Bagaimana untuk mencari fail dengan lebih pantas pada PC Windows

Berita Digital » Sumber » Cara mencari fail dengan lebih pantas pada PC Windows

Jika anda rasa anda menghabiskan lebih banyak masa mencari fail daripada benar-benar bekerja , anda tidak keseorangan. Antara dokumen, foto, muat turun, projek dan salinan pendua, mana-mana PC boleh menjadi kucar-kacir dengan cepat di mana mencari sesuatu yang khusus boleh mengambil masa beberapa minit… atau tidak pernah berlaku.

Berita baiknya ialah Windows dan beberapa aplikasi khusus menawarkan alat dan cara untuk mencari fail hampir serta-merta , mengikut nama, kandungan, saiz, jenis atau tarikh. Dalam panduan ini, anda akan melihat cara memanfaatkan sepenuhnya carian Windows 10 dan 11, apa yang perlu dilakukan apabila sistem tidak menemui apa-apa dan program luaran yang terbaik untuk carian yang lebih pantas.

Cara carian berfungsi dalam Windows 10 dan Windows 11

Sebelum memasang apa-apa, adalah penting untuk memahami cara sistem berfungsi. Windows mengekalkan indeks dalaman dengan lokasi dan ciri asas fail , supaya apabila anda mencari, ia tidak perlu menyemak cakera demi cakera, folder demi folder, sesuatu yang akan mengambil masa yang lama pada komputer dengan banyak data.

Dalam Windows 10, bar carian dipaparkan dengan jelas dalam bar tugas dan menu Mula . Cuma taip nama program, dokumen, folder atau perkataan generik, dan sistem akan mengembalikan hasil yang merangkumi campuran aplikasi, pilihan panel tetapan, fail dan juga hasil web.

Dalam Windows 11, kelakuannya adalah serupa, walaupun antara mukanya agak berbeza dan lebih minimalis. Anda boleh menaip terus ke dalam kotak carian pada bar tugas atau membuka Mula dan mula menaip untuk melihat aplikasi, dokumen terkini dan item berkaitan yang lain dengan segera.

Enjin carian global ini bergantung sepenuhnya pada indeks Windows. Jika fail atau folder tidak diindeks, ia tidak akan muncul dalam hasil carian walaupun ia wujud pada cakera , dan di situlah Penjelajah Fail dan beberapa tetapan tambahan memainkan peranan.

Cari dari File Explorer seperti seorang profesional

Selain bar carian menu Mula, File Explorer sendiri menyertakan bar carian khusus di sudut kanan atas setiap tetingkap. Dari situ, anda boleh memfokuskan carian anda pada pemacu, folder atau keseluruhan PC anda tertentu, bergantung pada kedudukan anda sebelum menaip.

Dalam versi Windows terkini, carian ini kelihatan mudah, tetapi sebenarnya menyembunyikan banyak pilihan lanjutan . Dalam Windows 10, apabila anda melakukan carian, tab "Alat Carian" muncul dalam reben, di mana anda boleh menapis mengikut tarikh, saiz, jenis fail, folder, sejarah carian atau menyimpan carian itu untuk kemudian.

Dalam Windows 11, reben telah dipermudahkan dan beberapa fungsi telah dikurangkan atau dialihkan. Kini anda mempunyai butang "Pilihan Carian" pada bar alat yang membolehkan anda menala halus tempat untuk mencari (folder semasa sahaja atau juga subfolder), sama ada untuk memasukkan fail termampat, sama ada untuk mengimbas kandungan dokumen teks dan menggunakan penapis mengikut saiz, jenis atau tarikh.

Dengan alatan ini, bar carian Explorer tidak lagi menjadi kotak teks mudah dan menjadi cara yang sangat berkesan untuk mencari fail tertentu dengan cepat dalam pokok folder besar, dengan syarat anda tahu cara menggunakan penapis.

Memperbaik dan juga membina semula pengindeksan Windows

Salah satu sebab paling biasa Windows tidak dapat menemui apa-apa adalah kerana indeks telah rosak atau ketinggalan zaman . Sistem mencipta indeks dengan laluan dan nama semua fail yang dipilih untuk diindeks; jika indeks ini gagal, carian menjadi perlahan, menghasilkan sedikit hasil atau tiada langsung.

Untuk menyelesaikan masalah ini, anda boleh menggunakan alat "Indexing Options", yang boleh diakses daripada bar carian Windows dengan menaip "Indexing Options" dalam menu Mula . Dari tetingkap ini, anda boleh melihat lokasi yang sedang diindeks (secara lalai, folder pengguna, menu Mula dan sebagainya). Jika terdapat sesuatu yang tidak kena, klik pada "Advanced Options" dan kemudian "Rebuild" dalam bahagian penyelesaian masalah.

Selain itu, Windows 10 mempunyai bahagian khusus dalam Tetapan yang dipanggil "Mencari dalam Windows ," manakala dalam Windows 11 pilihan ini terletak dalam Tetapan > Privasi & keselamatan > Carian dalam Windows. Dalam kedua-dua kes, anda boleh memilih antara mod pengindeksan klasik (hanya beberapa folder) atau mod pengindeksan dipertingkatkan (hampir keseluruhan cakera), semak status pengindeksan dan kecualikan folder yang anda tidak mahu muncul dalam carian.

Dalam PC Copilot+ yang baharu, Microsoft telah mengambil langkah selanjutnya dengan apa yang dipanggilnya pengindeksan semantik . Selain pengindeksan tradisional, peranti ini mencipta indeks yang mampu menghubungkan konsep: jika anda mencari "pasta," ia juga boleh menunjukkan kepada anda dokumen atau foto "lasagna" atau resipi berkaitan, walaupun perkataan itu tidak sepadan. Keseluruhan indeks semantik ini disimpan secara setempat, sama ada pada peranti itu sendiri atau pada PC dalam awan Windows 365, dan Microsoft menyatakan bahawa ia tidak dihantar ke pelayannya atau digunakan untuk melatih model AI.

Dalam Copilot+ PC, pengindeksan semantik diaktifkan secara lalai, tetapi anda boleh melumpuhkan lokasi atau jenis fail tertentu dengan pergi ke Tetapan > Privasi dan keselamatan > Carian Windows > Pilihan pengindeksan lanjutan . Walau bagaimanapun, Microsoft mengesyorkan agar komputer anda dipasangkan seketika pada kali pertama untuk membolehkan proses pengindeksan awal selesai tanpa menjejaskan prestasi.

Helah carian dengan arahan dan kad bebas

Selain butang dan menu, Windows Search menyokong sejenis "bahasa mini" dengan operator dan penapis yang membolehkan anda memperhalusi carian anda terus dari bar carian Explorer. Sebaik sahaja anda terbiasa dengannya, lebih cepat untuk menaip beberapa arahan daripada terus membuka menu.

Untuk bermula, anda boleh menggunakan operator Boolean seperti NOT, OR, tanda petikan dan kurungan. Contohnya, “dog NOT cat” (atau “dog -cat”) mencari fail yang berkaitan dengan dog yang tidak mengandungi perkataan “cat”; “dog OR cat” mengembalikan fail yang mengandungi mana-mana perkataan; tanda petikan membolehkan anda mencari frasa yang tepat dan kurungan menunjukkan bahawa perkataan tersebut boleh berada dalam sebarang susunan, seperti (dog cat).

Kemudian anda mempunyai penapis umum , yang ditulis sebagai "filter:value". Antara yang paling berguna ialah date:, modified:, created:, size:, class:, ext:, folder:, atau file:. Contohnya, "date:today" atau "date:yesterday" mengehadkan hasil kepada fail yang diubah suai pada hari itu; "size:large" menapis mengikut saiz; "class:image" mengembalikan foto daripada sebarang format; dan "ext:jpg" memfokuskan carian pada jenis fail tersebut.

Selain itu, anda boleh menggunakan kad bebas seperti asterisk untuk mencari apabila anda hanya mengingati sebahagian daripada nama tersebut. Carian seperti ` soft*` akan mencari semua fail yang namanya bermula dengan "soft" (cth., `software`, `softonic`, `soft-test`, dsb.), dan `*soft*` akan mencari sebarang fail yang mengandungi rentetan tersebut di tengah. Begitu juga, `*.gif` akan memaparkan semua imej GIF dalam folder semasa dan subfoldernya.

Terdapat penapis yang lebih khusus untuk jenis kandungan tertentu, seperti slaid: untuk mengira bilangan halaman dalam pembentangan, komen: untuk mencari anotasi dalam dokumen Word atau medan seperti artis:, album:, trek:, genre:, tempoh:, tahun:, orientasi:, lebar: dan tinggi: untuk mencari lagu, video atau imej berdasarkan metadata mereka.

Cari fail besar untuk mengosongkan ruang

Apabila cakera anda penuh, perkara pertama yang perlu dilakukan ialah mengetahui apa yang mengambil begitu banyak ruang. Dari dalam File Explorer, anda boleh mencari fail mengikut saiz dan menyusun hasilnya untuk mengenal pasti fail yang terbesar dengan cepat dan memutuskan sama ada untuk memadam atau mengalihkannya.

Dalam Windows, cuma buka File Explorer (Win + E), pilih pemacu yang ingin anda semak dan gunakan kotak carian. Anda boleh mengklik pada kotak tersebut dan, daripada tab Carian (dalam Windows 10), kembangkan bahagian "Saiz" di bawah Perhalusi untuk memilih daripada kategori yang telah ditetapkan seperti kosong, kecil, kecil, sederhana, besar, besar atau gergasi.

Pilihan lain ialah mengklik pada pengepala lajur "Saiz" dalam paparan butiran dan memilih julat saiz yang anda minati, dengan menggunakan penapis terus daripada senarai fail. Kedua-dua kaedah berfungsi dengan julat yang telah ditetapkan yang sama.

Jika anda memerlukan lebih ketepatan, anda boleh menaip sesuatu seperti size:>500MB secara manual ke dalam bar carian untuk mencari semua fail yang lebih besar daripada 500MB, atau menggunakan nilai yang berbeza bergantung pada apa yang anda ingin jejaki. Kemudian, menyusun mengikut saiz akan membawa "raksasa" sebenar cakera anda ke bahagian atas.

Selain File Explorer, sesetengah pengeluar mengesyorkan alat luaran seperti WizTree, WinDirStat atau SpaceSniffer untuk memetakan penggunaan cakera secara visual, di mana setiap blok mewakili folder dan fail secara berkadaran dengan saiznya . Utiliti ini sangat berguna untuk melihat sekilas direktori mana yang menggunakan ruang storan paling banyak.

Sistem dan pengurusan fail sementara

Sebahagian besar ruang yang terbuang sering diisi oleh fail sementara, sisa kemas kini dan fail sistem lain yang tidak lagi diperlukan. Memadamkannya secara manual boleh membahayakan jika anda tidak tahu apa yang anda lakukan, jadi sebaiknya gunakan alat yang disediakan oleh Windows itu sendiri.

Untuk melakukan ini, buka File Explorer, cari pemacu utama anda (biasanya C:), klik kanan padanya dan pilih "Properties." Dari sana, anda boleh mengakses pilihan seperti pembersih untuk fail sementara dan kandungan sisa daripada Windows Update atau perisian antivirus anda , yang akan dikenal pasti oleh sistem untuk anda supaya anda boleh memadamkannya dengan selamat.

Dengan cara ini, Windows menjejaki fail sistem yang tidak diperlukan dan menyediakan senarai perkara yang boleh dialih keluar dengan selamat. Ini adalah cara cepat untuk memulihkan beberapa gigabait sekaligus, terutamanya selepas kemas kini sistem pengendalian utama.

Program luaran untuk carian fail segera

Enjin carian terbina dalam Windows telah banyak dipertingkatkan, tetapi apabila anda berurusan dengan berjuta-juta fail atau mahukan ciri tambahan yang sangat khusus , aplikasi pihak ketiga yang mengkhusus dalam carian ultra pantas akan memainkan peranan.

Kebanyakan program ini memanfaatkan indeks sistem sendiri atau membaca struktur dalaman secara langsung seperti Jadual Fail Induk (MFT) pada cakera NTFS, mencapai hasil segera dengan penggunaan sumber yang minimum. Tambahan pula, ia sering merangkumi penapis lanjutan, carian berasaskan kandungan, penjimatan pertanyaan dan ciri lain yang tidak disertakan secara lalai.

SearchMyFiles: carian ultra terperinci

SearchMyFiles, oleh Nirsoft, ialah utiliti mudah alih yang berkuasa untuk mencari fail menggunakan hampir semua kriteria . Antara mukanya bukanlah yang tercantik, tetapi sebagai balasannya, ia menawarkan tahap penyesuaian yang besar: anda boleh menapis mengikut penciptaan, pengubahsuaian dan tarikh akses terakhir, mengikut atribut, mengikut saiz, mengikut sambungan, mengikut laluan yang disertakan atau dikecualikan dan juga mengikut kandungan fail.

Antara ciri-cirinya, ia menonjol untuk mencari fail pendua, bukan pendua, fail dengan nama yang sama dan variasi serupa yang lain. Ini menjadikannya alat yang hebat untuk mengesan fail berulang dan mengosongkan ruang tanpa merosakkan apa-apa yang penting. Program ini memaparkan senarai terperinci yang boleh anda simpan sebagai HTML, CSV, XML atau salin ke papan keratan.

Dalam pilihan carian, anda boleh memilih sama ada untuk mengecualikan direktori sistem dan folder tersembunyi , melaraskan kedalaman imbasan dan menentukan set fail untuk dicari dengan tepat. Sebaik sahaja anda melancarkan carian dengan "Mula Carian", hasilnya akan muncul dalam tetingkap lain, di mana anda boleh mengisih, menapis dan memilih item.

Salah satu penambahbaikan terkini pada SearchMyFiles ialah keupayaan untuk mencari padanan dalam teks dokumen , bukan hanya mengikut nama. Dengan mengaktifkan pilihan "Fail Contains > Text", anda boleh mencari dokumen berdasarkan perkataan atau frasa yang terkandung di dalamnya—sangat berguna apabila anda mengingati topik tetapi bukan tajuknya.

Daripada menu konteks setiap hasil carian, anda boleh memadam fail, menamakannya semula, membukanya atau pergi terus ke folder tempat ia berada, yang memudahkan pengurusan seterusnya. Dan memandangkan ia merupakan alat mudah alih, anda tidak perlu memasang apa-apa pada sistem anda ; hanya ekstrak dan jalankannya.

Segala-galanya: enjin carian segera yang terbaik

Semuanya merupakan nama klasik dalam mencari fail hampir serta-merta dalam Windows . Ia percuma, sangat ringan (file boleh laku sekitar 2 MB) dan menggunakan RAM yang sangat sedikit, menjadikannya pilihan ideal walaupun pada komputer sederhana.

Kali pertama anda menjalankan Everything, ia akan mencipta indeks semua kandungan pada pemacu setempat anda. Mulai saat itu, carian akan segera dan dikemas kini dalam masa nyata setiap kali fail dicipta, dipadam atau dinamakan semula. Menaip di bar atas sudah memadai untuk menapis senarai hasil secara langsung.

Ia termasuk penapis mengikut jenis fail, laluan, sambungan dan kriteria lain daripada menu "Carian", yang membolehkan anda memperhalusi hasil apabila bekerja dengan ratusan ribu fail . Ia juga menawarkan sistem "Penanda Halaman" untuk menyimpan pertanyaan yang kerap digunakan dan menjalankannya semula tanpa perlu menaip apa-apa.

Satu lagi ciri menarik ialah pelayan HTTP bersepadunya, yang membolehkan anda melakukan carian jauh terhadap PC anda dari komputer lain pada rangkaian tempatan anda , dan juga dari internet jika dikonfigurasikan dengan betul (dengan risiko yang wujud). Walau bagaimanapun, set cirinya tidak seluas beberapa pesaing yang lebih maju.

Pendek kata, Everything menonjol kerana gabungan kelajuan yang hebat, antara muka yang mudah dan penggunaan sumber sifar, menjadikannya penyelesaian ideal untuk sesiapa sahaja yang ingin menambah baik carian tanpa terlalu banyak kerumitan.

WizFile: Kelajuan melampau membaca MFT

WizFile ialah satu lagi pencari fail yang direka untuk mencari sebarang fail pada PC anda dalam beberapa saat , sama ada pada cakera keras, SSD atau perkongsian rangkaian. Ciri utamanya ialah, pada pemacu NTFS, ia membaca Jadual Fail Induk (MFT) secara langsung, menghapuskan keperluan untuk menjana atau menyelenggara pangkalan data berasingan: ia menyimpan semuanya dalam memori dan bertindak balas serta-merta.

Antara mukanya sangat jelas: kotak carian di bahagian atas dan senarai hasil di bawah, dengan lajur untuk nama, laluan, saiz, tarikh pengubahsuaian, dsb. Anda boleh menapis mengikut jenis fail, saiz, tarikh dan lokasi , dan hasilnya dipaparkan semasa anda menaip, tanpa sebarang kelewatan yang ketara.

Program ini tersedia dalam kedua-dua versi yang boleh dipasang dan mudah alih, jadi anda boleh menjalankannya dari pemacu USB jika perlu. Ia percuma sepenuhnya untuk kegunaan peribadi, menjadikannya sangat menarik kepada pengguna rumah.

Kekuatan terbesarnya terletak pada gabungan kelajuan dan kemudahan penggunaannya , direka untuk mereka yang mahukan sesuatu yang lebih berkuasa daripada enjin carian Windows tetapi tanpa terikat dengan tetapan lanjutan. Sesetengah pengguna lanjutan mungkin terlepas ciri tambahan, tetapi untuk kegunaan harian, ia lebih daripada mencukupi.

Berbanding dengan alatan lain, keluk pembelajaran adalah minimum: hanya jalankan program, taip istilah carian anda dan gunakan satu atau dua penapis jika anda ingin memperhalusi senarai. Ada sedikit lagi yang perlu dipelajari, dan banyak masa dijimatkan.

Senarai: Carian bersepadu di mana-mana sahaja

Listary mengambil pendekatan yang berbeza: bukannya sekadar tetingkap carian, ia disepadukan dengan lancar ke dalam sistem sebagai pelancar universal dan enjin carian . Anda boleh mengaktifkannya pada bila-bila masa dengan menekan kekunci Control kiri dua kali dan kotak teks tindanan akan muncul di mana anda boleh menaip apa yang anda ingin cari.

Dari panel ini, anda boleh membuka fail, melancarkan program, menavigasi ke folder dan juga memindahkan serta menyalin fail antara direktori dengan cepat . Tambahan pula, ia berintegrasi dengan pengurus fail popular seperti Total Commander, Directory Opus, XYplorer, Xplorer2, WinRAR, FileZilla dan lain-lain, sambil menambah fungsi carian segera pada antara mukanya sendiri.

Dalam panel pilihan, Listary membolehkan anda menentukan jenis item yang anda mahu muncul dalam hasil carian dan yang tidak, menjadikan carian anda lebih kemas. Secara visual, ia lebih digilap daripada banyak alat serupa yang lain, menjadikannya sangat mesra pengguna untuk pengguna yang kurang teknikal.

Walaupun program ini boleh dijalankan dalam mod mudah alih, ia diedarkan terutamanya melalui pemasang dari laman web rasminya. Walau apa pun, pendekatan hibridnya, yang menggabungkan fungsi pelancar dan carian, menjadikannya alternatif yang sangat baik bagi mereka yang mahukan sesuatu yang lebih "moden" daripada senarai fail yang ringkas.

PowerToys Run: Pelancar Microsoft

Microsoft PowerToys ialah suit utiliti lanjutan untuk pengguna yang ingin membuka kunci ciri yang tidak diaktifkan secara lalai . Dalam suit ini, alat yang kami minati ialah PowerToys Run, carian dan pelancar universal yang boleh anda buka menggunakan pintasan papan kekunci yang boleh dikonfigurasikan.

Pada asalnya direka bentuk sebagai pelancar aplikasi mudah, Microsoft telah menambah integrasi dengan Windows Search supaya ia juga boleh mencari fail dan folder. Dalam panel PowerToys, anda boleh mengaktifkan pemalam "Windows Search" dalam Run supaya hasil menaip daripada indeks sistem itu sendiri dipaparkan.

Kelebihannya ialah, setelah dikonfigurasikan, anda boleh menekan pintasan (secara lalai Alt + Space atau yang serupa), taip nama fail atau folder dan membukanya secara langsung tanpa perlu melalui Explorer atau menu Mula . Bersama-sama dengan pemalam lain (pengiraan, penukaran unit, dll.), ia menjadi alat yang sangat serba boleh.

Kelemahan utama ialah untuk menggunakan Run, anda perlu memasang keseluruhan suite PowerToys, yang boleh menjadi berlebihan jika anda hanya mahukan alat carian. Walaupun begitu, integrasi Windows sangat baik, dan penggunaan sumber agak sederhana untuk apa yang ditawarkannya.

Enjin carian pantas lain: DocFetcher, UltraSearch, WizFile dan SwiftSearch

Selain alat yang dinyatakan di atas, terdapat enjin carian lain yang sangat menarik untuk kes penggunaan yang lebih khusus atau carian yang lebih teknikal . Salah satunya ialah DocFetcher, yang memberi tumpuan kepada pengindeksan hanya folder yang anda tentukan dan bukannya keseluruhan cakera. Ia sesuai jika anda bekerja terutamanya dengan dokumen dan mahukan carian yang sangat terperinci mengikut kata kunci, saiz, jenis fail atau format.

DocFetcher membolehkan anda melihat pratonton dokumen dalam Office, PDF, OpenOffice, HTML, teks biasa dan format lain , semuanya dari tetingkapnya sendiri. Ini sangat mudah untuk mengesahkan sama ada fail tersebut adalah fail yang anda cari tanpa perlu membukanya dalam program asalnya. Ini mempercepatkan semakan fail dalam kuantiti yang besar dengan ketara.

UltraSearch, bagi pihaknya, menampilkan dirinya sebagai enjin carian fail dan folder yang ultra pantas , dengan sokongan untuk penapis kemasukan dan pengecualian, carian mengikut jenis fail dan kandungan dalaman, malah kemungkinan untuk mengelakkan direktori sistem yang anda tidak berminat untuk semak.

WizFile, yang telah kita bincangkan, juga disebut dalam banyak perbandingan kerana kesederhanaan dan kelajuannya apabila bekerja dengan MFT pada NTFS. Ia sangat berguna apabila anda ingin mencari mengikut nama atau laluan tertentu menggunakan wildcard seperti asterisk atau gabungan format dan kata kunci (contohnya, *.mp3 dance untuk mencari lagu yang merupakan MP3 dan mengandungi "dance" dalam namanya).

Akhir sekali, SwiftSearch menonjol sebagai salah satu daripada beberapa enjin carian yang tidak perlu mengindeks apa-apa langsung . Ia boleh mengimbas semua pemacu atau folder tertentu tanpa mencipta indeks berterusan, mengembalikan hasil dalam beberapa saat dan memaparkan maklumat yang tepat tentang laluan, saiz dan tarikh penciptaan, akses dan pengubahsuaian.

Pengurusan dokumen dan perisian carian lanjutan

Apabila jumlah dokumen sangat besar, seperti yang sering berlaku dalam perniagaan, adalah lebih cekap untuk beralih daripada enjin carian mudah kepada sistem pengurusan dokumen yang lengkap . Penyelesaian ini bukan sahaja mempercepatkan carian tetapi juga meningkatkan organisasi, keselamatan dan aliran kerja.

Windows Explorer praktikal tetapi terhad untuk persekitaran dengan beribu-ribu atau berjuta-juta fail yang tersebar merentasi pemacu setempat, rangkaian dan storan awan . Pengindeksan Windows bergelut dengan begitu banyak data, memerlukan penyelenggaraan manual untuk menentukan folder mana yang hendak disertakan dan secara amnya tidak menawarkan kawalan terperinci ke atas repositori yang berbeza.

Alat pengurusan dokumen, seperti d.doc, mencipta "pejabat" atau "laci" logik yang mengumpulkan set folder dan repositori, membolehkan anda mencari hanya dalam segmen yang berkaitan dan meninggalkan timbunan dokumen yang tidak ada kena mengena dengan apa yang anda perlukan pada masa itu.

Tambahan pula, sistem ini menggabungkan ciri-ciri canggih seperti carian Boolean yang digabungkan dengan bahasa semula jadi , carian anggaran (untuk menyokong kesalahan taip) dan pengembangan istilah (mencari bentuk perkataan yang berbeza), menjadikannya lebih mudah untuk mencari dokumen tertentu walaupun anda tidak ingat tajuk yang tepat.

Satu lagi ciri utama platform ini ialah metadata yang kaya. Selain tarikh atau saiz, sistem pengurusan dokumen yang baik membolehkan anda menambah dan mengedit medan seperti tajuk, pengarang, jabatan, status, kata kunci atau jenis proses , dan kemudian menapis dan mencari mengikutnya. Ia seperti menambah "kulit" lengkap pada setiap fail dengan semua maklumat yang anda perlukan.

Pengecaman aksara optik (OCR) untuk mencari dalam imbasan

Salah satu masalah terbesar dengan pendigitalan dokumen ialah PDF atau imej yang diimbas, dengan sendirinya, tidak mengandungi teks yang boleh dibaca mesin . Bagi Windows, ia hanyalah satu blok piksel, jadi anda tidak boleh mencari di dalamnya menggunakan kata kunci.

Penyelesaiannya ialah OCR (Pengecaman Aksara Optik), satu proses di mana perisian menganalisis kecerahan dan bentuk piksel untuk menyimpulkan huruf dan perkataan yang terdapat dalam imej atau imbasan . Sebaik sahaja kandungan ditukar kepada teks, fail tersebut boleh diindeks dan diedit.

Banyak sistem pengurusan dokumen, seperti d.doc, mengintegrasikan OCR secara automatik, jadi apabila anda memuat naik dokumen yang diimbas, ia akan melalui proses pengecaman dan menjadi tersedia untuk dicari mengikut kandungannya . Ini penting untuk bekerja dengan arkib sejarah, kontrak yang ditandatangani, invois yang diimbas dan sebagainya.

Selain membolehkan carian, OCR membuka pintu kepada penyuntingan teks dalam PDF dan imej yang diimbas , menukar pembentangan, mengubah suai templat dan mendigitalkan borang bercetak untuk penyiapan komputer. Dalam persekitaran yang banyak menggunakan kertas, perbezaan produktiviti adalah sangat besar.

Perisian pengurusan dokumen yang baik biasanya menggabungkan OCR, metadata lanjutan, carian Boolean dan alat penukaran (contohnya, daripada PDF ke Excel atau Word) untuk menyediakan persekitaran kerja yang jauh lebih cekap daripada Windows Explorer yang mudah , terutamanya dalam syarikat yang perlu mengaudit, mensunting dan berkongsi dokumen dengan selamat.

Dengan semua perkara di atas, jelaslah bahawa kunci untuk mencari fail dengan lebih pantas pada PC terletak pada menggabungkan beberapa pendekatan secara berkesan: memanfaatkan pengindeksan Windows dan arahan cariannya, memastikan indeks sihat dan dikonfigurasikan dengan baik, menggunakan enjin carian luaran yang ultra pantas apabila volum memerlukannya, dan, dalam persekitaran profesional, mempertimbangkan pengurus dokumen yang baik dengan OCR dan metadata yang membolehkan meminimumkan masa yang terbuang untuk mencari fail dan memaksimumkan masa yang dihabiskan untuk bekerja dengannya.