Jak odzyskać miejsce w Gmailu i uniknąć wyczerpania miejsca na dane

Informatec Digital » Zasoby » Jak odzyskać miejsce w Gmailu i uniknąć wyczerpania miejsca na dane

Jeżeli codziennie korzystasz z Gmaila, Twoja skrzynka odbiorcza może łatwo stać się pewnego rodzaju... cyfrowa szuflada na śmieciTysiące e-maili, newsletterów, których nigdy nie czytasz, ogromne załączniki, a do tego wszystkiego Zdjęcia Google i Dysk Google, które dodatkowo uszczuplają Twoją przestrzeń dyskową. Choć mogłoby się wydawać, że te 15 GB, które oferuje Google, wystarczy na wszystko, gdy się zapełnią, pojawiają się ostrzeżenia i problemy.

Gdy zbliżysz się do limitu miejsca na dane, Google może Cię odciąć: Gmail przestaje wysyłać i odbierać wiadomości e-mailDysk przestaje przesyłać pliki, a Zdjęcia przestają tworzyć kopie zapasowe. Zanim do tego dojdzie, warto dowiedzieć się, jak odzyskać miejsce w Gmailu (i na całym koncie Google) w uporządkowany, szybki i przede wszystkim bez utraty ważnych danych.

Jak działa pamięć Google i dlaczego Gmail się zapełnia

Pierwszą rzeczą, którą należy zrozumieć, jest to, że te 15 GB darmowej przestrzeni dyskowej nie jest przeznaczone wyłącznie dla Gmaila: Są one współdzielone między Gmailem, Dyskiem Google i Zdjęciami GoogleOprócz tego istnieją inne, mniej widoczne elementy, takie jak kopie zapasowe WhatsApp na Androidzie czy dane z aplikacji, które również wykorzystują tę samą przestrzeń.

Gdy pamięć masowa osiąga limit, Google stosuje szereg dość poważne ograniczeniaW Gmailu nie można wysyłać ani odbierać wiadomości, a przychodzące e-maile są zwracane do nadawcy z pełnym powiadomieniem o skrzynce pocztowej. W Dysku nie można już synchronizować ani przesyłać nowych plików, a w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach i innych aplikacjach pakietu Google Office nie można tworzyć nowych dokumentów ani zezwalać innym na edycję istniejących.

W Zdjęciach Google blokada oznacza, że Nie są tworzone żadne nowe kopie zapasowe zdjęć i filmów.Wszystko, co zapisałeś, pozostanie, ale żadna nowa treść nie zostanie dodana, dopóki nie zwolnisz lub nie kupisz dodatkowej przestrzeni dyskowej. Pamiętaj: jeśli nic nie zrobisz, możesz przegapić ważne e-maile przez kilka dni, nie zdając sobie z tego sprawy.

Aby sprawdzić, ile miejsca pozostało, na dole Gmaila zobaczysz wskaźnik pokazujący, ile miejsca jest zajęte. Stamtąd możesz przejść do strony zarządzania miejscem, gdzie znajdziesz szczegółowe informacje o ilości zajętego miejsca. Gmail, Dysk i Zdjęcia osobnoTo najprostszy sposób, żeby dowiedzieć się, gdzie naprawdę leży problem.

Użyj Google One i oficjalnego narzędzia do odzyskiwania miejsca

Google scentralizowało niemal wszystko, co związane ze sprzątaniem kosmosu, na platformie Google One. Możesz z niej korzystać nawet bez płatnej subskrypcji. panel zarządzania magazynem aby sprawdzić, co zajmuje miejsce i zbiorczo usunąć to, czego nie potrzebujesz.

Na komputerze otwórz Google One i przejdź do sekcji Pamięć. Znajdziesz tam blok o nazwie „Odzyskaj swoją przestrzeń”gdzie opcje zwalniania miejsca są pogrupowane według usług (Gmail, Dysk, Zdjęcia) i typu zawartości (duże pliki, spam, elementy w koszu itp.).

W sekcji „Zwolnij miejsce na koncie” możesz przeglądać kategorie, takie jak elementy do kosza, spam, bardzo duże pliki czy zawartość aplikacji. W zależności od kategorii będziesz mieć do wyboru następujące opcje: sortuj, filtruj lub zmieniaj widok (lista lub siatka), dzięki czemu łatwiej jest przejrzeć dużą liczbę elementów przed ich usunięciem.

W Zdjęciach Google ten sam panel wyświetla zdjęcia i filmy gotowe do usunięcia. Jeśli chcesz coś zachować, możesz pobrać to na komputer przed przeniesieniem do kosza. Po wybraniu elementów do usunięcia kliknij „Usuń” (lub „Przenieś do kosza” w Zdjęciach Google) i, gdy Google zapyta, potwierdź zgodę na trwałe usunięcie, zaznaczając pole wyboru.

Pamiętaj, że jeśli usuwasz tysiące przedmiotów na razZwolniona przestrzeń może pojawić się na Twoim koncie dopiero po 48–72 godzinach, więc nie przejmuj się, jeśli pasek na początku będzie ledwo widoczny.

Zdiagnozuj problem: Dysk, Gmail lub Zdjęcia

Zanim zaczniesz bezmyślnie usuwać pliki, warto sprawdzić, która usługa zużywa najwięcej zasobów. Przejdź do drive.google.com/drive/quota Aby zobaczyć swoje pliki na Dysku posortowane od największego do najmniejszego. To bardzo przejrzysty sposób na sprawdzenie, czy Twoje miejsce zajmują filmy, duże kopie zapasowe lub dokumenty, które masz od lat.

W tym widoku wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny duży plik, którego nie potrzebujesz, i skorzystać z opcji „Przenieś do kosza”Gdy do kosza trafi duża liczba plików, przejdź do folderu „Kosz” na Dysku i kliknij „Opróżnij kosz”, aby skutecznie zwolnić miejsce.

W przypadku Gmaila diagnozę przeprowadza się bezpośrednio z samej wiadomości e-mail, korzystając z operatorów wyszukiwania, takich jak: większy: 10 M. Aby znaleźć wiadomości z dużymi załącznikami lub filtrować je według daty, aby zlokalizować bardzo stare e-maile. Podobna sytuacja ma miejsce w aplikacji Zdjęcia, gdzie filmy są zazwyczaj głównymi winowajcami nadmiaru miejsca.

W przypadku kont służbowych lub szkolnych (Google Workspace) limit miejsca na dane jest ustalany przez licencję lub administratora. W takich przypadkach, jeśli okaże się, że nie możesz bezpośrednio dokupić dodatkowej przestrzeni, musisz... skontaktuj się z administratorem aby uaktualnić plan lub udostępnić zawartość z poziomu konsoli organizacji.

Zaawansowana sztuczka: Uwolnij Gmaila, przenosząc wszystkie wiadomości e-mail na inne konto

Jeśli należysz do osób, które nigdy niczego nie usuwają, a na Twoim koncie od lat gromadzą się wiadomości, najszybszym rozwiązaniem może nie być wysyłanie wiadomości e-mail pocztą elektroniczną, ale Przenieś całą historię poczty Gmail na inne kontoW ten sposób praktycznie opróżnisz skrzynkę odbiorczą, nie tracąc przy tym wiadomości, które chcesz zachować.

Proces polega na utworzeniu nowego konta Gmail i skonfigurowaniu go tak, aby pobierało wszystkie wiadomości e-mail ze starego konta przez POP3, a następnie usuwało kopię ze starego konta. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań zdecydowanie zalecamy skorzystanie z Google Takeout, aby... wykonaj pełną kopię zapasową sprawdź swoją pocztę elektroniczną, w razie gdyby wystąpiły jakieś problemy podczas transferu.

Na koncie oryginalnym przejdź do Ustawień > „Wyświetl wszystkie ustawienia” > „Przekierowanie i POP/IMAP” i włącz dostęp POP dla wszystkich wiadomości. Wybór tej opcji jest kluczowy. „Usuń kopię Gmaila podczas uzyskiwania dostępu do wiadomości przez POP”W ten sposób wiadomości e-mail pobierane na nowe konto będą usuwane z pierwotnego konta.

Następnie zaloguj się na swoje nowe konto Gmail i przejdź do Ustawienia > „Konta i importowanie”. W sekcji „Sprawdź pocztę na innych kontach” dodaj swoje stare konto i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby skonfigurować je przez POP3. Rozpocznie się pobieranie zbiorcze, które w zależności od liczby wiadomości e-mail może zająć sporo czasu.

Po sprawdzeniu, czy wszystkie ważne wiadomości zostały pomyślnie pobrane na nowe konto, możesz wyłączyć zapytania POP z tego konta i z oryginalnego konta, wynieś śmieci aby przestrzeń była naprawdę pusta. To drastyczny środek, ale w przypadku kont z syndromem cyfrowego gromadzenia danych jest niezwykle skuteczny.

Czyszczenie Gmaila krok po kroku: rozmiar, wiek, spam i śmieci

Oprócz drugiej sztuczki z kontem, warto nauczyć się kontrolować Gmaila od wewnątrz. Pierwszym logicznym krokiem jest zlokalizowanie wiadomości e-mail z większymi załącznikamiPonieważ usuwając kilka wiadomości możesz zyskać wiele megabajtów (lub nawet gigabajtów) na raz.

Na pasku wyszukiwania w Gmailu możesz rozwinąć opcje zaawansowane (strzałka po prawej stronie paska wyszukiwania) i użyć pola „Rozmiar”, aby wyszukać wiadomości większe niż X MB. Możesz również bezpośrednio użyć składni size:20MB or more:10M w pasku wyszukiwania. Ważne jest, aby przestrzegać formatu (bez spacji i M dla megabajtów), w przeciwnym razie wyszukiwanie będzie w bajtach i nie zadziała.

Gdy zobaczysz wszystkie duże e-maile, sprawdź, które z nich naprawdę musisz zachować. W przypadku ważnych dokumentów najpierw pobierz załączniki na komputer lub do innej usługi w chmurze, a następnie... usuń e-mail i opróżnij koszDzięki temu masz pewność, że nie utracisz żadnych informacji i zwolnisz jak najwięcej miejsca.

Inną skuteczną taktyką jest wyszukiwanie bardzo starych wiadomości e-mail. Używając operatora `older_than:1y`, możesz zlokalizować wszystkie wiadomości starsze niż rok; w razie potrzeby możesz zastąpić „y” oznaczające lata „m” oznaczające miesiące lub „d” oznaczające dni. Ponownie zaznacz wszystkie wiadomości e-mail, których już nie potrzebujesz, i usuń je.

Nie zapomnij sprawdzić folderów Spam i Kosz. Chociaż wiadomości są automatycznie usuwane po 30 dniach, wszystko, co się tam znajduje, zostanie tam zapisane. Nadal zajmuje miejsce Tymczasem w obu folderach znajdziesz przycisk umożliwiający jednoczesne opróżnienie wszystkiego („Opróżnij kosz teraz” lub „Usuń wszystkie wiadomości spam teraz”).

Rozwiązywanie problemu u źródła: biuletyny, filtry i organizacja

Sprzątanie nie ma sensu, jeśli po dwóch miesiącach wrócisz do punktu wyjścia. Jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie Gmaila pod kontrolą jest Usuń subskrypcje, które nie przynoszą Ci korzyści.Większość newsletterów i wiadomości e-mail o charakterze marketingowym zawiera na końcu wiadomości link „Anuluj subskrypcję”, a Gmail czasami wyświetla podobny skrót obok nadawcy.

Jeśli naprawdę przytłacza Cię natłok dziesiątek newsletterów, warto poświęcić chwilę na otwarcie kilku e-maili promocyjnych, anulowanie subskrypcji i ograniczenie w ten sposób ciągłego strumienia wiadomości, który zapełnia Twoją skrzynkę odbiorczą i przestrzeń dyskową. Mniej wiadomości przychodzących oznacza mniej wiadomości, które będziesz musiał usunąć w przyszłości.

Możesz także tworzyć automatyczne filtry Dzięki temu możesz archiwizować wybrane wiadomości, wysyłać je do określonej etykiety lub przenosić bezpośrednio do kosza. Na pasku wyszukiwania w Gmailu, za pomocą przycisku opcji, możesz filtrować według nadawcy, tematu, rozmiaru lub słów kluczowych, a następnie zdecydować, co zrobić ze wszystkimi wiadomościami, które pasują do tego wzorca.

Korzystanie z etykiet i kategorii pomaga utrzymać skrzynkę odbiorczą w czystości bez konieczności usuwania wszystkiego. Karty Gmaila (Główne, Społecznościowe, Promocje, Powiadomienia, Fora) oferują już wstępne filtrowanie; jeśli wejdziesz w nawyk okazjonalnego sprawdzania Promocji i Społecznościowych, aby je niemal całkowicie opróżnić, wpływ na magazynowanie będzie ogromny.

Pamiętaj, że „Archiwizacja” nie zwalnia miejsca, a jedynie usuwa wiadomości e-mail z widoku głównego. Jest to przydatne do utrzymania porządku w poczcie e-mail, ale jeśli chcesz odzyskać gigabajty, Naprawdę musisz to usunąć i opróżnić kosz..

Filmy, zdjęcia i duże pliki w Zdjęciach Google

Chociaż wyszukiwanie koncentruje się na Gmailu, bardzo duża część problemu często dotyczy Zdjęć Google. Filmy, zwłaszcza te nagrane w wysokiej rozdzielczości, Mogą zużyć całą pamięć masową w ciągu kilku miesięcy jeśli wykonujesz wiele automatycznych kopii zapasowych.

Aby kierować reklamy tylko na filmy, możesz przejść do specjalnego adresu URL Zdjęć przeznaczonego dla tego typu treści: https://photos.google.com/search/_tv_video. Zobaczysz tam wszystkie swoje filmy naraz i możesz wybrać te, których nie potrzebujesz już do wyrzucenia.

Inny przydatny widok znajdziesz pod adresem https://photos.google.com/unsupportedvideos, gdzie znajdziesz listę filmów, które nie są kompatybilne ze Zdjęciami i dlatego nie pojawiają się łatwo w innych wynikach wyszukiwania. Tego typu pliki zajmują również miejsce, więc jeśli ich nie potrzebujesz, Usuń je bez obaw.

Karta Eksploruj w Zdjęciach Google grupuje treści według osób, miejsc, zrzutów ekranu, filmów lub dzieł, takich jak animacje i filmy. To świetne miejsce, aby znaleźć grupy starych lub powtarzających się zdjęć (na przykład zdjęcia z podróży sprzed lat, które już masz zapisane na dysku twardym) i zwolnić kilka gigabajtów za jednym zamachem.

Gdy przeniesiesz dużą liczbę zdjęć i filmów do kosza, przejdź do sekcji „Kosz” w aplikacji Zdjęcia i kliknij „Opróżnij kosz”. Tak jak w Gmailu i na Dysku, dopóki nie ukończysz tego kroku, przestrzeń nie jest naprawdę odzyskanaI ponownie, jeśli usuniesz dużą ilość treści, zmiany mogą pojawić się na pasku pamięci dopiero po pewnym czasie.

Dysk Google, kopie zapasowe WhatsApp i inne często pomijane funkcje

Oprócz e-maili i zdjęć, Twoje konto Google może zawierać inne ukryte elementy, które zajmują dużo miejsca. Dobitnym przykładem jest... Kopie zapasowe WhatsApp na Androidziektóre są przechowywane na Dysku i od pewnego czasu wliczają się do limitu miejsca na dane.

Aby sprawdzić te kopie zapasowe na telefonie, otwórz aplikację Google One, przejdź do sekcji Pamięć, a następnie w sekcji „Zwolnij miejsce na koncie” znajdź opcję „Usuń inne elementy” i wybierz WhatsApp. Tam możesz zobaczyć dostępne kopie zapasowe i usunąć te, których już nie potrzebujesz.

Jeśli wolisz zrobić to w przeglądarce, możesz przejść na stronę one.google.com/backup/management/whatsapp. Obok każdej kopii zapasowej znajdziesz opcję „Usuń kopię zapasową”Nawet jeśli usuniesz bieżącą kopię zapasową, WhatsApp będzie nadal tworzył kopie zapasowe w przyszłości zgodnie z ustawieniami aplikacji, więc sprawdź również te ustawienia, aby uniknąć częstego generowania dużych plików.

Na Dysku, oprócz przesłanych plików, zobaczysz również elementy udostępnione Ci przez inne osoby. Warto wiedzieć, że pliki w sekcji „Udostępnione mi” Nie zajmują miejsca (Robi to właściciel), chyba że utworzysz kopię lub prześlesz własne pliki do folderów współdzielonych. W takim przypadku kopia lub nowe pliki będą wliczane do Twojego limitu.

Wreszcie, Dysk dla komputerów może pokazywać inne wykorzystanie pamięci niż to, które widzisz w internecie, ponieważ synchronizowane pliki współdzielone zajmują miejsce na Twoim lokalnym dysku twardym, mimo że nie mają wpływu na przestrzeń dyskową w chmurze. To normalne i nie oznacza, że ​​Google zabiera Ci dodatkowe gigabajty.

Typowe problemy ze zwalnianiem miejsca i sposoby ich rozwiązania

Jednym z najczęstszych błędów jest myślenie, że miejsce zwalnia się natychmiast. Usunięcie wielu elementów z rzędu może zająć systemom Google trochę czasu. od 48 do 72 godzin aby poprawnie przeliczyć zasoby. W tym czasie licznik może wydawać się zamrożony, mimo że odrobiłeś już zadanie domowe.

Jeśli kupiłeś więcej miejsca w Google One, a nowa ilość miejsca się nie pojawia, odczekaj do 24 godzin. Jeśli po tym czasie nadal się nie pojawia, wyloguj się z konta Google, zaloguj się ponownie i sprawdź stronę płatności, aby upewnić się, że płatność została zrealizowana. Jeśli Twoja karta została obciążona, ale nowa ilość miejsca się nie pojawia, być może masz wykupiony abonament. na innym koncieSprawdź czy masz otwarte więcej niż jedną sesję.

Na iPhonie lub iPadzie czasami pomocne jest wymuszenie zamknięcia aplikacji Google One i ponowne jej otwarcie, aby zsynchronizować ją z serwerami. Konkretne kroki zamykania aplikacji różnią się w zależności od wersji systemu iOS, więc w razie wątpliwości najlepiej skonsultować się z pomocą techniczną Apple.

Innym częstym problemem jest to, że po przejściu na wyższy lub niższy plan przestrzeni dyskowej Gmail nadal nie pozwala na wysyłanie ani odbieranie wiadomości e-mail. W takich przypadkach zaleca się odczekaj do 24 godzinSpróbuj się wylogować i zalogować ponownie, a nawet spróbować wysłać wiadomość e-mail w oknie incognito lub przy użyciu innej przeglądarki (Edge, Firefox itp.), aby wykluczyć problemy z pamięcią podręczną.

Istnieje również pewne zamieszanie dotyczące zdjęć w „Storage Saver” (dawniej „Wysoka jakość”) przesłanych przed 1 czerwca 2021 r.: te obrazy i filmy nie zajmują miejsca w Twoim limicieJeśli usuniesz dużą ilość tego typu treści, możesz nie zauważyć zmian w swojej pamięci właśnie z tego powodu.

Kiedy opłaca się płacić za Google One i jak to robić

Jeśli po gruntownym czyszczeniu nadal brakuje Ci miejsca lub po prostu nie chcesz znosić limitu 15 GB, rozważ przejście na wyższy plan Google One. Dostępne są płatne opcje już od 100 GB przestrzeni dyskowej dodatkowe, których pojemność (i cena) wzrastają w zależności od Twoich potrzeb.

Google od czasu do czasu oferuje nowym użytkownikom bezpłatne okresy próbne Google One. W takich przypadkach otrzymasz zaproszenie do aktywacji okresu próbnego, w którym przez ograniczony czas będziesz mógł bezpłatnie korzystać z większej ilości miejsca na dane. Konieczne będzie dodanie metody płatności, ale Do momentu zakończenia testu nie zostaniesz obciążony żadnymi opłatami.Pod warunkiem, że pamiętasz o anulowaniu przed upływem terminu, jeśli nie jesteś zainteresowany kontynuacją.

Jeśli zarządzasz Google One przez Internet (a nie przez Apple App Store), możesz zmienić swój plan, zmienić abonament miesięczny na roczny lub anulować subskrypcję w sekcji ustawień Google One, w sekcji „Zmień plan subskrypcji”. W systemie Android możesz również zarządzać subskrypcją w ustawieniach aplikacji i Google Play.

W przypadku iPhone'a i iPada sytuacja jest bardziej skomplikowana: jeśli zakupiłeś plan za pośrednictwem strony internetowej, Nie będzie można tego zmienić z poziomu aplikacji.W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest anulowanie bieżącego planu na stronie internetowej Google One i, jeśli chcesz zarządzać nim w całości z poziomu systemu iOS, zarejestrowanie się w App Store w celu wykupienia nowego planu jako subskrypcji Apple.

Z drugiej strony, jeśli Twoje konto jest przeznaczone do pracy lub szkoły, nie możesz samodzielnie dokupić dodatkowej przestrzeni dyskowej. Musisz poprosić administratora Google Workspace o… Zwiększ swój limit lub zmień licencjęponieważ konta te są zarządzane centralnie.

Ostatecznie, zwolnienie miejsca w Gmailu i na koncie Google wymaga połączenia kilku strategii: korzystania z oficjalnego narzędzia Google One, usuwania dużych i starych wiadomości e-mail (zawsze opróżniając foldery ze spamem i koszem), sprawdzania Dysku, Zdjęć i kopii zapasowych, takich jak kopia zapasowa WhatsApp, oraz lepszego zarządzania newsletterami i treściami, które otrzymujesz codziennie. Jeśli 15 GB to wciąż za mało, przejście na Google One może być najwygodniejszym sposobem na pozbycie się ciągłego komunikatu „pamięć prawie pełna”.