt rēķinu izrakstīšanu, grāmatvedību, iekasēšanu, maksājumus, krājumus un, ja iespējams, algas aprēķinu, lai izvairītos no informācijas izolācijas.

Izvērtējot rīkus, ir svarīgi ņemt vērā tādus aspektus kā saskarnes lietojamība (lai tā būtu intuitīva un rēķina izrakstīšanai nebūtu nepieciešams maģistra grāds), komandas apgūšanas vienkāršība un adaptācijas līkne. Ļoti jaudīga, bet nelietojama programma bieži vien tiek nepietiekami izmantota.

Ir arī svarīgi, lai programmatūra būtu mērogojama un integrētos ar citiem risinājumiem, ko jau izmantojat vai kas varētu būt nepieciešami (CRM, POS, e-komercijas platformas, banku pakalpojumi utt.), vēlams, izmantojot API vai standarta savienotājus. Tas radīs būtisku atšķirību jūsu uzņēmuma izaugsmes laikā.

Runājot par infrastruktūru, daudzi uzņēmumi izvēlas mākoņlietojumprogrammas, kas ļauj piekļūt tai no jebkuras vietas, strādāt attālināti un novērš nepieciešamību uzturēt savus serverus , veikt manuālus versiju atjauninājumus vai veidot lokālas dublējumkopijas.

Iekšējās apmācības un praktiskie soļi pielāgošanās procesā

Lai cik laba būtu programmatūra, ja cilvēki, kas to ikdienā lieto, to neapgūst, izmaiņas var kļūt par vilšanās avotu. Tāpēc ir svarīgi plānot pamata, labi fokusētu apmācību darbiniekiem, kas izraksta, saņem vai pārskata rēķinus.

Laba stratēģija parasti apvieno īsas apmācības par programmatūras pamatlietošanu ar ātras uzziņas materiāliem (iekšējām rokasgrāmatām, īsiem video, bieži uzdotajiem jautājumiem) un intensīvāka atbalsta periodu izmaiņu ieviešanas laikā. Jo vieglāk cilvēkiem ir uzdot jautājumus un kliedēt savas šaubas, jo vienmērīgāka būs pāreja.

Tāpat nav ieteicams mēģināt digitalizēt visu uzreiz. Vissaprātīgākā pieeja ir izstrādāt pakāpenisku soļu grafiku , sākot, piemēram, ar nelielu klientu vai piegādātāju grupu, ar kuriem ir viegli strādāt, vai ar noteikta veida dokumentiem un paplašinot darbības jomu, sistēmai stabilizējoties.

Mērķis ir ievērot obligātos termiņus, izmantojot jau ieviestos procesus, neimprovizējot pēdējā brīdī. Tas ietver iekšējo darbplūsmu pārskatīšanu (kā tiek apstiprināti rēķini, kas tos validē, kā tiek saskaņoti maksājumi) un pielāgošanu jaunajai digitālajai videi, nevis vienkārši atkārtojot uz papīra balstīto procesu.

Visbeidzot, būs svarīgi paziņot par izmaiņām klientiem un piegādātājiem , paskaidrot, kā viņi vēlas saņemt vai sūtīt rēķinus, un vienoties par formātiem un kanāliem, lai izvairītos no pārpratumiem (piemēram, vai tiks izmantotas privātas platformas, sertificēts e-pasts, klientu portāli utt.).

Īpašas saistības transporta un loģistikas jomā

Transporta un loģistikas nozare ir viena no tām, ko reforma ietekmē visvairāk, gan darījumu apjoma, gan nepieciešamības sinhronizēt grāmatvedības un loģistikas datus dēļ . Šeit obligāta elektronisko rēķinu izrakstīšana ir ne tikai nodokļu, bet arī operacionāls jautājums.

Transporta uzņēmumiem ir pilnībā jāatsakās no rēķinu sūtīšanas PDF vai papīra formātā un jāpāriet uz savstarpēji savietojamiem strukturētiem formātiem (Facturae, UBL vai CII), kas integrējas ar TMS, ERP un lielu starptautisku pārvadātāju vai klientu platformām.

Rēķina datiem ir jāatbilst saistītajiem loģistikas dokumentiem (transporta pasūtījumiem, eCMR, piegādes pavadzīmēm). Jebkādas neatbilstības svarā, iepakojumos vai datumos var izraisīt rēķinu noraidīšanu, maksājumu kavējumus vai pat sodus, ja tiek atklātas izsekojamības pazīmes.

Turklāt stāvokļu loģika (nosūtīts, pieņemts, noraidīts, apmaksāts) kļūst īpaši svarīga, lai izvairītos no tiesvedības un maksājumu kavējumiem , kā arī lai ievērotu maksimālos maksājumu termiņus, ko likums nostiprina kā līdzekli pret novēlotiem maksājumiem.

Lai gan dažas konkrētas tehniskās saistības transporta jomā joprojām ir atkarīgas no galīgās normatīvās izstrādes, ir skaidrs, ka nozares uzņēmumiem, kas paredz izmaiņas — pielāgojot savas datu pārvaldības sistēmas (TMS), uzņēmumu pārvaldības sistēmas (ERP) un dokumentu apmaiņas platformas —, būs ievērojamas priekšrocības, kad e-rēķini kļūs pilnīgi neizbēgami.

Sodi un riski par obligātās elektroniskās rēķinu sagatavošanas neievērošanu

Ignorēt šīs izmaiņas nav iespējams. Noteikumi paredz virkni naudas sodu un finansiālu sankciju tiem, kas, būdami spiesti to darīt, neizsniedz, nepārvalda vai pareizi neuzglabā savus elektroniskos rēķinus vai izmanto divējāda lietojuma vai neatbilstošu programmatūru.

Starp noteikumu projektos un administrācijas praksē apsvērtajām sankcijām ir naudas sodi līdz 10 000 eiro par pārkāpumiem , kas saistīti ar norēķinu sistēmām, kurus var palielināt atkārtota pārkāpuma gadījumā vai ja tiek pierādīts skaidrs krāpšanas nolūks.

Tiek ņemtas vērā arī soda naudas, kas tiek aprēķinātas procentos no nepareizi rēķināto darījumu apjoma , piemēram, 1% no kopējās nepareizi reģistrētās summas, ar minimālo un maksimālo summu ceturksnī no 300 līdz 6.000 eiro.

Ja pārkāpums ietekmē rēķinu glabāšanu vai saglabāšanu (piemēram, tie netiek glabāti noteiktos 4 gadus vai tos nav iespējams atgūt to sākotnējā formātā), naudas sods var tikt noteikts 300 eiro apmērā par katru skarto darījumu vai 2% apmērā no attiecīgo rēķinu summas , atkarībā no tā, kura summa ir lielāka.

Papildus tiešajai ekonomiskajai ietekmei neatbilstošas ​​programmatūras izmantošana vai rēķinu izsekojamības trūkums var izraisīt tāda atbalsta kā digitālā komplekta zaudēšanu , reputācijas problēmas ar klientiem un piegādātājiem un pat ļoti nopietnos nodokļu krāpšanas gadījumos darbības pagaidu apturēšanu vai nodokļu maksātāja reģistrācijas anulēšanu.

Kā var sagatavoties ārštata darbinieki, MVU un lielie uzņēmumi?

Pielāgošanās elektroniskajiem rēķiniem ne vienmēr ir traumatiska, ja to uztver kā labi plānotu digitalizācijas projektu , nevis tikai pēdējā brīža formalitāti. Lai gan galīgās tehniskās detaļas joprojām ir atkarīgas no gaidāmajiem noteikumiem, ir soļi, ko varat veikt jau tagad.

Pašnodarbinātajiem pirmais solis parasti ir izvēlēties vienkāršu, bet ar e-rēķiniem saderīgu norēķinu programmu , konfigurēt digitālo sertifikātu , iepazīties ar jauno rēķina formātu un nodrošināt, ka visa dokumentācija tiek glabāta droši un organizētā veidā.

MVU un lielāku uzņēmumu gadījumā var būt nepieciešams nedaudz plašāks projekts, kas ietver pašreizējās sistēmas auditu, integrāciju ar grāmatvedību, bankām un krājumu pārvaldību , jaunu rēķinu apstiprināšanas darbplūsmu definēšanu un dažādu komandu (administrācijas, finanšu, pārdošanas u. c.) apmācību.

Visos gadījumos ir ļoti ieteicams sekot līdzi normatīvo aktu attīstībai (konsultējoties ar oficiāliem avotiem vai paļaujoties uz specializētiem konsultantiem) un nevilcinieties lūgt profesionālu palīdzību, īpaši, ja apstrādājat lielu rēķinu apjomu vai strādājat vairākās valstīs ar atšķirīgiem noteikumiem.

Mērķis ir panākt, lai, pilnībā ieviešot šo prasību, elektronisko rēķinu izdošana, saņemšana un arhivēšana kļūtu par dabisku uzņēmuma ikdienas darbības sastāvdaļu, bez darbības pārtraukumiem vai pārtraukumiem.

Obligāto elektronisko rēķinu plaša ieviešana var šķist sarežģīts izaicinājums, taču, ja to pārvalda efektīvi, tā kļūst par reālu iespēju modernizēt procesus, samazināt izmaksas, iegūt kontroli pār finansēm un uzlabot attiecības ar valdības aģentūrām un biznesa partneriem . Sagatavošanās sākums savlaicīgi ir labākais veids, kā pārvērst šo juridisko pienākumu par skaidru konkurences priekšrocību.