- Hero Link-systemet sentraliserer tilgang til et dokument i én permanent URL som ikke endres når tillatelser endres.
- Det finnes ulike nivåer av publikumstilgang, fra anonym og generell tilgang til invitasjoner begrenset til bestemte personer.
- Det er mulig å legge til ekstra sikkerhetslag som passord, utløpsdatoer og nedlastingsblokkering.
- Med tilgangsadministrasjon kan du tilbakekalle tillatelser eller endre brukerrollen uten å måtte opprette nye koblinger.
Når det gjelder samarbeid, er det å sende e-postvedlegg en saga blott. Nå er veien å gå å dele tilgang til et aktivt dokument i skyen, slik at alle kan jobbe med samme versjon uten å lage et rot av duplikater. Microsoft OneDrive har blitt nøkkelverktøyet for dette, og gir full kontroll over hvem som har tilgang til filene dine og hva de kan gjøre med dem.
Det mest spennende er at plattformen har utviklet seg for å eliminere hodebry. Hvis du noen gang har følt deg fortapt med fem forskjellige lenker til samme fil, vil du bli glad for å vite at Hero Link- konseptet er her for å forenkle alt. I hovedsak gjør det tilgangshåndtering mye mer intuitiv og mindre utsatt for feil, noe som sikrer sømløst og fremfor alt sikkert samarbeid.
Det revolusjonerende konseptet Hero Link
Inntil nylig genererte systemet en ny URL hver gang du ønsket å endre hvem som hadde tilgang til en fil. Dette var et skikkelig styr fordi du måtte sende lenken på nytt til alle involverte. Med ankomsten av Hero Link har Microsoft implementert en permanent hovedlenke. Dette betyr at URL-en ikke endres selv om du bestemmer deg for å endre tillatelsene fra «skrivebeskyttet» til «rediger» eller endre målgruppen fra organisasjonen din til eksterne brukere.
Denne endringen er et friskt pust for de som administrerer budsjetter eller tilbud med kunder, ettersom den sentraliserer tilgangshistorikken. Hvis du allerede hadde gamle lenker i omløp, ikke bekymre deg: de fungerer fortsatt som de skal , men nå vises de gruppert i en sekundær seksjon, mens Hero Link blir hovedfokus og den primære tilgangsveien.
Slik konfigurerer du deling
For å begynne å dele er den enkleste måten å gå til OneDrive-nettstedet. Etter at du har logget deg på med kontoen din, velger du bare filen eller mappen du ønsker og klikker på Del -knappen øverst. Det er her magien skjer, siden du kan velge å kopiere lenken direkte eller sende en e-postinvitasjon.
Hvis du bestemmer deg for å konfigurere lenken i detalj, er tannhjulikonet din beste venn. Der kan du definere lenkens målgruppe . Du har flere alternativer: gi tilgang til alle (ideelt for sosiale medier, selv om det er minst sikkert), begrense det til medlemmer av organisasjonen din, eller begrense det til bestemte personer . Dette siste alternativet er det mest anbefalte for konfidensielle filer, siden selv om noen videresender invitasjonen, vil bare autoriserte personer kunne få tilgang til den.
Avanserte sikkerhetsinnstillinger og tillatelser
Det handler ikke bare om å åpne døren; du kan også sette strenge regler for hva gjester kan gjøre. I innstillingsmenyen kan du aktivere redigering hvis du vil at de skal samarbeide med deg, eller deaktivere det for å gjøre filen skrivebeskyttet. I tillegg finnes det en veldig nyttig funksjon kalt «blokker nedlasting », som hindrer brukere i å lagre en lokal kopi av dokumentet på enhetene sine.
For å legge til et ekstra lag med beskyttelse kan du angi et passord som du må dele via en annen metode enn lenken. Det er også veldig praktisk å angi en utløpsdato . På denne måten vil lenken automatisk slutte å virke den dagen du velger, slik at tilgangen ikke forblir åpen på ubestemt tid. Til slutt, hvis du jobber med Word-dokumenter, kan du bruke gjennomgangsmodus , som begrenser brukere til å legge igjen kommentarer og forslag uten å endre den opprinnelige teksten.
Mappebehandling og filutforsker
Å dele en hel mappe er den beste strategien når du administrerer flere relaterte filer. Forsiktighet anbefales imidlertid: alle med redigeringstillatelser i en mappe kan flytte, gi nytt navn til eller til og med slette ethvert element i den. Et veldig nyttig triks er at mottakere kan legge til den delte mappen på sin egen OneDrive via en snarvei , noe som gjør det enkelt å administrere fra datamaskinen uten å ta opp plass på den personlige kontoen.
Hvis du foretrekker å ikke bruke en nettleser, kan du gjøre alt dette fra Windows Filutforsker . Hvis du høyreklikker på filen, vises alternativene Deling og Administrer tilgang. Vær imidlertid forsiktig med knappen «Kopier lenke», da den noen ganger bruker selskapets standardinnstillinger , som kan være mer tillatende enn du ønsker.
Slik tilbakekaller du tilgang og rydder opp i delte filer
Det kommer en tid der et prosjekt avsluttes, og du ikke lenger vil at noen skal ha tilgang til dokumentene dine. For å fikse dette, gå til Fildetaljer-panelet og velg Administrer tilgang . Derfra kan du fjerne bestemte lenker ved å klikke på X-en eller bruke alternativet Stopp deling for å blokkere alles tilgang samtidig.
For å holde orden på tingene, er det lurt å gå til fanen Delt > Av meg i sidefeltet. Det er det perfekte stedet å gjøre en månedlig revisjon og fjerne tillatelser fra filer du ikke lenger trenger. Husk at hvis du sletter en fil du har delt, vil den forsvinne for alle og havne i papirkurven, hvor bare du kan gjenopprette den.
Feilsøking og tips for administratorer
Noen ganger ser det ut som om knappen for ekstern deling er deaktivert. Dette er vanligvis ikke en teknisk feil, men snarere en begrensning angitt av bedriftens IT-administrator. Hvis du er administrator, kan du justere disse innstillingene fra SharePoint-administrasjonssenteret, og definere om anonym tilgang er tillatt eller om bare bestemte sikkerhetsgrupper kan sende filer utenfor organisasjonen.
Et kritisk punkt oppstår når en ansatt slutter i bedriften. Fordi OneDrive er personlig, har filene som deles fra kontoen en utløpsdato når den slettes . For å unngå å miste viktig informasjon er det best å lagre teamdokumenter i SharePoint eller Teams , slik at kunnskapen forblir innenfor organisasjonen uavhengig av hvem som slutter.
Effektiv OneDrive-administrasjon innebærer å balansere bekvemmeligheten av rask tilgang med datasikkerhet. Bruk av hovedlenken, definering av presise målgrupper og regelmessig gjennomgang av hvem som har tilgang til informasjonen din sikrer et profesjonelt arbeidsmiljø fritt for utilsiktede datalekkasjer.