Cara memulihkan ruang dalam Gmail dan mengelakkan kehabisan storan

Informatec Digital » Sumber » Cara memulihkan ruang dalam Gmail dan mengelakkan kehabisan storan

Jika anda menggunakan Gmail setiap hari, peti masuk anda mungkin telah menjadi laci sampah digital : beribu-ribu e-mel, surat berita yang tidak pernah anda baca, lampiran yang besar, dan yang paling penting, Google Photos dan Drive juga menambah gigabait ke dalam timbunan tersebut. Walaupun 15 GB yang diberikan oleh Google kepada anda mungkin kelihatan mencukupi untuk semuanya, sebaik sahaja ia penuh, amaran dan masalah akan bermula.

Apabila had storan anda hampir mencecah, Google mungkin akan memutuskan sambungan anda: Gmail berhenti menghantar dan menerima e-mel , Drive berhenti memuat naik fail dan Photos berhenti membuat sandaran. Sebelum anda sampai ke tahap itu, adalah berbaloi untuk mempelajari cara memulihkan ruang dalam Gmail (dan seluruh akaun Google anda) dengan cara yang teratur, pantas dan yang paling penting, tanpa gangguan, tanpa kehilangan apa-apa yang penting.

Cara storan Google berfungsi dan sebab Gmail penuh

Perkara pertama yang perlu difahami ialah storan percuma sebanyak 15 GB itu bukan sahaja untuk Gmail: ia dikongsi antara Gmail, Google Drive dan Google Photos . Di samping itu, terdapat elemen lain yang kurang kelihatan, seperti sandaran WhatsApp pada Android atau data daripada aplikasi yang juga menggunakan ruang storan yang sama.

Apabila storan berada pada hadnya, Google mengenakan beberapa sekatan yang agak serius . Dalam Gmail, anda tidak boleh menghantar atau menerima mesej, dan e-mel masuk dikembalikan kepada penghantar dengan pemberitahuan peti mel penuh. Dalam Drive, fail baharu tidak lagi disegerakkan atau dimuat naik, dan dalam Dokumen, Helaian, Slaid dan aplikasi pejabat Google yang lain, anda tidak boleh mencipta dokumen baharu atau membenarkan orang lain mengedit dokumen sedia ada.

Dalam Google Photos, sekatan itu bermaksud tiada sandaran baharu untuk foto dan video akan dibuat . Semua yang telah anda simpan akan tetap ada, tetapi tiada kandungan baharu akan ditambah sehingga anda mengosongkan atau membeli lebih banyak storan. Dan berhati-hatilah: jika anda tidak berbuat apa-apa, anda mungkin terlepas e-mel penting selama berhari-hari tanpa menyedarinya.

Untuk menyemak ruang storan anda yang tinggal, anda akan melihat penunjuk penggunaan di bahagian bawah Gmail. Dari sana, anda boleh mengakses halaman pengurusan storan, yang memperincikan berapa banyak ruang yang digunakan oleh Gmail, Drive dan Photos secara berasingan . Ini adalah cara paling jelas untuk menentukan di mana masalahnya terletak.

Gunakan Google One dan alat rasmi untuk memulihkan ruang

Google telah memusatkan hampir semua perkara yang berkaitan dengan pembersihan ruang storan di platform Google One. Walaupun tanpa langganan, anda boleh menggunakan panel pengurusan storan untuk melihat apa yang mengambil ruang dan memadamkan sebahagian besar apa yang anda tidak perlukan.

Dari komputer anda, pergi ke Google One dan akses bahagian Storan. Di sana anda akan menemui bahagian yang dipanggil "Tuntut semula ruang anda ," yang mengumpulkan pilihan untuk mengosongkan ruang mengikut perkhidmatan (Gmail, Drive, Foto) dan mengikut jenis kandungan (fail besar, spam, item dalam tong sampah, dsb.).

Dalam "Kosongkan ruang akaun", anda boleh menyemak kategori seperti item sampah, spam, fail yang sangat besar atau kandungan aplikasi. Bergantung pada kategori, anda akan mempunyai pilihan untuk mengisih, menapis atau menukar paparan (senarai atau grid), menjadikannya lebih mudah untuk menyemak sejumlah besar item sebelum memadamkannya.

Dalam Google Photos, panel yang sama ini memaparkan foto dan video yang sedia untuk dipadamkan; jika anda ingin menyimpan sesuatu, anda boleh memuat turunnya ke komputer anda sebelum menghantarnya ke tong sampah. Selepas memilih apa yang ingin anda alih keluar, ketik Padam (atau "Alihkan ke tong sampah" jika anda berada dalam Foto) dan, apabila Google bertanya, sahkan bahawa anda menerima pemadaman kekal dengan menanda kotak persetujuan.

Perlu diingat bahawa jika anda memadamkan beribu-ribu item sekaligus , ruang yang dikosongkan mungkin mengambil masa sehingga 48-72 jam untuk dipaparkan dengan betul dalam akaun anda, jadi jangan panik jika bar hampir tidak bergerak pada mulanya.

Diagnosis masalah: Drive, Gmail atau Photos

Sebelum anda mula memadamkan sesuatu sesuka hati, adalah idea yang baik untuk mengetahui perkhidmatan mana yang menggunakan ruang paling banyak. Layari drive.google.com/drive/quota untuk melihat fail Drive anda disusun dari terbesar hingga terkecil. Ini adalah cara yang sangat jelas untuk melihat sama ada ruang anda dipenuhi oleh video, sandaran besar atau dokumen yang telah anda miliki selama bertahun-tahun.

Dalam paparan itu, cuma klik kanan pada mana-mana fail besar yang anda tidak perlukan dan pilih "Pindah ke Sampah ." Sebaik sahaja anda mempunyai sejumlah besar fail dalam tong sampah, pergi ke folder "Sampah" dalam Drive dan klik "Kosongkan Sampah" untuk mengosongkan ruang.

Dalam kes Gmail, diagnosis dilakukan terus dari dalam e-mel itu sendiri, menggunakan operator carian seperti larger:10M untuk mencari mesej dengan lampiran besar atau penapis tarikh untuk mencari e-mel yang sangat lama. Perkara yang serupa berlaku dalam Foto, di mana video biasanya merupakan punca utama di sebalik ruang storan yang berlebihan.

Untuk akaun kerja atau sekolah (Google Workspace), had storan ditetapkan oleh lesen atau pentadbir anda. Dalam kes ini, jika anda mendapati anda tidak boleh membeli storan tambahan secara langsung, anda perlu menghubungi pentadbir anda untuk menaik taraf pelan anda atau melepaskan storan daripada konsol organisasi.

Petua lanjutan: Kosongkan Gmail dengan memindahkan semua e-mel anda ke akaun lain

Jika anda jenis yang tidak pernah memadam apa-apa dan akaun anda telah mengumpulkan mesej selama bertahun-tahun, penyelesaian terpantas mungkin bukan dengan menghantar e-mel melalui e-mel, tetapi dengan memindahkan keseluruhan sejarah Gmail anda ke akaun lain . Dengan cara ini, anda boleh mengosongkan peti masuk anda tanpa kehilangan e-mel yang ingin anda simpan.

Proses ini melibatkan penciptaan akaun Gmail baharu dan mengkonfigurasinya untuk memuat turun semua e-mel daripada akaun lama melalui POP3, memadam salinan daripada akaun lama. Sebelum melakukan apa-apa, adalah sangat disyorkan untuk menggunakan Google Takeout bagi membuat sandaran penuh e-mel anda sekiranya berlaku sebarang masalah semasa pemindahan.

Dalam akaun asal, pergi ke Tetapan > “Lihat semua tetapan” > “Pengiriman dan POP/IMAP” dan dayakan akses POP untuk semua mesej. Adalah penting untuk memilih pilihan “Padam salinan Gmail semasa mengakses mesej melalui POP ” kerana ini akan memastikan e-mel yang dimuat turun oleh akaun baharu dipadamkan secara automatik daripada akaun asal.

Seterusnya, log masuk ke akaun Gmail baharu anda dan pergi ke Tetapan > “Akaun dan Import”. Dalam bahagian “Semak mel daripada akaun lain”, tambahkan akaun lama anda dan ikuti langkah-langkah untuk mengkonfigurasinya melalui POP3. Muat turun pukal akan bermula, yang mungkin mengambil masa yang agak lama, bergantung pada jumlah e-mel.

Sebaik sahaja anda mengesahkan bahawa semua mesej penting telah berjaya dimuat turun ke akaun baharu, anda boleh melumpuhkan pertanyaan POP dari sana dan, dalam akaun asal, mengosongkan tong sampah untuk mengosongkan ruang sepenuhnya. Ia merupakan langkah drastik, tetapi ia sangat berkesan untuk akaun yang mempunyai kecenderungan penimbunan digital.

Bersihkan Gmail langkah demi langkah: saiz, umur, spam dan sampah

Selain helah akaun kedua, adalah berbaloi untuk mempelajari cara mengurus Gmail dari dalam. Langkah logik pertama adalah mencari e-mel dengan lampiran terbesar , kerana dengan memadam hanya beberapa mesej, anda boleh mengosongkan banyak megabait (atau gigabait) sekaligus.

Dari bar carian Gmail, anda boleh mengembangkan pilihan lanjutan (anak panah di sebelah kanan bar carian) dan menggunakan medan "Saiz" untuk mencari mesej yang lebih besar daripada X MB. Anda juga boleh terus menggunakan sintaks size:20MB atau lebih besar:10M dalam bar carian. Adalah penting untuk menghormati format (tiada ruang dan M untuk megabait), jika tidak, carian akan berada dalam bait dan tidak akan berfungsi.

Sebaik sahaja anda melihat semua e-mel besar, semak semula e-mel yang mana anda benar-benar perlu simpan. Bagi mereka yang mempunyai dokumen penting, muat turun lampiran terlebih dahulu ke komputer anda atau perkhidmatan awan lain, kemudian padamkan e-mel tersebut dan kosongkan tong sampah . Ini memastikan anda tidak kehilangan sebarang maklumat dan mengosongkan ruang sebanyak mungkin.

Satu lagi taktik yang berkesan adalah dengan menyasarkan e-mel yang sangat lama. Menggunakan operator `older_than:1y`, anda boleh mencari semua mesej yang lebih lama daripada satu tahun; anda boleh menggantikan "y" untuk tahun dengan "m" untuk bulan atau "d" untuk hari mengikut keperluan. Sekali lagi, pilih semua e-mel yang tidak perlu lagi anda simpan dan padamkannya.

Jangan lupa untuk menyemak folder Spam dan Sampah anda. Walaupun mesej dipadamkan secara automatik selepas 30 hari, semua yang ada di dalamnya akan terus mengambil ruang sehingga itu. Dalam kedua-dua folder, anda akan menemui butang untuk mengosongkan semuanya sekaligus ("Kosongkan Sampah sekarang" atau "Padam semua mesej spam sekarang").

Memotong masalah hingga ke akar umbi: surat berita, penapis dan organisasi

Membersihkan peti masuk anda tidak berguna jika anda kembali kepada keadaan asal selepas dua bulan. Salah satu cara terbaik untuk mengawal Gmail adalah dengan berhenti melanggan e-mel yang tidak memberi manfaat kepada anda . Kebanyakan surat berita dan e-mel pemasaran menyertakan pautan "Nyahlanggan" di bahagian bawah mesej dan Gmail kadangkala memaparkan pintasan yang serupa di sebelah nama penghantar.

Jika anda benar-benar terbeban dengan berpuluh-puluh surat berita, adalah berbaloi untuk meluangkan masa untuk membuka beberapa e-mel promosi, berhenti melanggan, dan dengan itu mengurangkan aliran berterusan yang mengembungkan peti masuk dan ruang storan anda. Lebih sedikit e-mel masuk bermakna lebih sedikit e-mel yang perlu anda padamkan pada masa hadapan.

Anda juga boleh mencipta penapis automatik untuk mengarkibkan mesej tertentu, menghantarnya ke label tertentu atau mengalihkannya terus ke tong sampah. Daripada bar carian Gmail, menggunakan butang pilihan, anda boleh menapis mengikut penghantar, subjek, saiz atau kata kunci dan kemudian memutuskan apa yang perlu dilakukan dengan semua e-mel yang sesuai dengan corak tersebut.

Menggunakan label dan kategori membantu memastikan peti masuk anda bersih tanpa perlu memadam semuanya. Tab Gmail (Utama, Sosial, Promosi, Pemberitahuan, Forum) sudah menyediakan penapisan awal; jika anda terbiasa menyemak Promosi dan Sosial sekali-sekala untuk mengosongkannya hampir sepenuhnya, kesannya terhadap ruang storan akan menjadi sangat besar.

Dan ingat bahawa "Pengarkiban" tidak mengosongkan ruang; ia hanya mengalih keluar e-mel daripada paparan utama. Ia berguna untuk memastikan e-mel anda teratur, tetapi jika anda ingin memulihkan gigabait, anda perlu memadam e-mel dan kemudian mengosongkan tong sampah.

Video, foto dan fail besar dalam Foto Google

Walaupun carian tertumpu pada Gmail, sebahagian besar masalahnya sering terletak pada Google Photos. Video, terutamanya yang beresolusi tinggi, boleh memenuhi ruang storan dengan cepat dalam beberapa bulan jika anda melakukan sandaran automatik yang kerap.

Untuk menyasarkan video sahaja, anda boleh pergi ke URL Foto khas untuk jenis kandungan ini: https://photos.google.com/search/_tv_video. Di sana anda akan melihat semua video anda sekaligus dan anda boleh memilih video yang tidak perlu lagi dihantar ke tong sampah.

Terdapat satu lagi paparan berguna di https://photos.google.com/unsupportedvideos, yang menyenaraikan video yang tidak serasi dengan Foto dan oleh itu tidak mudah muncul dalam carian lain. Fail jenis ini juga mengambil ruang, jadi jika anda tidak memerlukannya, sila padamkannya.

Tab Terokai dalam Foto Google mengumpulkan kandungan mengikut orang, tempat, tangkapan skrin, video atau ciptaan seperti animasi dan filem. Ia merupakan tempat yang bagus untuk mencari kumpulan foto lama atau berulang (contohnya, perjalanan dari tahun-tahun lalu yang telah anda simpan pada cakera keras) dan mengosongkan beberapa gigabait dalam satu kejadian.

Sebaik sahaja anda telah menghantar banyak foto dan video ke tong sampah, pergi ke bahagian "Sampah" pada Foto dan ketik "Kosongkan Sampah." Sama seperti dalam Gmail dan Drive, ruang tersebut sebenarnya tidak dipulihkan sehingga anda melengkapkan langkah ini . Dan sekali lagi, jika anda memadamkan banyak kandungan, perubahan mungkin mengambil sedikit masa untuk dipaparkan dalam bar storan anda.

Google Drive, sandaran WhatsApp dan ciri-ciri lain yang sering diabaikan

Selain e-mel dan foto, akaun Google anda mungkin mengandungi item tersembunyi lain yang memakan banyak ruang. Satu contoh yang jelas ialah sandaran WhatsApp pada Android , yang disimpan dalam Drive dan, buat masa ini, dikira ke dalam had storan anda.

Untuk menyemak sandaran ini daripada telefon anda, buka apl Google One, pergi ke bahagian Storan dan di bawah "Kosongkan ruang akaun", cari pilihan "Padam item lain" dan pilih WhatsApp. Di sana anda boleh melihat sandaran yang tersedia dan memadam mana-mana yang tidak lagi diperlukan.

Jika anda lebih suka melakukannya dari pelayar anda, anda boleh pergi ke one.google.com/backup/management/whatsapp. Di sebelah setiap sandaran, anda akan menemui pilihan untuk "Padam sandaran ." Walaupun anda memadam sandaran semasa, WhatsApp akan terus membuat sandaran pada masa hadapan mengikut tetapan aplikasi, jadi semak tetapan tersebut juga untuk mengelakkan penjanaan fail besar dengan kerap.

Dalam Drive, selain fail yang telah anda muat naik, anda juga akan melihat item yang telah dikongsi oleh orang lain dengan anda. Adalah penting untuk mengetahui bahawa fail dalam bahagian "Dikongsi dengan saya" tidak dikira dalam kuota storan anda (pemiliknya akan), melainkan anda membuat salinan atau memuat naik fail anda sendiri ke folder kongsi. Dalam kes itu, salinan atau fail baharu akan dikira dalam kuota anda.

Akhir sekali, Drive untuk komputer mungkin menunjukkan penggunaan storan yang berbeza daripada yang anda lihat di web, kerana fail kongsi yang anda segerakkan mengambil ruang pada cakera keras setempat anda, walaupun ia tidak menjejaskan storan awan anda. Ini adalah tingkah laku biasa dan tidak bermakna Google mengambil gigabait tambahan daripada anda.

Masalah biasa semasa mengosongkan ruang dan cara menyelesaikannya

Salah satu kesilapan yang paling biasa ialah beranggapan bahawa ruang kosong serta-merta. Apabila anda memadam banyak item berturut-turut, sistem Google boleh mengambil masa antara 48 dan 72 jam untuk mengira semula storan dengan betul. Dalam tempoh itu, kaunter mungkin kelihatan beku walaupun anda telah membuat kajian.

Jika anda membeli lebih banyak storan dengan Google One dan kapasiti baharu tidak muncul, tunggu sehingga 24 jam. Jika ia masih tidak muncul selepas tempoh tersebut, log keluar dari akaun Google anda, log masuk semula dan semak halaman pembayaran untuk memastikan caj telah dibayar. Jika kad anda telah dicaj tetapi storan baharu tidak muncul, anda mungkin telah membeli pelan tersebut pada akaun yang berbeza ; semak sama ada anda mempunyai berbilang akaun yang dibuka.

Pada iPhone atau iPad, kadangkala adalah membantu untuk menutup aplikasi Google One secara paksa dan membukanya semula supaya ia disegerakkan dengan pelayan. Langkah khusus untuk menutup aplikasi berbeza-beza bergantung pada versi iOS anda, jadi jika anda tidak pasti, adalah lebih baik untuk berunding dengan Sokongan Apple.

Satu lagi masalah biasa ialah, selepas menaik taraf kepada pelan storan yang lebih tinggi atau lebih rendah, Gmail masih tidak membenarkan anda menghantar atau menerima e-mel. Dalam kes ini, adalah lebih baik untuk menunggu sehingga 24 jam , log keluar dan log masuk semula, dan juga cuba menghantar e-mel daripada tetingkap inkognito atau pelayar lain (Edge, Firefox, dsb.) untuk menolak isu caching.

Terdapat juga sedikit kekeliruan mengenai foto dalam "Penjimat Storan" (dahulunya "Kualiti Tinggi") yang dimuat naik sebelum 1 Jun 2021: imej dan video ini tidak dikira dalam kuota storan anda . Jika anda memadamkan banyak jenis kandungan ini, anda mungkin tidak melihat sebarang perubahan dalam penggunaan storan anda atas sebab itu.

Bilakah masa yang sesuai untuk membayar Google One dan cara mengurusnya?

Jika selepas pembersihan menyeluruh, anda masih kekurangan ruang atau tidak mahu hidup dengan had 15GB, anda mungkin boleh mempertimbangkan untuk menaik taraf pelan anda dengan Google One. Terdapat pilihan berbayar bermula pada 100GB storan tambahan, dengan kapasiti (dan harga) meningkat mengikut keperluan.

Dari semasa ke semasa, Google menawarkan percubaan percuma Google One kepada pengguna baharu. Dalam kes tersebut, anda akan menerima jemputan untuk mengaktifkan tempoh percubaan di mana anda akan menikmati lebih banyak ruang storan secara percuma untuk masa yang terhad. Anda perlu menambah kaedah pembayaran, tetapi anda tidak akan dikenakan bayaran sehingga percubaan tamat , dengan syarat anda ingat untuk membatalkan sebelum tarikh akhir jika anda tidak berminat untuk meneruskan.

Jika anda mengurus Google One melalui web (bukan Apple App Store), anda boleh menukar pelan anda, bertukar daripada bulanan kepada tahunan atau membatalkan daripada bahagian tetapan Google One di bawah "Tukar pelan langganan". Pada Android, anda juga boleh mengurus langganan anda melalui tetapan apl dan Google Play.

Pada iPhone dan iPad, keadaannya lebih rumit: jika anda membeli pelan melalui laman web, anda tidak akan dapat mengubahnya daripada aplikasi . Dalam hal ini, anda perlu membatalkan pelan semasa anda daripada laman web Google One dan, jika anda ingin mengurusnya sepenuhnya daripada iOS, langgan pelan baharu melalui App Store.

Sebaliknya, jika akaun anda untuk kerja atau sekolah, anda tidak boleh membeli storan tambahan sendiri. Anda perlu meminta pentadbir Google Workspace anda untuk meningkatkan had anda atau menukar lesen anda , kerana akaun ini diuruskan secara berpusat.

Akhirnya, mengosongkan ruang dalam Gmail dan akaun Google anda melibatkan gabungan beberapa strategi: menggunakan alat rasmi Google One, memadam e-mel besar dan lama (sentiasa mengosongkan spam dan sampah), menyemak Drive, Foto dan sandaran seperti sandaran WhatsApp anda dan mengurus surat berita dan kandungan yang anda terima setiap hari dengan lebih baik. Jika 15 GB masih tidak mencukupi, menaik taraf dengan Google One mungkin cara paling mudah untuk berhenti sentiasa bergelut dengan amaran "storan hampir penuh".