- Er bestaan diverse methoden om spreadsheets op te schonen, van het gebruik van speciale selectietools tot het filteren van gegevens.
- De mogelijkheid om lege cellen automatisch te identificeren, maakt het mogelijk om grote aantallen rijen te verwijderen zonder risico op menselijke fouten.
- Het ordenen van informatie door kolommen te plaatsen, vergemakkelijkt het groeperen van lege ruimtes voor latere handmatige verwijdering.
Wanneer we met een Excel-spreadsheet beginnen te werken, is het heel normaal dat de structuur in eerste instantie nog niet helemaal af is. Na een paar wijzigingen, het verplaatsen van gegevens of het verwijderen van inhoud, blijven er vaak lege rijen over die geen enkel doel dienen en de weergave alleen maar onoverzichtelijk maken, waardoor het document er rommelig uitziet.
Geen zorgen, het opruimen van je spreadsheet is geen hogere wiskunde. Hoewel het misschien lijkt alsof Excel geen magische knop heeft om alle lege cellen te wissen, zijn er in werkelijkheid verschillende zeer effectieve manieren om je tabel in slechts een paar klikken perfect georganiseerd te krijgen, afhankelijk van of je liever direct aan de slag gaat of meer visuele controle wilt hebben over wat je doet.
De truc "Ga naar Speciaal" om alles in één keer te verwijderen.
Als je een enorme Excel-database hebt en niet elk item één voor één handmatig wilt verwijderen, is de zoekfunctie je beste vriend. De eerste stap is het selecteren van de kolom waarin de ontbrekende gegevens zich bevinden. Nadat je het bereik hebt geselecteerd, ga je naar het tabblad 'Start', open je het menu 'Zoeken en selecteren' en klik je op de optie 'Ga naar speciaal '.
In het kleine venster dat verschijnt, vinkt u het vakje ' Lege cellen' aan en klikt u op OK. U ziet nu dat Excel, alsof het toverkunst is, alleen de lege cellen heeft gemarkeerd. Ga nu, zonder iets anders aan te raken zodat de selectie niet verloren gaat, terug naar het tabblad 'Start', open het menu 'Verwijderen' en kies ' Werkbladrijen verwijderen ' . Het programma verwijdert dan automatisch elke rij waarin een lege cel wordt gevonden.
Handmatig en visueel schoonmaken voor beginners
Als je een klein bestand hebt of liever precies wilt zien wat je verwijdert om fouten te voorkomen, zijn er meer traditionele methoden. Je kunt bijvoorbeeld met de rechtermuisknop op het lege rijnummer in Excel klikken (aan de linkerkant van het scherm) en de optie 'Verwijderen' selecteren. Dit is de langzaamste methode, maar wel de veiligste als je niet bekend bent met de tool.
Een andere optie is om een willekeurige cel in de rij die u wilt verwijderen te selecteren, naar het tabblad Start te gaan, de sectie Cellen te zoeken en ' Rijen verwijderen' te kiezen . Deze methode is ideaal wanneer u slechts af en toe een paar lege plekken hebt en deze snel wilt verwijderen zonder filters of complexe zoekopdrachten in te stellen.
Filters gebruiken om lege ruimtes te beheren
Filters zijn een krachtig hulpmiddel dat niet alleen gebruikt kan worden om gegevens te analyseren, maar ook om ze op te schonen. Selecteer om te beginnen het bereik in uw tabel en ga naar het tabblad Gegevens, waar u op de knop Filter klikt . Er verschijnen pijlen in de kolomkoppen.
Als u op een van die pijlen klikt, ziet u dat u kunt kiezen wat u wilt weergeven. Als u alleen de optie 'Leeg' selecteert , verbergt Excel alles met inhoud, zodat alleen de lege rijen overblijven. U kunt ze dan allemaal selecteren (de rijnummers verschijnen in het blauw) en ze in één keer verwijderen . Wanneer u het filter verwijdert, is uw tabel perfect gecomprimeerd.
Organisatie door middel van gegevenssortering
Soms is de eenvoudigste manier om orde in de chaos te scheppen, simpelweg de volgorde te veranderen. Als u uw gegevens selecteert en de sorteerfunctie op het tabblad Gegevens gebruikt, kunt u kiezen voor oplopende of aflopende volgorde. Hierdoor groepeert Excel automatisch alle lege rijen aan het begin of einde van de tabel.
Als alle lege plekken eenmaal gegroepeerd zijn, zijn er geen complexe tools meer nodig: selecteer eenvoudigweg het blok met lege rijen met uw muis, klik met de rechtermuisknop en verwijder ze. Het is een zeer praktische techniek als u het niet erg vindt dat de oorspronkelijke volgorde van uw gegevens verandert.
Door deze technieken te beheersen, of het nu gaat om snel zoeken naar lege waarden met Ctrl + G, het gebruik van slimme filters of eenvoudig sorteren van kolommen, kan elke gebruiker zijn documenten professioneel en vrij van structurele fouten houden, waardoor de werktijd en de leesbaarheid van de informatie worden geoptimaliseerd.
