Slik viser og administrerer du OneDrive-lagring i Microsoft 365

Informatec Digital » The Cloud » Slik viser og administrerer du OneDrive-lagring i Microsoft 365

Noen ganger bruker vi livene våre på å lagre dokumenter, bilder og mapper i skyen uten å innse at plassen ikke er uendelig. Plutselig møter vi den fryktede advarselen om at disken er full , og vi sitter fast og klarer ikke å laste opp en eneste fil til. Dette kan være en skikkelig hodepine hvis du jobber i et team eller har viktige filer som venter på å bli synkronisert.

Den gode nyheten er at Microsoft 365 tilbyr flere måter å bringe orden på vårt digitale kaos. Det handler ikke bare om å slette for å slette, men om å identifisere hva som tar opp mest plass, slik at du kan ta smarte avgjørelser om hva du skal beholde og hva du skal sende rett i søpla, enten du bruker en personlig konto eller en bedriftskonto.

Kontrollerer lagring fra datamaskinen

Hvis du heller ikke vil åpne nettleseren, kan du ta en rask titt fra Windows-synkroniseringsappen. Bare se etter det blå OneDrive-ikonet i systemstatusfeltet (nær klokken), høyreklikk på det og åpne innstillingshjulet. Der finner du delen Administrer lagring . Dette tar deg til en side der du ser prosentandelen lagringsplass som brukes, og – aller nyttigst – en liste over de største filene sortert etter størrelse, slik at du kan komme rett på sak.

Administrasjon via OneDrive-nettportalen

For de som foretrekker bekvemmeligheten av en nettleser, er det mest omfattende alternativet å gå inn på nettstedet. Når du logger inn, vil navigasjonspanelet til venstre vise deg raskt hvor mye plass du har tilgjengelig og hvor mye du har brukt. Hvis du klikker på den verdien, blir du automatisk omdirigert til lagringsmålinger- delen av OneDrive , hvor du kan analysere mappe for mappe hva som fyller opp skylagringen din.

Det finnes et raskt triks for å komme rett på sak: du kan få tilgang til URL-en onedrive.live.com/?v=managestorage . Dette lar deg hoppe over flere klikk og lande direkte på kvotehåndtering, hvor du også har knappen for å tømme papirkurven – et viktig trinn fordi slettede filer fortsetter å telle mot kvoten din til du sletter dem permanent.

Forskjeller mellom personlige og profesjonelle kontoer

Å ha en personlig OneDrive er ikke det samme som å ha en for jobb eller skole. I personlige kontoer bestemmes grensen vanligvis av Microsoft 365-abonnementet ditt eller gratisplanen. Hvis du overskrider grensen, blir filene dine skrivebeskyttet , noe som betyr at du kan laste dem ned, men ikke redigere eller legge til noe nytt.

For profesjonelle eller pedagogiske kontoer er administrasjonen annerledes, ettersom IT-administratoren i organisasjonen din bestemmer lagringskvoten din. Hvis du går tom for plass, er det beste alternativet, i tillegg til å slette filer, å kontakte bedriftens tekniske støtte for å be om en kvoteøkning. Husk at med disse kontoene inkluderer lagring både dine personlige mapper og eventuelle elementer i nettstedets papirkurv.

Slik frigjør du plass effektivt

Når skylagringen din er full, er det ikke nok å slette et par bilder. For en grundig opprydding er det best å sjekke flere ting. Gå først til OneDrive-papirkurven og tøm den helt. Det er utrolig hvor mange gigabyte som samler seg der uten at vi engang merker det. Det er også lurt å ta en titt på de delte mappene dine , siden vi noen ganger synkroniserer innhold fra andre kilder som kan påvirke lagringskapasiteten vår.

Et annet kritisk problem er e-post. Siden Microsoft 365 integrerer lagring, kan Outlook.com-vedlegg ta opp plassen din. Gå til abonnementsinnstillingene dine i Outlook og utvid delen for e-postlagring . Derfra kan du sortere e-poster etter størrelse og slette de med enorme vedlegg, og sørg også for å slette elementer fra mappene Søppelpost og Slettede elementer.

Hvis du bruker mer moderne verktøy som Microsoft Loop eller Designer , må du ikke glemme å rydde opp i arbeidsområdene dine. I Loop kan du slette utdaterte sider og ideer, og i Designer er det viktig å se gjennom delen Mine prosjekter for å fjerne eventuelle AI-genererte bilder du ikke lenger trenger.

Tips for å forhindre at lagringsplassen blir full

For å unngå dette stresset igjen, er det lurt å følge noen gode fremgangsmåter. Unngå for eksempel å lagre Outlook-datafiler (.pst) på OneDrive, da programmet holder dem konstant åpne og kan gjøre datamaskinens synkronisering tregere. På samme måte, hvis du har komprimerte filer (ZIP, RAR) og også beholder de originale filene, dupliserer du unødvendig plassbruk.

En smart strategi er å flytte mapper du ikke trenger i skyen til en lokal plassering på harddisken din . Bare dra filene fra OneDrive-mappen til en hvilken som helst annen mappe på datamaskinen din som ikke er synkronisert. Husk også å rydde opp i telefonens kamerarull , ettersom automatiske sikkerhetskopier ofte fylles opp med skjermbilder og memer som ikke tilfører noen verdi.

Å holde skylagringen optimalisert krever regelmessig gjennomgang av lagringsmålinger og tømming av papirkurven på tvers av Microsofts ulike tjenester. Ved å kombinere OneDrive-opprydding, sletting av store vedlegg i Outlook og administrasjon av lokale filer, kan du sikre at arbeidsflyten din ikke avbrytes av utilstrekkelig lagringsplass, og få mest mulig ut av størrelsesanalyseverktøyene som tilbys av plattformen på både nett- og skrivebordsapplikasjoner.