Jak usunąć metadane i ukryte informacje z pliku PDF za pomocą ONLYOFFICE Docs

Informatec Digital » Bezpieczeństwo » Jak usunąć metadane i ukryte informacje z pliku PDF za pomocą ONLYOFFICE Docs

Czasami zakładamy, że wysyłając plik, tylko odbiorca przeczyta to, co napisaliśmy. Jednak rzeczywistość jest taka, że ​​dokumenty cyfrowe niosą ze sobą rodzaj niewidzialnego bagażu zwanego metadanymi , który przechowuje wszystko, od autora pliku po wersję używanego oprogramowania. Te informacje, choć niewidoczne na pierwszy rzut oka, mogą być prawdziwym problemem, jeśli wpadną w niepowołane ręce.

Dla użytkowników narzędzi takich jak ONLYOFFICE Docs lub pakiety biurowe kluczowa jest umiejętność dokładnego czyszczenia. Chodzi nie tylko o usunięcie nazwiska autora, ale także o zapewnienie pełnej prywatności organizacji , zapobiegając ujawnieniu przez wewnętrzne ścieżki serwera lub historię edycji tajemnic operacyjnych, które nie powinny opuszczać biura.

Czym właściwie są metadane i dlaczego stanowią ryzyko?

Mówiąc prościej, metadane to dane opisujące inne dane. Jeśli zrobimy zdjęcie, jego treścią jest sam obraz, ale metadane to dokładne współrzędne GPS miejsca jego wykonania lub model telefonu. W dokumencie PDF lub Word oznacza to nazwę użytkownika systemu Windows, datę utworzenia, organizację, a nawet historię zmian.

Prawdziwe zagrożenie pojawia się, gdy wysyłamy te pliki klientom lub dostawcom. Jeśli nie usuniemy tych właściwości, w zasadzie ujawniamy cenne informacje. Klasycznym przykładem jest brytyjskie dossier dotyczące Iraku z 2003 roku, gdzie osadzona historia zmian ujawniła cały łańcuch redakcyjny, powodując poważny incydent dyplomatyczny z powodu prostego niedopatrzenia technicznego.

Jak wyczyścić metadane w plikach PDF za pomocą ONLYOFFICE i innych narzędzi

Jeśli korzystasz z ONLYOFFICE Docs i chcesz zarządzać informacjami w pliku PDF, pierwszym krokiem jest sprawdzenie, co się tam znajduje. Aby wyświetlić te dane, przejdź do menu „Plik” i wybierz „Właściwości ”. Następnie, jeśli chcesz usunąć informacje, możesz przejść do „Dodatkowych metadanych ”, przejść do trybu „Zaawansowane” i usuwać wiersz po wierszu dane, których nie chcesz udostępniać innym osobom.

Jeśli szukasz innych profesjonalnych alternatyw dla plików PDF, istnieje kilka opcji, w zależności od poziomu kontroli, jakiego potrzebujesz:

• Adobe Acrobat Pro: Posiada potężną funkcję o nazwie „Ochrona”, która umożliwia usuń ukryte informacje poprzez dokładne zeskanowanie dokumentu.
• NitroPDF: Umożliwia szybkie usuwanie metadanych z zakładki ochrony w sekcji pisanie treści.
• Foxit PhantomPDF: Oferuje prostą ścieżkę przez „Ochronę”, a następnie „Ukryte dane” zaznacz i usuń konkretne metadane.
• Narzędzia online: Istnieją witryny takie jak PDFYeah, które automatyzują ten proces, chociaż musisz mieć Zachowaj ostrożność w kwestii poufności podczas przesyłania poufnych plików na serwery zewnętrzne.

Inspektor dokumentów w pakiecie Microsoft Office

Jeśli oryginalny dokument jest plikiem Word, Excel lub PowerPoint, najlepiej oczyścić dane przed konwersją do formatu PDF. Inspektor dokumentów jest tutaj kluczowym narzędziem. Pozwala on wyszukiwać i usuwać komentarze, śledzone zmiany, właściwości serwera dokumentów , a nawet ukryty tekst (choć nie wykrywa białego tekstu na białym tle).

Aby z niego skorzystać, wystarczy przejść do „Pliku”, wybrać „Informacje”, a następnie „Sprawdź problemy ”. Po uruchomieniu skanowania możesz kliknąć „Usuń wszystko” przy elementach, które uważasz za problematyczne. W programie Excel jest to szczególnie przydatne do usuwania ukrytych arkuszy lub wierszy i kolumn zawierających dane, których odbiorca nie powinien widzieć.

Istotne różnice: usuwanie metadanych a przekreślenie treści

To właśnie tutaj wiele osób popełnia błąd. Należy wyjaśnić, że usunięcie metadanych to nie to samo, co przekreślenie tekstu . Usunięcie metadanych usuwa niewidoczne właściwości pliku (autor, daty, oprogramowanie), ale nie usuwa żadnych słów zapisanych na stronie. Jeśli widoczny jest numer telefonu lub poufna nazwa, konieczne jest wizualne przekreślenie , aby dokument był mniej widoczny.

Jeśli usuniesz tylko metadane, ale pozostawisz poufny tekst, dane pozostaną. I odwrotnie, jeśli usuniesz tekst za pomocą czarnego pola, ale nie wyczyścisz metadanych, nazwisko pierwotnego autora nadal będzie widoczne we właściwościach pliku. W idealnym przypadku należy wykonać oba procesy, aby zapewnić pełną anonimizację.

Zaawansowane wskazówki i ostrzeżenia techniczne

Dla osób bardziej technicznych narzędzia takie jak ExifTool są fantastyczne, ale mają pewien haczyk. Uruchomienie polecenia usunięcia wszystkich danych z pliku PDF można odwrócić, chyba że użyto procesu linearyzacji z programem qpdf . W przeciwnym razie ktoś z odpowiednimi umiejętnościami mógłby odzyskać usunięte dane.

Kolejnym ważnym punktem są podpisy cyfrowe . Jeśli dokument jest podpisany elektronicznie, każda modyfikacja metadanych może unieważnić podpis. Przed czyszczeniem należy koniecznie sprawdzić, czy plik posiada podpis i, w razie potrzeby, ponownie podpisać dokument po jego wyczyszczeniu.

Zarządzanie danymi w arkuszach kalkulacyjnych i innych formatach

W przypadku ONLYOFFICE Workspace dostępna jest bardzo przydatna funkcja o nazwie Filtr niestandardowy dla plików .xlsx. Nie usuwa ona metadanych, ale umożliwia udostępnienie arkusza kalkulacyjnego, w którym użytkownicy widzą tylko przefiltrowane dane, uniemożliwiając im manipulowanie widokiem w celu odnalezienia ukrytych informacji w innych komórkach.

W programie Visio proces jest podobny do tego w pakiecie Office: otwierasz „Informacje”, wybierasz „Sprawdź problemy”, a następnie wybierasz „Usuń informacje osobiste” , co powoduje wyczyszczenie komentarzy i ścieżek szablonów, które mogą być poufne.

Utrzymanie cyfrowej higieny naszych plików to najlepsza obrona przed przypadkowymi wyciekami. Od korzystania z inspektorów dokumentów w pakiecie Office, przez ręczne czyszczenie właściwości w ONLYOFFICE, po korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania PDF, cel jest zawsze ten sam: odbiorca otrzymuje tylko widoczną treść, eliminując wszelkie ślady tożsamości lub wewnętrznej infrastruktury , które mogłyby zostać wykorzystane w sposób złośliwy.