- Met Copilot kunt u tot vijf OneDrive-documenten tegelijk analyseren, samenvatten en vergelijken zonder ze te hoeven openen.
- Voor deze functie is een actief Microsoft 365-abonnement (Persoonlijk of Gezin) vereist, samen met een Copilot Pro- of Enterprise-licentie.
- Het is compatibel met de meeste gangbare tekstformaten, zoals Word-, PDF- en PowerPoint-bestanden, evenals spreadsheets.
Ik weet zeker dat het u al duizend keer is overkomen: uw cloudopslag staat vol met documenten, contracten of rapporten, en wanneer u een specifiek stukje informatie nodig hebt, moet u bestand voor bestand openen alsof u naar een speld in een hooiberg zoekt. Het is een gedoe en een enorme tijdverspilling. Om dit op te lossen, heeft Microsoft Copilot in OneDrive geïntegreerd , een tool met kunstmatige intelligentie die uw bestanden voor u leest en u het antwoord geeft in een eenvoudige chat.
Het gaafste aan dit systeem is dat het niet alleen op het web werkt, maar ook direct integreert met Windows 11 Verkenner . Je hoeft niet meer door eindeloze mappen te navigeren; je kunt nu AI vragen naar de inhoud van je PDF- of Word-documenten, gewoon vanaf je bureaublad. Om dit allemaal te laten werken, moet het Microsoft 365-ecosysteem wel correct geconfigureerd zijn en moet je over de juiste licentie beschikken, aangezien deze functie niet standaard voor iedereen is ingeschakeld.
Hoe start ik Copilot vanuit Windows Explorer 11?
Als u AI wilt gebruiken zonder uw lokale mappen te verlaten, is het proces vrij intuïtief. Zoek eerst het bestand of de groep documenten waarmee u wilt werken. Als het er maar één is, klikt u er met de rechtermuisknop op. Als u er meerdere wilt analyseren, kunt u maximaal vijf bestanden tegelijk selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde bestanden klikken.
Zoek in het contextmenu dat verschijnt de optie OneDrive en selecteer 'Een vraag stellen '. Als u dit voor de eerste keer gebruikt, zal het systeem u waarschijnlijk vragen om in te loggen op uw Microsoft-account. Zodra u dat hebt gedaan, verschijnt er een chatvenster aan de zijkant waarin Copilot enkele suggesties geeft om u op weg te helpen. U kunt echter ook onderaan vragen typen en op 'Verzenden' klikken.
Copilot gebruiken via de webversie van OneDrive
Soms is het handiger om alles vanuit je browser te beheren. Ga hiervoor met je OneDrive-account naar OneDrive.com en navigeer naar de map waarin je documenten zijn opgeslagen. Net als op je computer kun je één tot vijf bestanden selecteren en op de Copilot-knop klikken die rechtsonder in het scherm verschijnt.
Als je alleen in één document geïnteresseerd bent, is er een snellere manier: beweeg je cursor over het bestand, klik op de Copilot-knop en selecteer 'Een vraag stellen '. De chat wordt direct geopend en je kunt je vraag stellen. Deze methode is ideaal voor gebruikers die de volledige browserinterface prefereren en meer visuele controle over hun cloudbestanden willen hebben.
Wat kun je nu eigenlijk met deze AI doen? Praktische voorbeelden
Copilot is niet alleen bedoeld voor het stellen van simpele vragen; het is een krachtige productiviteitstool. Een van de meest effectieve toepassingen is het samenvatten van lange documenten . Als je een pdf van 80 pagina's hebt en geen tijd hebt om deze voor een vergadering door te lezen, kun je de AI vragen om de belangrijkste punten binnen enkele seconden eruit te halen.
Een andere zeer nuttige functie is het vergelijken van bestanden . Stel je voor dat je drie versies van een contract hebt en wilt weten welke clausules zijn gewijzigd. In plaats van alle drie de versies te lezen en de verschillen te onderstrepen, kun je Copilot vragen om een vergelijkingstabel of een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen te maken. Het is ook handig voor het extraheren van specifieke gegevens, bijvoorbeeld om te vragen: "Wat is het marketingbudget voor deze maand?" op basis van verschillende geselecteerde spreadsheets.
Belangrijke vereisten, vergunningen en beperkingen
Niet iedereen kan deze functies momenteel gebruiken. Om Copilot in OneDrive te activeren, is een Microsoft 365 Personal- of Family-abonnement vereist . Er is echter een belangrijke kanttekening: met het Family-abonnement heeft alleen de hoofdabonnee toegang tot de mogelijkheden van Copilot; andere familieleden zijn uitgesloten.
In een professionele omgeving hebt u een onderwijs- of zakelijk account nodig waaraan een Copilot voor Microsoft 365-licentie is toegewezen. Als u de optie niet ziet, heeft de beheerder van uw organisatie deze waarschijnlijk uitgeschakeld in het Microsoft 365-beheercentrum.
Ondersteunde formaten en beperkingen
- Office-documenten: Ondersteunt DOC, DOCX, PPT, PPTX en XLSX.
- Universele formaten: Het werkt met PDF-, TXT-, RTF-bestanden en webbestanden zoals HTML of ASPX.
- Nieuwe formaten: Het is nu compatibel met Loop- en Fluid-bestanden.
Ondanks zijn kracht kent Copilot ook beperkingen. Momenteel kan het geen afbeeldingen , video's of OneNote-notitieblokken verwerken , hoewel Microsoft eraan werkt om deze functionaliteit binnenkort toe te voegen. Daarnaast is er een limiet aan de bestandsgrootte: bestanden moeten kleiner zijn dan 150 MB om door de AI te kunnen worden gelezen. Een ander belangrijk detail is dat de gezamenlijke analyse beperkt is tot maximaal vijf bestanden per query.
Privacy, beveiliging en AI-credits
Veel mensen maken zich zorgen over wat er met hun gegevens gebeurt. Copilot respecteert strikt de toegangsrechten ; het kan alleen de bestanden lezen die u selecteert of die expliciet met u zijn gedeeld. Als u Microsoft Purview gebruikt om gegevens te versleutelen met gevoeligheidslabels, respecteert de AI die gebruiksrechten en krijgt geen toegang tot beperkte informatie.
Aan de andere kant is het belangrijk om AI-credits te vermelden . Elke keer dat u een samenvatting aanvraagt of documenten vergelijkt, wordt er één credit van uw abonnement afgeschreven. Deze worden automatisch afgetrokken, dus het is raadzaam om prompts efficiënt te gebruiken om te voorkomen dat uw credits voortijdig opraken.
Het gebruik van deze technologie transformeert documentbeheer door over te stappen van een handmatig zoekmodel naar een model met directe zoekopdrachten. Door de mogelijkheid te integreren om meerdere bestanden uit de Windows 11-omgeving en van het web samen te vatten en te vergelijken, wordt de tijd die nodig is voor data-analyse geoptimaliseerd, mits de juiste Microsoft 365-licentie aanwezig is en de door het platform vastgestelde limieten voor formaat en grootte worden gerespecteerd.