Hoe u Word-documenten kunt herstellen: een complete en bijgewerkte handleiding

Informatic Digital » Middelen » Hoe u Word-documenten kunt herstellen: een complete en bijgewerkte handleiding

Het verliezen van een Word-bestand net voordat je klaar was, is een van die dingen waar je behoorlijk gefrustreerd van raakt. Gelukkig zijn er veel manieren om niet-opgeslagen, verwijderde of zelfs beschadigde Word-documenten te herstellen , zowel met ingebouwde functies van Microsoft Office als met externe tools en back-ups.

In deze handleiding ziet u stap voor stap alle mogelijkheden om Word-documenten te herstellen op Windows en Mac : van AutoRecover en Versiegeschiedenis tot handmatig zoeken naar tijdelijke bestanden, .wbk-backups, de Prullenbak, Windows-backups, OneDrive, SharePoint en gespecialiseerde programma's voor gegevensherstel.

Veelvoorkomende redenen waarom Word-documenten verloren gaan

Voordat we aan de slag gaan, is het belangrijk te begrijpen dat de meeste gevallen van verloren Word-documenten te wijten zijn aan menselijke fouten : per ongeluk een bestand verwijderen, Word afsluiten zonder op te slaan, het verkeerde document overschrijven of per ongeluk een map of schijf formatteren.

Er zijn ook technische oorzaken die de situatie compliceren: stroomuitval, systeemcrashes, defecte harde schijven, beschadigde sectoren, malware of plotselinge afsluitingen die het bestand kunnen beschadigen of ontoegankelijk maken, hoewel het in veel gevallen nog steeds mogelijk is om het te herstellen.

Zelfs fysieke rampen kunnen een rol spelen: branden, overstromingen, harde stoten of het laten vallen van apparatuur kunnen de hardware beschadigen en leiden tot leesfouten van de schijf. Dit verkleint de kans op succes aanzienlijk, maar gelukkig is er nog steeds een oplossing in handen van professionele herstelspecialisten.

Het goede nieuws is dat Word, Windows en cloudservices verschillende beveiligingslagen en automatische back-ups bevatten . Dus als u snel handelt en een logische volgorde van controles volgt, heeft u een goede kans om uw document (in ieder geval gedeeltelijk) te redden.

De ingebouwde functies van Word voor het herstellen van documenten

Probeer allereerst alle mogelijkheden die Microsoft Word zelf biedt om verloren of niet-opgeslagen documenten te herstellen , want dat is snel, eenvoudig en vereist geen installatie.

Automatisch herstellen en automatisch opslaan in Word

Word bevat al vele versies lang de functie Automatisch herstellen, waarmee periodiek een tijdelijke kopie van het document waaraan u werkt wordt opgeslagen, zelfs als u het niet handmatig hebt opgeslagen.

Standaard slaat Word de AutoHerstel-informatie elke 10 minuten op , maar u kunt dit interval verkorten tot 5 minuten of zelfs 1 minuut als u met belangrijke gegevens werkt en geen risico wilt lopen.

Om deze instelling in Windows te bekijken of te wijzigen, ga je naar Bestand > Opties > Opslaan en zorg je ervoor dat de vakjes 'Automatisch Herstelgegevens elke X minuten opslaan' en 'De meest recente versie van Automatisch Herstel behouden als ik sluit zonder op te slaan' zijn aangevinkt.

Op een Mac is het pad vergelijkbaar: Word > Voorkeuren > Opslaan , waar je 'Automatisch herstelgegevens opslaan' kunt inschakelen en kunt instellen hoe vaak die automatische back-up wordt gemaakt.

Herstel niet-opgeslagen Word-documenten vanuit het programma zelf.

Als Word of uw pc is vastgelopen en u een bestand bent kwijtgeraakt dat u nooit hebt opgeslagen, kunt u het snelst de optie 'Niet-opgeslagen documenten herstellen' gebruiken, die in moderne versies van Office is opgenomen.

Open Word in Windows en ga naar Bestand > Info > Documenten beheren > Niet-opgeslagen documenten herstellen ; er wordt een speciale map geopend met bestanden met de extensie .asd, dit zijn de AutoRecover-kopieën.

Het bestand dat u zoekt, is vrijwel altijd het bestand met de meest recente datum en tijd ; open het en gebruik in de bovenste menubalk de optie "Opslaan als" om het als een .docx-bestand op te slaan op de gewenste locatie.

Een andere manier om toegang te krijgen tot dezelfde map is via Bestand > Openen. Klik vervolgens aan het einde van de lijst met recente documenten op 'Niet-opgeslagen documenten herstellen'. Je komt dan in dezelfde tijdelijke map terecht.

Versiegeschiedenis van Word en herstel van eerdere wijzigingen

Als het probleem niet is dat je het document niet hebt opgeslagen, maar dat je het bestand te veel hebt overschreven of gewijzigd en je wilt terugkeren naar een eerdere versie , kun je de versiegeschiedenis gebruiken.

Open het document en ga naar Bestand > Info > Versiegeschiedenis (of 'Geschiedenis' in sommige versies) om een ​​lijst te bekijken van eerdere versies die automatisch door Word zijn gemaakt, vooral als u met OneDrive of SharePoint werkt.

Je kunt elke versie in een apart venster openen, vergelijken met de huidige versie en beslissen of je deze wilt herstellen of niet. Als je op 'Herstellen' klikt, wordt die versie de hoofdversie, hoewel je altijd kunt terugkeren naar de andere versies.

In documenten die zijn opgeslagen in de Microsoft 365-cloud worden doorgaans tot 25 eerdere versies bewaard als u een persoonlijk account gebruikt, en een configureerbaar aantal als het een zakelijk of onderwijsaccount betreft.

Start Word opnieuw op om het herstelvenster te openen.

Als Word onverwacht afsluit, verschijnt bij het opnieuw openen meestal automatisch het zijpaneel 'Documentherstel' met bestanden die gemarkeerd zijn als of.

In dat geval kunt u eenvoudig dubbelklikken op elk van de vermelde documenten om het te bekijken en, indien gewenst, "Opslaan als" gebruiken om het op te slaan in .docx-formaat met een herkenbare naam.

Bij Microsoft 365-abonnementen opent Word, als er veel bestanden worden hersteld, meestal direct de meest recente bestanden en blijven de overige bestanden toegankelijk via dat paneel , zodat u kunt bekijken wat er is opgeslagen.

Handmatig zoeken naar tijdelijke bestanden en back-ups

Als de automatische functies van Word niet laten zien wat je zoekt, is het tijd om zelf aan de slag te gaan en tijdelijke bestanden, back-ups en verborgen documenten op het systeem op te sporen .

Zoek de AutoRecovery-bestanden (.asd)

Word AutoRecover-bestanden worden opgeslagen met de extensie .asd in speciale gebruikersmappen binnen AppData , die in Windows standaard meestal verborgen zijn.

De meest voorkomende paden voor deze bestanden zijn onder andere C:\Users\YourUsername\AppData\Roaming\Microsoft\Word en C:\Users\YourUsername\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles , waarbij u "YourUsername" vervangt door uw accountnaam.

Als u niet zeker weet waar het pad zich bevindt, kunt u in Word naar Bestand > Opties > Opslaan gaan en kijken naar het veld 'Locatie van automatisch herstellen'. Daar wordt de exacte map aangegeven waar de .asd-bestanden zijn opgeslagen.

Een andere zeer praktische optie is om Verkenner te openen, naar "Deze pc" te gaan en .asd in het zoekvak te typen, zodat Windows alle bestanden van dat type op uw schijven vindt.

Zodra je het gewenste .asd-bestand hebt gevonden, open je Word, ga je naar Bestand > Openen > Bladeren , kies je bij 'Bestandstype' 'Alle bestanden' en selecteer je het .asd-bestand. Word probeert het dan als document te openen , waarna je het kunt opslaan.

Automatische back-ups van Word-bestanden (.wbk)

Naast AutoRecover kan Word back-ups maken in .wbk-formaat met de naam "Back-up van " , maar deze functie is niet altijd ingeschakeld.

Om deze kopieën automatisch te genereren, ga je naar Bestand > Opties > Geavanceerd , scrol je naar beneden naar het gedeelte 'Opslaan' en vink je 'Altijd een back-up maken' aan. Hierdoor wordt bij elke 'Opslaan als'-actie een eerdere back-upversie aangemaakt.

Deze .wbk-kopieën worden meestal in dezelfde map opgeslagen als het originele document. Daarom ziet u een extra bestand met het voorvoegsel "Backup of". Dit bestand vertegenwoordigt de voorlaatste opgeslagen versie , zonder de meest recente wijzigingen.

Om een ​​back-up terug te zetten, opent u Word, gaat u naar Bestand > Openen > Bladeren , wijzigt u het filtertype in 'Alle bestanden' en opent u het .wbk-bestand. Dit bestand gedraagt ​​zich als een normaal document dat u opnieuw kunt opslaan als een .docx-bestand.

Zoeken naar tijdelijke bestanden (.tmp) en ongebruikelijke namen

Soms belanden verloren documenten als tijdelijke .tmp-bestanden of vreemde namen met accenten en letters zoals ~wrdxxxx.tmp , verspreid over verschillende systeemmappen.

Om ze te vinden, open je Verkenner met de toetsencombinatie Windows + E en zoek je naar .tmp op de schijf waar je normaal gesproken documenten opslaat . Filter vervolgens op datum om je te concentreren op de dagen waarop je aan het bestand hebt gewerkt.

Je kunt ook direct zoeken naar typische Word-patronen zoals ~wrd*.tmp, ~wrf*.tmp of ~wra*.tmp , die meestal overeenkomen met tijdelijke werkbestanden of tussentijdse AutoRecover-gegevens.

Als je een kandidaat hebt gevonden, open dan Word, ga naar Bestand > Openen > Bladeren en stel het bestandstype opnieuw in op 'Alle bestanden' om te proberen het .tmp-bestand te openen en te controleren of het leesbare tekst uit je document bevat.

Zoek verborgen bestanden in de AppData-map.

Aangezien de meeste van deze automatische back-ups worden opgeslagen in verborgen mappen binnen het gebruikersprofiel, is het inschakelen van de weergave van verborgen items in Windows essentieel om ze te kunnen vinden.

Ga vanuit een willekeurig Verkenner-venster naar het tabblad 'Weergave' en schakel het vakje 'Verborgen items' in . Hierdoor wordt de map AppData in C:\Users\YourUsername zichtbaar en krijgt u toegang tot Microsoft\Word of Office\UnsavedFiles.

Als u liever niet navigeert, kunt u het pad rechtstreeks kopiëren vanuit Word (veld 'Bestandslocatie automatisch herstellen') en plakken in de adresbalk van Verkenner . U wordt dan direct naar de juiste map geleid.

Neem even de tijd om in die map te sorteren op wijzigingsdatum en bekijk elk van de meest recente .asd-, .wbk- of .tmp-bestanden . Open ze met Word om te controleren welke je nodig hebt.

Verwijderde Word-documenten herstellen in Windows

Als het probleem geen vastloper is, maar je per ongeluk een Word-bestand hebt verwijderd , bijvoorbeeld via Verkenner of door de verkeerde map leeg te maken, zijn er verschillende Windows-hulpmiddelen die je kunt gebruiken.

Controleer de prullenbak.

De eerste stap, hoewel die misschien voor de hand liggend lijkt, is het openen van de Prullenbak op het bureaublad en het document te zoeken op naam, type of verwijderingsdatum , want zolang je de Prullenbak niet leegt, blijft het bestand erin staan.

Als je de exacte naam niet meer weet, kijk dan naar de bestandstypen .doc, .docx, .dot, .rtf, enz. en gebruik de interne zoekfunctie van de prullenbak om te filteren op ".docx" of op trefwoorden in de naam.

Als je het bestand hebt gevonden, klik er dan met de rechtermuisknop op, kies 'Herstellen' om het automatisch terug te zetten naar de oorspronkelijke locatie en open het vervolgens met Word om te controleren of het intact is.

Als de prullenbak al is geleegd of het bestand is verwijderd met Shift + Delete (permanente verwijdering zonder eerst de prullenbak te gebruiken) , moet u gebruikmaken van andere hulpmiddelen of eerdere back-ups.

Herstel documenten met de Windows-tool voor bestandsherstel.

In Windows 10 en 11 is er een gratis officieel hulpprogramma genaamd Windows File Recovery , beschikbaar in de Microsoft Store, waarmee u kunt proberen bestanden te herstellen die permanent van de schijf zijn verwijderd.

Dit programma werkt via de commandoregel en hoewel het niet het meest gebruiksvriendelijk is, kan het helpen om oude versies van Word-documenten te redden die nog niet zijn overschreven door andere gegevens op de schijf.

Het principe is altijd hetzelfde: hoe sneller je het herstel uitvoert na het verwijderen van een bestand, hoe groter de kans op succes . Verwijderen maakt de ruimte immers vrij, maar de gegevens blijven daar staan ​​totdat er andere gegevens overheen worden geschreven.

Gebruik van tools van derden voor verwijderde bestanden

Als je de voorkeur geeft aan een meer visuele aanpak, zijn er programma's zoals Recuva, Ontrack EasyRecovery of softwarepakketten zoals Acronis met herstelmodules die schijven, USB-sticks, SD-kaarten of mobiele telefoons scannen op verwijderde bestanden.

De basiswerking is vergelijkbaar: u kiest het type opslagmedium, start een diepe scan en bekijkt de lijst met herstelbare bestanden die groen zijn gemarkeerd of verschillende kansniveaus op succes hebben.

Bij Ontrack EasyRecovery hoeft u bijvoorbeeld alleen maar het apparaat aan te sluiten, de schijf te selecteren, de scan te starten en vervolgens de Word-documenten te selecteren die u wilt herstellen om ze later op een veilige locatie op te slaan, anders dan de originele.

Bij uitgebreide back-upoplossingen zoals Acronis verandert de logica enigszins, omdat het meer gaat om het herstellen van een bestand vanuit een eerdere back-up dan om het "opnieuw tot leven wekken" van mineralen van een beschadigde schijf.

Beschadigde of corrupte Word-documenten herstellen

Een andere veelvoorkomende situatie is dat het document wel bestaat, maar dat Word het niet kan openen omdat het beschadigd is of vreemde symbolen in plaats van tekst weergeeft , meestal als gevolg van opslagfouten of onvolledige downloads.

Automatisch herstel wanneer Word onleesbare inhoud detecteert.

Wanneer u een beschadigd bestand probeert te openen, geeft Word meestal een waarschuwing weer die aangeeft dat er problemen zijn met de inhoud en vraagt ​​of u het document wilt proberen te herstellen .

Als u op OK klikt, voert Word een intern proces uit om te proberen de leesbare inhoud van het bestand te reconstrueren ; in het beste geval blijven de tekst en een deel van de opmaak behouden, maar in andere gevallen worden er slechts fragmenten of niets bruikbaars uit gehaald.

De kans op succes hangt sterk af van de mate van beschadiging van het bestand. .docx-documenten (die gecomprimeerd zijn met een zip-bestand) zijn meestal onherstelbaar beschadigd wanneer een belangrijk onderdeel van het pakket ontbreekt of corrupt is.

Openen en repareren vanuit het dialoogvenster 'Openen'

Naast de automatische melding kunt u ook een handmatige reparatie uitvoeren: ga in Word naar Bestand > Openen, zoek het beschadigde bestand en vouw het pijltje van de knop 'Openen' uit om meer opties weer te geven.

Kies in dat menu 'Openen en repareren' zodat Word kan proberen de interne structuur van het document te herstellen en zoveel mogelijk gegevens naar een nieuw, bewerkbaar bestand te exporteren.

Als het probleem niet al te ernstig is, kan deze optie documenten herstellen die eerder een foutmelding gaven bij het openen , hoewel het vaak voorkomt dat opmaak, afbeeldingen of sommige complexere elementen verloren gaan.

Herstel tekst uit elk bestand

Als het bestand zo beschadigd is dat Word het niet als een normaal document kan herkennen, hebt u nog één laatste kans: gebruik het filter 'Tekst herstellen uit elk bestand' in het dialoogvenster 'Openen'.

In het openingsdialoogvenster selecteert u naast 'Bestandstype' de optie 'Tekst herstellen uit elk bestand (*.*)' en probeert u het problematische .docx-bestand met dit speciale filter te openen.

Het resultaat is een platte tekstbestand, vol symbolen en rommel vermengd met fragmenten van je oorspronkelijke tekst , maar in veel gevallen lukt het je om inhoud te herstellen die anders volledig verloren zou gaan.

Gespecialiseerde diensten en hulpprogramma's voor beschadigde Word-documenten

Voor zeer complexe gevallen zijn er programma's en online diensten die gespecialiseerd zijn in het repareren van beschadigde Word-documenten . Deze programma's passen specifieke algoritmen toe om tekst, tabellen, opmaak en vormgeving te herstellen.

Sommige van deze diensten, zoals Recovery Toolbox, voeren regelmatig tests uit met duizenden echte bestanden die door gebruikers in verschillende formaten (.docx, .doc, .rtf, .dotx, .dot) en met zeer uiteenlopende beschadigingen worden aangeleverd om hun herstelprogramma's te verbeteren.

Deze tests beoordelen of het herstelde document kan worden geopend, of de structuur en opmaak behouden zijn gebleven, of de tekst en afbeeldingen compleet zijn en of er beschadigde gedeelten of merkbare vervormingen in het eindresultaat aanwezig zijn.

De effectiviteit is nooit 100%, maar het kan wel degelijk een verschil maken bij belangrijke documenten die Word niet zelf kan herstellen , vooral als er complexe tabellen, ingesloten afbeeldingen of geavanceerde opmaak in voorkomen.

Herstel documenten die zijn opgeslagen in OneDrive en SharePoint.

Wanneer u met Word werkt dat is verbonden met de cloud, worden documentversies automatisch opgeslagen in OneDrive of SharePoint , en beschikt u over zeer handige, specifieke herstelfuncties.

Voor bestanden die in uw persoonlijke OneDrive zijn opgeslagen, kunt u het document openen vanuit Word, naar Bestand > Info > Versiegeschiedenis gaan en een van de eerder opgeslagen versies openen.

Als het probleem is dat je het hele bestand hebt verwijderd, ga dan in je browser naar OneDrive en controleer de Prullenbak . Daar kun je recent verwijderde documenten terugzetten naar hun oorspronkelijke map.

In bedrijfsomgevingen met SharePoint of Teams hebben documentbibliotheken ook hun eigen prullenbak en versiegeschiedenis , waarmee je in gedeelde documenten eerdere versies kunt herstellen.

In veel gevallen bieden deze cloudoplossingen uitkomst wanneer de lokale schijf defect raakt, de pc wordt geformatteerd of er een malwareaanval plaatsvindt die lokale bestanden versleutelt maar de externe kopieën niet aantast.

Word-documenten herstellen op een Mac

Als je met een Mac werkt, zijn de mogelijkheden vrijwel hetzelfde, hoewel de bestandspaden van AutoRecover anders zijn en de rol van AutoSave nauw verbonden is met OneDrive en SharePoint.

In Word voor Mac is AutoHerstel standaard ingeschakeld en maakt elke 10 minuten een kopie van het document , die u kunt openen als de toepassing of het systeem onverwacht afsluit.

Om het interval aan te passen, ga je naar Word > Voorkeuren > Opslaan en stel je in hoe vaak je de kopie wilt genereren, idealiter elke 5 minuten om zo min mogelijk voortgang te verliezen.

Als u de AutoRecover-bestanden handmatig wilt vinden, kunt u in Finder 'Ga' > 'Ga naar map' (Shift + Command + G) gebruiken en paden invoeren zoals /Users/UwGebruikersnaam/Library/Containers/com.Microsoft/Data/Library/Preferences/AutoRecovery voor Word.

Houd er rekening mee dat als u een document op een Mac sluit door expliciet op 'Niet opslaan' te klikken, Word de AutoRecover-kopie verwijdert omdat het programma interpreteert dat u deze niet nodig hebt . De kans op herstel is in dat specifieke geval dus nihil.

Windows-backups: nog een extra vangnet

Naast de functies van Word bevatten Windows 10 en 11 verschillende back-up- en herstelsystemen waarmee verwijderde of overschreven Word-documenten kunnen worden hersteld.

Met de klassieke functie "Back-up en herstel (Windows 7)" kunt u bestanden herstellen vanuit back-ups die op externe schijven zijn gemaakt, mits u de back-upfunctie wel vooraf op uw computer hebt geconfigureerd.

Er is ook de functie 'Bestandsgeschiedenis' , die eerdere versies van uw persoonlijke mappen opslaat; als u deze hebt geactiveerd, kunt u documenten rechtstreeks vanuit deze geschiedenis herstellen door de datum te kiezen waarop het juiste bestand nog bestond.

Voor meer ingrijpende wijzigingen biedt Windows Systeemherstel en Systeemkopieherstel , waarmee u uw computer kunt terugzetten naar een eerder herstelpunt of een volledige systeemkopie kunt herstellen. Houd er echter rekening mee dat dit gevolgen heeft voor programma's en andere bestanden, niet alleen voor het verloren document.

Deze opties zijn ingrijpender, dus het is het beste om ze alleen te gebruiken als het document erg belangrijk is en er geen andere, minder ingrijpende manier is om het te herstellen . Controleer altijd welke toepassingen en wijzigingen hierdoor worden beïnvloed voordat u de herstelbewerking uitvoert.

Beste werkwijzen om te voorkomen dat u Word-documenten opnieuw kwijtraakt.

Al het bovenstaande is prima om acute problemen op te lossen, maar idealiter minimaliseer je de kans op het kwijtraken van documenten in de toekomst met een paar simpele gewoontes en instellingen.

Controleer eerst of Automatisch herstel is ingeschakeld en is ingesteld op een kort interval (5 minuten of minder) , en of Word altijd .wbk-backups maakt wanneer u 'Opslaan als' gebruikt.

Wen er ook aan om handmatig op te slaan telkens wanneer je een alinea of ​​een belangrijk deel van je werk hebt afgerond ; het is in het begin lastig, maar na een paar dagen gaat het bijna vanzelf en zul je er gemoedsrust van krijgen.

Werk waar mogelijk met OneDrive of SharePoint en schakel automatisch opslaan in , zodat alle wijzigingen naar de cloud worden geüpload en u vanaf elk apparaat toegang hebt tot oudere versies.

Vergeet ten slotte niet om externe back-ups (harde schijf, NAS of gespecialiseerde cloud) van uw belangrijke documenten te maken en controleer regelmatig of de back-ups correct worden gemaakt en of u bestanden probleemloos kunt herstellen.

Door de verschillende beveiligingslagen van Word te combineren met Windows-tools, cloudback-ups en een paar simpele gewoonten, wordt de kans dat u een Word-document permanent kwijtraakt aanzienlijk verkleind. In de meeste gevallen kunt u uw werk herstellen zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen.