Slik organiserer du filer på PC-en og holder ting ryddige uten å bli gal

Informatec Digital » Ressurser » Slik organiserer du filer på PC-en og holder ting ryddige uten å bli gal

Mange får en ny datamaskin, harddisk eller til og med en helt ny SSD, og ​​i løpet av få måneder er det et komplett rot. Jo mer lagringsplass vi har, desto flere filer har vi en tendens til å samle opp : bilder, dokumenter, nedlastinger, videoer, arbeidsprosjekter, kursnotater ... og det er slik det å finne hva som helst blir et umulig oppdrag når vi har det travelt.

Den gode nyheten er at det ikke er så komplisert å bli organisert hvis du vet hvor du skal begynne. Ved å kombinere Windows' innebygde alternativer med spesialisert programvare , kan du gå fra en rotete PC til et logisk, rent og lettstelt mappesystem, perfekt for både privatlivet og det daglige arbeidet.

Hvorfor er det så viktig å organisere PC-filene dine riktig?

Utover besettelsen med ryddighet, er det praktisk talt en nødvendighet å ha velstrukturerte datafiler . I disse dager foregår en stor del av livene våre på PC-ene våre: fakturaer, kontrakter, familiebilder, arbeidsrapporter, presentasjoner, PDF-er med viktige dokumenter og så videre. Å miste en viktig fil eller bruke 20 minutter på å lete etter den er ikke bare frustrerende; det kan føre til at du går glipp av en tidsfrist eller til og med mister verdifull informasjon.

Dessuten gjør et uorganisert mappesystem søking mye tregere . Det spiller ingen rolle om du har en veldig kraftig datamaskin: hvis hvert dokument er på et annet sted, med tilfeldige navn som "final_def_definitive2.docx", vil du kaste bort tid og mental energi hver gang du trenger å finne noe.

Et annet viktig poeng er at god organisering tvinger deg til å gjennomgå filene dine fra tid til annen . Dette hjelper deg med å slette det du ikke lenger trenger, frigjøre diskplass, se hvilke filer som tar opp plass og oppdage duplikater eller store filer som unødvendig bruker opp gigabyte (gamle sikkerhetskopier, ukomprimerte videoer osv.).

Til slutt, hvis du deler en datamaskin eller jobber i et team, er et sammenhengende organisasjonssystem forskjellen på om hvem som helst kan finne en fil på sekunder, eller om bare «eieren av kaoset» vet mer eller mindre hvor alt er.

Grunnleggende gode vaner før du berører noe

Før du begynner å lage mapper som om det ikke finnes noen morgendag, er det viktig å etablere noen grunnleggende prinsipper. Det finnes noen vaner som vil spare deg for mye hodebry , og som du bør ta i bruk med en gang, selv om du ikke har gjort en større opprydding av PC-en din ennå.

For å begynne, glem å bruke skrivebordet som en «skuff med søppel» og lær hvordan du organiserer det digitale skrivebordet ditt . Det er veldig praktisk å dumpe alt du laster ned eller lager i løpet av dagen der, men om noen uker vil du ha et teppe av ikoner der ingenting er synlig. Ideelt sett bør skrivebordet bare inneholde snarveier til programmene du bruker daglig og papirkurven.

Et annet veldig nyttig utgangspunkt er å bruke en stor, generisk mappe som base for alt . Windows inneholder allerede en som heter «Dokumenter», som vanligvis er det perfekte stedet å sentralisere personlige filer og arbeidsfiler. Derfra kan du bygge hele ditt interne hierarki på en nivådelt måte.

Det er også viktig å ikke bli for detaljert. Å opprette en mappe for absolutt alt er like ille som å ikke opprette noen i det hele tatt . Prøv å lage en logisk struktur, men unngå å bli sittende fast i labyrinter av undermapper der det å lagre et dokument krever fem klikk og åpning av ti forskjellige nivåer.

Slik får du mest mulig ut av Windows Filutforsker

Windows har noen svært nyttige innebygde verktøy for å organisere innholdet i hver mappe, selv om det er sant at den opprinnelige organiseringen har sine begrensninger . Innstillingene du bruker på én mappe brukes ikke automatisk på resten, så hvis du vil ha et bestemt system på flere steder, må du finjustere det manuelt.

Når du åpner Filutforsker, er standardvisningen «Hurtigtilgang» (i nyere versjoner kalles dette «Utforsker-hjem»). Dette skjermbildet lar deg se dine nylige og favorittfiler med et raskt blikk , både fra PC-en og fra nettjenester som Office.com, og er ofte mer praktisk enn å gå direkte til «Denne PC-en» og bruke teknikker for å finne filer raskere på PC-en.

Hvis du foretrekker å alltid ha tilgang til de klassiske stasjonene og mappene, kan du endre standardoppførselen til Filutforsker . Øverst, i alternativmenyen, finner du innstillingen «Åpne Filutforsker i:», der du kan velge å åpne den direkte i «Denne PC-en» i stedet for «Start».

Når du er inne i en hvilken som helst mappe, åpnes en veldig nyttig meny for å kontrollere hvordan innholdet vises ved å høyreklikke på et tomt område i filområdet . Derfra kan du blant annet sortere, gruppere og konfigurere hvilke informasjonskolonner du vil se.

De to viktigste visuelle funksjonene er «Sorter etter» og «Gruppér etter». Med «Sorter etter» bestemmer du sorteringskriteriene i mappen (navn, endringsdato, type, størrelse osv.) og om du vil vise den i stigende eller synkende rekkefølge. I Windows 10 finnes det også en «Mer...»-knapp som gir tilgang til en veldig lang liste med ekstra sorteringsfelt.

Ved «Gruppér etter» deles innholdet inn i blokker i henhold til det valgte kriteriet (etter dato, filtype, størrelse, tagger osv.). Hver gruppe fungerer visuelt som en slags undermappe i gjeldende mappe, med en overskrift som angir kategorien og filene under.

Det interessante er at du innenfor hver gruppering kan legge til din egen rekkefølge . For eksempel kan du ha mappen «Nedlastinger» gruppert etter «Dato» (i dag, i går, forrige uke osv.) og samtidig sortere etter type eller størrelse innenfor hver blokk for å finne det du leter etter raskere.

I begge funksjonene åpner «Mer»-knappen (finnes i Windows 10 og i «Gruppér etter» også i Windows 11) et vindu der du kan velge hvilke detaljer du vil skal vises som kolonner for disse elementene: opprettelsesdato, forfattere, høyde eller bredde for bilder, videovarighet, år, bildebredde og mye mer.

Lag et enkelt, men effektivt mappehierarki

Nøkkelen til å unngå forvirring er å strukturere systemet ditt på en fornuftig måte. Ideelt sett bør du kunne lagre hovedinnholdet på PC-en din i noen få mapper på toppnivå , og deretter forgrene deg derfra bare når det er nødvendig.

Hvis du bruker den samme datamaskinen til personlige og arbeidsrelaterte saker, er et godt utgangspunkt å opprette to store mapper under «Dokumenter» : én med navnet ditt (for personlige filer) og en annen med navnet på bedriften eller det profesjonelle prosjektet ditt (for arbeidsrelaterte saker). Innenfor hver mappe kan du deretter dele inn i kategorier: «Fakturaer», «Kunder», «Prosjekter», «Bilder», «Kurs» osv.

Tenk på det som et tre: fra generelt til spesifikt, men ikke overdriv med nivåene . For eksempel Bilder → 2024 → Reiser → Sevilla. Du trenger ikke en undermappe for «Sevilla om dagen», «Sevilla om natten» eller «Sevilla med venner», med mindre du faktisk håndterer tusenvis av bilder og den forskjellen er nyttig for deg.

Et nyttig triks er å spørre deg selv: «Hvordan ville jeg søkt etter denne filen om seks måneder?» Hvis det første som faller deg inn er prosjektnavnet, sett det øverst på listen. Hvis det du husker er datoen (en termin, et skoleår, et år), organiser det etter dato. Det viktigste er at kriteriene er konsistente og alltid gjentas.

Unngå også å duplisere mapper for lignende elementer. Jo flere parallelle mapper du har med lignende navn, desto større er sjansen for å lagre en fil på feil sted . Én enkelt, velorganisert «Klienter»-mappe er bedre enn flere mapper med «Nye kunder», «Eksisterende kunder», «Mine kunder» osv., fylt med blandede dokumenter.

Slik navngir du mapper og dokumenter strategisk

Det er nytteløst å ha en anstendig mappestruktur hvis filnavnene er umulige å tolke . Det er her navnekonvensjoner kommer inn i bildet: et konsistent og repeterbart navnesystem som lar deg finne et hvilket som helst dokument ved hjelp av systemets søkefelt.

Ideelt sett bør alle relaterte filer følge samme navnekonvensjon . Du kan basere den på datoen, prosjekt- eller klientnavnet, dokumenttypen eller kombinere flere elementer. For eksempel, for sitater, kan du bruke noe sånt som: «2020-02-04_sitat_KlientAlpha.docx». Tanken er at bare ved å lese den, vil du vite hva den handler om.

Husk også at listevisningen i Windows vanligvis bare viser de første tegnene i filnavnet. Hvis du bruker veldig lange, detaljerte navn, vil det være vanskelig å lese dem med et raskt blikk. Et kort, men informativt navn er bedre enn et helt avsnitt.

En annen veldig nyttig strategi er å bruke små «koder» i begynnelsen av navnet for å endre den alfabetiske rekkefølgen . For eksempel vil filer som begynner med «_» vises øverst på listen i mappen, slik at du kan reservere det prefikset for det du åpner daglig («_Nåværende-Prosjekt», «_Fakturaer-Nåværende-Måned»...).

På samme måte plasseres navn som begynner med «@» vanligvis rett etter de med understrek . Du kan bruke dette for viktige dokumenter du ikke trenger å se først. For alt annet kan du bruke tall i begynnelsen («1_Generell-Plan», «2_Rapporter» osv.) hvis det hjelper deg med å opprettholde en logisk rekkefølge.

Daglige vaner: unngå kaos før det dukker opp

En datamaskin blir fort rotete når vi har mye arbeid å gjøre. Vi laster ned en PDF, legger den i Nedlastinger «til senere», lagrer raskt et Word-dokument på skrivebordet, og før vi vet ordet av det, ligger det hundrevis av filer stablet opp på provisoriske steder.

Den mest effektive måten å bekjempe dette på er å ta i bruk en enkel regel: arkiver dokumenter så snart du oppretter eller laster ned en fil. Det vil si at hver gang du oppretter eller laster ned en fil, bør du bruke 10 sekunder på å lagre den direkte i mappen der den skal være permanent, med riktig navn.

Den lille gesten hindrer deg i å måtte bruke en time på slutten av uken på å prøve å huske hva hver navnløse fil var, eller hvor i all verden du lagret den presentasjonen du trenger til i morgen. «Jeg skal organisere det senere» betyr vanligvis «jeg kommer aldri til å organisere det ».

Likevel glipper ting alltid mellom to stoler. Derfor er det lurt å sette av et bestemt tidspunkt, for eksempel på fredager før dagens slutt, for å gjøre en rask gjennomgang av problematiske mapper : Skrivebord, Nedlastinger, Midlertidige dokumenter osv. På bare noen få minutter kan du flytte alt som mangler til riktig plass, slette duplikater og tømme papirkurven.

Hvis du sliter med å holde skrivebordet ryddig, kan du prøve en gjør-det-selv-versjon av «Desktop Zero»-metoden. Opprett en mappe som heter noe sånt som «Skrivebordsfiler», og når du ser for mange filer som roter til skrivebordet, drar du dem alle inn i den. Åpne deretter mappen én etter én og flytt hver fil tilbake til sin opprinnelige plassering.

Organiser arbeidsfilene dine bedre

I en profesjonell setting er rotet enda mer merkbart. Det er veldig vanlig å ende opp med et skrivebord dekket av daglige dokumenter , forskjellige versjoner av presentasjoner, nedlastede klientrapporter, ressurser delt av kolleger og så videre.

Et praktisk tips er å aldri lagre arbeidsdokumenter direkte på skrivebordet . Bruk alltid «Dokumenter»-mappen, eller hvis bedriften din har et internt nettverk eller et skysystem, de offisielle delte stedene (nettverksstasjoner, OneDrive, Google Drive osv.). På denne måten kan du også få tilgang til disse filene fra andre enheter.

I den profesjonelle mappen din bør du tenke over hvordan du faktisk jobber. Du kan ha en seksjon for filer som «Pågår», en annen for «Venter» og en annen for «Arkivert ». Dokumenter flyttes fra en seksjon til en annen avhengig av status, slik at du kan holde oversikt over hva som fortsatt er aktivt og hva du kan la være.

Hvis du deler dokumenter med andre, prøv å bli enige om en felles navnekonvensjon. Det er ikke det samme å ha en mappe som heter «Sluttrapport», «Ny rapport» eller «Siste rapport» som det er å ha en som heter «2024-03_Rapport-klientX_v1», «2024-03_Rapport-klientX_v2» osv. På teamnivå sparer dette utallige spørsmål via e-post og chat.

Når det er mulig, dra nytte av å jobbe direkte i skyen . Mange plattformer lagrer automatisk versjoner, lar deg søke etter innhold i dokumenter og forenkler deling uten å måtte duplisere filer på tvers av flere nettsteder. Se vår guide til programvare for skylagring for å velge det beste alternativet.

Bruk tredjepartsprogrammer for å automatisere sorteringsprosessen

Hvis du vil gå et skritt videre og la datamaskinen gjøre noe av arbeidet for deg, finnes det flere svært interessante verktøy. Disse programmene analyserer filene dine og omorganiserer dem i henhold til regler du definerer (etter type, dato, størrelse osv.).

Et av de mest omfattende alternativene er Organiser filene mine. Denne programvaren fungerer på Windows, Linux og macOS og fokuserer på å automatisk klassifisere filer i henhold til ulike egenskaper: filtype, type, opprettelsesdato, størrelse og mer.

Etter at du har lastet ned og installert det fra det offisielle nettstedet, vil du bli bedt om å velge hvilken stasjon eller mappe du vil organisere første gang du bruker det. Du kan legge til andre plasseringer ved å bruke knappen «+ LEGG TIL MAPPE» , som vises på venstre side av grensesnittet. I midten ser du et sektordiagram som bruker farger for å vise hvilke filtyper som tar opp mest plass.

Det er veldig enkelt å bruke: når du klikker på «Organiser», vil programmet automatisk flytte filene i henhold til de definerte reglene , og opprette nye mapper på den opprinnelige plasseringen, organisert etter type, dato eller andre kriterier du velger. På bare noen få minutter kan du forvandle en kaotisk katalog til noe mye mer organisert.

Et annet populært program er Easy File Organizer. Det er tilgjengelig for Windows (til og med fra Microsoft Store), Linux og macOS , og styrken ligger i smarte filtre og tilpassede regler.

Med Easy File Organizer kan du definere kriterier som filtype, filtype, opprettelsesdato eller navn . Programmet analyserer alt innholdet og grupperer filene som samsvarer med hver regel i mapper. Innenfor disse mappene kan du også opprette flere undermapper for enda mer presis organisering.

Prosessen er ganske automatisk: etter å ha skannet stiene du angir, bruker programmet en rekke regler (som du konfigurerer på forhånd) for å gi nytt navn til, flytte eller til og med slette bestemte filer, slik at alt holdes i orden med svært lite manuell inngripen.

File Juggler er et annet verktøy som fokuserer på å automatisere filarbeidsflyter. Målet er å eliminere tiden du ellers ville kastet bort på å flytte dokumenter én etter én . Det skanner kontinuerlig bestemte mapper, og så snart nye filer dukker opp som oppfyller visse betingelser, behandler det dem i henhold til dine forhåndsdefinerte handlinger.

I dette tilfellet kan reglene være basert på filnavnet, filtypen eller til og med innholdet . Når programmet er konfigurert, kan det gi nytt navn til dokumenter, flytte dem til riktig mappe, lage sikkerhetskopier eller rydde opp i dem hvis de ikke lenger er nødvendige. Det kan lastes ned fra nettstedet.

For de som administrerer store multimediebiblioteker, spesielt musikk, finnes TagScanner. Det er et gratis program som fokuserer på lydfiler og deres metadata (ID3v1, ID3v2, Vorbis, APEv2, WMA, iTunes, osv.).

Med TagScanner er det første trinnet å søke etter og laste opp samlingen din av lydfiler. Derfra kan du redigere tagger samtidig, gi sanger nytt navn basert på metadataene deres og omorganisere hele mapper etter et logisk navnemønster (artist, album, spornummer osv.).

Du kan til og med koble til nettdatabaser for å fylle ut manglende informasjon (for eksempel albumcover eller albumdetaljer). Det er en effektiv måte å organisere kaotiske musikkbiblioteker uten å måtte gå gjennom hver sang individuelt.

Organiser filer med tagger i Windows takket være tagging

Utover mapper finnes det en annen veldig interessant måte å organisere på: tagger . Windows tilbyr ikke denne funksjonen i stor grad som standard, men verktøy som Tagging legger til denne funksjonaliteten direkte i Filutforsker.

Tagging er ikke et frittstående program, men snarere et ekstra panel som integreres med Windows Utforsker . Når det er installert, vil du se at høyreklikk på en eller flere filer vil vise nye alternativer relatert til tagger.

For å begynne å bruke det, må du be om en gratis lisensnøkkel på nettstedet deres. Bare skriv inn navn og e-postadresse : Du vil motta en første e-post for å bekrefte kontoen din og en ny e-post med aktiveringsnøkkelen din.

Når du går inn i en mappe du vil organisere etter tagger, er den grunnleggende arbeidsflyten enkel. Du velger filene du vil tagge, høyreklikker og velger alternativet «Tagg med» . Derfra kan du gå til «Flere tagger», og et vindu kalt «Velg tagg» åpnes.

I det vinduet kan du opprette en «Ny taggruppe» ved å høyreklikke på «Tagger» , det vil si en ny gruppe med tematiske tagger (for eksempel «Prosjekter», «Personer», «Prioritet»). Innenfor gruppen oppretter du, igjen ved å høyreklikke, spesifikke tagger («Haster», «Klient X», «2024» osv.) og bruker dem på de valgte filene.

Fra det tidspunktet av vil taggpanelet tydelig vise hvilke filer som har hver tagg tilordnet . Det beste er at du ikke trenger å gjenskape taggene: de vil alltid være tilgjengelige fra hurtigmenyen, slik at du kan merke nye dokumenter med bare et par klikk.

En annen stor fordel er at én enkelt fil kan ha flere tagger samtidig . Dette lar deg blande og matche tilnærminger: etter prosjekt, etter innholdstype, etter år, etter prioritet ... uten å måtte duplisere filer i flere mapper. I store informasjonssamlinger er denne "parallelle" organiseringen uvurderlig.

Spesifikke verktøy for å holde skrivebordet ditt under kontroll

Hvis du er en av dem som, uansett hvor hardt du prøver, alltid ender opp med et rotete skrivebord, kan du også stole på programmer som er spesielt utviklet for dette formålet. For eksempel tilbyr Windows Fences , en betalt programvare som lager «blokker» eller beholdere direkte på skrivebordet ditt.

Med gjerder fungerer hver blokk som et eget område: du kan ha én boks for app-snarveier, en annen for mapper, en annen for nylig brukte dokumenter og så videre. Programmet kan automatisk omorganisere ikonene i henhold til hovedkategoriene du definerer.

På denne måten, selv om du fortsatt har ting på skrivebordet, vil de ikke være spredt over hele skjermen , men gruppert og visuelt merket, noe som reduserer følelsen av kaos betraktelig.

På macOS finnes det derimot verktøy som Hazel som lar deg definere svært detaljerte regler for å flytte filer mellom mapper basert på navn, type, dato eller til og med innhold. Og Finders «smarte mapper»-system fungerer som live-filtre, og viser automatisk filer som oppfyller visse betingelser uten at du trenger å duplisere dem.

På både Mac og Windows gjør det å kombinere litt personlig disiplin med disse automatiseringene det nesten transparent å opprettholde orden : du fortsetter å jobbe, og systemet setter ting på plass.

Til syvende og sist handler det ikke om å være besatt av å organisere PC-filene dine på riktig måte, men om å gjøre livet ditt enklere. Hvis du definerer en logisk mappestruktur, bruker konsistente navn, arkiverer filer underveis og støtter alt dette med de riktige verktøyene (Windows Utforsker, etiketter, automatiske organiseringsprogrammer osv.), vil datamaskinen din slutte å være en bunnløs grop av tapte dokumenter og bli et verktøy der du kan finne alt raskt, uten stress og uten å kaste bort timer på å lete etter ting du vet er «et sted».