- Bezpłatna przestrzeń dyskowa Google (15 GB) jest współdzielona przez Gmaila, Dysk i Zdjęcia. Gdy przestrzeń się zapełni, wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail zostanie zablokowane.
- Narzędzie Google One umożliwia zdiagnozowanie, co zajmuje najwięcej miejsca, oraz masowe usuwanie wiadomości e-mail, plików i zdjęć, zawsze opróżniając kosz.
- Filtry według rozmiaru, daty i typu zawartości w Gmailu, Dysku i Zdjęciach pomagają wyeliminować duże załączniki, stare wiadomości e-mail i filmy zajmujące dużo miejsca.
- Jeśli po zoptymalizowaniu nadal brakuje Ci miejsca, alternatywnym rozwiązaniem jest przejście na usługę Google One lub zwrócenie się do administratora o przyznanie większej ilości miejsca na kontach służbowych.
Jeśli korzystasz z Gmaila codziennie, Twoja skrzynka odbiorcza prawdopodobnie stała się cyfrową szufladą na śmieci : tysiące e-maili, newsletterów, których nigdy nie czytasz, ogromne załączniki, a do tego wszystkiego, Zdjęcia Google i Dysk Google, które dodają gigabajty do tej sterty. Choć mogłoby się wydawać, że 15 GB od Google wystarczy na wszystko, gdy się zapełni, pojawiają się ostrzeżenia i problemy.
Gdy zbliżasz się do limitu miejsca, Google może Cię zablokować: Gmail przestaje wysyłać i odbierać e-maile , Dysk przestaje przesyłać pliki, a Zdjęcia przestają tworzyć kopie zapasowe. Zanim to nastąpi, warto dowiedzieć się, jak odzyskać miejsce w Gmailu (i na całym koncie Google) w uporządkowany, szybki i przede wszystkim nieprzerwany sposób, bez utraty ważnych danych.
Jak działa pamięć Google i dlaczego Gmail się zapełnia
Przede wszystkim należy zrozumieć, że te 15 GB darmowej przestrzeni dyskowej nie jest przeznaczone tylko dla Gmaila: jest ona współdzielona między Gmailem, Dyskiem Google i Zdjęciami Google . Dodatkowo, istnieją inne, mniej widoczne elementy, takie jak kopie zapasowe WhatsApp na Androidzie czy dane z aplikacji, które również zajmują tę samą przestrzeń dyskową.
Gdy przestrzeń dyskowa jest ograniczona, Google stosuje szereg dość poważnych ograniczeń . W Gmailu nie można wysyłać ani odbierać wiadomości, a przychodzące e-maile są zwracane do nadawcy z powiadomieniem o pełnej zawartości skrzynki pocztowej. Na Dysku nowe pliki nie są już synchronizowane ani przesyłane, a w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach i innych aplikacjach pakietu Google Office nie można tworzyć nowych dokumentów ani zezwalać innym na edycję istniejących.
W Zdjęciach Google blokada oznacza, że nie będą tworzone żadne nowe kopie zapasowe zdjęć i filmów . Wszystko, co zapisałeś, nadal tam będzie, ale żadna nowa zawartość nie zostanie dodana, dopóki nie zwolnisz miejsca lub nie kupisz dodatkowej przestrzeni dyskowej. Uwaga: jeśli nic nie zrobisz, możesz przegapić ważne e-maile przez kilka dni, nawet o tym nie wiedząc.
Aby sprawdzić pozostałą przestrzeń dyskową, zobaczysz wskaźnik wykorzystania u dołu Gmaila. Stamtąd możesz przejść do strony zarządzania przestrzenią dyskową, która zawiera szczegółowe informacje o tym, ile miejsca zajmują osobno Gmail, Dysk i Zdjęcia . To najprostszy sposób na ustalenie źródła problemu.
Użyj Google One i oficjalnego narzędzia do odzyskiwania miejsca
Google scentralizowało niemal wszystkie funkcje związane z oczyszczaniem przestrzeni dyskowej na platformie Google One. Nawet bez subskrypcji możesz skorzystać z panelu zarządzania pamięcią masową , aby sprawdzić, co zajmuje miejsce, i zbiorczo usunąć to, czego nie potrzebujesz.
Na komputerze przejdź do Google One i otwórz sekcję „Pamięć masowa”. Znajdziesz tam sekcję „Odzyskaj miejsce ”, która grupuje opcje zwalniania miejsca według usługi (Gmail, Dysk, Zdjęcia) i typu zawartości (duże pliki, spam, elementy w koszu itp.).
W sekcji „Zwolnij miejsce na koncie” możesz przeglądać kategorie, takie jak elementy do kosza, spam, bardzo duże pliki lub zawartość aplikacji. W zależności od kategorii dostępne będą opcje sortowania , filtrowania lub zmiany widoku (lista lub siatka), co ułatwi przeglądanie dużej liczby elementów przed ich usunięciem.
W Zdjęciach Google ten sam panel wyświetla zdjęcia i filmy gotowe do usunięcia. Jeśli chcesz coś zachować, możesz pobrać to na komputer przed przeniesieniem do kosza. Po wybraniu elementów do usunięcia kliknij „Usuń” (lub „Przenieś do kosza” w Zdjęciach Google) i, gdy Google zapyta, potwierdź zgodę na trwałe usunięcie, zaznaczając pole wyboru.
Pamiętaj, że jeśli usuwasz tysiące elementów naraz , może minąć od 48 do 72 godzin, zanim zwolnione miejsce pojawi się na Twoim koncie, więc nie panikuj, jeśli pasek na początku prawie się nie zmieni.
Zdiagnozuj problem: Dysk, Gmail lub Zdjęcia
Zanim zaczniesz bezmyślnie usuwać dane, warto sprawdzić, która usługa zajmuje najwięcej miejsca. Przejdź na stronę drive.google.com/drive/quota , aby zobaczyć pliki na Dysku posortowane od największego do najmniejszego. To bardzo przejrzysty sposób sprawdzenia, czy miejsce zajmują filmy, duże kopie zapasowe lub dokumenty, które przechowujesz od lat.
W tym widoku wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny duży plik, którego nie potrzebujesz, i wybrać opcję „Przenieś do Kosza ”. Gdy w koszu znajdzie się już odpowiednia liczba plików, przejdź do folderu „Kosz” na Dysku i kliknij „Opróżnij Kosz”, aby zwolnić miejsce.
W przypadku Gmaila diagnostyka odbywa się bezpośrednio z poziomu samej wiadomości e-mail, za pomocą operatorów wyszukiwania, takich jak „większy:10M” , aby znaleźć wiadomości z dużymi załącznikami, lub filtrów dat, aby zlokalizować bardzo stare e-maile. Podobnie dzieje się w aplikacji Zdjęcia, gdzie filmy są zazwyczaj głównymi winowajcami nadmiernego wykorzystania miejsca.
W przypadku kont służbowych lub szkolnych (Google Workspace) limit miejsca na dane jest ustalany przez licencję lub administratora. W takich przypadkach, jeśli okaże się, że nie możesz dokupić dodatkowej przestrzeni dyskowej bezpośrednio, skontaktuj się z administratorem, aby uaktualnić plan lub zwolnić miejsce z poziomu konsoli organizacji.
Zaawansowana sztuczka: Uwolnij Gmaila, przenosząc wszystkie wiadomości e-mail na inne konto
Jeśli jesteś typem osoby, która nigdy niczego nie usuwa, a na Twoim koncie od lat gromadzą się wiadomości, najszybszym rozwiązaniem może być nie wymiana maili, ale przeniesienie całej historii Gmaila na inne konto . W ten sposób praktycznie opróżnisz skrzynkę odbiorczą, nie tracąc wiadomości, które chcesz zachować.
Proces obejmuje utworzenie nowego konta Gmail i skonfigurowanie go tak, aby pobierało wszystkie wiadomości e-mail ze starego konta przez POP3, a następnie usuwało kopię ze starego konta. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań zdecydowanie zalecamy skorzystanie z Google Takeout, aby utworzyć pełną kopię zapasową wiadomości e-mail na wypadek problemów podczas transferu.
Na koncie oryginalnym przejdź do Ustawienia > „Wyświetl wszystkie ustawienia” > „Przekierowanie i POP/IMAP” i włącz dostęp POP dla wszystkich wiadomości. Koniecznie zaznacz opcję „Usuń kopię Gmaila podczas uzyskiwania dostępu do wiadomości przez POP ”, ponieważ spowoduje to automatyczne usunięcie wiadomości e-mail pobranych przez nowe konto z konta oryginalnego.
Następnie zaloguj się na swoje nowe konto Gmail i przejdź do Ustawienia > „Konta i importowanie”. W sekcji „Sprawdź pocztę na innych kontach” dodaj swoje stare konto i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby skonfigurować je przez POP3. Rozpocznie się pobieranie zbiorcze, które w zależności od liczby wiadomości e-mail może zająć sporo czasu.
Po sprawdzeniu, czy wszystkie ważne wiadomości zostały pomyślnie pobrane na nowe konto, możesz wyłączyć zapytania POP i na pierwotnym koncie opróżnić kosz , aby całkowicie zwolnić miejsce. To drastyczny środek, ale niezwykle skuteczny w przypadku kont z tendencją do gromadzenia danych cyfrowych.
Czyszczenie Gmaila krok po kroku: rozmiar, wiek, spam i śmieci
Oprócz drugiej sztuczki z kontem, warto nauczyć się zarządzać Gmailem od wewnątrz. Pierwszym logicznym krokiem jest znalezienie wiadomości z największymi załącznikami , ponieważ usuwając zaledwie kilka wiadomości, można zwolnić wiele megabajtów (a nawet gigabajtów) naraz.
Na pasku wyszukiwania w Gmailu możesz rozwinąć opcje zaawansowane (strzałka po prawej stronie paska wyszukiwania) i użyć pola „Rozmiar”, aby wyszukać wiadomości większe niż X MB. Możesz również bezpośrednio użyć składni size:20MB or more:10M w pasku wyszukiwania. Ważne jest, aby przestrzegać formatu (bez spacji i M dla megabajtów), w przeciwnym razie wyszukiwanie będzie w bajtach i nie zadziała.
Gdy zobaczysz wszystkie duże e-maile, sprawdź, które z nich naprawdę musisz zachować. W przypadku ważnych dokumentów najpierw pobierz załączniki na komputer lub do innej usługi w chmurze, a następnie usuń e-mail i opróżnij kosz . Dzięki temu unikniesz utraty informacji i zwolnisz jak najwięcej miejsca.
Inną skuteczną taktyką jest wyszukiwanie bardzo starych wiadomości e-mail. Używając operatora `older_than:1y`, możesz zlokalizować wszystkie wiadomości starsze niż rok; w razie potrzeby możesz zastąpić „y” oznaczające lata „m” oznaczające miesiące lub „d” oznaczające dni. Ponownie zaznacz wszystkie wiadomości e-mail, których już nie potrzebujesz, i usuń je.
Nie zapomnij sprawdzić folderów Spam i Kosz. Chociaż wiadomości są automatycznie usuwane po 30 dniach, wszystkie znajdujące się w nich wiadomości nadal zajmują miejsce do tego czasu. W obu folderach znajdziesz przycisk umożliwiający jednoczesne opróżnienie wszystkich wiadomości („Opróżnij Kosz teraz” lub „Usuń wszystkie wiadomości spam teraz”).
Czyszczenie skrzynki odbiorczej nie ma sensu, jeśli po dwóch miesiącach wrócisz do punktu wyjścia. Jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie Gmaila pod kontrolą jest anulowanie subskrypcji wiadomości, które nie przynoszą Ci korzyści . Większość newsletterów i e-maili marketingowych zawiera link „Anuluj subskrypcję” na dole wiadomości, a Gmail czasami wyświetla podobny skrót obok nazwy nadawcy.
Jeśli naprawdę przytłacza Cię natłok dziesiątek newsletterów, warto poświęcić chwilę na otwarcie kilku e-maili promocyjnych, anulowanie subskrypcji i ograniczenie w ten sposób ciągłego strumienia wiadomości, który zapełnia Twoją skrzynkę odbiorczą i przestrzeń dyskową. Mniej wiadomości przychodzących oznacza mniej wiadomości, które będziesz musiał usunąć w przyszłości.
Możesz również utworzyć automatyczne filtry , aby archiwizować określone wiadomości, wysyłać je do określonej etykiety lub przenosić bezpośrednio do kosza. Na pasku wyszukiwania w Gmailu, za pomocą przycisku opcji, możesz filtrować według nadawcy, tematu, rozmiaru lub słów kluczowych, a następnie zdecydować, co zrobić ze wszystkimi wiadomościami, które pasują do tego wzorca.
Korzystanie z etykiet i kategorii pomaga utrzymać skrzynkę odbiorczą w czystości bez konieczności usuwania wszystkiego. Karty Gmaila (Główne, Społecznościowe, Promocje, Powiadomienia, Fora) oferują już wstępne filtrowanie; jeśli wejdziesz w nawyk okazjonalnego sprawdzania Promocji i Społecznościowych, aby je niemal całkowicie opróżnić, wpływ na miejsce w pamięci będzie ogromny.
Pamiętaj, że „Archiwizacja” nie zwalnia miejsca, a jedynie usuwa wiadomości e-mail z widoku głównego. Jest to przydatne do utrzymania porządku w poczcie e-mail, ale jeśli chcesz odzyskać gigabajty, musisz najpierw usunąć wiadomości, a następnie opróżnić kosz.
Filmy, zdjęcia i duże pliki w Zdjęciach Google
Chociaż wyszukiwanie koncentruje się na Gmailu, duża część problemu często leży po stronie Google Photos. Filmy, zwłaszcza te o wysokiej rozdzielczości, mogą szybko zapełnić miejsce na dysku w ciągu kilku miesięcy, jeśli często wykonujesz automatyczne kopie zapasowe.
Aby kierować reklamy tylko na filmy, możesz przejść do specjalnego adresu URL Zdjęć przeznaczonego dla tego typu treści: https://photos.google.com/search/_tv_video. Zobaczysz tam wszystkie swoje filmy naraz i możesz wybrać te, których nie potrzebujesz już do wyrzucenia.
Inny przydatny widok znajduje się pod adresem https://photos.google.com/unsupportedvideos, gdzie znajdziesz listę filmów, które nie są kompatybilne ze Zdjęciami i dlatego nie pojawiają się łatwo w innych wynikach wyszukiwania. Tego typu pliki zajmują również miejsce, więc jeśli ich nie potrzebujesz, możesz je usunąć.
Karta Eksploruj w Zdjęciach Google grupuje treści według osób, miejsc, zrzutów ekranu, filmów lub dzieł, takich jak animacje i filmy. To świetne miejsce, aby znaleźć grupy starych lub powtarzających się zdjęć (na przykład zdjęcia z podróży sprzed lat, które już masz zapisane na dysku twardym) i zwolnić kilka gigabajtów za jednym zamachem.
Po przeniesieniu dużej liczby zdjęć i filmów do kosza, przejdź do sekcji „Kosz” w aplikacji Zdjęcia i kliknij „Opróżnij kosz”. Podobnie jak w Gmailu i na Dysku, miejsce nie zostanie odzyskane, dopóki nie ukończysz tego kroku . I znowu, jeśli usuniesz dużo treści, może minąć trochę czasu, zanim zmiany pojawią się na pasku pamięci.
Dysk Google, kopie zapasowe WhatsApp i inne często pomijane funkcje
Oprócz e-maili i zdjęć, Twoje konto Google może zawierać inne ukryte elementy, które zajmują sporo miejsca. Dobrym przykładem są kopie zapasowe WhatsApp na Androidzie , które są przechowywane na Dysku i od jakiegoś czasu wliczają się do limitu miejsca.
Aby sprawdzić te kopie zapasowe na telefonie, otwórz aplikację Google One, przejdź do sekcji Pamięć, a następnie w sekcji „Zwolnij miejsce na koncie” znajdź opcję „Usuń inne elementy” i wybierz WhatsApp. Tam możesz zobaczyć dostępne kopie zapasowe i usunąć te, których już nie potrzebujesz.
Jeśli wolisz to zrobić w przeglądarce, przejdź na stronę one.google.com/backup/management/whatsapp. Obok każdej kopii zapasowej znajdziesz opcję „Usuń kopię zapasową ”. Nawet jeśli usuniesz bieżącą kopię zapasową, WhatsApp będzie nadal tworzył kopie zapasowe w przyszłości, zgodnie z ustawieniami aplikacji. Sprawdź również te ustawienia, aby uniknąć częstego generowania dużych plików.
Na Dysku, oprócz przesłanych plików, zobaczysz również elementy udostępnione Ci przez inne osoby. Warto pamiętać, że pliki w sekcji „Udostępnione mi” nie wliczają się do limitu miejsca (właściciel je wlicza), chyba że utworzysz kopię lub prześlesz własne pliki do folderów współdzielonych. W takim przypadku kopia lub nowe pliki będą wliczane do limitu miejsca.
Wreszcie, Dysk dla komputerów może pokazywać inne wykorzystanie pamięci niż to, które widzisz w internecie, ponieważ synchronizowane pliki współdzielone zajmują miejsce na Twoim lokalnym dysku twardym, mimo że nie mają wpływu na przestrzeń dyskową w chmurze. To normalne i nie oznacza, że Google zabiera Ci dodatkowe gigabajty.
Typowe problemy ze zwalnianiem miejsca i sposoby ich rozwiązania
Jednym z najczęstszych błędów jest myślenie, że miejsce zwalnia się natychmiast. Gdy usuwasz wiele elementów z rzędu, systemy Google mogą potrzebować od 48 do 72 godzin na prawidłowe przeliczenie miejsca. W tym czasie licznik może się zatrzymywać, mimo że już odrobiłeś pracę domową.
Jeśli kupiłeś więcej miejsca w Google One, a nowa pojemność się nie wyświetla, odczekaj do 24 godzin. Jeśli po tym czasie nadal się nie wyświetla, wyloguj się z konta Google, zaloguj się ponownie i sprawdź stronę płatności, aby upewnić się, że płatność została zrealizowana. Jeśli Twoja karta została obciążona, ale nowa pojemność się nie wyświetla, być może zakupiłeś plan na innym koncie . Sprawdź, czy masz otwarte kilka kont.
Na iPhonie lub iPadzie czasami pomocne jest wymuszenie zamknięcia aplikacji Google One i ponowne jej otwarcie, aby zsynchronizować ją z serwerami. Konkretne kroki zamykania aplikacji różnią się w zależności od wersji systemu iOS, więc w razie wątpliwości najlepiej skonsultować się z pomocą techniczną Apple.
Innym częstym problemem jest to, że po przejściu na wyższy lub niższy plan przestrzeni dyskowej Gmail nadal nie pozwala na wysyłanie ani odbieranie wiadomości e-mail. W takich przypadkach najlepiej odczekać do 24 godzin , wylogować się i zalogować ponownie, a nawet spróbować wysłać wiadomość e-mail w trybie incognito lub innej przeglądarce (Edge, Firefox itp.), aby wykluczyć problemy z buforowaniem.
Istnieje również pewne zamieszanie dotyczące zdjęć w trybie „Oszczędzanie pamięci” (dawniej „Wysoka jakość”) przesłanych przed 1 czerwca 2021 r.: te obrazy i filmy nie wliczają się do limitu pamięci . Jeśli usuniesz wiele tego typu treści, możesz nie zauważyć żadnych zmian w wykorzystaniu pamięci właśnie z tego powodu.
Kiedy opłaca się płacić za Google One i jak to robić
Jeśli po gruntownym czyszczeniu nadal brakuje Ci miejsca lub po prostu nie chcesz znosić limitu 15 GB, możesz rozważyć rozszerzenie planu o Google One. Dostępne są płatne opcje już od 100 GB dodatkowej przestrzeni dyskowej, a pojemność (i cena) rosną w miarę potrzeb.
Google od czasu do czasu oferuje nowym użytkownikom bezpłatne okresy próbne Google One. W takich przypadkach otrzymasz zaproszenie do aktywacji okresu próbnego, w którym przez ograniczony czas będziesz mógł bezpłatnie korzystać z większej ilości miejsca na dane. Musisz dodać metodę płatności, ale opłata nie zostanie naliczona do końca okresu próbnego , pod warunkiem, że anulujesz subskrypcję przed upływem terminu, jeśli nie chcesz kontynuować.
Jeśli zarządzasz Google One przez Internet (a nie przez Apple App Store), możesz zmienić swój plan, zmienić abonament miesięczny na roczny lub anulować subskrypcję w sekcji ustawień Google One, w sekcji „Zmień plan subskrypcji”. W systemie Android możesz również zarządzać subskrypcją w ustawieniach aplikacji i Google Play.
Na iPhonie i iPadzie sytuacja jest bardziej skomplikowana: jeśli plan został zakupiony za pośrednictwem strony internetowej, nie będzie można go zmienić w aplikacji . W takim przypadku należy anulować obecny plan na stronie Google One, a jeśli chcesz zarządzać nim całkowicie z poziomu iOS, wykupić nowy plan w App Store.
Z drugiej strony, jeśli Twoje konto jest przeznaczone do pracy lub szkoły, nie możesz samodzielnie dokupić dodatkowej przestrzeni dyskowej. Musisz poprosić administratora Google Workspace o zwiększenie limitu lub zmianę licencji , ponieważ te konta są zarządzane centralnie.
Ostatecznie, zwolnienie miejsca w Gmailu i na koncie Google wymaga połączenia kilku strategii: korzystania z oficjalnego narzędzia Google One, usuwania dużych i starych wiadomości e-mail (zawsze opróżniając foldery ze spamem i koszem), sprawdzania Dysku, Zdjęć i kopii zapasowych, takich jak kopia zapasowa WhatsApp, oraz lepszego zarządzania newsletterami i treściami, które otrzymujesz codziennie. Jeśli 15 GB to wciąż za mało, przejście na Google One może być najwygodniejszym sposobem na pozbycie się ciągłego komunikatu „pamięć prawie pełna”.