Slik fjerner du metadata og skjult informasjon fra en PDF med ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » Sikkerhet » Slik fjerner du metadata og skjult informasjon fra en PDF med ONLYOFFICE Docs

Vi antar noen ganger at når vi sender en fil, er det bare mottakeren som leser det vi har skrevet. Realiteten er imidlertid at digitale dokumenter bærer med seg en slags usynlig bagasje som kalles metadata , som lagrer alt fra hvem som opprettet filen til programvareversjonen som ble brukt. Denne informasjonen, selv om den ikke er lett synlig, kan være en skikkelig hodepine hvis den havner i gale hender.

For de som bruker verktøy som ONLYOFFICE Docs eller kontorpakker, er det viktig å vite hvordan man utfører en grundig opprydding. Det handler ikke bare om å fjerne forfatterens navn, men om å sikre organisasjonens fullstendige personvern , forhindre at interne serverbaner eller redigeringshistorikk avslører driftshemmeligheter som ikke skal forlate kontoret.

Hva i all verden er metadata, og hvorfor er de en risiko?

Enkelt sagt er metadata data som beskriver andre data. Hvis vi tar et bilde, er innholdet selve bildet, men metadataene er de nøyaktige GPS-koordinatene for hvor det ble tatt eller telefonmodellen. I et PDF- eller Word-dokument oversettes dette til Windows-brukernavn, opprettelsesdato, organisasjon og til og med revisjonshistorikk.

Den virkelige faren oppstår når vi sender disse filene til kunder eller leverandører. Hvis vi ikke rydder opp i disse eiendommene, gir vi i hovedsak bort verdifull informasjon. Et klassisk eksempel var den britiske dokumentasjonen om Irak i 2003, der den innebygde revisjonshistorikken avslørte hele redaksjonskjeden og forårsaket en betydelig diplomatisk hendelse på grunn av en enkel teknisk forglemmelse.

Slik rengjør du metadata i PDF-filer med ONLYOFFICE og andre verktøy

Hvis du jobber med ONLYOFFICE-dokumenter og ønsker å administrere informasjonen i PDF-filen din, er det første steget å se på hva som er der. For å se disse dataene, gå til "Fil"-menyen og velg "Egenskaper ". Når du er der, kan du hvis du vil slette informasjon, gå til "Ytterligere metadata ", åpne "Avansert"-modus og slette linje for linje dataene du ikke vil at noen skal se.

Hvis du ser etter andre profesjonelle alternativer for PDF-filer, finnes det flere alternativer avhengig av kontrollnivået du trenger:

• Adobe Acrobat Pro: Den har en kraftig funksjon kalt «Beskytt» som tillater fjern skjult informasjon gjennom en grundig skanning av dokumentet.
• NitroPDF: Den lar deg raskt slette metadata fra beskyttelsesfanen i delen av innholdsskriving.
• Foxit PhantomPDF: Den tilbyr en enkel vei gjennom «Beskytt» og deretter «Skjulte data» til marker og slett de spesifikke metadataene.
• Nettverktøy: Det finnes nettsteder som PDFYeah som automatiserer prosessen, men du må ha Vær forsiktig med konfidensialitet når du laster opp sensitive filer til eksterne servere.

Dokumentinspektøren i Microsoft Office-pakken

Hvis originaldokumentet er en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil, er det best å rydde opp i dataene før du konverterer dem til PDF. Dokumentinspektøren er nøkkelverktøyet her. Den lar deg finne og fjerne kommentarer, sporede endringer, dokumentserveregenskaper og til og med skjult tekst (selv om den ikke oppdager hvit tekst på hvit bakgrunn).

For å bruke den, gå bare til «Fil», velg «Info» og deretter «Sjekk etter problemer ». Etter at du har kjørt skanningen, kan du klikke på «Fjern alle» på alle elementer du anser som problematiske. I Excel er dette spesielt nyttig for å slette skjulte ark eller rader og kolonner som inneholder data du ikke vil at mottakeren skal se.

Viktige forskjeller: Fjerning av metadata kontra stryking av innhold

Det er her mange går feil. Det er viktig å presisere at det å fjerne metadata ikke er det samme som å stryke over tekst . Sletting av metadata rydder opp i filens usynlige egenskaper (forfatter, datoer, programvare), men det sletter ikke noen ord som er skrevet på siden. Hvis du har et telefonnummer eller et konfidensielt navn synlig, trenger du en visuell gjennomstreking for å gjøre dokumentet mindre synlig.

Hvis du bare sletter metadataene, men beholder den sensitive teksten, forblir dataene. Hvis du derimot redigerer teksten med en svart boks, men ikke fjerner metadataene, vil den opprinnelige forfatterens navn fortsatt vises i filegenskapene. Ideelt sett bør begge prosessene utføres for å sikre fullstendig anonymisering.

Avanserte tips og tekniske advarsler

For de mer teknisk anlagte er verktøy som ExifTool fantastiske, men de har en hake. Å kjøre kommandoen for å slette alt i en PDF kan reverseres med mindre en lineariseringsprosess brukes med qpdf . Ellers kan noen med de nødvendige ferdighetene gjenopprette de slettede dataene.

Et annet viktig poeng er digitale signaturer . Hvis et dokument er elektronisk signert, kan enhver endring av metadataene ugyldiggjøre signaturen. Det er viktig å sjekke om filen har en signatur før du renser den, og om nødvendig signere dokumentet på nytt når det er renset.

Datahåndtering i regneark og andre formater

Når det gjelder ONLYOFFICE Workspace, finnes det en veldig nyttig funksjon kalt Tilpasset filter for .xlsx-filer. Denne sletter ikke metadata, men lar deg dele et regneark der brukerne bare ser dataene du har filtrert, slik at de ikke kan manipulere visningen for å oppdage skjult informasjon i andre celler.

I Visio er prosessen lik den i Office: du åpner «Informasjon», velger «Sjekk etter problemer» og velger «Fjern personlig informasjon» , som rydder opp i kommentarer og malbaner som kan være sensitive.

Å opprettholde den digitale hygienen til filene våre er det beste forsvaret mot utilsiktede lekkasjer. Fra bruk av dokumentinspektører i Office til manuell rengjøring av egenskaper i ONLYOFFICE eller bruk av spesialisert PDF-programvare, er målet alltid det samme: at mottakeren kun mottar det synlige innholdet, og eliminerer spor av identitet eller intern infrastruktur som kan utnyttes ondsinnet.