- Galvenās atšķirības starp CC izmantošanu grupas redzamībai un BCC izmantošanu saņēmēja privātuma nodrošināšanai.
- BCC lauka aktivizēšanas metodes atkarībā no Outlook versijas, tostarp iespēja to atstāt redzamu pēc noklusējuma.
- Konfigurējiet klienta noteikumus, lai automatizētu kopiju sūtīšanu, un izmantojiet kategorijas, lai pārvaldītu izņēmumus.
- Ieteikumi, kā novērst e-pasta ziņojumu ar slēpto kopiju (BSC) atpazīšanu kā surogātpastu, un pakalpojumu sniedzēju sūtīšanas ierobežojumi.
Esmu pārliecināts, ka, rakstot e-pastu programmā Outlook, esat domājis, kur atrodas slēptās kopijas (BCC) lauks vai kā izvairīties no nepieciešamības to meklēt katru reizi, rakstot ziņojumu. Dažreiz Microsoft vide var būt nedaudz mulsinoša, jo tā mainās atkarībā no izmantotās versijas — klasiskās darbvirsmas versijas, jaunākās, modernizētās versijas vai tīmekļa versijas.
Zināt, kā pārvaldīt adresātu laukus, nav tikai tehnikas jautājums, bet arī digitālās etiķetes un privātuma jautājums . Nav tas pats, kas kopēt savu priekšnieku projektā, un nosūtīt darba piedāvājumu divdesmit kandidātiem, nevienam no viņiem nezinot, ka pārējie to ir saņēmuši. Šajā ziņā CC un BCC apgūšana ļauj jums saglabāt kontroli pār sarunām un novērst iesūtnes pārvēršanos haotiskajā masveida atbilžu juceklī.
Izpratne par atšķirību starp CC un CCO
Sākumā ar pamatiem, CC (kopijas) lauks tiek izmantots, ja vēlamies, lai vairākas personas saņemtu vienu un to pašu informāciju, bet negaidām, ka visi atbildēs . Tas ir ideāli piemērots, lai kādu "informētu". Svarīgākais ir tas, ka visi saņēmēji var redzēt, kas vēl ir saņēmis e-pastu , padarot to par ideālu risinājumu komandu pārredzamībai.
No otras puses, mums ir lauks BCC (Blind Carbon Copy — slēptā kopija). Šis lauks ir galvenais konfidencialitātes un datu aizsardzības rīks . Ievadot šeit adresi, saņēmējs saņem ziņojumu, bet viņa identitāte paliek neredzama nevienam citam . Tā ir obligāta opcija, ja sūtāt e-pastus cilvēkiem, kuri viens otru nepazīst, jo tā neļauj jums kopīgot viņu adreses bez atļaujas un ievērojami samazina risku, ka kāds izmantos šo sarakstu surogātpastam.
Kā aktivizēt BCC lauku atkarībā no jūsu Outlook versijas
Atkarībā no instalētās versijas, ceļš uz slēpto kopijas atrašanu nedaudz atšķiras. Šeit ir detalizēts ceļvedis:
- Jaunajās Outlook un tīmekļa versijās: Veidojot jaunu e-pastu vai atbildot uz to, dodieties uz cilni “Opcijas” un meklējiet sadaļu “Rādīt laukus”. Tur varēsiet veikt tālāk norādītās darbības. atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt slēpto kopijuDažās tīmekļa versijās jums vienkārši jānoklikšķina tieši uz saites “BCC”, kas parādās rindas “Kam” beigās.
- Klasiskajā Outlook versijā: Ja ziņojumu rakstāt atsevišķā logā, dodieties uz cilni Opcijas un atlasiet pogu Diskrētā kopija. Ja rakstāt no lasīšanas rūts, poga Diskrētā kopija būs redzama. pieejams tieši augšējā lentē.
- Pastāvīga konfigurācija: Ja nevēlaties to aktivizēt katru reizi, varat atvērt Outlook izvēlni, ievadīt Iestatījumi un pēc tam Rakstīt. Tur atradīsiet opciju, lai Pēc noklusējuma iespējojiet lauku “Bcc”tāpēc tas parādīsies ikreiz, kad rakstīsiet.
Paplašināta pārvaldība: automatizācija un noteikumi
Ja esat pieredzējis lietotājs vai pārvaldāt atbalsta komandu, iespējams, vēlēsities automātiski kopēt noteiktus e-pastus . Šim nolūkam tiek izmantoti klienta noteikumi. Varat konfigurēt programmu Outlook tā, lai katrs nosūtītais ziņojums tiktu automātiski kopēts kolēģim vai publiskai grupai. To var izdarīt cilnē Sākums sadaļā Noteikumi un brīdinājumi, izveidojot jaunu noteikumu, kas tiek lietots nosūtītajiem ziņojumiem.
Ļoti noderīgs triks, lai nepārslogotu cilvēkus, ir kategoriju izmantošana. Varat izveidot kategoriju ar nosaukumu "Bez automātiskas kopijas" un konfigurēt noteikumu tā, lai ikreiz, kad piešķirat šo etiķeti e-pastam , automātiskā kopija netiktu nosūtīta. Tas dod jums iespēju katrā gadījumā atsevišķi izlemt, kam jāpaziņo par jūsu rakstīto, katru reizi neatspējojot vispārējo noteikumu.
Praktiski padomi un piesardzības pasākumi, lietojot CCO
Ne tikai jānoklikšķina uz pogas; jums jābūt uzmanīgiem attiecībā uz to, kā šie e-pasti tiek uztverti. Svarīgi ir tas, ka daudzi surogātpasta filtri e-pastus ar pārāk daudz adresātiem laukā “BCC” atzīmē kā aizdomīgus. Lai jūsu ziņojums nenonāktu surogātpasta mapē, ideālā gadījumā saņēmējam pirms masveida e-pastu sūtīšanas jau vajadzētu būt pievienojušam jūs kā drošu sūtītāju .
Tāpat paturiet prātā, ka slēptā kopija (DISK) var būt lielisks rīks nekontrolētu sarunu pavedienu palēnināšanai . Ja liela grupa atbild visiem un pārslogo visu iesūtni, varat atbildēt tieši sūtītājam un pārvietot ziņojumu uz slēptās kopijas lauku. Tas ļauj visiem zināt, ka esat viņus pievienojis slēptās kopijas sarakstam, lai samazinātu masveida atbilžu apjomu , un lūdz viņiem sazināties ar jums tieši.
Sistēmas vizualizācija un ierobežojumi
Ir svarīgi atcerēties, ka, ja esat e-pasta saņēmējs, jūs nekad nezināsiet, vai laukā “Slēptā kopija” ir iekļautas citas personas ; šī informācija ir privāta. Tikai sūtītājs var pārbaudīt, kas bija laukā “Slēptā kopija”, atverot savu mapi “Nosūtītie vienumi” un sākotējo ziņojumu.
Visbeidzot, paturiet prātā, ka e-pasta pakalpojumu sniedzējiem ir ierobežojumi. Neatkarīgi no tā, vai izmantojat laukus “Kam”, “Kopija” vai “Slēptā kopija”, visas adreses tiek ieskaitītas kopējā saņēmēju skaita ierobežojumā vienam ziņojumam (kas daudziem kontiem parasti ir aptuveni 100). Ja jums ir jānosūta informācija simtiem cilvēku, visprofesionālākā un drošākā pieeja ir izmantot e-pasta mārketinga rīkus vai oficiālus adresātu sarakstus, lai izvairītos no konta bloķēšanas.
Apgūstot šos Outlook rīkus, jūs varat nemanāmi pāriet no atklātas un sadarbības komunikācijas, izmantojot CC, uz stingri privātu un profesionālu pārvaldību, izmantojot BCC. Neatkarīgi no tā, vai konfigurējat automātiskus noteikumus, lai sekotu līdzi projektiem, vai aizsargājat kontaktpersonu privātumu masveida pasta sūtījumos, galvenais ir zināt, kā pielāgot programmas iestatījumus ziņojuma vajadzībām un vienmēr ievērot kontaktpersonu datu konfidencialitāti.