- Kaedah untuk melihat kuota storan yang tersedia dan ruang yang digunakan daripada web dan aplikasi desktop.
- Strategi terperinci untuk mengosongkan ruang dengan memadam fail besar, mengosongkan tong sampah dan mengurus lampiran Outlook.
- Perbezaan asas dalam pengurusan storan antara akaun peribadi dan akaun profesional atau pendidikan.
Kadangkala kita menghabiskan hidup kita menyimpan dokumen, foto dan folder di awan tanpa menyedari bahawa ruang tidaklah terbatas. Tiba-tiba, kita menghadapi amaran " cakera penuh" yang ditakuti dan tersekat, tidak dapat memuat naik satu fail lagi. Ini boleh menjadi masalah besar jika anda bekerja dalam pasukan atau mempunyai fail penting yang menunggu untuk disegerakkan.
Berita baiknya ialah Microsoft 365 menawarkan beberapa cara untuk menertibkan kekacauan digital kita. Ia bukan sekadar memadam untuk tujuan memadam, tetapi juga mengenal pasti apa yang paling banyak mengambil ruang supaya anda boleh membuat keputusan yang bijak tentang apa yang perlu disimpan dan apa yang perlu dihantar terus ke tong sampah, sama ada anda menggunakan akaun peribadi atau perniagaan.
Memeriksa storan daripada komputer
Jika anda tidak mahu membuka pelayar anda, anda boleh melihat sepintas lalu daripada aplikasi penyegerakan Windows. Cari sahaja ikon OneDrive biru di kawasan pemberitahuan (berhampiran jam), klik kanan padanya dan buka gear tetapan. Setelah berada di sana, cari bahagian Urus storan ; ini akan membawa anda ke halaman di mana anda akan melihat peratusan storan yang digunakan dan, yang paling berguna, senarai fail terbesar yang disusun mengikut saiz supaya anda boleh terus ke intinya.
Pengurusan melalui portal web OneDrive
Bagi mereka yang lebih suka kemudahan pelayar web, mengakses laman web adalah pilihan yang paling komprehensif. Setelah log masuk, panel navigasi kiri akan menunjukkan sekilas berapa banyak ruang yang anda ada dan berapa banyak yang telah anda gunakan. Mengklik pada nilai tersebut akan mengalihkan anda secara automatik ke bahagian metrik storan OneDrive , di mana anda boleh menganalisis folder demi folder apa yang membengkakkan storan awan anda.
Terdapat helah ringkas untuk terus ke inti pati: anda boleh mengakses URL onedrive.live.com/?v=managestorage . Ini membolehkan anda melangkau beberapa klik dan terus ke pengurusan kuota, di mana anda juga mempunyai butang untuk mengosongkan tong kitar semula — langkah penting kerana fail yang dipadam terus dikira dalam kuota anda sehingga anda memadamkannya secara kekal.
Perbezaan antara akaun peribadi dan profesional
Mempunyai OneDrive peribadi tidak sama dengan mempunyainya untuk kerja atau sekolah. Dalam akaun peribadi, had biasanya ditentukan oleh langganan Microsoft 365 anda atau pelan percuma. Jika anda melebihi had, fail anda menjadi baca sahaja , bermakna anda boleh memuat turunnya tetapi tidak boleh mengedit atau menambah apa-apa yang baharu.
Untuk akaun profesional atau pendidikan, pengurusan adalah berbeza, kerana pentadbir IT organisasi anda menentukan kuota storan anda. Jika anda kehabisan ruang, selain memadam fail, pilihan terbaik anda adalah menghubungi sokongan teknikal syarikat anda untuk meminta peningkatan kuota. Perlu diingat bahawa dengan akaun ini, storan merangkumi folder peribadi anda dan sebarang item dalam tong kitar semula tapak.
Cara mengosongkan ruang dengan berkesan
Apabila storan awan anda penuh, memadam beberapa foto sahaja tidak mencukupi. Untuk pembersihan menyeluruh, adalah lebih baik untuk menyemak beberapa perkara. Pertama, pergi ke tong kitar semula OneDrive anda dan kosongkannya sepenuhnya; sungguh menakjubkan berapa banyak gigabait terkumpul di sana tanpa kita sedari. Adalah juga idea yang baik untuk melihat folder kongsi anda , kerana kita kadangkala menyegerakkan kandungan daripada sumber lain yang mungkin menjejaskan kapasiti storan kita.
Satu lagi isu kritikal ialah e-mel. Memandangkan Microsoft 365 mengintegrasikan storan, lampiran Outlook.com boleh memakan ruang anda. Pergi ke tetapan langganan anda dalam Outlook dan kembangkan bahagian storan e-mel . Dari situ, anda boleh menyusun e-mel mengikut saiz dan memadam e-mel yang mempunyai lampiran yang sangat besar, pastikan anda juga memadam item daripada folder E-mel Sampah dan Item yang Dipadam anda.
Jika anda menggunakan alatan yang lebih moden seperti Microsoft Loop atau Designer , jangan lupa untuk membersihkan ruang kerja anda. Dalam Loop, anda boleh memadam halaman dan idea yang ketinggalan zaman, dan dalam Designer, adalah penting untuk menyemak bahagian Projek Saya untuk mengalih keluar sebarang imej yang dijana AI yang anda tidak lagi perlukan.
Petua untuk mengelakkan storan daripada penuh
Untuk mengelakkan tekanan ini sekali lagi, adalah idea yang baik untuk menerima pakai beberapa amalan terbaik. Contohnya, elakkan menyimpan fail data Outlook (.pst) ke OneDrive, kerana aplikasi tersebut memastikan ia sentiasa terbuka dan boleh memperlahankan penyegerakan komputer anda. Begitu juga, jika anda mempunyai fail termampat (ZIP, RAR) dan juga menyimpan fail asal, anda menduplikasi ruang yang digunakan secara tidak perlu.
Strategi pintar adalah dengan memindahkan folder yang tidak anda perlukan di awan ke lokasi setempat pada cakera keras anda . Hanya seret fail dari folder OneDrive ke mana-mana folder lain pada komputer anda yang tidak disegerakkan. Selain itu, ingat untuk membersihkan gulungan kamera telefon anda , kerana sandaran automatik sering dipenuhi dengan tangkapan skrin dan meme yang tidak menambah nilai.
Memastikan storan awan anda dioptimumkan memerlukan semakan metrik storan secara berkala dan pengosongan tong sampah merentasi pelbagai perkhidmatan Microsoft. Dengan menggabungkan pembersihan OneDrive, membersihkan lampiran besar dalam Outlook dan mengurus fail setempat, anda boleh memastikan aliran kerja anda tidak terganggu oleh ruang storan yang tidak mencukupi, dengan memanfaatkan sepenuhnya alat analisis saiz yang ditawarkan oleh platform pada aplikasi web dan desktop.