Wat zijn anonieme dieren op Google Drive en hoe kun je ze controleren?

Informatic Digital » Bronnen » Wat zijn anonieme dieren in Google Drive en hoe kun je ze beheren?

Als je ooit rustig aan een document, spreadsheet of presentatie hebt gewerkt en plotseling een dierenicoontje met een vreemde naam in de rechterbovenhoek zag verschijnen , ben je waarschijnlijk even geschrokken. Deze merkwaardige bezoekers zijn de zogenaamde 'anonieme dieren' van Google Drive , en hoewel ze de aandacht trekken, betekent dit niet per se dat je account is gehackt of iets dergelijks.

Google heeft besloten om een ​​vleugje humor toe te voegen aan iets zo serieus als toegangsbeheer door onbekende gebruikers weer te geven als dieren met schattige namen: Anonieme Stinkdier, Anonieme Koala, Anoniem Konijn, Anonieme Kraken… Achter elk van deze dieren zit een echt persoon die je bestand bekijkt, maar om verschillende redenen worden hun naam en Google-account niet weergegeven. Laten we eens nader bekijken wat ze precies zijn, waarom ze verschijnen en hoe je alles onder controle kunt houden.

Wat zijn anonieme dieren op Google Drive?

Anonieme gebruikers zijn in feite gebruikers die een Google-bestand (Docs, Sheets of Slides) bekijken of bewerken zonder dat hun account voor jou zichtbaar is . In plaats van hun naam en profielfoto weer te geven, toont Google ze met een dierensilhouet en een label zoals 'anonieme walrus' of 'anonieme eekhoorn'.

Dit gebeurt vooral wanneer het document wordt gedeeld via een openbare link of een link die voor iedereen met die link toegankelijk is . In die gevallen kan Google de activiteit van de gebruiker niet altijd aan een specifieke naam koppelen, dus gebruikt het dit systeem van anonieme 'huisdieren' om aan te geven dat iemand anders momenteel toegang heeft tot het bestand.

Achter elk anoniem dier schuilt een gebruiker die , afhankelijk van de ingestelde machtigingen, de inhoud kan lezen of bewerken . Het anonieme dierensysteem zelf brengt geen extra risico's met zich mee; het verschil zit hem in het type toegang dat je aan het document hebt verleend.

Google gebruikte aanvankelijk alleen kleuren om de personen die aan een gedeeld document werkten van elkaar te onderscheiden . Naarmate de samenwerkingstools zich verder ontwikkelden, besloot het bedrijf om het visueler en intuïtiever te maken en begon het elke niet-geïdentificeerde gebruiker te koppelen aan een dier, naast het geven van een eigen pictogram.

De lijst is behoorlijk lang en gevarieerd: berggeit, leguaan, koala, lemur, krokodil, miereneter, dinosaurus, dolfijn, eend, olifant, fret, vos, kikker, giraffe, egel, nijlpaard, hyena, jakhals, luipaard, tijger, lama, zeekoe, nerts, aap, orang-oetan, otter, panda, pinguïn, gordeldier, axolotl, das, vleermuis, bever, buffel, kameel, kameleon, cheetah, eekhoorn, chinchilla, chupacabra, aalscholver, coyote, kraai, dingo, vogelbekdier, python, wasbeer, neushoorn, schaap, spitsmuis, stinkdier, schildpad, walrus, wolf, wangzakmuis… Elk van deze namen kan in uw documenten als "anoniem" voorkomen.

Waarom verschijnen er onbekende gebruikers of anonieme dieren?

Als je een gebruiker ziet die je niet herkent, of het nu een ongebruikelijke naam is of zelfs een anoniem dier , komt dat meestal door de manier waarop je het bestand hebt gedeeld en hoe die andere persoon er toegang toe heeft gekregen. Google geeft een aantal typische situaties waarin dit kan gebeuren, en het is handig om hiervan op de hoogte te zijn om verrassingen te voorkomen.

Een van de meest voorkomende redenen is dat het bestand is gedeeld met een distributielijst of mailinglijst . In deze gevallen wordt het document naar een hele groep verzonden (bijvoorbeeld een team of een klas), en wanneer iemand van die lijst het bestand via de algemene link opent, kan diegene verschijnen als een anonieme gebruiker als er geen individuele uitnodiging is of als die persoon niet is ingelogd met zijn of haar gebruikelijke account.

Het komt ook vaak voor dat er een anoniem diertje verschijnt, omdat het bestand is gedeeld met iemand die geen Google-account heeft of niet is ingelogd . Als die persoon de link opent, heeft hij of zij toegang tot het bestand op basis van de machtigingen die je hebt gegeven (bekijken, reageren of bewerken), maar Google kan de echte naam van die persoon niet bovenaan weergeven, vandaar het dierenicoontje.

Een ander veelvoorkomend scenario is dat iemand met bewerkingsrechten of toegang tot de link deze heeft doorgestuurd naar derden . Stel je voor dat je een werkdocument deelt met een collega, en die collega stuurt de link vervolgens door naar iemand anders in zijn of haar team zonder jou daarvan op de hoogte te stellen. Deze nieuwe persoon kan inloggen als een anonieme gebruiker en voor jou verschijnen als "anonieme vos" of een ander dier tijdens het bekijken van de inhoud.

Het kan ook voorkomen dat u een onbekende naam ziet in plaats van uw gebruikelijke contactpersoon, omdat die persoon zijn of haar Google-accountnaam heeft gewijzigd . Als u vermoedt dat het iemand is die u kent, kunt u het e-mailadres controleren in de 'Delen'-instellingen van het bestand zelf.

In veel gevallen is de reden voor deze ongeautoriseerde toegang dat het bestand is geconfigureerd als 'openbaar op het web' of 'toegankelijk voor iedereen met de link '. In deze deelmodi kan iedereen die de link ontvangt, kopieert of vindt, het bestand openen en bekijken (of zelfs bewerken) volgens de door u geselecteerde opties, ook al wordt het door het systeem als een anoniem bestand weergegeven.

Hoe Google anonieme dieren identificeert

Wanneer je dierenpictogrammen ziet in de bovenste balk van Google Docs, Sheets of Slides, geeft Google daarmee aan dat er gebruikers zijn die het bestand hebben geopend zonder persoonlijke uitnodiging of zonder dat hun profiel voor jou zichtbaar is . Dit betekent niet dat het systeem zich niet bewust is van deze gebruikers; het betekent alleen dat jij, als eigenaar of bewerker, ze alleen via deze generieke weergave ziet.

Google maakt een duidelijk onderscheid tussen individueel uitgenodigde gebruikers en gebruikers die zich aanmelden via een gedeelde link . Mensen naar wie je een persoonlijke e-mailuitnodiging hebt gestuurd, worden weergegeven met hun naam en, indien beschikbaar, hun profielfoto. Gebruikers die zich daarentegen uitsluitend via een algemene link aanmelden, zonder directe uitnodiging, worden weergegeven als anonieme gebruikers.

Dit gedrag is ook van toepassing wanneer het document toegankelijk is voor "iedereen met de link" of "iedereen op internet kan het vinden en bekijken ". In deze gevallen heb je geen individuele controle over wie er toegang toe heeft, dus Google toont hun echte namen niet, maar groepeert ze onder dierlijke aliassen, zodat je kunt zien hoeveel mensen er tegelijkertijd verbonden zijn en welke delen van het document ze bekijken.

Het kleur- en dierensysteem maakt het gemakkelijk om in realtime te zien welke delen van de tekst elke gebruiker bekijkt . Elk anoniem dier heeft zijn eigen cursor, selectie en pictogramkleur, zodat je, zelfs als je de echte naam niet ziet, de acties van het dier in het bestand kunt volgen.

Het is belangrijk om te weten dat je de echte namen van mensen alleen kunt zien als je ze expliciet toegang verleent via een persoonlijke uitnodiging of als ze deel uitmaken van een mailinglijst die is gekoppeld aan specifieke e-mailadressen. Anders blijven ze als anonieme dieren verschijnen, zelfs als je uit de context kunt afleiden wie ze zijn.

Als je wilt controleren of een onbekende naam in je bestand van iemand is die je kent, kun je het dialoogvenster 'Delen' openen en de e-mailadressen bekijken die toegang hebben . In dat gedeelte verschijnt het e-mailadres van een gebruiker wanneer je de muis over een naam beweegt, zodat je kunt controleren of het de persoon is die je zoekt.

Typische situaties waarin anonieme dieren verschijnen

In de praktijk verschijnen anonieme bestanden vaak wanneer er intensief gebruik wordt gemaakt van gedeelde links en documenten die zijn geconfigureerd voor brede toegang . Dit komt veel voor in studieomgevingen, samenwerkingsverbanden of open projecten waar het wenselijk is dat veel mensen tegelijkertijd kunnen bekijken of bewerken.

Stel, je bent docent of trainer en je deelt een document met een hele klas via een link op een educatief platform of in een massamail . De meeste studenten hebben er dan toegang toe zonder dat je ze individueel hoeft uit te nodigen. Terwijl ze het document openen, zie je allerlei afbeeldingen voorbijkomen, zoals 'anonieme panda', 'anonieme dolfijn', 'anoniem schaap', enzovoort, terwijl ze de informatie raadplegen of invullen.

Binnen bedrijven en teams is het ook gebruikelijk om generieke links te gebruiken, zodat iedereen in het team er toegang toe heeft. Iemand van de personeelsafdeling deelt bijvoorbeeld een spreadsheet met de link in een interne chat, zodat iedereen die het nodig heeft het kan raadplegen. Als mensen niet inloggen met hun hoofdaccount of als de toegang niet beperkt is tot specifieke gebruikers, worden die collega's weergegeven als anonieme gebruikers.

In meer open projecten, zoals openbare samenwerkingsdocumenten, formulieren met gedeelde resultaten of communitygidsen, zijn anonieme dieren vrijwel standaard. Iedereen met de link kan meedoen, en je krijgt alleen een idee van hoeveel dieren er meedoen dankzij de diereniconen die in realtime verschijnen en verdwijnen.

Er zijn ook meer alledaagse gevallen, zoals wanneer je een document deelt met een vriend die geen Gmail-account heeft, of die het document opent via een incognito-browservenster zonder in te loggen . Zelfs als het iemand is die je vertrouwt, zal Google hem of haar als een anonieme bezoeker beschouwen en daarom een ​​van deze schattige dierenaliassen toewijzen.

Risico's en misverstanden: Zijn anonieme dieren gevaarlijk?

Het zien van een 'anonieme kraken' of een 'anonieme stinkdier' ​​die door je document dwaalt, kan de indruk wekken dat er is ingebroken, maar de aanwezigheid van deze anonieme dieren impliceert op zich geen hackpoging of beveiligingslek . Het is simpelweg Google's manier om gebruikers te tonen wiens identiteit niet gekoppeld is aan een naam die voor jou zichtbaar is.

Het probleem zit hem niet in het dier zelf, maar in de deelrechten van het bestand . Als het document openbaar is of voor iedereen toegankelijk via de link, is het normaal om anonieme dieren te zien, omdat je dat soort brede toegang hebt toegestaan.

Als je echter onverwacht anonieme gebruikers ziet in een bestand waarvan je dacht dat het privé was , kan dat een teken zijn dat het document met meer mensen wordt gedeeld dan je dacht, of dat iemand met toegang het heeft doorgestuurd zonder je daarvan op de hoogte te stellen. In dat geval is het raadzaam om de deelinstellingen te controleren en de machtigingen aan te passen.

Een andere veelvoorkomende misvatting is dat deze anonieme gebruikers geen sporen achterlaten of onbeperkte mogelijkheden hebben. In werkelijkheid hangt hun handelingsvrijheid binnen het bestand af van de instellingen die u hebt ingesteld: als ze alleen leesrechten hebben, kunnen ze niets bewerken of verwijderen ; als u ze bewerkingsrechten hebt gegeven, kunnen ze de inhoud aanpassen, net als elke andere editor.

Vanuit privacyoogpunt registreert Google intern activiteiten om de beveiliging van de service te waarborgen, maar u ziet alleen het "dier" als zodanig. Als u zich zorgen maakt over wie een gevoelig document bekijkt, is de oplossing niet zozeer om op zoek te gaan naar het anonieme dier, maar eerder om de toegang tot de link en de mogelijkheden binnen het bestand goed te beperken.

Hoe u kunt beperken wie uw bestand kan bekijken of bewerken

Als je wilt voorkomen dat anonieme afbeeldingen van dieren in je documenten verschijnen, is het belangrijk om de deelrechten aan te passen zodat alleen de door jou gekozen personen er toegang toe hebben . Google Drive biedt verschillende opties om dit zeer nauwkeurig te regelen.

De veiligste manier om de toegang te beheren is door gepersonaliseerde uitnodigingen naar specifieke e-mailadressen te sturen . In plaats van een openbare link te delen, voeg je gebruikers één voor één toe die het bestand mogen bekijken, erop reageren of het bewerken. Op die manier verschijnen ze bij toegang met hun naam en niet als anonieme gebruikers.

Een andere belangrijke maatregel is om, waar mogelijk, de modus "iedereen met de link kan bekijken/bewerken" te vermijden . Deze instelling is erg handig voor snel delen, maar vergroot de kans dat de link zich verder verspreidt dan de bedoeling is, waardoor mogelijk vreemden – of in ieder geval niet-geïdentificeerde gebruikers – toegang krijgen tot uw document.

Als je een bestand al hebt gedeeld en je ziet te veel onbekende gebruikers, kun je de machtigingen op elk moment wijzigen via de knop 'Delen' . Daar kun je de algemene toegang intrekken, de toegang beperken tot specifieke personen, het toegangsniveau wijzigen van 'bewerker' naar 'lezer' of zelfs het delen van het bestand helemaal stoppen.

Bij documenten die alleen gelezen mogen worden en niet bewerkt, is het raadzaam de optie 'alleen-lezen' in te stellen . Op die manier kan iemand die het document via een algemene link opent en anoniem lijkt, de inhoud niet wijzigen. Dit is vooral handig voor rapporten, handleidingen of informatieve documenten die geen gezamenlijke bewerking vereisen.

Tot slot is het een goed idee om af en toe de geavanceerde deelopties van Google Drive te controleren . Daar kunt u zien wie het bestand mag delen, wie nieuwe gebruikers kan toevoegen en of er overgeërfde machtigingen van bovenliggende mappen zijn die van invloed kunnen zijn. Een snelle controle van deze opties kan u veel problemen met de toegang besparen.

Beste praktijken om verrassingen met anonieme dieren te voorkomen

Naast het correct instellen van machtigingen zijn er een aantal goede praktijken die u helpen uw Google Drive-documenten onder controle te houden en de kans op ongewenste toegang te minimaliseren . Het gaat er niet om in angst te leven, maar om duidelijkheid te scheppen over wie toegang heeft tot uw documenten en waarom.

Een van de eerste aanbevelingen is om goed na te denken aan wie je toegang geeft voordat je een link deelt . Als de inhoud gevoelig of persoonlijk is, kun je het beste even de tijd nemen om de e-mailadressen in te voeren van de specifieke personen die de link mogen zien, in plaats van te kiezen voor de gebruikelijke aanpak: "iedereen met de link kan er toegang toe krijgen."

Probeer waar mogelijk bestanden te versturen via persoonlijke uitnodigingen in plaats van openbare links . Deze simpele stap zorgt ervoor dat je bij het openen van het document de echte namen ziet van de betrokken personen, en niet een verzameling afbeeldingen van dieren waarvan je de identiteit niet herkent.

Een andere goede gewoonte is om de standaardmachtigingen te controleren die je toekent bij het delen van complete mappen . Soms is een hele map toegankelijk voor veel meer mensen dan je beseft, en wanneer je er een nieuw bestand in aanmaakt, erft dat bestand die configuratie. Dit kan ertoe leiden dat documenten worden aangemaakt met een bredere toegangsrechten dan de bedoeling was.

Als je in een team werkt, kan het nuttig zijn om interne regels af te spreken over hoe links worden gedeeld . Je kunt bijvoorbeeld besluiten dat documenten niet buiten de groep worden doorgestuurd zonder eerst de eigenaar te raadplegen, of dat bestanden met gevoelige gegevens nooit in de modus "iedereen met de link" worden achtergelaten. Deze kleine regels verkleinen het risico op ongeautoriseerde toegang aanzienlijk.

Mocht je tot slot een anoniem dier tegenkomen in een belangrijk bestand, beschouw dit dan als een teken om je deelinstellingen even te controleren en te bevestigen dat alles naar behoren is ingesteld . Het hoeft niets ernstigs te zijn, maar het is een goede reden om ervoor te zorgen dat alleen de juiste personen de inhoud kunnen bekijken of bewerken.

Door te begrijpen wat anonieme dieren zijn, waarom ze verschijnen en hoe je ermee omgaat, kun je optimaal profiteren van de realtime samenwerkingsmogelijkheden van Google Drive zonder de beveiliging en privacy van je bestanden in gevaar te brengen . Met de juiste machtigingen en verantwoord gebruik van links zullen deze dieren geen mysterieuze bedreiging meer vormen, maar simpelweg een vriendelijke curiositeit die aangeeft dat anderen met je aan hetzelfde document werken.